O processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica permite que seja enviado para ser assinado eletronicamente um documento que represente o contrato do aluno no TOTVS Educacional.
Com as parametrizações feitas para a integração é possível habilitar a utilização do TAE na matrícula on-line, para isso, acesse o caminho abaixo e marque a opção conforme o comportamento que queira no portal
Menu: Configurações | Parâmetros | RM Portal | Matrícula | Portal - Assinatura contrato
Não é possível habilitar a utilização do TAE junto com o Token/chave de segurança, somente será possível utilizar uma forma de assinatura.
No portal, após o aluno clicar em "ASSINAR CONTRATO", será exibida a mensagem:
Nesse sentido, a confirmação da matrícula do aluno só será confirmada quando o processo a assinatura for concluído por meio do portal do Aluno, inserindo o Token enviado pelo e-mail na tela. E o e-mail de "Assinatura pendente" deve ser ignorado.
Parâmetro para Utilizar assinatura com TOTVS Assinatura Eletrônica marcado:
No processo de matricula on-line ao finalizar:
No contrato do aluno não irá ser marcado o campo que indica que ele está assinado e não será preenchido a data de assinatura, mesmo após o aceite do aluno. Com isso, não teremos um registro na visão de assinatura associado ao contrato do aluno.
Vale lembrar que, este comportamento somete será respeitado, se o contrato (do tipo plano) do aluno for criado no momento da matrícula on-line ou se o mesmo já tenha sido criado anteriormente, caso contrário isso não irá acontecer, ou seja, esta integração não efetua nenhuma criação de contrato.
Caso opte por utilizar o token/chave de segurança, ao finalizar a matrícula e o contrato for criado, o mesmo irá ter seu campo assinado marcado e a data de assinatura preenchida.
Após a criação do contrato é necessário enviá-lo para o TAE, para isso acesse na visão de contrato o processo: Integração TOTVS Assinatura Eletrônica. O processo foi evoluído e mais uma entidade foi inserida como assinante obrigatório do contrato, que é o fiador, caso a parametrização por curso do aluno exigir o fiador.
Vale ressaltar que caso seja necessário enviar o contrato para o fiador, o aluno deverá possuir um fiador ativo e aprovado com nome, CPF e e-mail preenchidos no cadastro do cliente/fornecedor, caso não possua o documento não será enviado para o TAE.
Para saber mais sobre o processo clique aqui.
ATENÇÃO
A partir da versão 12.1.2402, após a marcação da opção Utilizar assinatura com TOTVS Assinatura Eletrônica o usuário poderá marcar a opção Assinatura do contrato obrigatória na rematrícula, e selecionar quais entidades para assinatura do contrato. A entidade Responsável financeiro/contrato do aluno sempre será enviado como assinante.
Parâmetro para Utilizar assinatura com TOTVS Assinatura Eletrônica e Assinatura do contrato obrigatória na rematrícula marcado:
Por padrão, a assinatura da entidade Responsável financeiro/contrato é obrigatória, portanto, não é possível desmarcá-lo.
No processo de matrícula on-line se estiver somente com a entidade Responsável financeiro/contrato marcado, o Aluno e Responsável Financeiro são a mesma pessoa e tem os mesmos dados, ao clicar Assinar contrato
Caso os assinantes selecionados possuam o mesmo e-mail e sejam pessoas diferentes, ao tentar enviar o e-mail para assinatura no TOTVS Assinatura Eletrônica o sistema irá emitir mensagem de erro, informando que não é possível enviar pois existem destinatários com e-mail repetido e solicitando que entre em contato com a instituição para fazer o ajuste.
O usuário que estiver logando no portal deverá ter:
- E-mail informado no cadastro
- Usuário marcado como Assinante nos paramêtros Educacional | RM Portal | Matricula | Portal - Assinatura Contrato
Caso não se enquadre será apresentado a mensagem abaixo.
O usuário que estiver logando no portal deverá ter o CPF informado no cadastro, caso não esteja será apresentado a mensagem abaixo.
No caso do usuário logado ser um responsável financeiro, independe se ele tenha outro papel no sistema, é indicado é que ele esteja com o campo "Usuário de acesso" preenchido. Deste modo, possibilita ao sistema identificar corretamente os dados de e-mail e CPF associados ao cadastro de Cliente/Fornecedor que serão utilizados para envio ao TAE.
Chegará o no e-mail do usuário logado o código de acesso para assinatura do contrato
Chegará o no e-mail do usuário logado o código de acesso para assinatura do contrato
Inclui o código que chegou no e-mail e clicar em OK.
Será possível Reenviar e-mail com código para validação
Após incluir o código não será possível clicar em Assinar contrato novamente.
Nessa etapa o usuário poderá Finalizar a matricula que o contrato já será gerado e assinado eletronicamente.
Após finalizar a matricula será marcado no contrato o campo que indica que ele está assinado e será preenchido a data de assinatura.
Em Anexo/Integração TOTVS Assinatura Eletrônica o documento terá o status de Finalizado, quando ele for enviado somente para um Assinante, caso seja enviado para mais de um o status estará pendente aguardando a Assinatura eletrônica dos demais.
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