Aprovação de Contratos

 
Integração com Fluig A Integração FLUIG – WF (Workflow) permite que sejam criadas solicitações de aprovação pelo TOTVS Obras e Projetos quando executadas alterações em determinados módulos. As alterações não são aplicadas até que o fluxo de aprovação seja concluído.

Aprovação de Contratos via Workflow A aprovação de contratos através de workflow FLUIG, gera no sistema um controle burocrático de todos os dados relevantes existentes em um contrato, como datas do contrato, fornecedores, itens e etc. Para isso serão levantadas todas as informações e processos importantes existentes no modulo de contrato, para todos os tipos de contrato. Toda alteração realizada nestes pontos chaves, são submetidos a um workflow de aprovação, que por sua vez é encaminhado ao usuário responsável no FLUIG. Somente mediante a aprovação do workflow, as alterações propostas passaram a ser válidas. É possível cadastrar e modificar o contrato a qualquer momento, mas as alterações realizadas são submetidas pelo mesmo para aprovação via workflow no FLUIG, através do processo "Gerar Workflow" na visão do cadastro de contratos. Ao executar esse processo, o sistema avalia todo o conjunto de alterações e elas são submetidas ao FLUIG, que por sua vez alerta ao usuário responsavel pela aprovação do Workflow, da existência de um novo workflow de aprovação de contrato, pendente de aprovação. No FLUIG o usuário responsavel pela aprovação das alterações do contrato, tem acesso aos principais dados do contrato, a lista de itens associados e também as modificações que foram submetidas a aprovação. Desta forma, é possivel ponderar sobre essas informações e tomar a decisão em aprovar ou não as modificações submetidas. Atenção: Sempre que os dados do contrato ou de seus itens forem modificados o TOP irá avaliar se aquele dado alterado pertence ao conjunto de informações pertinentes ao workflow de aprovação de contratos, caso se enquadre dentro delas essa alteração deverá ser mantida armazenada e só será efetivada caso o workflow seja aprovado no FLUIG. Ao recusar uma solicitação, o FLUIG irá alterar o workflow para o estado reprovado. O TOP consultará automaticamente o FLUIG para saber se a solicitação enviada foi recusada, neste momento o TOP colocará todos os dados submetidos para aprovação como recusados e os mesmos não serão utilizados ou incorporados ao contrato, sendo assim, serão "descartados" e não entraram em vigor naquele contrato. Ao aprovar uma solicitação, o FLUIG irá alterar o workflow para o estado aprovado. O TOP consultará automaticamente o FLUIG para saber se a solicitação enviada foi aprovada. Neste momento o TOP irá marcar todas as modificações como aprovadas e irá realizar a atualização de todos os registros informados nas modificações com os valores modificados, fazendo com que os valores submetidos a aprovação passem a ser os valores correntes no contrato. Para a geração de workflows de aprovação de contrato no FLUIG, existem dois momentos, inclusão de um novo contrato, e a edição/modificação de um contrato existente. Basicamente alguns dados e processos tem o comportamento diferenciado nestes dois momentos relativos ao workflow. Como por exemplo os Aditivos que só fazem sentido depois que o contrato foi aprovado pela primeira vez e já existem dados sendo trabalhados no TOP. Os seguinte processo e dados serão avaliados e submetidos a aprovação caso sejam incluídos/alterados:
• Fornecedor – Dados do Contrato; • Reajustes - Dados do Contrato; • Aditivo de data - Anexos do Contrato; • Aditivo de valor - Anexos do Contrato; • Associação de itens - Processos do Contrato; • Realinhamento de preços - Processos do Contrato; • Exclusões

Fornecedor Quando o fornecedor do contrato for alterado, o novo dado de fornecedor será incluído para ser aprovado via workflow FLUIG. Esse fluxo só irá acontecer quando o contrato não possuir medições, pois após possuir pelo menos uma medição esse campo é bloqueado e sua alteração não é possível.

Reajustes Sempre que for adicionado/editado um índice de reajuste para o contrato, essa modificação será registrada para aprovação junto as demais alterações do contrato e enviadas para o FLUIG. A inclusão desta informação para aprovação será levada em consideração somente após a primeira aprovação.

Aditivos do contrato No anexo de aditivos, é possivel definir aditivos contratuais de data e de preço, todo aditivo que for feito também será levado em consideração para aprovação via workflow FLUIG, sendo que neste caso, os aditivos fazem sentido somente após a primeira aprovação de contrato, que será quando o contrato realmente existirá no TOP.

Associação de itens A execução do processo de associação de itens será feita quantas vezes for necessária, porém neste caso todas as associações serão enviadas para aprovação, inclusive a primeira realizada no contrato. Cada campo alterado na associação será levado em consideração, e será apresentado como uma modificação separada no FLUIG. Por exemplo: se for alterado o valor do associado e a quantidade será registrado separadamente a alteração do item "x" no valo associado e novamente a alteração no item "x" da quantidade.

Alterar quantidade do item A alteração de quantidade, é feita através da criação de um aditivo, gerando um registro da alteração da quantidade associada no anexo de "Alterações Aprovação de Contrato Fluig", que será enviado para Aprovação como ocorre com toda modificação feita no contrato. A nova quantidade será exibida após a aprovação do workflow e atualização dos dados da visão, quando o Aditivo mudar para Em andamento.

Realinhamento de preços O realinhamento de preço é um processo para aplicar o fator de correção do preço dos itens do contrato e também é levado em consideração no workflow de aprovação. Todas as mudanças de preços e o fator de realinhamento do item, são salvos separadamente como modificações. No caso do realinhamento só faz sentido após a primeira execução, quando os itens realmente estão registrados no TOP.

Status do Contrato
O Status do contrato adotará o histórico "Em Andamento" automaticamente, quando o workflow gerado for aprovado (status Aprovado) na Integração com o Fluig. Também atualizará o calculo do contrato de forma automática.
Para utilizar o controle por status , o projeto necessita utilizar o parâmetro "Utiliza status do contrato" definido em opções -> Parâmetros -> Totvs Obras e Projetos -> Projetos -> Contrato Parâmetros Contrato 
Outras informações sobre a utilização do histórico do contrato acesse : Histórico do contrato 

Como Fazer

Parametrização da Integração
Parâmetros Globais: - Acesse (Projeto|Globais); -Na aba "Integração FLUIG" preencha os campos de "Fluig comunidade"; -Na aba "FLUIG" Inserir o contexto do workflow.
Parâmetros do Projeto: -Aperte F6 ou Acesse (Projeto|Construção e Projetos|Projetos F6); -Na aba "Integração FLUIG" em "Parâmetros de Projetos \ Integração \ Integração FLUIG", marque a checkbox "Integração Fluig" e no campo Contratos marque a checkbox "Aprovação de contrato".
Gerar workflow de aprovação de contratos: Esse processo é responsável por recolher junto ao TOP todas as alterações relevantes que o usuário realizou no contrato e submete-las ao FLUIG, através da elaboração de um workflow no mesmo. Esse workflow é gerado em nome do usuário que o enviou, e nele estarão todas as informações pertinentes do contrato, bem como todas as alterações realizadas pelo usuário até aquele momento. Toda vez que ele executar o processo, um novo workflow com as alterações ainda não submetidas será criado, mesmo que já exista um workflow em andamento. Porém, o novo workflow conterá apenas as novas alterações. Podem existir mais de um workflow de aprovação para um mesmo contrato ainda não aprovados no FLUIG. Caso clique no processo sem haver nenhuma alteração no contrato, o processo será encerrado e não será gerado nenhum workflow.
Verificar workflow de aprovação de contratos Esse processo é responsável por consultar junto ao FLUIG qual o status atual dos workflows disparados para o contrato selecionado. Ele executa a seguinte regra lógica:
• Workflow registrado como aprovado no TOP, nada será feito; • Workflow registrado como reprovado no TOP, nada será feito; • Workflow registrado como não aprovado no TOP e também como não aprovado no FLUIG, nada será feito; • Workflow registrado como não aprovado no TOP e registrado como aprovado no FLUIG, o TOP irá importar para o contrato todas as alterações registradas por aquele workflow e irá colocá-lo no TOP como aprovado; • Workflow registrado como não aprovado no TOP e registrado como reprovado no FLUIG, o TOP irá ignorar as alterações registradas pelo workflow e irá colocá-lo como reprovado no TOP;
O workflow só terá seu estado alterado no TOP se em algumas das vezes que o processo de consulta, ele encontrar um workflow com estado "Aprovado" ou "Reprovado", qualquer coisa diferente disso ele permanecerá no TOP como "Em aprovação".

Cancelar workflow de aprovação de contratos Esse processo é responsável por cancelar o workflow gerado no Fluig. Para não descartar as alterações existentes nesse workflow, basta selecionar o checkbox apresentado durante a execução do processo, assim as alteração feitas serão incorporadas ao próximo workflow a ser gerado. Caso opte por descartar as alterações feitas anteriormente, basta não marcar o checkbox e elas serão excluídas ao fim da execução do processo de cancelamento do workflow.