Introdução

O processo de assinatura eletrônica no Portal de Imóveis consiste em enviar documentos para portais de assinatura digital, possibilitando a assinatura digital dos mesmos através destes portais. Hoje o Portal de Imóveis possui integração com o DocuSign e TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE).

TOTVS Assinatura Eletrônica

Para que o TAE esteja disponível é necessário primeiro que o RM esteja parametrizado para tal. Sendo assim, após a sincronia deste serviço, ao acessar o menu de Propostas / Contrato: Assinatura Eletrônica,

Além disso, ao acessar a visão de assinatura eletrônica, devemos primeiro fazer login no portal do TAE, para que possamos enviar os documentos.

O Portal de Imóveis irá mostrar a tela de login assim que clicarmos na opção Contrato: Assinatura Eletrônica,

A visão de Contrato: Assinatura Eletrônica é uma visão que possibilitará ao corretor, gerenciar assinantes, documentos, bem como criar ou adicionar novas solicitações de assinaturas digitais ao TAE.

Solicitar Assinatura: Neste botão, iremos dar inicio ao processo da assinatura digital, como demonstrado abaixo:

A opção TOTVS Assinatura Eletrônica ficará evidente através da tag TAE em azul. Seguem os passos para a conclusão de uma assinatura no Portal de Imóveis.

Proposta e Contrato

Nesta etapa temos como informativo o número da proposta, a tag TAE que evidencia o processo de envio ao TOTVS Assinatura Eletrônica.

Além disso, selecionaremos as minutas que deverão ser enviadas ao TOTVS Assinatura Eletrônica. O envio da minuta é obrigatório.

Documentos

Na etapa de documentos iremos fazer upload dos documentos que deverão ser enviados ao TAE.

Como mostra a imagem acima, além da minuta no primeiro passo, foram carregados  dois documentos adicionais que serão enviados ao TAE.

Signatários

Nesta etapa, deveremos incluir os assinantes responsáveis pelos documentos. Por padrão o Portal de Imóveis irá mostrar o nome e o e-mail do comprador principal da proposta. Podemos alterar ou excluir este e-mail, bem como adicionar novos.

Neste exemplo, adicionamos dois assinantes para os documentos.

Confirmação

Agora, devemos confirmar os documentos, dar um nome ao Envelope e clicar em concluir.

O conceito de Envelope, como o próprio nome diz, irá unir todos os documentos carregados na etapa anterior em apenas um documento e apenas um envio, facilitando e conferindo mais rapidez ao processo da Assinatura Eletrônica.

Ao clicar em "Concluir", os documentos serão unificados através do Envelope e estarão prontos para o envio. 

Enviar

Ao clicar em "Enviar" os documentos serão enviados de forma definitiva ao TOTVS Assinatura Eletrônica e serão disparados e-mails a todos os assinantes, referentes a assinatura pendente.

O processo pode ainda ser interrompido ao clicar em "Cancelar".

Consultando o status da assinatura digital no TOTVS Assinatura Eletrônica:

Para realizar a consulta do status das assinaturas, basta acessar novamente o menu de Contrato: Assinatura Eletrônica. Após o primeiro envio, o sistema irá automaticamente redirecionar para este menu. Portanto, devido a sincronia dos envelopes com o TAE o sistema poderá levar alguns segundos para carregar a tela.

Verifique que, para uma proposta que já teve documentos enviados, no menu de "Assinatura de documentos" os envelopes serão listados como a imagem abaixo. Cada envelope pode possuir um ou mais documentos unificados.

Os campos desta região são:

• ID: ID do documento no TAE;
• Documento: Nome do envelope;
• Qtd. Assinantes: Quantos assinantes estão associados ao envelope enviado.
• Ações: Aqui podemos consultar o status da assinatura clicando no botão assinantes, bem como excluir um envelope através do botão excluir. Note que ao excluir um envelope, o Portal de Imóveis não irá verificar se o mesmo já foi assinado. Ao excluir um envelope, todos os documentos deste envelope serão excluídos.

Exemplo da tela de Assinantes, consultando o status dos mesmos no TOTVS Assinatura Eletrônica:

Além de consultar o status dos assinantes na tela a cima, também é possível incluir um novo assinante informando o nome e o e-mail conforme imagem a seguir.

Também é possível excluir um assinante específico do envelope. Através do botão de lixeira que é apresentado ao lado da situação. O sistema não permite excluir todos os assinantes de um envelope. Ao menos um assinante deve permanecer.

Conforme é mostrado em Assinantes automáticos, quando estiver um usuário cadastrado no TAE- Assinantes Automáticos, será possível visualizar na tela da imagem acima os usuários que tiveram sua assinatura automática. 

Visualizar Envelope assinado através do TOTVS Assinatura Eletrônica

Para visualizar a assinatura digital, adicionada ao envelope, basta acessar novamente o menu de Contrato: Assinatura Eletrônica. Os envelopes enviados utilizando o processo Solicitar Assinatura, serão listados na seção Assinatura de Documentos.

Navegue até o botão Visualizar.

  Finalizando o clique sobre o botão, é possível visualizar o envelope com todas as suas Assinaturas Digitais. (Devido a sincronia dos documentos com o TAE, o sistema poderá levar alguns segundos para carregar a tela).