Central de Ajuda da MIT

Tudo o que você precisa saber para utilizar todos os elementos do Framework de Serviços da TOTVS em seus projetos.
Conteúdos sobre metodologias, ferramentas, indicadores, orientações gerais e etc.

CENTRAL DE AJUDA FRAMEWORK DE SERVIÇOS
Tudo o que você precisa saber para utilizar todos os elementos do Framework de Serviços da TOTVS em seus projetos.
Conteúdos sobre metodologias, ferramentas, indicadores, orientações gerais e etc.
Metodologia de Projetos (MIT Digital)
1.1.Quais são as fases da Metodologia e o que elas compreendem?
A metodologia de Projetos TOTVS compreende os grupos de tarefas relacionadas ao Gerenciamento do Projeto,
organizadas por Fases, definindo assim um fluxo natural da condução do projeto de forma estruturada e padronizada.
As Fases guiam os entregáveis ou processos e atividades organizadas.
Cada fase é encerrada em um Quality Gate para verificar a completude dos entregáveis.
A Metodologia de Projetos da TOTVS está dividida nas seguintes etapas:
- Ciclo de Venda: que aborda todo o processo comercial, desde a arquitetura do projeto até o momento em que a
proposta é assinada.
- Fase de Preparação: que são os alinhamentos iniciais, avaliação das necessidades e expectativas e definição do
planejamento do projeto.
- Fase de Refinamento: Entendimento do negócio do cliente e disseminação da abordagem do trabalho e quais
entregas serão realizadas de acordo com o proposto no projeto.
- Fase de Realização: Que é a construção de fato sobre o desenho aprovado na fase anterior, através de Sprints,
focados em resultados rápidos e com percepção de evolução constante, gerando valor a todos os envolvidos no
projeto.
- Fase de Operação: É a transição para a produção e o acompanhamento da experiência e valor gerado, garantindo
que o projeto seja finalizado com qualidade e insumos positivos para novos projetos do cliente.
1.2.Onde encontro mais informações sobre a metodologia?
Você pode obter o detalhe de cada fase seus entregáveis e atividades no Manifesto da MIT Digital e também no
Pocket Guide que é a versão resumida das orientações de uso da metodologia.
1.3.Onde encontrar os templates atualizados da metodologia?
Os templates atualizados com todas as melhorias e identidade visual atualizadas estão sempre disponíveis no Guia
de Templates.
1.4.Existe uma Metodologia específica para Fluig (MIF)?
Não. A MIF (Metodologia de Implantação Fluig) foi absorvida na metodologia de projetos TOTVS e existem templates
de documentos específicos para este produto. Documentos com a identidade visual do Fluig não devem mais ser
utilizados e não estão de acordo com a identidade da marca TOTVS e diretrizes do Marketing Corporativo.
1.5.Em que tipos de projetos devo utilizar a metodologia de projetos
TOTVS?
A metodologia de Projetos da TOTVS pode ser aplicada a qualquer tipo de projeto de Serviços independente de
segmento ou produto.
Projetos de Implantação, por exemplo, vão exigir o uso mais amplo da metodologia e de seus documentos, já Banco
de Horas poderá utilizar parte da metodologia e documentos que façam sentido para o contexto do serviço.
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1.6.Quando um projeto é repassado para Canal ou Franquia de quem é a
responsabilidade da entrega dos artefatos?
A responsabilidade de alinhar, cobrar e entregar à TOTVS os artefatos, conforme definido na metodologia de projetos
– MIT Digital é do CP Totvs responsável pelo projeto.
1.7. Uso dos elementos do Ágil
Na metodologia de Projetos da TOTVS integramos dois conceitos, o Tradicional e o Ágil, criando uma metodologia
híbrida, trazendo previsibilidade e entregando valor durante todo o ciclo de vida do projeto.
Neste sentido é importante entender que uma metodologia híbrida é aquela que utiliza a combinação de práticas
preditivas e adaptativas de forma simultâneas trazendo maior flexibilidade ao projeto, pois permite empregar
elementos dos métodos ágeis quando necessário e onde fizer sentido, de acordo com o contexto do projeto.
A ideia é trabalhar com definições de etapas de curto prazo, sprints (de 1 a 4 semanas por exemplo), para geração
de resultados rápidos e com percepção de evolução constante.
Neste sentido, o desafio está no planejamento das sprints e para isso é preciso olhar para todas as variáveis
envolvidas, como: tempo de cada Sprint e alocação do time que irá trabalhar. E contar com o apoio do time para
definir o backlog do projeto o que será entregue em cada Sprint.
Outro ponto importante é a definição dos releases, ou seja, das entregas para o cliente, os releases são um conjunto
de sprints que podem compor a entrega de um módulo ou uma onda do projeto por exemplo.
Nem toda Sprint, necessariamente, precisa entregar algo para o cliente, a Sprint pode entregar algo para o projeto,
como a parte de uma configuração por exemplo que será concluída nas sprints seguintes.
O ganho aqui é com o ciclo de iteração, feedbacks e tratativas de desvios a cada retrospectiva.
Em relação ao backlog, é preciso ter visão de cada entregável para que seja possível planejar e executar cada Sprint,
para isso propomos o uso do Kanban.
Ferramentas
1.8.Uso do repositório do Projeto (em tempo de execução)
É fundamental que as documentações dos projetos sejam criadas, elaboradas e mantidas sempre no repositório do
projeto em nuvem. Hoje contamos com ferramentas de armazenamento, compartilhamento e edição em tempo real
dos documentos pela equipe e que podem ser sincronizadas com sua máquina. Isso garante muito mais agilidade e
principalmente segurança para os nossos projetos. Evite manter e editar documentos localmente.
1.9.Repositório de Boas Práticas e Aceleradores
Ao iniciar um novo projeto é natural nos deparamos com demandas similares a já entregues em outros projetos pela
companhia, neste sentido é comum reutilizarmos artefatos (que podem ser documentos, customizações, etc.) de um
projeto para outro e é por isso que contamos com um repositório de boas práticas, também conhecido como Portal
de Aceleradores, no TDW.
Este é um espaço colaborativo para que você busque por aceleradores para o seu projeto e também compartilhe
aquilo que você produziu e que pode ser reutilizado por outras pessoas em outros projetos.
Busque, utilize e compartilhe.
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Caso tenha dúvidas de como utilizar o portal, acesse a FAQ do Portal de Aceleradores.
1.10.Assinatura e Aprovação de Documentos
Em relação aos documentos em que uma assinatura por parte do cliente é requerida e onde não for possível obter
a assinatura física ou através de ferramenta de assinatura eletrônica, é possível que se tenha a aprovação por email, porém neste caso é obrigatório que os termos para aprovação do documento estejam descritos no corpo do email. Isso garante uma maior segurança jurídica.
A TOTVS já trabalha com uma ferramenta de assinatura eletrônica de documentos para as Unidades de Serviços
Próprias.
Como saber quais documentos da MIT Digital devem ser enviados ao
cliente para que sejam assinados eletronicamente, através da ferramenta
TOTVS Assinatura Eletrônica?
Cada documento assinado eletronicamente possui um custo, sendo assim, definimos no Guia de Templates, na
coluna “Forma de Aceite”, quais documentos devem ser assinados eletronicamente e quais devem ser aprovados
por e-mail. Clique aqui e confira!
1.11.Ferramentas do Google Workspace
Temos à disposição o Google Workspace que é a nossa ferramenta de colaboração, comunicação e trabalho em
equipe que dispõe de documentos, planilhas e apresentações compartilhadas e com edição em tempo real. Drive
compartilhado, ferramentas para reuniões, salas virtuais e muito mais. Esse tipo de ferramenta facilita muito o
trabalho remoto.
Abaixo relacionamos alguns artigos do próprio Google em relação às ferramentas:
10 Dicas do Google Workspace para trabalhar com equipes remotas
Centro de Aprendizagem do Google Workspace
1.12.Gravação de Reuniões On-line
O OBS Studio é a ferramenta recomendada pela TOTVS para gravação de reuniões on-line. Gravando tela e áudio.
É fundamental sempre combinar com o público da reunião que a gravação irá ocorrer, obtendo o consentimento de
todos.
Links úteis:
 Instalação do OBS Studio
 Tutorial de uso do OBS Studio
1.13.TOTVS Assinatura Eletronica
O TOTVS Assinatura Eletronica é uma plataforma de gestão e execução de assinaturas eletrônicas, 100% em nuvem
e em em conformidade com as exigências da Lei Geral de Proteção de Dados.
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As Unidades de Serviços Próprias utilizam o TOTVS Assinatura Eletrônica para envio de documentos de projetos,
para assinatura pelos clientes.
Algumas boas práticas de uso da ferramenta:
 Envie pela ferramenta somente documentos que precisam ser assinados pelos clientes em projetos, sempre
em formato PDF. Documentos que precisam apenas de aprovação, podem ser enviados por e-mail sem a
necessidade de assinatura eletrônica.
 Os documentos assinados pela ferramenta ficam disponíveis para quem publicou e para quem participou do
fluxo de assinatura e é muito importante que após a assinatura seja feito o download e o armazenamento
do mesmo no repositório do projeto.
Orientações de uso da ferramenta:
 Guia de Uso para o Cliente
 Manual do produto TDN
 Vídeos – HOW TO
Quer saber mais sobre o produto? Acesse a ficha técnica aqui.
Dúvidas ou inconsistências com a ferramenta? Mande um email para: [email protected]
Orientações Gerais
1.14.Trabalho Remoto
Para os projetos que são executados remotamente, a recomendação é utilizar as ferramentas de colaboração,
comunicação e trabalho em equipe disponibilizadas pela TOTVS como é o caso do Google Workspace. Pensando
nisso criamos os templates da metodologia em nuvem, tornando os mais digitais, acessíveis e com edição em tempo
real pela equipe.
Para interações online, crie salas virtuais para seus projetos, isso facilita a “presença” em diversos projetos e
centraliza a comunicação com os times.
Veja o artigo com as 6 dicas para organizar a rotina de trabalho em casa.
1.15.Pesquisas de Satisfação e Serviços
Mais informações sobre a pesquisa de Satisfação de Serviços você encontra no Procedimento Interno de Pesquisa
de Satisfação.
1.16.Auditoria de Qualidade
O ciclo de auditoria tem o intuito de verificar se os artefatos produzidos no decorrer dos projetos estão de acordo
com a Metodologia de Projetos da TOTVS.
Mais informações sobre a Auditoria de Qualidade você encontra no Procedimento de Auditoria Interna – Qualidade.
1.17. Indicadores e Glossário de Serviços
Tem dúvidas do racional dos indicadores de Serviços e das siglas e termos utilizados?
Acesse o capítulo referente a Indicadores ou Glosário no Manifesto da Metodologia.
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1.18.Onde encontro as Políticas, Normas e Procedimentos Internos da
área de Serviços da TOTVS?
As políticas, normas e procedimentos internos da TOTVS estão disponíveis na seguinte página, no grupo de Serviços
Corporativo.
1.19.Onde encontro os Fluxos dos Processos Internos da Totvs
relacionados ao Gerenciamento de Projetos de Serviços?
Sabemos que o sucesso de um projeto é, em grande parte, determinado pela maneira como ele é conduzido.
A experiência dos Clientes pode ser otimizada positivamente quando entregamos padronização e o conhecimento é
reutilizado ao longo da experiência coletiva.
Quer saber mais? Conheça o desenho de cada processo que envolve o dia a dia dos projetos!
Contato do time de Qualidade de Serviços
Caso ainda tenha dúvida, sugestões ou críticas, envie um e-mail para: serviços.gestaoqualidade@totvs.com.br