01. VISÃO GERAL
Um funcionário (neste cenário, o chamamos de Participante) necessita fazer uma viagem corporativa, por algum motivo, seja ele qual for (ex: atendimento/visita ao cliente, reunião de negócios, evento). Então esta rotina terá como principal objetivo registrar a solicitação dessa viagem, contemplando informações relevantes para controlar as despesas da viagem e suas políticas.
Importante
Esta rotina contempla apenas solicitações do Protheus. As viagens integradas com o Reserve não geram solicitação, pois são compradas e emitidas diretamente pela agência.
Atenção
- A partir da Expedição Contínua de Julho/2024, implementado o parâmetro MV_VLDAPRO, que será responsável pelo controle de acesso dos participantes a solicitações incluídas.
Para mais informações, acesse: MV_VLDAPRO - Valida participantes em solicitações de viagem
Nos itens da viagem será possível selecionar e justificar/detalhar os seguintes serviços:
- Vôo
- Hotel
- Carro
- Rodoviário
- Seguros
- Outros
Atenção
- Estes itens de serviço são parametrizáveis e estão no Assistente de Configuração. Caso a empresa não ofereça algum destes itens em sua política, será possível oculta-lo(s).
- O item Outros é o único em que não é necessário a compra de serviço, logo solicitações somente com este serviço não passam pela etapa de conferência da solicitação, por essa razão o email informando que a solicitação de viagem finalizada não é disparado. Esta é necessária quando um colaborador deseja solicitar somente um adiantamento, pois irá fazer, por exemplo, uma visita a um cliente com veículo próprio e deseja somente o adiantamento.
Quando parametrizadas para aprovação após a solicitação, será gerada uma pendência de aprovação para o superior dos participantes. Caso contrário esta pode ser enviada para o departamento de viagens (diretamente após a solicitação ou em um segundo momento através da opção de envio) e a viagem será gerada automaticamente.
Exemplo:
A empresa pode decidir por passar por todas as aprovações, neste caso o fluxo será:
Ou então pode ser que apenas uma das aprovações seja necessária, neste caso temos:
Importante
02. EXEMPLO DE UTILIZAÇÃO
Acesso à rotina pelo caminho: Atualizações > Viagens > Solicitação de Viagem
O viajante deve informar os dados básicos da viagem no cabeçalho da sua solicitação, como origem e destino, datas de partida e chegada, cliente para atendimento (se houver), etc.
Para cada serviço deve ser informado o(s) Participante(s) e a(s) sua(s) respectiva(s) Entidade(s) de Custo.
Importante
Não é permitido incluir mesmo centro de custo no rateio de centro de custos.
Caso a chave única seja: Filial + Num. Solicitação + Item + C.Custo ( FW6_FILIAL+FW6_SOLICI+FW6_ITEM+FW6_CC), não será permitido utilizar o mesmo centro de custo, mesmo que as outras entidades contábeis sejam diferentes.
A partir da 1a. quinzena de outubro/2024, a expedição contínua contemplará a alteração da chave única e do índice 1 da tabela FW6 para: FW6_FILIAL+FW6_SOLICI+FW6_ITEM+FW6_CC+FW6_ITECTA+FW6_CLVL.
Dessa forma, caso a chave única seja: Filial + Num. Solicitação + Item + C.Custo + Item Contábil + Classe de Valor (FW6_FILIAL+FW6_SOLICI+FW6_ITEM+FW6_CC+FW6_ITECTA+FW6_CLVL), não será permitido utilizar a mesma combinação de entidades contábeis ( C. Custo, Item Contábil e Classe de Valor).
Para o correto funcionamento do processo de aprovação de solicitação de viagens, é necessária a alteração da chave única e do índice 1 da tabela FLH (estará disponível a partir da 1a. quinzena de outubro/2024) para:
FLH_FILIAL+FLH_VIAGEM+FLH_ITEM+FLH_CC+FLH_ITECTA+FLH_CLVL
Além disso, na aba Adiantamentos é possível marcar quais participantes receberão adiantamento.
O valor calculado é uma previsão e é exibido somente quando estiver parametrizado:
03. ROTINA AUTOMÁTICA
Para execução da rotina automática, ilustramos algumas funcionalidades como Inclusão (MyFA666Inc), Alteração (MyFA666Alt) e Exclusão (MyFA666Del), nos seguintes exemplos:
04. TABELAS UTILIZADAS
- FW3 - Cabeçalho da Solicitação
- FW4 - Serviços (itens)
- FW5 - Participantes
- FW6 - Entidades de Custos