VISIÓN GENERAL

Ahora, por medio de los disparadores "Actividad finalizada" y "Actividad anulada", es posible configurar la creación automática de nuevas actividades, permitiendo una secuencia lógica de actividades, sin la necesidad de intervención manual.

    OBJETIVO

Optimizar la gestión de actividades, eliminando la necesidad de creación manual de nuevas actividades. Permitiendo una mejor coordinación y secuenciación de las actividades, mejorando la productividad y la eficiencia operativa.

  DETALLES FUNCIONALES

Funciones

1. Creación automática de actividades: Al seleccionar los disparadores "Actividad finalizada" o "Actividad anulada", la nueva acción permite la creación automática de actividades posteriores.

2. Condicional de situación : La función proporciona una forma dinámica de configurar nuevas actividades basándose en la situación de la actividad anterior. Los usuarios pueden definir condiciones específicas utilizando las opciones de situación, tales como "anulada automáticamente", "anulada", "abierta", "finalizada con éxito" y "finalizada sin éxito".

  ¿CÓMO UTILIZAR?

Paso a paso

1. Acceso al módulo Workflow: Comience accediendo al módulo Workflow en su TOTVS CRM.

2. Cómo incluir un nuevo flujo:

   • Paso 1: Haga clic en "Incluir".
   • Paso 2: En el campo "Nombre", incluya un nombre identificable para su nuevo flujo.
   • Paso 3: En el campo "Observación", describa el flujo para facilitar la comprensión de la funcionalidad que se está creando.

3. Cómo configurar disparadores:

   • Paso 1: Haga clic en "Seleccionar disparador".
   • Paso 2: Seleccione entre las opciones "Actividad anulada" o "Actividad finalizada" de acuerdo con su necesidad.

4. Cómo definir condiciones:

   • Paso 1: En esta etapa, tendrá la oportunidad de definir las condiciones del disparador. Haga clic en "Incluir condiciones".
   • Paso 2: Ahora, seleccione la nueva opción "Situación" y seleccione la situación deseada (como "anulada automáticamente", "anulada", "abierta", etc.) de la lista de condiciones disponibles.

5. Cómo crear una nueva actividad:

   • Paso 1: Después de definir las condiciones, haga clic en "Seleccionar acción".
   • Paso 2: Ahora, seleccione la acción "Crear actividad" y haga clic en "Próximo".
   • Paso 3: Configure los campos mostrados en el formulario de acuerdo con la necesidad para crear una nueva actividad. Complete las informaciones solicitadas y ajuste las configuraciones de acuerdo con sus preferencias.
   • Paso 4: Después de configurar todo de acuerdo con lo deseado, finalice la configuración del workflow.

 EJEMPLO PRÁCTICO

Caso de utilización

Escenario:

El gerente de ventas, Juan, es responsable por monitorear y coordinar las actividades de su equipo, garantizando una transición suave entre las diferentes etapas del ciclo de ventas.

Antes de la nueva actualización, la creación manual de actividades posteriores era una tarea que consumía mucho tiempo y aumentaba las chances de errores y duplicaciones, resultando en la descoordinación y atrasos en el ciclo de ventas.

Ahora, Juan puede definir workflows que generan automáticamente nuevas actividades, basadas en los disparadores de "Actividad finalizada" y "Actividad anulada", permitiendo una respuesta más rápida y asertiva con relación a los cambios de estatus de las actividades anteriores, sin la necesidad de intervención manual.