FAQ: 1400-Encerramento Exercício - Magnus I
| Produto: | Datasul |
| Ambiente: | |
| Versão: | 1 |
Sintoma
1400-Encerramento Exercício - Magnus I
Causa
Encerramento Exercício - Magnus I
Solução
Caso a sua dúvida não esteja no manual ou nesta FAQ, favor abrir uma FO. Se houver dúvidas em relação a esta FAQ ou ao manual de Referência, entrar em contato com o telefone de consultoria (0xx47) - 2101-7444.
ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO NA CONTABILIDADE MAGNUS I
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I - NORMATIVA 68 - CD4406
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As informações para a Instrução Normativa 86 (CD4406) devem ser geradas antes de iniciar o encerramento dos períodos ou de efetuar qualquer eliminação de movimentos diretamente dentro dos módulos.
As informações para a Instrução Normativa 86 referente ao módulo de Patrimônio devem ser obtidas mensalmente por ocasião do fechamento mensal pois o módulo de Patrimônio efetua a eliminação de movimentos mensalmente.
Dúvidas referente a Normativa 86 podem ser verificadas na consulta de FAQ.
II - BACK-UP
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No módulo de contabilidade (MCT) os movimentos são eliminados por ocasião do encerramento de períodos (CT0513) não podendo ser reaberto o exercício.
Sendo assim, sugerimos também a manutenção de um back-up da posição anterior ao início do fechamento de períodos (CT0513).
A tabela de períodos da empresa será modificada por ocasião do encerramento do exercício alterando os períodos 13, 14, 15 e 16 para períodos 1, 2, 3, e 4 respectivamente e possibilitando a habilitação de mais 12 períodos num total de 16 novos períodos.
III - MANUTENÇÃO DE EMPRESA - CD0104
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Para quem tem o Patrimônio implantado sem a Contabilidade Magnus, a tabela de períodos (CD0104) deverá ser alterada manualmente.
Com a Contabilidade implantada esta tabela será alterada quando do encerramento do exercício.
IV - PERÍODOS 1 A 11
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Os períodos 1 a 11 deverão ser encerrados separadamente do período 12 devido à Apuração de Lucros e Perdas que deverá ser gerada antes de efetuado o fechamento do período 12.
A rotina 5 do menu será executada para o encerramento destes períodos na ordem em que se encontram neste arquivo.
IV.1 - CT0401 - BALANCETE
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Este programa tem por função emitir Balancetes em ordem crescente de número de contas ou por estruturada, podendo ser gerado relativamente a qualquer período, seja aberto ou fechado sendo facultativo sua emissão quando do encerramento do exercício.
IV.2 - CT0402 - RAZÃO
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Este programa tem por função permitir a emissão do Livro Razão, que pode ser gerado em qualquer época, cobrindo um ou vários períodos em aberto.
Este livro somente poderá ser emitido enquanto o exercício estiver aberto, por este motivo recomenda-se sua emissão e encadernação antes do encerramento.
O Livro Razão não constitui exigência da Legislação, mas a sua emissão se mostra útil.
Primeiro, porque geralmente é examinado pelos fiscais, segundo, para eliminar riscos de irregularidade na escrituração.
Poderá ser informado se imprime Termo de Abertura e Encerramento.
Para fins de controle aconselha-se imprimir o Livro com Termo de Abertura e de Encerramento.
IV.3 - CT0403 - DIÁRIO
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Este programa tem por função permitir a emissão do Livro Diário, que pode ser classificado por data e/ou por referência.
O Livro Diário registra e concentra todos os lançamentos contábeis ocorridos dentro de um ano fiscal.
No Brasil, o ano fiscal compreende um ano calendário (janeiro a dezembro), que é dividido em 12 períodos contábeis.
As empresas multinacionais que operam no Brasil devem enquadrar-se dentro deste critério, mas excepcionalmente podem trabalhar com períodos diferentes, quando precisam atender as exigências de suas matrizes no exterior.
Se algum novo lançamento contábil for feito após a emissão do Diário, o livro obrigatoriamente deverá ser reemitido.
Há a possibilidade de parametrizar se será impresso Termo de Abertura, Termo de Encerramento , próxima pagina diário, imprime Plano de Contas, emite Balancete Magnus, emite Demonstrativo.
O Balancete a ser impresso poderá ser do período corrente ou do período fechado e fará parte das informações integrantes do Diário.
Todas as outras informações serão dos períodos em aberto.
Após o encerramento do período o Diário não poderá ser emitido.
O encerramento dos períodos não poderá ser efetuado, caso o Diário do período não tenha sido emitido.
IV.4 - CT0506 - CONVERSÃO DE VALORES PARA OUTRAS MOEDAS
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Este programa tem por função executar a conversão para outras moedas, dos valores contabilizados.
A conversão toma como base a cotação média mensal da moeda alternativa, calculada pelo valor médio dos totais dos débitos e dos créditos apurados no mês. Não são demonstrados os detalhes em outra moeda, somente em moeda corrente.
O programa utiliza a cotação média do mês, referente ao último dia do período em que o programa estiver convertendo.
No caso da empresa já utilizar o cálculo FASB, para atualização paralela de seus valores contábeis, a conversão não precisa ser feita no encerramento do período.
Caso a empresa não utilize o FASB e tenha moedas cadastradas no Parâmetro da Contabilidade (CT0104) torna-se obrigatória a conversão de valores em outras moedas.
Os valores convertidos são utilizados para a emissão de gráficos, relatórios, demonstrativos, etc...
É condição que hajam outras moedas cadastradas no programa CT0104 Parâmetros da Contabilidade.
IV.5 - CT0507 - DEMONSTRATIVOS CONTÁBEIS
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Este programa tem por função emitir o demonstrativo contábil atualizado, relativo a qualquer período, seja aberto ou fechado.
Demonstrativos Contábeis são espelhos de resultados periódicos, e que refletem a situação de uma empresa em determinada data.
Os demonstrativos podem ser emitidos em moeda corrente ou em moeda alternativa.
Para a moeda alternativa é condição que os valores tenham sido previamente convertidos, ou que a empresa já esteja utilizando o cálculo FASB ou o CMCAC.
Existem 3 tipos de Demonstrativos (ou Balancetes):
- Balanço Patrimonial - Demonstra os Bens, os Direitos e as Obrigações;
- Demonstrativo de Resultados - Demonstra o valor agregado (resultado) relativamente a determinado período (um mês, um ano etc.);
- Origens e Aplicações de Recursos - Demonstra fontes de recursos e tipos de aplicações financeiras efetuadas.
Sua execução no encerramento do período não é obrigatória pois pode ser emitido a qualquer tempo.
IV.6 - CT0508 - DEMONSTRATIVOS DE VARIAÇÕES
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Este programa tem por função possibilitar a emissão de demonstrativos de variações.
Trata-se de dois demonstrativos distintos, contidos no mesmo relatório.
Um destinado a demonstrar os valores básicos e o outro para comparativo, onde serão analisadas as variações ocorridas.
Sua execução não é obrigatória no final do exercício porém recomenda-se sua emissão por ser permitido apenas sua emissão no exercício corrente.
IV.7 - CT0509 - MOVIMENTOS/ORCAMENTOS DO EXERCÍCIO
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Este programa tem por função possibilitar a emissão de Demonstrativos de Movimentos ou de Orçamentos, com relação a um exercício fiscal (12 períodos contábeis).
São emitidos com base em algum Demonstrativo Contábil existente, a saber:
- Demonstrativos de movimentos baseiam-se no exercício corrente ou no anterior;
- Demonstrativos de orçamentos baseiam-se no período corrente ou no seguinte.
IV.8 - CT0510 - COMPARATIVO ORCAMENTÁRIO
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Este programa tem por função emitir relatório comparativo entre os dados do orçamento das Contas Contábeis e o Movimento efetivo no período.
Sua execução não é obrigatória para o encerramento do período.
IV.9 - CT0513 - ENCERRAMENTO DO PERÍODO
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Este programa tem por função permitir o encerramento de um período contábil ou fiscal, com base em parâmetros selecionados através da opção Execução.
No processo de encerramento, toda a movimentação contábil é eliminada do Banco de Dados, tornando-se impraticável emitir, posteriormente, algum relatório mostrando qualquer movimentação relativa ao período encerrado (Diário, Razão etc.), como também é inviável reabrir qualquer período.
V - ENCERRAMENTO DO PERÍODO 12
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O encerramento do período 12 será efetuado através da rotina 6 do menu da Contabilidade.
V.1 - CT0602 - APURAÇÃO DE LUCROS E PERDAS
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Este programa tem por função fazer a apuração de Lucros e Perdas, mediante a transferência de valores de Receitas e Despesas para as contas do Passivo, zerando assim todos os saldos existentes naquelas contas.
A apuração de Lucros e Perdas deve ser executada antes de encerrado o exercício.
Em caso de encerramento anual, o último período fechado deve corresponder ao mês 11.
Em caso de encerramento semestral, o último período fechado deve referir-se ao mês 5.
V.2 - PRCEDIMENTOS SEGUINTES
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Após a execução da Apuração de Lucros e Perdas efetuar os procedimentos IV.1, IV.2, IV.3, IV.4, IV.5, IV.9 que estão tanto na rotina 5 quanto na rotina 6 do menu. Os procedimentos IV.6, IV.7 e IV.8 podem ser emitidos pela rotina 5.
V.3 - CT0613 - ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO
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Este programa tem por função possibilitar o encerramento do exercício contábil e deve ser executado somente após ser efetuada a apuração de Lucros e Perdas e o fechamento do período relativo ao mês 12 (CT0513).
O encerramento do exercício pode ser executado em modo Multi-usuário, isto significa que, enquanto não for concluído o processo de encerramento do exercício, não será permitido a atualização ou cancelamento de referências, apenas será possível a sua digitação, ficando a atualização vinculada ao término do encerramento do exercício.
Quando o Cliente possuir o Módulo de Patrimônio implantado e for feito o encerramento do exercício, será alterado também o período do Patrimônio para o exercício atual da Contabilidade.
OBS-1.: Havendo interrupção no processo de Encerramento do Exercício (queda de energia, CTRL C, etc.), basta executar novamente o programa, que o mesmo gerará os movimentos somente para as contas contábeis que não foram processadas.
OBS-2.: Verificar se a contabilidade está como Implantada e também o módulo de Patrimônio (se utilizarem este módulo).
VI - DÚVIDAS MAIS FREQUENTES
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VI.I - COMO REABRIR PERÍODOS APÓS EFETUADO O ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO?
R.: Não é possível reabrir períodos após o encerramento do exercício. Caso haja alguma alteração deverá ser efetuado o seguinte procedimento:
Baixar o back-up anterior ao fechamento em uma área teste, incluir as alterações necessárias nesta base, efetuar o encerramento novamente conforme os passos informados nesta documentação. Importar os valores das contas alteradas para a base de produção através do programa CD1305 (Importação de Saldos) como período fechado e rodar o programa CT0306 (Recálculo das Contas Contábeis) para acertar o saldo das contas. A importação deverá ser efetuada no período fechado pois o programa CT0306 elimina movimentações de importação do período em aberto.
ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO NA CONTABILIDADE MAGNUS I
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I - NORMATIVA 68 - CD4406
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As informações para a Instrução Normativa 86 (CD4406) devem ser geradas antes de iniciar o encerramento dos períodos ou de efetuar qualquer eliminação de movimentos diretamente dentro dos módulos.
As informações para a Instrução Normativa 86 referente ao módulo de Patrimônio devem ser obtidas mensalmente por ocasião do fechamento mensal pois o módulo de Patrimônio efetua a eliminação de movimentos mensalmente.
Dúvidas referente a Normativa 86 podem ser verificadas na consulta de FAQ.
II - BACK-UP
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No módulo de contabilidade (MCT) os movimentos são eliminados por ocasião do encerramento de períodos (CT0513) não podendo ser reaberto o exercício.
Sendo assim, sugerimos também a manutenção de um back-up da posição anterior ao início do fechamento de períodos (CT0513).
A tabela de períodos da empresa será modificada por ocasião do encerramento do exercício alterando os períodos 13, 14, 15 e 16 para períodos 1, 2, 3, e 4 respectivamente e possibilitando a habilitação de mais 12 períodos num total de 16 novos períodos.
III - MANUTENÇÃO DE EMPRESA - CD0104
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Para quem tem o Patrimônio implantado sem a Contabilidade Magnus, a tabela de períodos (CD0104) deverá ser alterada manualmente.
Com a Contabilidade implantada esta tabela será alterada quando do encerramento do exercício.
IV - PERÍODOS 1 A 11
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Os períodos 1 a 11 deverão ser encerrados separadamente do período 12 devido à Apuração de Lucros e Perdas que deverá ser gerada antes de efetuado o fechamento do período 12.
A rotina 5 do menu será executada para o encerramento destes períodos na ordem em que se encontram neste arquivo.
IV.1 - CT0401 - BALANCETE
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Este programa tem por função emitir Balancetes em ordem crescente de número de contas ou por estruturada, podendo ser gerado relativamente a qualquer período, seja aberto ou fechado sendo facultativo sua emissão quando do encerramento do exercício.
IV.2 - CT0402 - RAZÃO
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Este programa tem por função permitir a emissão do Livro Razão, que pode ser gerado em qualquer época, cobrindo um ou vários períodos em aberto.
Este livro somente poderá ser emitido enquanto o exercício estiver aberto, por este motivo recomenda-se sua emissão e encadernação antes do encerramento.
O Livro Razão não constitui exigência da Legislação, mas a sua emissão se mostra útil.
Primeiro, porque geralmente é examinado pelos fiscais, segundo, para eliminar riscos de irregularidade na escrituração.
Poderá ser informado se imprime Termo de Abertura e Encerramento.
Para fins de controle aconselha-se imprimir o Livro com Termo de Abertura e de Encerramento.
IV.3 - CT0403 - DIÁRIO
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Este programa tem por função permitir a emissão do Livro Diário, que pode ser classificado por data e/ou por referência.
O Livro Diário registra e concentra todos os lançamentos contábeis ocorridos dentro de um ano fiscal.
No Brasil, o ano fiscal compreende um ano calendário (janeiro a dezembro), que é dividido em 12 períodos contábeis.
As empresas multinacionais que operam no Brasil devem enquadrar-se dentro deste critério, mas excepcionalmente podem trabalhar com períodos diferentes, quando precisam atender as exigências de suas matrizes no exterior.
Se algum novo lançamento contábil for feito após a emissão do Diário, o livro obrigatoriamente deverá ser reemitido.
Há a possibilidade de parametrizar se será impresso Termo de Abertura, Termo de Encerramento , próxima pagina diário, imprime Plano de Contas, emite Balancete Magnus, emite Demonstrativo.
O Balancete a ser impresso poderá ser do período corrente ou do período fechado e fará parte das informações integrantes do Diário.
Todas as outras informações serão dos períodos em aberto.
Após o encerramento do período o Diário não poderá ser emitido.
O encerramento dos períodos não poderá ser efetuado, caso o Diário do período não tenha sido emitido.
IV.4 - CT0506 - CONVERSÃO DE VALORES PARA OUTRAS MOEDAS
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Este programa tem por função executar a conversão para outras moedas, dos valores contabilizados.
A conversão toma como base a cotação média mensal da moeda alternativa, calculada pelo valor médio dos totais dos débitos e dos créditos apurados no mês. Não são demonstrados os detalhes em outra moeda, somente em moeda corrente.
O programa utiliza a cotação média do mês, referente ao último dia do período em que o programa estiver convertendo.
No caso da empresa já utilizar o cálculo FASB, para atualização paralela de seus valores contábeis, a conversão não precisa ser feita no encerramento do período.
Caso a empresa não utilize o FASB e tenha moedas cadastradas no Parâmetro da Contabilidade (CT0104) torna-se obrigatória a conversão de valores em outras moedas.
Os valores convertidos são utilizados para a emissão de gráficos, relatórios, demonstrativos, etc...
É condição que hajam outras moedas cadastradas no programa CT0104 Parâmetros da Contabilidade.
IV.5 - CT0507 - DEMONSTRATIVOS CONTÁBEIS
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Este programa tem por função emitir o demonstrativo contábil atualizado, relativo a qualquer período, seja aberto ou fechado.
Demonstrativos Contábeis são espelhos de resultados periódicos, e que refletem a situação de uma empresa em determinada data.
Os demonstrativos podem ser emitidos em moeda corrente ou em moeda alternativa.
Para a moeda alternativa é condição que os valores tenham sido previamente convertidos, ou que a empresa já esteja utilizando o cálculo FASB ou o CMCAC.
Existem 3 tipos de Demonstrativos (ou Balancetes):
- Balanço Patrimonial - Demonstra os Bens, os Direitos e as Obrigações;
- Demonstrativo de Resultados - Demonstra o valor agregado (resultado) relativamente a determinado período (um mês, um ano etc.);
- Origens e Aplicações de Recursos - Demonstra fontes de recursos e tipos de aplicações financeiras efetuadas.
Sua execução no encerramento do período não é obrigatória pois pode ser emitido a qualquer tempo.
IV.6 - CT0508 - DEMONSTRATIVOS DE VARIAÇÕES
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Este programa tem por função possibilitar a emissão de demonstrativos de variações.
Trata-se de dois demonstrativos distintos, contidos no mesmo relatório.
Um destinado a demonstrar os valores básicos e o outro para comparativo, onde serão analisadas as variações ocorridas.
Sua execução não é obrigatória no final do exercício porém recomenda-se sua emissão por ser permitido apenas sua emissão no exercício corrente.
IV.7 - CT0509 - MOVIMENTOS/ORCAMENTOS DO EXERCÍCIO
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Este programa tem por função possibilitar a emissão de Demonstrativos de Movimentos ou de Orçamentos, com relação a um exercício fiscal (12 períodos contábeis).
São emitidos com base em algum Demonstrativo Contábil existente, a saber:
- Demonstrativos de movimentos baseiam-se no exercício corrente ou no anterior;
- Demonstrativos de orçamentos baseiam-se no período corrente ou no seguinte.
IV.8 - CT0510 - COMPARATIVO ORCAMENTÁRIO
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Este programa tem por função emitir relatório comparativo entre os dados do orçamento das Contas Contábeis e o Movimento efetivo no período.
Sua execução não é obrigatória para o encerramento do período.
IV.9 - CT0513 - ENCERRAMENTO DO PERÍODO
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Este programa tem por função permitir o encerramento de um período contábil ou fiscal, com base em parâmetros selecionados através da opção Execução.
No processo de encerramento, toda a movimentação contábil é eliminada do Banco de Dados, tornando-se impraticável emitir, posteriormente, algum relatório mostrando qualquer movimentação relativa ao período encerrado (Diário, Razão etc.), como também é inviável reabrir qualquer período.
V - ENCERRAMENTO DO PERÍODO 12
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O encerramento do período 12 será efetuado através da rotina 6 do menu da Contabilidade.
V.1 - CT0602 - APURAÇÃO DE LUCROS E PERDAS
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Este programa tem por função fazer a apuração de Lucros e Perdas, mediante a transferência de valores de Receitas e Despesas para as contas do Passivo, zerando assim todos os saldos existentes naquelas contas.
A apuração de Lucros e Perdas deve ser executada antes de encerrado o exercício.
Em caso de encerramento anual, o último período fechado deve corresponder ao mês 11.
Em caso de encerramento semestral, o último período fechado deve referir-se ao mês 5.
V.2 - PRCEDIMENTOS SEGUINTES
----------------------------
Após a execução da Apuração de Lucros e Perdas efetuar os procedimentos IV.1, IV.2, IV.3, IV.4, IV.5, IV.9 que estão tanto na rotina 5 quanto na rotina 6 do menu. Os procedimentos IV.6, IV.7 e IV.8 podem ser emitidos pela rotina 5.
V.3 - CT0613 - ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO
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Este programa tem por função possibilitar o encerramento do exercício contábil e deve ser executado somente após ser efetuada a apuração de Lucros e Perdas e o fechamento do período relativo ao mês 12 (CT0513).
O encerramento do exercício pode ser executado em modo Multi-usuário, isto significa que, enquanto não for concluído o processo de encerramento do exercício, não será permitido a atualização ou cancelamento de referências, apenas será possível a sua digitação, ficando a atualização vinculada ao término do encerramento do exercício.
Quando o Cliente possuir o Módulo de Patrimônio implantado e for feito o encerramento do exercício, será alterado também o período do Patrimônio para o exercício atual da Contabilidade.
OBS-1.: Havendo interrupção no processo de Encerramento do Exercício (queda de energia, CTRL C, etc.), basta executar novamente o programa, que o mesmo gerará os movimentos somente para as contas contábeis que não foram processadas.
OBS-2.: Verificar se a contabilidade está como Implantada e também o módulo de Patrimônio (se utilizarem este módulo).
VI - DÚVIDAS MAIS FREQUENTES
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VI.I - COMO REABRIR PERÍODOS APÓS EFETUADO O ENCERRAMENTO DO EXERCÍCIO?
R.: Não é possível reabrir períodos após o encerramento do exercício. Caso haja alguma alteração deverá ser efetuado o seguinte procedimento:
Baixar o back-up anterior ao fechamento em uma área teste, incluir as alterações necessárias nesta base, efetuar o encerramento novamente conforme os passos informados nesta documentação. Importar os valores das contas alteradas para a base de produção através do programa CD1305 (Importação de Saldos) como período fechado e rodar o programa CT0306 (Recálculo das Contas Contábeis) para acertar o saldo das contas. A importação deverá ser efetuada no período fechado pois o programa CT0306 elimina movimentações de importação do período em aberto.
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