Esta documentação tem como finalidade apresentar aos clientes do TOTVS Transmite a nova funcionalidade de importação de Nota Fiscal de Serviço (NFSe) no formato ".pdf". Com essa importante melhoria os nossos clientes estão aptos a importar no TOTVS Transmite as NFSe(s) geradas por qualquer prefeitura do Brasil em modelo ".pdf", no decorrer do documento vamos explicar passo a passo como essa jornada ocorre e os pontos de atenção que precisam ser observados pelo usuário.
- O Primeiro passo que o usuário deve realizar é buscar a NFSe da sua prefeitura no formato ".pdf", esse documento pode ser consultado de diversas formas variando de prefeitura para prefeitura, os meios mais comuns de adquirir o documento são:
- Download direto no portal da prefeitura;
- Envio do documento(.pdf) feito pela prefeitura para o e-mail do Tomador do serviço;
- Entrega do documento via e-mail diretamente do seu prestador de serviços;
- Após ter a NFSe em mãos, o usuário deve acessar o TOTVS Transmite (https://transmite.totvs.app/) e enviar o arquivo ".PDF". Temos duas formas para receber arquivos no formato ".pdf":
2.1. Por e-mail: envie o arquivo no formato ".pdf" para o e-mail configurado na opção "Integração via E-mail", como no exemplo abaixo ou consulte a documentação Configuração da Integração via E-mail:
2.2. Monitor NFSe Recebidas: entre no monitor NFSe Recebidas, clique no botão Importar e será exibida a interface abaixo. Posteriormente, o usuário deve escolher a filial destino do documento, selecionar o ambiente desejado e proceder com o carregamento da NFSe em modelo ".pdf", finalize clicando no botão enviar:
Para que ambas etapas acima de importação sejam realizadas com sucesso é muito importante que o cliente se atente as seguintes regras e premissas da funcionalidade:
- Somente serão aceitos e convertidos corretamente NFSe(s) em formato ".pdf" que sejam geradas diretamente pela prefeitura
- RPS e NFSe(s) geradas por outros Softwares não serão aceitos e terão problemas na conversão dos dados
- Cada NFSe ".pdf" importada deve conter apenas um único documento fiscal, seguindo o modelo praticado pelas prefeituras
- Somente serão aceitos e convertidos corretamente NFSe(s) em formato ".pdf" que sejam geradas diretamente pela prefeitura
- Seguindo com o processo, o usuário deve retornar ao "Monitor de Documentos", acessar a categoria "NFSe" e, por fim, selecionar "Disponível para Exportação Integração PDF". Nesta seção, serão exibidas todas as NFSe em formato ".pdf" que foram integradas anteriormente pelo usuário. Esse monitor visa informar o status de cada um dos documentos importados, abaixo vamos explicar os status existentes e como todo o processo ocorre (Atenção, pois no item "b" é necessária uma interação do usuário para que a jornada prossiga) :
a. Todo registro inicia com o status de "Convertendo", neste momento a NFSe em formato que você importou esta sendo interpretada pelo nosso robô de conversão, esse processo pode demorar alguns minutos dependendo do documento enviado, nosso robô aprende com os envios prévios, ou seja, os primeiros envios tendem a ter um tempo superior de conversão maior, depois esse tempo diminui.
b. Após a conversão ser realizada temos o status de "Aguardando", neste momento é necessária uma ação do usuário, como cada prefeitura tem um modelo próprio de ".pdf" gerado é possível que em alguns casos a conversão realizada pelo nosso robô tenha alguma falha, para mitigar esse problema e garantir que todo documento esteja correto o usuário precisará realizar uma validação para nos informar se os dados convertidos estão conforme o documento NFSe (".pdf") que foi importado. Não se preocupe, esse processo só precisa ser realizado uma única vez por prefeitura/prestador utilizada(o), após o usuário nos confirmar que a conversão está correta o robô já fará a interpretação automática de todos os próximos documentos importados para a referida prefeitura.
É importante ressaltar que embora muitas informações sejam lidas e convertidas no ".pdf" enviado apenas algumas são obrigatórias e necessárias para que a jornada de integração com o seu ERP (Entrada do Documento) seja efetivada, abaixo destaco os campos que precisam se especial atenção na validação da conversão. Os demais campos podem possuir algumas divergências, mas isso NÃO IRÁ impactar a jornada de sincronização com o ERP, classificação e entrada da NFSe, ou seja, pode ser ignorado pelo usuário:
Seção Identificação:
- Campo Número NFS-e: Campo na tela acima que identifica o número da NFSe contido no arquivo ".pdf" enviado;
- Campo Data Emissão: Campo na tela acima que identifica a data de emissão da NFSe contida no arquivo ".pdf" enviado;
Seção Serviço:
- Campo Quantidade: Campo na tela acima que identifica o campo quantidade contido no arquivo ".pdf" enviado;
- Campo Valor serviço: Campo na tela acima que identifica o valor do serviço contido no arquivo ".pdf" enviado;
Seção Prestador:
- Campo CPF/CNPJ: Campo na tela acima que identifica o CNPJ ou o CPF do Prestador de serviço contido no arquivo ".pdf" enviado;
Seção Tomador:
- Campo UF: Campo na tela acima que identifica o Estado da Federação do Tomador de serviço contido no arquivo ".pdf" enviado;
c. Então o usuário poderá aprovar ou reprovar a conversão dos dados conforme citado no item "b", se aprovado passa a ter o status "Convertido" e em alguns segundos você já poderá consultar a NFSe no Monitor de NFSe Recebida do TOTVS Transmite (Conforme abaixo); Se reprovado o registro passa a ter o status de "Reprovado" e nestes casos o cliente deve abrir um ticket nos informando as divergências que encontrou para tratarmos, internamente estaremos monitorando esse tipo de cenário, mas a abertura do ticket é importante para o cliente ter o retorno e solução o mais breve possível da ocorrência.
d. O status de "Falha" ocorre quando existe algum problema crítico na leitura do ".pdf" enviado que nos impede de prosseguir com a conversão, pode ser que a qualidade do ".pdf" esteja ruim, ou então que a filial de destino do documento não exista no TOTVS Transmite, dentro outras possibilidades, neste status o usuário pode expandir a linha clicando nela, com isso o detalhe do erro será exibido. - Após realizar as etapas acima a sua NFSe em modelo ".pdf" estará disponível no TOTVS Transmite seguindo naturalmente com a integração no ERP, com essa importante melhoria o TOTVS Transmite passa a atender toda prefeitura que faça a impressão do documento neste formato.
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