Pré-requisitos

Não se aplica.

Descrição do processo

Tela para que o usuário defina todos parâmetros necessários para efetuar a contabilização automática dos contratos Educacionais e Corporativos. 

Detalhamento do processo

No menu TOTVS Educacional | Educacional | Customização | Contabilização Automática | Parâmetros, o usuário administrador consegue efetuar as parametrizações referentes ao processo customizado. 

Aba - Parâmetros Gerais:

• Tipo de Movimento Origem: Campo do tipo Lookup e deve retornar movimentos do tipo 2.1. Preencher com o tipo de movimento 2.1.01

• Tipo de Movimento Destino: Campo do tipo Lookup e deve retornar movimentos do tipo 2.2. Preencher com o tipo de movimento 2.2.01

• Tipo de Movimento Concluído: Campo do tipo Lookup e deve retornar movimentos do tipo 2.2. Preencher com o tipo de movimento 2.2.02

• Data Competência Retroativa: Campo tipo data mm/aaaa. Preencher informando a competência inicial da qual será verificado se existem contratos retroativos a serem contabilizados.

Obs.: Os preenchimentos dos campos são obrigatórios e por Coligada.

Aba - Parâmetros de Competência:

• Competência Mês/Ano: Preencher competência por competência informando o mês e ano de referência de cada uma.

• Data de Execução: Data Início: Preencher a data de início da contabilização automática para o período de competência informado. Data Término: Preencher a data de término da contabilização automática para o período de competência informado.

Obs.: Os preenchimentos dos campos são obrigatórios e por Coligada. Esses campos deverão aceitar apenas números.

Além dos campos citados acima para parametrização, é necessário que seja vinculado os contextos (Filial e Nível de Ensino) que utilizarão aquela parametrização. O processo customizado estará disponível em: TOTVS Educacional | Customização | Parâmetros | aba Parâmetros por Competência | Processos | Vincular Contexto

Será retornado todos os contextos (Filial e Nível de Ensino) associados a coligada que o usuário estiver logado. O processo permite que seja selecionado um ou vários contextos, sendo obrigatório para a execução do processo de seleção pelo menos um contexto.

É permitido o vínculo do contexto na parametrização realizada também pela forma manual. Para isso, o usuário deverá selecionar o botão "incluir" que estará disponível em TOTVS Educacional | Customização | Parâmetros | aba Parâmetros por Competência | Anexos | Contexto Vinculado

Caso seja vinculado um contexto erroneamente, será necessário que o usuário selecione o(s) contexto(s) vinculado(s) erroneamente e posteriormente deverá selecionar o botão "excluir", que estará disponível em: TOTVS Educacional | Customização | Parâmetros | Aba Parâmetros por Competência | Anexos | Contexto Vinculado | Selecione o contexto | Excluir.

Importante: 

Pré-requisitos

Preenchimento completo do Req.01 Parâmetros para Contabilização.

Descrição do processo

Preenchimento automático do período contábil sempre que um Contrato Educacional for criado no SGE.

Detalhamento do processo

Há um plugin no botão "salvar" no registro de contratos, que ao ser executado verificará automaticamente a data de início e a data de fim da turma que o contrato está sendo vinculado e realizará o preenchimento do período contábil no cadastro do contrato de acordo com o mês e ano das datas da turma.

Obs.: Devido a configuração do produto padrão, será gravado no banco de dados o primeiro dia do mês de qualquer período contábil.
Exemplo 1: A turma A possui data de início 04/12/2019 e sua data final 10/11/2020. Ao criar o contrato de um aluno matriculado na TURMA A, a customização preencherá o período contábil do seu contrato da seguinte forma:

• Data de Competência inicial: Será realizado o preenchimento automaticamente de acordo com o mês e ano da data de início da turma, conforme exemplo: 12/2019

• Data de Competência final: Será realizado o preenchimento automaticamente de acordo com o mês e ano da data final da turma, conforme exemplo: 11/2020

Em um segundo cenário onde a data de ingresso do aluno seja posterior a data de início da turma, a customização deverá desconsiderar a data de início da turma e irá considerar a data de matricula do aluno sendo a data de competência inicial, porém, a data fim do período da turma continuará sendo considerada a data final da turma.

Exemplo 2: A turma A possui a data de início dia 29/11/2019 e sua data final 10/10/2020. A matricula do aluno na turma A foi realizada na data 03/12/2019 ao criar o contrato a customização preencherá o período contábil da seguinte forma:

• Data de Competência inicial: Será realizado o preenchimento automaticamente de acordo com o mês e ano da matricula do aluno, conforme exemplo: 12/2019

• Data de Competência final: Será realizado o preenchimento automaticamente de acordo com o mês e ano da data final da turma, conforme exemplo: 10/2020

A customização realizará o preenchimento automático da data de competência inicial e final na inclusão automática do contrato e na inclusão manual de um contrato, através dos seguintes menus:
TOTVS Educacional | Financeiro Contábil | Contratos
TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Alunos | Anexos | Contratos
TOTVS Educacional | Matrícula e Avaliação | Matrículas | Anexos | Contratos
TOTVS Educacional | Financeiro Contábil | Assistentes | Inclusão de Contratos para Alunos

Em relação a inclusão automática de contratos no processo de matricula, deverá verificar os seguintes menus:
SESI: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Alunos | Processos | Matricular Aluno
SENAI: TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Alunos | Anexos | Curso/Habilitação | Processos | Matricular Aluno

Pré-requisitos

Não se aplica

Descrição do processo

No TOTVS Educacional, por meio do menu TOTVS Educacional | Currículo e Oferta | Turmas, há uma implementação que irá realizar uma validação customizada a ser executada automaticamente sempre que um registro de turma for salvo.

Detalhamento do processo

Há um plugin no botão "salvar" no registro de turmas, que ao ser executado será verificado se houve alguma alteração nos campos de data de início e/ou fim da turma. Se sim, o processo customizado deverá:

• Realizar a alteração na data de competência inicial ou final somente se houver mudança de mês/ano nas datas de início e/ou termino da turma. Caso seja alterado somente o dia no mesmo mês/ano não haverá nenhuma ação.

• Alterar o período contábil (mês/ano) de todos os contratos de alunos matriculados na turma, de acordo com nova data de início/fim da turma, respeitando regras de negócio do TOTVS Educacional. Todos os contratos vinculados à turma serão atualizados, mesmo que o período contábil tenha sido preenchido de forma manual.

• Estornar a contabilidade (forma nativa) gerada para os contratos da turma, caso existam. O processo customizado de estornar os lançamentos contábeis dos contratos será utilizado a mesma funcionalidade padrão do TOTVS Educacional sendo todas as regras de negócio do produto padrão.

• Gerar log do processo de alteração, conforme descrito no Req.10.

Pré-requisitos

Preenchimento completo do Req.01 Parâmetros para Contabilização.

Campo complementar "CONTABILIZADESC" criado no cadastro de Bolsa (TOTVS Educacional | Configurações | Campos Complementares | Bolsa), do tipo "lógico" e precisa ser habilitado para ser utilizado nos níveis de ensino desejados.

Descrição do processo

Processo customizado de "Contabilização por Competência" que irá gerar a contabilidade mensal de todos os contratos educacionais no TOTVS Educacional para determinada competência. O processo customizado estará disponível em TOTVS Educacional | Customização | Parâmetros | Contabilização por Competência.

Detalhamento do processo

Acessando o processo customizado de "Contabilização Automática por Competência", a customização retornará todos os contextos (Filial e Nível de Ensino) associados as competências parametrizadas no Req.01 Parâmetros para Contabilização. A customização permitirá que seja selecionado um ou vários contextos. Sendo obrigatório para a execução do processo a seleção de pelo menos um contexto. O processo customizado estará disponível em TOTVS Educacional | Customização | Contabilização Automática.

Com a configuração nativa de execução de Job e seleção do(s) contexto(s), o processo poderá ser executado diariamente em um intervalo de tempo definido pelo usuário, sendo assim, o processo customizado verificará as datas de início e de término parametrizadas em todas as competências e identificará aquelas competências cujo período esteja entre a data vigente (data de execução).

Exemplo: A parametrização da competência 02/2020 está parametrizado para geração da contabilização no período:

• Data Inicio: 03/02/2020
• Data termino: 28/02/2020

No cenário acima a execução do processo de geração da contabilização acontecerá no período de 03/02/2020 a 28/02/2020 e poderá ser executado várias vezes no dia, conforme configuração de execução do Job.

Este processo poderá ser executado mais de uma vez para a mesma competência, porém, os contratos já contabilizados a customização deverá desconsiderá-los.

Caso a data término do período de contabilização parametrizada nos parâmetros da aba "Parâmetros por Competência" seja menor que a data vigente, o processo de geração automática da contabilização não será executado, sendo necessário que o usuário altere a data de término do período de contabilização (forma manual), sendo ela igual ou maior que a data vigente.

Caso exista alguma inconsistência, que não permita a contabilização do contrato, a customização deverá gerar um registro de log conforme descrito no Req.10 Interface de Log e o usuário poderá, posteriormente, contabilizar este contrato de forma manual.

Observação:

A customização NÂO irá contabilizar contratos em que as parcelas não tenham valor, ou seja, com bolsas com 100% de desconto, exceto quando o campo complementar das mesmas, "Contabiliza desconto 100%", esteja marcado.

Pré-requisitos

Preenchimento completo do Req.01 Parâmetros para Contabilização.

Campo complementar "CONTABILIZADESC" criado no cadastro de Bolsa (TOTVS Educacional | Configurações | Campos Complementares | Bolsa).

Descrição do processo

Processo customizado de "Contabilização Retroativa Automática" que irá realizar a contabilidade do mês atual de todos os contratos educacionais no TOTVS Educacional. O processo customizado estará disponível em TOTVS Educacional | Customização | Contabilização Retroativa

Detalhamento do processo

Acessando o processo customizado de "Contabilização Automática por Competência", a customização retornará todos os contextos (Filial e Nível de Ensino) associados as competências parametrizadas no Req.01 Parâmetros para Contabilização. A customização permitirá que seja selecionado um ou vários contextos. Sendo obrigatório para a execução do processo a seleção de pelo menos um contexto.

A validação customizada verificará a data da competência contrato retroativo parametrizada no Req.01 Parâmetros para Contabilização e posteriormente realizará a contabilização de todas as competências retroativas a partir da data informada no Req.01 Parâmetros para Contabilização para todos os contextos selecionados.

O processo customizado será executado até que todos os contratos da competência retroativa até a competência atual estejam todos contabilizados.
O processo customizado, assim como no Req.04 Processo para contabilização automática – Contratos Educacional, validará as mesmas regras do produto padrão TOTVS Educacional para contabilização de contratos, disponível em: TOTVS Educacional | Financeiro/Contábil | Contabilidade, sendo o lançamento contábil gerado na competência de referência, ou seja, competência atual.

Caso exista alguma inconsistência, que não permita a contabilização do contrato, a customização deverá gerar um registro de log conforme descrito no Req.10 Interface de Log e o usuário poderá, posteriormente, contabilizar este contrato de forma manual.

Observação:

A customização NÂO irá contabilizar contratos em que as parcelas não tenham valor, ou seja, com bolsas com 100% de desconto, exceto quando o campo complementar das mesmas, "Contabiliza desconto 100%", esteja marcado.

Pré-requisitos

Preenchimento completo do Req.01 Parâmetros para Contabilização.

Configurar o campo DataExtra1 para aparecer nos movimentos 2.2.01 e 2.2.02.

Acesse o modulo Backoffice → Gestão Estoque → Ambiente → Parametros → 04.08 - Vendas → Faturamento → 2.2.01 e 2.2.02 → Mov - Datas 2/2.

No campo Data Extra 1 coloque a opção Edição da Data Extra 1 com o valor "Mostra" e no campo Nome da Data de Extra 1 coloque o nome do campo para aparecer no movimento.

Essa configuração deve ser realizada para os movimentos 2.2.01 e 2.2.02.

Descrição do processo

Criação do processo customizado para Contabilização por Competência que irá gerar a contabilidade mensal de todos os contratos corporativos cadastrados no menu BackOffice | TOTVS Gestão de Estoque, Compras e Faturamento para cada competência. O processo customizado estará disponível em TOTVS Educacional | Customização | Parâmetros | Contabilização Automática | Contrato Corporativo.

Detalhamento do processo

Acessando o processo customizado de "Contabilização Automática – Contrato Corporativo", a customização retornará todos os contextos (Filial e Nível de Ensino) associados as competências parametrizadas no Req.01 Parâmetros para Contabilização. A customização permitirá que seja selecionado um ou vários contextos. Sendo obrigatório para a execução do processo a seleção de pelo menos um contexto. O processo customizado estará disponível em TOTVS Educacional | Customização | Parâmetros | Contabilização Automática | Contrato Corporativo.

A contabilização das competências dos Contratos Corporativos é realizada no momento que o tipo de movimento 2.1.01 é faturado para um tipo de movimento 2.2.01. Para geração automática do processo customizado de contabilização dos contratos corporativos a customização verificará:

• Se a data início e fim do item do contrato referente ao movimento está dentro do período de execução do processo;

• Contabilizará de forma automática os contratos corporativos que estão com status a faturar com o tipo de movimento de origem parametrizado no Req.01 Parâmetros para Contabilização passando para o tipo de movimento destino parametrizado também no Req.01 Parâmetros para Contabilização;

• Se ainda existir saldo a ser faturado para o contrato, o movimento será faturado no tipo de movimento destino. A data do movimento será preenchida pelo processo com a data de execução (TMOV.DATAEMISSAO) com o último dia do mês da competência que está sendo contabilizado.
• Contabilizará os contratos corporativos por coligada.
• Caso não exista saldo a ser faturado para o contrato, a customização deverá buscar nos parâmetros do Req.01 Parâmetros para Contabilização o tipo de movimento concluído (2.2.02) parametrizado para ser faturado e concluir o movimento de origem.

O processo customizado Contabilização Automática | Contratos Corporativos será criado conforme todas as regras já existentes no processo de contabilização do contrato corporativo padrão que está disponível em: BackOffice | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Vendas | Faturamento | Movimentos sendo validadas todas as regras de negócio nativas.

Caso exista alguma inconsistência que não permita a contabilização do contrato, a customização realizará a geração de um registro de log com erro conforme descrito no Req.01 Parâmetros para Contabilização. Neste caso, o contrato corporativo será contabilizado na próxima execução do processo customizado pelo Job, isto é, caso a inconsistência tenha sido corrigida.

A customização criará um controle de movimentos faturados na competência, visto que, o movimento origem somente terá o status alterado para "faturado" quando o saldo for finalizado e este faturado no movimento do tipo concluído 2.2.02.
Exemplificando: O item de um contrato corporativo possui as seguintes competências:

• 10/2019
• 11/2019
• 12/2019

O Contrato Corporativo possui o valor total de R$ 3.000,00.

• Competência: 10/2019: Ao realizar a contabilização da competência 10/2019 a customização realizará o faturamento (contabilização da competência) de acordo com o movimento origem 2.1.01. Então a customização realizará o faturamento (contabilização da competência) com o movimento destino 2.2.01 na competência 10/2019 no valor de R$ 1.000,00, ficando assim um saldo no valor de R$ 2.000,00 a ser contabilizado.
• Competência: 11/2019: Ao realizar a contabilização da competência 11/2019 a customização realizará o faturamento (contabilização da competência) de acordo com o Movimento origem 2.1.01. Então a customização realizará o faturamento (contabilização da competência) com o movimento destino 2.2.01 na competência 11/2019 no valor de R$ 1.000,00, ficando assim um saldo no valor de R$1.000,00 a ser contabilizado.
• Competência: 12/2019: Ao realizar a contabilização da competência 12/2019 a customização realizará faturamento (contabilização da competência) de acordo com o Movimento origem 2.1.01. Então a customização realizará o faturamento (contabilização da competência) com o movimento destino 2.2.01 na competência 11/2019 no valor de R$ 1.000,00, ficando assim nenhum valor a ser contabilizado.

Quando o saldo do contrato corporativo é finalizado, a customização deverá também realizar o faturamento (contabilização da competência) no tipo de movimento concluído 2.2.02, sendo assim ao finalizar o saldo do contrato corporativo a customização modificará o status a faturar para o status faturado.

Pré-requisitos

Preenchimento completo do Req.01 Parâmetros para Contabilização.

Configurar o campo DataExtra1 para aparecer nos movimentos 2.2.01 e 2.2.02.

Acesse o modulo Backoffice → Gestão Estoque → Ambiente → Parametros → 04.08 - Vendas → Faturamento → 2.2.01 e 2.2.02 → Mov - Datas 2/2.

No campo Data Extra 1 coloque a opção Edição da Data Extra 1 com o valor "Mostra" e no campo Nome da Data de Extra 1 coloque o nome do campo para aparecer no movimento.

Essa configuração deve ser realizada para os movimentos 2.2.01 e 2.2.02.

Descrição do processo

Processo customizado de "Contabilização Retroativa Automática" que irá realizar a contabilidade do mês atual de todos os contratos corporativos de competências anteriores à competência corrente. O processo customizado estará disponível em TOTVS Educacional | Customização | Contabilização Retroativa | Contrato Corporativo

Detalhamento do processo

Acessando o processo customizado de "Contabilização Retroativa Automática", a customização retornará todos os contextos (Filial e Nível de Ensino) associados as competências parametrizadas no Req.01 Parâmetros para Contabilização. A customização permitirá que seja selecionado um ou vários contextos. Sendo obrigatório para a execução do processo a seleção de pelo menos um contexto.

Ao ser executado o processo customizado deverá apurar, através da data corrente, o período de contabilização (mês/ano) que será utilizado para faturar os movimentos do tipo de movimento origem 2.1.01 (parametrizado no Req.01 Parâmetros para Contabilização) para o tipo de movimento destino 2.2.02 (parametrizado no Req.01 Parâmetros para Contabilização).

A customização realizará a seleção de todos os tipos de movimentos do tipo de movimento origem 2.1.01 com o status "a faturar" não contabilizados para verificação de contratos corporativos até a competência anterior a competência vigente. Selecionados os movimentos, a customização realizará a execução do processo com as mesmas regras descritas no Req.06 Processo automático para Faturar Movimentos - Contabilização Contratos Corporativos.

Caso exista alguma inconsistência, que não permita a contabilização do contrato, a customização deverá gerar um registro de log conforme descrito no Req.10 Interface de Log.

Pré-requisitos

Não se aplica.

Descrição do processo

Será possível visualizar através desse processo o detalhamento do histórico de faturamento (contabilização da competência) do tipo de movimento origem 2.1.01 realizado pela customização e/ou manualmente.

Detalhamento do processo

Criação de uma nova interface no anexo da tela de movimento. Neste anexo customizado será possível visualizar através da seleção do movimento de origem 2.1.01 o histórico de faturamento (contabilização da competência) realizado pela customização e/ou manualmente.

O anexo customizado estará disponível em BackOffice | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Vendas | Faturamento | Movimentação | Movimento 2.1.01 | Anexos | Histórico de faturamento.

Ao acessar o anexo Histórico de faturamento a customização verificará se o movimento informado é o mesmo informado no tipo parametrizado para origem 2.1.01 conforme descrito no Req.01 Parâmetros para Contabilização. Caso sim, a customização retornará um registro do histórico dos faturamentos (contabilização da competência) realizados por competência.

Nesta nova interface serão gravadas as seguintes informações:

• Id. Movimento: Identificador sequencial do Movimento.
• Id Contrato: Identificador do Contrato vinculado ao processo.
• Movimentos Faturados: Informa o tipo de movimento faturado pelo processo customizado. O tipo de movimento poderá ser o 2.2.01 (Movimento de contabilização da receita) ou 2.2.02 (Movimento de conclusão do processo).
• Datas de competências: Informa o período de competência contabilizado pelo movimento faturado.
• Data de contabilização: Informa a data da contabilização do movimento faturado.
• Valor contabilização: Informa o valor contabilizado pelo movimento faturado 2.2.01.
• Saldo a contabilizar: Informa o saldo que ainda falta contabilizar pelo movimento 2.2.01. Quando o saldo for 0, o movimento faturado será o 2.2.02.
• Status: Informa o status do tipo de movimento (a faturar, faturado, cancelado, etc.)

Não será possível incluir, editar ou excluir um registro manualmente nesta interface, todos os registros serão apenas para visualização.

No anexo customizado será possível visualizar todos os tipos de movimentos, competências, data de contabilização e valor contabilização até um movimento ser concluído.

Exemplificando: O item de um contrato corporativo possui as seguintes competências:

• 10/2019
• 11/2019
• 12/2019

O Contrato Corporativo possui o valor total de R$ 3.000,00.

• Competência 10/2019: A customização realizará o faturamento (contabilização da competência) com o movimento destino 2.2.01 parametrizado no Req.01 Parâmetros para Contabilização, na competência 10/2019 no valor de R$ 1.000,00, ficando assim um saldo no valor de R$ 2.000,00 a ser contabilizado.

No anexo Histórico de faturamento: A customização realizará a inserção dos seguintes dados:

• Competência 11/2019: A customização realizará o faturamento (contabilização da competência) com o movimento destino parametrizado no Req.01 Parâmetros para Contabilização, na competência 11/2019 no valor de R$ 1.000,00, ficando assim um saldo no valor de R$1.000,00 a ser contabilizado.

No anexo Histórico de faturamento: A customização realizará a inserção dos seguintes dados:

• Competência 12/2019: Ao realizar a contabilização da competência 12/2019 a customização realizará o faturamento (contabilização da competência) de acordo com o movimento origem 2.1.01 parametrizado no Req.01 Parâmetros para Contabilização. Então a customização realizará o faturamento com o movimento destino 2.2.01 parametrizado no Req.01 Parâmetros para Contabilização, na competência 11/2019 no valor de R$ 1.000,00, ficando assim nenhum a ser contabilizado.

Quando o saldo do contrato corporativo é finalizado, a customização deverá também realizar o faturamento (contabilização da competência) no tipo de movimento concluído 2.2.02 parametrizado no Req.01 Parâmetros para Contabilização, sendo assim ao finalizar o saldo do contrato corporativo a customização modificará o status a faturar para o status faturado.

No anexo Histórico de faturamento: A customização realizará a inserção dos seguintes dados:

Pré-requisitos

Não se aplica.

Descrição do processo

Criação do menu customização do TOTVS Educacional o processo Monitor de Log do Processo de Contabilização. Neste processo será disponibilizada uma interface que possibilitará o usuário visualizar o log de todos os registros contabilizados pelo processo customizado e também o processo de reenvio dos registros.

Detalhamento do processo

Na tela "Log - Melhorias Contabilização" é possível efetuar apenas a consulta das informações, não sendo possível editar os dados. Será utilizada a funcionalidade de log genérico padrão. Os históricos das exportações e importação de dados para o ERP serão registrados e poderão ser visualizadas no menu: TOTVS Educacional | Customização | Log – Melhorias Contabilização.

Na tela de log estarão disponíveis os seguintes campos:

• Id Log: Identificador sequencial de Log.
• Campos Chave: Descrição dos campos utilizados para gerar o registro integrado.
• Valores Chave: Chave primária do registro integrado.
• Status: Situação da Integração (Sucesso ou Erro).
• Funcionalidade: Tipo de Processo que está sendo feito.
• Módulo: Tipo da integração que está sendo feita.
• Data de Criação: Data de Criação do registro.
• Data da última alteração: Data da última alteração do registro.

A customização não permitirá a inclusão, edição ou exclusão das informações através dessa interface. O campo processo será exibido de acordo com os respectivos códigos:

1. Processo para criação de período contábil no contrato do aluno;
2. Processo na atualização da Tuma que possui contrato do aluno;
3. Processo para contabilização automática – Contratos Educacional
4. Processo para contabilização automática – Contratos Educacional Retroativos

Ao acessar o anexo de um registro será possível o usuário visualizar todos os registros relacionados ao cadastro integrado. Estarão disponíveis os seguintes campos:

• Id. Item Log: Identificador sequencial de log.
• Id. Log: Identificador sequencial de log.
• Id. Barramento: Identificador da operação de integração fornecido pelo barramento.
• Mensagem: Mensagem com o status da integração do item.
• Status: Situação da integração do item selecionado.
• Dados Enviados: Relação dos dados enviados para integração.
• Dados Recebidos: Relação dos dados recebidos.
• Data de Criação: Data de criação do registro.
• Data da última Alteração: Data da última alteração do registro.