CONTEÚDO
- Visão Geral
- Cadastros
- Cadastro de Usuário
- Cadastro de Alçada de Aprovação
- Cadastro de Grupo de Aprovadores
- Cadastro de Tipo de Pedido de Compra
- Cadastro de Usuário
- Movimentação
- Pedido de Compra
- Consulta Pedido de Compra
- Relatório Alçada de Aprovação
01. VISÃO GERAL
A partir da versão Home Center Gemco Implement SP 24, estará disponível o cadastro da funcionalidade Alçada de Aprovação Pedido de Compra.
A Funcionalidade Alçada Aprovação terá como objetivo controlar as despesas da empresa por grupo de aprovação. Através desta funcionalidade será possível garantir que a despesa seja validada, de acordo com a política interna da empresa, antes de ser efetivada.
02 .Cadastro
Para utilizar a funcionalidade de Alçada de Aprovação Pedido de Compra será necessário realizar os seguintes cadastros:
a. Cadastro Usuário Acesso : Cadastro//Segurança//Usuário Através da flag " Aprovador Alçada Pedido de Compra" definirá que o usuário é um Aprovador de Alçada.
b. Cadastro de Alçada
Acesso : Cadastro//Segurança
Este acesso será liberado através do formulário no cadastro de segurança - Cadastro de Alçada e terá as operações de : Alteração, consulta, exclusão e inclusão habilitadas para seleção.
Cadastro de Alçada
Acesso : Cadastro//Compras//Cadastros Gerais de Compras - Operação: Cadastro de Alçada
Tem como objetivo criar as faixas de valores que serão utilizadas na alçada de aprovação. Também será vinculado em cada alçada cadastrada a quantidade de aprovadores necessários para liberar o pedido de compra.
Nesta tela teremos as opções de: consulta, inclusão, alteração e exclusão
Ao acessar a tela de Cadastro de Alçada temos o filtro "Alçada", onde pode ser informado o código da alçada cadastrada. Como resultado da consulta teremos as colunas: Alçada, Valor Inicial e Qtde Aprovadores.
Ao selecionar uma alçada cadastrada o sistema habilitará a Aba Principal onde teremos os campos abaixo:
Ao selecionar a opção de inclusão na barra de ferramenta, teremos que preencher os campos abaixo:
- Alçada - será preenchido de forma automática e de forma sequencial
- Valor de alçada - deve ser informado o valor da alçada
- Qtde Aprovadores - será preenchido com a quantidade de aprovadores necessários para aprovação da alçada.
Ao acionar a opção Confirmação o sistema irá exibir a mensagem abaixo
c. Cadastro de Grupo de Aprovadores
Acesso : Cadastro//Segurança
Este cadastro será liberado através do formulário - Cadastro de Grupo de Alçada e terá as operações: alteração, consulta, exclusão e inclusão
Acesso : Cadastro//Compras//Cadastros Gerais de Compras - Operação: Cadastro de Grupo de Alçada
Tem como objetivo cadastrar os grupos de aprovadores e a sua respectiva alçada de aprovação. Um usuário aprovador pode pertencer há mais de um grupo de alçada.
Nesta tela teremos as opções de: consulta, inclusão, alteração e exclusão.
Na tela de Cadastro de Grupo de Alçada podemos utilizar os seguintes filtros de consulta: Código da Alçada, Grupo Aprovador (descrição do grupo) e usuário.
Ao realizar uma consulta teremos na Aba Consulta as colunas: Código do Grupo de Alçada e Descrição do Grupo de Alçada
Ao selecionar um grupo de alçada cadastrado, na Aba Principal teremos:
- Os usuários selecionados como aprovadores para o grupo de alçada - estes usuários serão habilitados no cadastro de usuário através da flag "Aprovador Alçada Pedido de Compra";
- Valor de alçada e Qtde de Usuário para Aprovação - está opção será listada de acordo com as alçadas cadastradas;
- Na parte inferior da tela, teremos os usuários vinculadas ao Grupo de Aprovadores
- A opção de selecionar se para o Grupo de Aprovadores exige a liberação do usuário máster.
Ao selecionar a opção de Inclusão, será exibida na tela os campos para preenchimento:
- Código - será gerado de forma automática e sequencial
- Grupo de Aprovação - Descrição do Grupo de Aprovação
- Alçada de Aprovação - será necessário selecionar uma faixa de valor de alçada para vinculo ao grupo, onde também será definido a quantidade de aprovadores para o grupo.
- Aprovador Despesa - será necessário selecionar os usuários aprovadores para o grupo de acordo com a quantidade de aprovadores cadastrados na alçada selecionada. O sistema não permitirá a conclusão do cadastro, se a quantidade de usuários aprovadores selecionado for menor. Caso selecionado usuários aprovadores em maior quantidade do que o definido na alçada o sistema permitirá a conclusão do cadastro.
Confirmando a inclusão
Consulta após inclusão
d. Cadastro de Tipo de Pedido de Compra
Acesso : Cadastro//Compras//Cadastros Gerais de Compras
A definição que um pedido de compra utilizará a Alçada de Aprovação será através da flag "Alçada de Aprovação" no cadastro de tipo de pedido de compra.
Ao utilizar um tipo de pedido de compra, onde esteja habilitada a flag "Alçada de Aprovação" o sistema prosseguirá com as solicitações de aprovação.
03. Movimentação
A partir da versão Home Center - Implement Gemco VS 123.0.0.0- SP25 podemos realizar a inclusão de um pedido de compra e utilizar o fluxo de alçada de aprovação.
Após realizar as configurações acima podemos seguir com a inclusão do pedido de compra e a sua aprovação de alçada.
Então vamos conhecer essa nova funcionalidade do Gemco.
a. Pedido de Compra - Inclusão
Acesso : Movimentos / Compras / Pedido de Compra
Para que o pedido de compra entre no fluxo de Aprovação de Alçada, teremos que utilizar um tipo de pedido de compra onde a flag "Alçada de Aprovação" esteja habilitada.
Inclusão de Pedido de Compra
Na aba complemento ao definir o tipo de pedido de compra, o sistema habilita nas operações a opção de "Alçada de Aprovação".
Ao utilizar um tipo de pedido de compra onde a flag de "Alçada de Aprovação" esteja habilitada, o sistema não permite seguir com a aprovação sem definir o grupo de alçada de aprovação.
Ao selecionar a operação de "Alçada de Aprovação" o sistema exibe a tela abaixo, onde será possível selecionar o grupo de aprovadores.
Onde trará as informações :
- Numero de Pedido de Compra
- Valor do Pedido de compra
- Alçada - listará os grupos de alçada de aprovadores cadastrados
Ao selecionar uma alçada o sistema exibe a lista de aprovadores vinculada ao Grupo de Aprovadores de Alçada.
Ao confirmar a Alçada de Aprovação e acionar a opção de Confirmar o sistema irá enviar para os aprovadores listados um e-mail , comunicando que existem pedidos de compra para serem liberados
Exemplo de e-mail de confirmação
Utilizamos o e-mail cadastrado no cadastro de usuário para envio do Aviso de pendência aprovação. Caso este usuário não tenha o e-mail cadastrado, seguiremos com a inclusão do pedido de compra porém a situação da aprovação de alçada ficará como Pendencia Cadastro.
Após manutenção do cadastro de usuário informando o e-mail, podemos reenviar o aviso de pendência de aprovação através da tela de Consulta Alçada Aprovação.
b. Consulta Pedido de Compra
Acesso : Consulta / Compras / Pedido de Compra - Consulta Alçada de Aprovação
Após inclusão do pedido de compra, que tenha vinculo com o tipo de pedido parametrizado para aprovação de alçada, podemos consulta-lo e realizar as aprovações através da tela de Consulta Alçada de Aprovação.
Ao acionar a operação de Consulta de Alçada de Aprovação o sistema exibirá a tela abaixo:
Nesta tela temos os seguintes filtros:
- Numero Pedido de Compra - número do pedido de compra habilitado para aprovação de alçada
- Data de Pedido de Compra - data de inclusão do pedido de compra
- Data da Aprovação - data de aprovação alçada pedido de compra
- Usuário Aprovador - usuário aprovador vinculado ao grupo de aprovação
- Filial - filial do pedido de compra
- Situação da Aprovação - para os pedidos de compra onde existe o vinculo com o grupo de alçada de aprovação teremos os seguintes status:
- aprovação pendente - pedido de compra incluído e aguardando aprovação
- aprovação em andamento - pedido de compra com aprovação em andamento. Quando um dos usuários aprovadores realiza a aprovação a situação é alterada para aprovação em andamento.
- aprovação realizada - pedido de compra com todas as aprovações realizadas. Após todas as aprovações o status do pedido ficara como digitado.
- pendencia de cadastro - quando um dos usuários aprovador não tem e-mail cadastrado
- pendencia máster - quando no cadastro de grupo de aprovação exige a aprovação do aprovador master além dos aprovadores vinculado ao grupo
- Exige Usuário Máster- podemos consultar os pedidos de compra onde a aprovação do usuário master deve ser realizada.
Ao realizar uma consulta nesta, utilizando qualquer um dos filtros acima teremos como resultado da consulta as colunas abaixo :
Utilizando o exemplo do pedido gerado acima - 18025
Teremos as seguintes colunas na Aba Consulta :
- Filial
- Pedido de Compra
- Valor da Mercadoria
- DT. Pedido
- Situação do Pedido
- Exige Usuário Master
- Observação
Quando selecionado um pedido de compra na Aba Consulta o sistema habilita a Aba de Aprovadores. Nesta tela teremos listado todos os aprovadores vinculado ao pedido de compra.
Nesta tela teremos as seguintes colunas:
- Filial
- Pedido de Compra
- Valor da Mercadoria
- DT. Pedido
- Situação do Pedido
- Exige Usuário Master
- Observação
- Data de Aprovação
Como o pedido de compra esta com a situação de aprovação - Pendencias de Cadastro temos a opção de reenviar o e-mail para os aprovadores vinculado ao grupo de aprovação de alçada.
Esta manutenção é possível através da operação Reenvia e-mail
Após reenvio do e-mail de Aviso de Pendencia Aprovação a situação do pedido de compra foi alterado para aprovação pendente.
Para realizar a aprovação, o usuário aprovador deve logar no sistema, realizar a consulta e selecionar a linha correspondente ao seu usuário.
Caso o usuário selecione uma linha que não seja há do seu usuário o sistema irá exibir mensagem de alerta .
Ao selecionar a linha correspondente ao usuário Gemco, podemos selecionar a opção de Alçada de Aprovação.
Na tela de Aprovação o usuário deve informar a sua senha de acesso ao sistema e acionar a opção de confirmação. Após confirmar a linha correspondente ao usuário Gemco ficará com a cor verde - que corresponde aprovação realizada
Na tela de consulta na Aba Consulta o pedido ficará com a situação de Aprovação em Andamento
Aprovando a alçada para os usuários com a situação de pendente aprovação
Aba de Aprovadores
Após informar a senha do usuário e confirmar a situação do usuário aprovador alterou para ""Aprovação em Andamento"
Aprovação de Alçada - usuário aprovador Tonhao
Consulta Aprovação
Selecionando a linha correspondente ao usuário aprovador
Após confirmar o situação da aprovação foi alterada para Aprovação Realizada
Após todas as liberações dos usuário aprovador o pedido de compra pode seguir com as liberações vinculado ao pedido, caso tenha liberações de verba de compra, por exemplo.
Liberação de usuário máster
Quando no cadastro de grupo de aprovadores é habilitado a flag "Exige Liberação do Usuário Master", ao incluir um pedido de compra vinculado há alçada de aprovação. Após aprovação de todos os usuários vinculado ao grupo de aprovadores, esta alçada exigirá a aprovação de um usuário master.
Inclusão de Pedido de Compra
Consulta aprovação
Aba - Aprovadores
Após aprovação
Após liberação dos usuários liberadores o pedido deve ser liberado pelo usuário master
Logando com usuário master
Situação do Pedido de Compra alterada para aprovação realizada
c. Relatório Alçada de Aprovação
O Relatório de Alçada de Aprovação tem o objetivo de permitir ao usuário aprovador master consultar os seus pedidos pendentes de aprovação. O relatório poderá ser impresso e assinado pelo aprovador master.
Acesso : Consulta / Compras / Pedido de Compra - Consulta Alçada de Aprovação
Impressora - Relatório de Aprovação de Alçada
Ao acionar a opção do relatório, podemos filtrar por uma data do pedido de compra.
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