O que deve ser verificado quando Webdesk não está enviando os e-mails

Por que não recebo e-mails de publicação ou de tarefas novas? / O que deve ser verificado quando Webdesk não está enviando os e-mails? 

Ambientes: Webdesk 2.03 e Webdesk 2.04

Há situações em que WebDesk envia e-mails aos usuários. As mais comuns são: 

1) Quando um documento novo é publicado e o usuário havia escolhido o assunto do documento como um assunto de seu interesse. Ou quando o assunto do documento está selecionado como um assunto obrigatório em um dos grupos ao qual o colaborador está relacionado. O publicador de um documento cujo assunto é um de seus assuntos de interesse não receberá notificação.

 2) Quando uma tarefa para aprovação de documento é criada para o usuário. 

3) Quando uma tarefa de workflow é criada para o usuário (dependendo de configuração da atividade).  Entretanto, só serão enviados e-mails para aqueles usuários que tenham um endereço de e-mail diferente do usuário que estiver gerando a notificação.  Esta também só é enviada se o colaborador tem, pelo menos, permissão de leitura sobre o documento.  

Abaixo seguem as parametrizações que devem ser verificadas quando Webdesk no está enviando e-mails: 

1) No Registro de Colaboradores na seção Informações Gerais, verificar se o endereço de e-mail informado para o colaborador no campo E-mail está correto. 

2) Nos Parâmetros Gerais na seção Configuração de E-mail, verificar se os campos "Servidor E-mail" e "Porta Servidor E-mail" foram informados corretamente. Nesta seção, também há informações de autenticação que, se forem informadas incorretamente, podem interferir no processo de envio de e-mails. 

O campo Tipo Autenticação serve para identificar se o servidor responsável pelo envio de e-mail exige algum tipo de autenticação para enviar e-mail. A nomenclatura "plain" e "login" são termos usados pelos próprios sistemas de envio de e-mail. WebDesk considera estes dois tipos de autenticação, pois há duas diferenças básicas:

Plain - não criptografa o usuário/senha que são passados.

Login – criptografa base 64bits do usuário/senha.

O tipo de autenticação é configurado no servidor de e-mail e necessita ser informado no WebDesk para tratar as diferenças.

Quem pode fornecer essas informações é o administrador de servidor de e-mail. Se os dados de autenticação no estão corretos, os e-mails também não serão enviados. ]

Caso não exista, o tipo de autenticação deve ser informado como “Nenhuma” e o usuário e a senha mantidos com valor branco. 

3) Também há una opção que se for assinalada em seu ambiente poderá não estar enviando os e-mails de notificação. Verificar no Painel de Controle -> Parâmetros Gerais na área Configurações Webdesk, “Como está o campo "Habilita notificações Batch(RPW)?”. Se este campo estiver assinalado, isso indica que as notificações (e-mails gerados) NÃO serão enviadas automaticamente.

Nesse caso, o envio de e-mails é disparado pela execução do programa Pendência de Notificação disponível no menu Webdesk do Foundation.   Webdesk também gera um log de envio do e-mail que pode ser analisado caso ocorra algum problema. O nome do arquivo é socketemail.log que, por padrão, é gerado dentro do diretório temporário da sessão.

Para obter um log com mais detalhes, temos a opção de criar um arquivo chamado smtploglevel no diretório raiz do Webdesk só com o conteúdo 1 (um), ou seja, um arquivo que se for aberto contenha só o número 1 dentro.

Lembramos que fazer testes comparando o envio de e-mail que ocorre pelo Outlook e do EMS (caso o cliente o tenha e esteja funcionando) não é válido para garantir que não há problemas no servidor de e-mail do cliente.

 A forma de enviar e-mails do EMS é diferente da do Webdesk. Webdesk usa a tecnologia de sockets e o envio de e-mails é feito por TELNET (serviço do servidor) que é um protocolo de comunicação que usa o sendmail para enviar e-mails. Caso todos os itens mencionados forem verificados e o problema persiste, por favor, faça o teste de envio do e-mail pelo TELNET como está na FAQ número 18.007.   

Referência: FAQ número 18.007.