eSocial - Mudança de Sistema de Folha

Pré-requisitos 

Instalação do TAF e TSS. 

OBS.: Ainda não está disponível migração diretamente no Datasul.

Implantação da empresa no Datasul HCM.

Migração dos Dados

Para as empresas que utilizam software de terceiros para o envio dos dados ao eSocial é recomendável efetuar a migração dos dados para a base de dados do TAF, permitindo assim que sejam feitas retificações, caso necessário, diretamente no TAF, sem a necessidade de alteração diretamente no ambiente do Governo.

Para efetuar a migração dos dados para o TAF recomendamos a utilização do Migrador do TAF. Aos clientes que desejam utilizar o Middleware para transmissão das mensagens eSocial ao Governo, atualmente não há disponível no produto a importação dos XML's para o Datasul HCM. Nesta situação, a importação pode ser realizada através da contratação de nossa área de serviços.

A ferramenta de exportação de XML eSocial BX divulgada pelo Governo ainda não está disponível, neste caso o fornecedor do software anterior deve disponibilizar os XMLs de envio e retorno, sendo que os XMLs de retorno devem possuir a assinatura e recibo de autorização de uso.

Migração em Etapas:

Recomendamos ainda a importação dos XMLs em etapas. Assim como foi feita na transmissão dos eventos, é importante concluir a importação da primeira fase (Tabelas eSocial), em seguida a segunda fase (Não Periódicos), e então a terceira fase (Periódicos). Essa sequência é necessária, pois caso os dados da primeira ou segunda fase não tenham sido importados no TAF, ao importar os dados da terceira fase irá ocorrer erros de importação.

Preparação Ambiente Datasul

Para empresas que já estavam enviando os eventos ao eSocial, ao efetuar a troca de sistema, além da implantação dos dados no HCM, é necessário:

1) Ao fazer a parametrização no FP0560-Manutenção de Estabelecimentos:

• Na aba S-1000 1 parametrizar o campo Atualização Matrícula eSocial como 'Informada', pois será necessário informar a matrícula eSocial dos funcionários conforme já transmitido ao governo no outro sistema. Após a geração dos eventos não periódicos para envio ao governo, pode-se alterar o campo para 'Empresa+Estabelecimento+Matrícula', por programa de acerto, para que as próximas admissões sejam geradas com a matrícula eSocial de forma automática;
• Na aba Carga recomendamos informar nas datas da primeira, segunda e terceira fase a data de corte para utilização do HCM. Por exemplo: A empresa é do primeiro grupo do eSocial, já enviou os dados ao eSocial até dezembro de 2019, e à partir de janeiro de 2020 passa a utilizar o HCM. Deverá ser configurado na aba Carga, para as três fases a data 01/01/2020. 

2) Geração das mensagens pelo FP9840-Validação e Carga eSocial:

• Tabelas 
  • Importante a geração de todos os eventos de Tabelas, com data inicial igual à data de corte, como inclusão, pois serão enviados ao governo com os novos dados vigentes à partir dessa data;
  • Caso a empresa possua Processo Administrativo/Judicial (S-1070) para outra empresa do grupo, que esteja no mesmo banco de dados, onde no FP0030-Manutenção Processos Administrativos/Judiciais a configuração seja por Evento e o campo Empresa esteja configurada como '*'-Todas as Empresas, será necessário abrir chamado para verificar com a equipe de produto, pois ainda não há uma forma de desconsiderar novas empresas incluídas na base de dados. Assim, se a nova empresa cadastrada no HCM, não seja contemplada no processo administrativo/judicial já cadastrada, como paliativo, será necessário cancelar a(s) mensagem(s) S-1070 gerada(s) e alterado a(s) mensagem(s) S-1010 da(s) rubrica(s) relacionada(s) ao processo, retirando assim os dados do processo. Necessário desenvolvimento programa de acerto, ou caso esteja utilizando o Middleware, efetuar a alteração no XML dessa(s) mensagem(s); 
• Não-Periódicos
  • Será necessário a geração das mensagens de S-2200/S-2300 dos funcionários ativos, sendo obrigatório a alteração das mensagens para o status 15-Processado Governo. Esta alteração deverá ser feita por programa de acerto (abrir chamado ao suporte, solicitando o programa de acerto), pois não poderá ser enviado retificação desses eventos, uma vez que os dados já foram enviados anteriormente por outro software. Esse processo é necessário para permitir a geração das mensagens S-2205/S-2206/S-2306 com os dados atualizados com os novos códigos de lotação, cargo, horário, etc; 
  • As mensagens S-2205/S-2206/S-2306 ainda não estão sendo geradas automaticamente pelo produto. Como paliativo para a geração do S-2205 é a alteração do nome eSocial no FP1440A (Botão eSocial do FP1440-Manutenção Pessoa Física). Efetuar a alteração, salvar, alterar novamente (desfazendo a alteração) e salvar. Para forçar a geração do S-2206/S-2306 deve-se alterar no FP1500F (Botão eSocial do FP1500-Manutenção de Funcionários), o campo Descrição Salário Variável (incluir algum texto, salvar, alterar retirando o texto e salvar novamente);
  • Com o procedimento descrito acima, os funcionários que foram desligados após a entrada do eSocial até a data de corte não serão considerados para geração de futuras retificações de S-2299/S-2399 e/ou geração de S-1200 de rescisão complementar em mês posterior ao de desligamento. Esses movimentos, se existirem, deverão ser feitos manualmente no TAF e/ou diretamente no governo; 
  • Processos de Reintegração e Aviso Prévio, caso existam no período de corte também deverão ser tratados de forma individual. Solicitamos a abertura de ticket para tratar essa situação, caso necessário;
  • As mensagens S-2230 serão geradas com base nos afastamentos futuros que já estejam configurados no produto, uma vez que o início/término de afastamento de funcionários que já se encontrem afastados na data de corte serão gerados na mensagem S-2200/S-2300 que não serão enviadas ao governo. Como essas mesmas datas já devem ter sido enviadas pelo outro software, considerando o prazo de entrega pelo eSocial, não haverá impacto nesse processo. Contudo, orientamos que sejam validados as mensagens geradas pelo produto, após a migração.
• Periódicos
  • Utilizar a opção Atualizar Status do FP9840 após a geração/transmissão das mensagens de Tabelas e Não-Periódicos para que as próximas mensagens sejam geradas automaticamente pelo produto.
  • Assim que for concluído o primeiro cálculo da folha no sistema, será possível a geração das mensagens periódicas (S-1200/S-1210) pelo produto.