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  • Assinatura Eletrônica

Disponível a partir da versão 12.1.31

Implementada integração da entidade Contratos do Totvs Gestão de Estoque, Compras e Faturamento com a ferramenta “Totvs Assinatura Eletrônica” para controle dos documentos gerados. O TOTVS Assinatura Eletrônica é um sistema capaz de gerenciar com máxima segurança e eficiência, de forma centralizada, todo o processo, tanto no modelo de assinatura eletrônica, quanto nas assinaturas digitais com certificados do tipo A1 e A3

Na visão de Contratos (Gestão de Estoque, Compras e Faturamento → Contratos → Manutenção de Contrato) o ícone de atalho do “Totvs Assinatura Eletrônica” será apresentado e quando acionado o anexo de integração abrirá para filtragem.

Aba Identificação

Para um novo documento será necessário informar o nome do mesmo e o caminho do documento que será enviado ao Totvs Assinatura. Só será aceito documento com extensão pdf e tamanho máximo de 10Mb.

Aba Destinatários

Nesta aba será preciso informar o e-mail do responsável pela validação e outro responsável pela assinatura digital do documento. Quando a busca for por Cliente/Fornecedor o e-mail carregado será o informado no cadastro do Cliente/Fornecedor campo “E-Mail”.

 

Importante

  • Ao inserir o e-mail dos assinantes e validadores, imediatamente estes e-mails serão associados ao documento no portal TOTVS Assinatura Eletrônica.
  • Da mesma forma, ao excluir os e-mails nesta visão, os mesmos serão excluídos do Portal TOTVS Assinatura Eletrônica
  • É importante lembrar que estes usuários não precisam possuir uma conta ativa no portal TOTVS Assinatura Eletrônica, mas deverão usar o mesmo e-mail de cadastro para ter acesso ao documento.

Funcionamento do processo

Ao salvar os dados o sistema valida se o usuário logado no RM está cadastrado no TOTVS Assinatura, se não estiver será apresentada tela que permite informar o CPF e ao confirmar o usuário do RM será cadastrado automaticamente no TOTVS Assinatura.

Toda a comunicação sempre será por e-mail, se atentem a utilizar e-mails válidos no cadastro do usuário. 

O Totvs assinatura Eletrônica é acessado por meio de um portal web, onde será gerenciado a preparação dos documentos, controlada as assinaturas e a disponibilização dos arquivos assinados (manifesto). Desse modo, o sistema reduz custos com papel, impressão e com a logística de envio e devolução de documentos, tornando sua empresa mais sustentável

Processos disponíveis

Além do envio de documento para gerenciamento e controle foi disponibilizado no RM, pelo menu de Processos do anexo da Integração Totvs Assinatura Eletrônica, as opções de atualização de status e exclusão de documentos não validados e/ou assinados:

Atualizar status de documentos: este processo atualiza o status do documento na tela de visão do anexo quando o documento for validado e assinado no Totvs Assinatura, alterando o status de "Pendente" para “Finalizado” assim que a validação e assinatura for efetivada no Totvs Assinatura. Outra forma de atualizar o status é marcando o parâmetro “Atualizar situação das assinaturas dos documentos ao carregar a visão” nos parâmetros de Globais.

Exclusão de documentos: este processo vai executar a exclusão de um documento já enviado anteriormente e que não esteja com o status de finalizado.

Arquivo armazenado: Para visualizar um documento do TOTVS Assinatura Eletrônica e consultar seu status, basta clicar no link "Visualizar", na aba identificação:

Desta forma,  o sistema irá mostrar o documento e o seu status atual (pendente, finalizado ou rejeitado), possibilitando salvar o mesmo em PDF ou realizar uma impressão, além de outros controles.

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