Cómo configurar informes personalizables (ESTÁNDAR OPERACIÓN)

El Microsiga Protheus® ofrece el recurso personalización para algunos informes de archivos y movimientos. Este recurso tiene como principales funciones la definición de colores, estilos, tamaño, fuentes, divisiones, máscara de las celdas para cada sección, creación de fórmulas y funciones (Suma, Promedio, etc.), posibilidad de grabar las configuraciones por usuario y creación de gráfico.

Con la función Informes personalizables, el usuario puede modificar los informes estándares, creando sus propios layouts.

Cabe recordar que no son personalizables todos los informes. Por ejemplo, informes con layouts definidos previamente por ley y formularios (boletas, facturas, etc) no se podrán modificar.

Los informes personalizados se graban con extensión .PRT, diferenciándose de los informes estándares que reciben la extensión .##R.

Procedimiento

Cómo imprimir informes:

1. Al seleccionar el informe se mostrará al usuario la siguiente pantalla:
   El Sistema muestra en la ventana las posibilidades de configuración de impresión.
   

Impresión
La caja de listado que se muestra debe utilizarse de acuerdo con el medio de salida del informe. Vea a continuación.

• Archivo
  

El informe se grabará en disco con el nombre presentado. Si se elije la opción Servidor, éste se grabará en el directorio determinado por la contraseña del usuario, por medio del configurador, el cual estará siempre en el servidor (estándar \SPOOL\).

Al seleccionar Local se abrirá una ventana para que se elija el local en el cual se grabará el informe en la máquina del usuario.

• SpoolDirecciona el informe a impresión por medio de la configuración del Windows® de las impresoras que se instalaron.
• E-mail
  Envía el informe por e-mail (internet). Para esto, deben configurarse los siguientes parámetros en el módulo Configurador:
• MV_RELACNT

Define la cuenta de e-mail para identificar el origen de los informes.

Ejemplo:
[email protected]

• • MV_RELPSW

Define la contraseña de la cuenta de e-mail para envío de los informes.

• • MV_RELSERV

Define el servidor de la cuenta de e-mail para envío del informe.

Ejemplo:

smtp.totvs.com.br

Cuando se seleccione esta opción, debe informarse en el campo en destaque de la siguiente figura, el e-mail para el cual debe remitirse el informe. 

2. Después de completar todos los datos necesarios y hacer clic en Imprimir para enviar el informe, el sistema mostrará la ventana del Nuevo mensaje con la siguiente información:

• Asunto:
  En este campo se mostrará la sugerencia de asunto para el e-mail.
• Descripción:
  Informa la descripción del informe que se enviará.
• Recibir copia de e-mail:
  Seleccione esta caja para recibir una copia del e-mail del informe que se enviará.
  
  

•  Planilla:
  Exporta el informe al Microsoft Excel® en el formato XML
• HTML:
  Genera el informe en el formato HTML. Además, los informes generados pueden ampliarse o reducirse en la visualización.
• Servidor/Local:
  En las impresiones Archivo, Spool y HTML se puede seleccionar entre imprimir en el Servidor o en la Estación de trabajo (Local). En el módulo Configurador puede definirse si el usuario puede imprimir Servidor o Local.

Papel

• Tamaño del papel:
  Seleccione el tamaño del papel en el cual se imprimirá el informe.
  Las especificaciones de tamaño de papel son las estándar de mercado. De acuerdo con el formato escogido, el Protheus ajustará la impresión.
• Formato de impresión:
  Seleccione el formato de impresión, haciendo clic en los botones Vertical u Horizontal. Este procedimiento permite imprimir el informe de forma horizontal o verticalmente, respectivamente.

Configuraciones

• Título: Si desea modificar la opción sugerida por el Sistema, digite el encabezamiento del informe.
  
• Orden: Seleccione el orden en que se presentará la información en el informe, haciendo clic en una de las claves disponibles.
  
• Layout: Permite seleccionar el modelo del informe para impresión. A medida que se graben nuevos layout para un informe, sus nombres se listarán en esta caja.
• Preview: Muestra el informe generado en la pantalla permitiendo, a continuación, su envío para la impresora o la anulación de la impresión.
  
• Ejecutar en segundo plano: Esta opción permite que el informe se genere y envíe a la fila de impresión, mientras el usuario ejecuta otras tareas en el Sistema.

Parámetros

La configuración de parámetros sigue el mismo procedimiento que los informes estándar. Sin embargo, algunos informes personalizables de los módulos de Recursos humanos traen una nueva funcionalidad, en que es posible imprimir intervalos no secuenciales de datos. Para más información, consulte el tópico Cómo configurar un intervalo de datos en parámetros.

• Haga clic en Imprimir para iniciar la impresión o haga clic en Personalizar para continuar con las configuraciones del informe. Esta opción muestra ventanas para la construcción de una nueva apariencia para el informe.

Gestión de empresas

Puesta a disposición una nueva funcionalidad en los informes (TREPORT) que permite la ejecución de filtros utilizando el concepto de Gestión de empresas.

1. En la ventana de Opciones del informe, haga clic en Gestión de empresas.

2. Al hacer clic en el botón se mostrarán las opciones de filtro. 

3. Marque los niveles de Gestión de empresas que se deberán filtrar y rellene los filtros De/A conforme deseado.

4. Tras la confirmación del filtro, haga clic en Imprimir.

5. Se mostrará la información de acuerdo con el filtro seleccionado y en la última página impresa se mostrarán los totales para cada nivel del Gestión de empresas.

Personalizar

A la izquierda de la ventana Personalizar, se muestran las secciones del informe que representan los diferentes grupos de información exhibidos, por ejemplo, los datos del Informe de comisiones que se dividen en las secciones o divisiones: Informe de comisiones, Identificación del vendedor, Datos de los títulos y Valores totales.

Sección principal

La primera sección es la principal y define las características generales de todo el informe.

Para la sección principal es posible definir:

Propiedades

• Altura de la línea
  La altura estándar para todas las líneas del informe. Es recomendable que esta configuración se defina considerando el tamaño de la fuente utilizada.
  También podrá definirse la altura de las líneas para cada sección. El Sistema aplicará de forma especial las alturas de las líneas.
• Espaciamiento entre columnas
  Define el espaciamiento en puntos (carácter) entre las columnas
• Margen izquierdo
  Al margen izquierdo en puntos (carácter) para todo el informe. También será posible definir el margen izquierdo de cada sección, creando identificaciones en la disposición de los datos.
• Número inicial de la página
  El número de la página del informe en la cual debe iniciarse la impresión. Este recurso es útil cuando se desea reiniciar la impresión a partir de una página del informe.
• Fuente
  La fuente y el tamaño de letra que se utilizará en todo informe. Se listan todas las fuentes disponibles en el módulo operativo, sin embargo, el tamaño de la fuente está limitado a 16 puntos.
  
• Negrita
  La fuente utilizada en el informe puede imprimirse más grueso que lo común.
• Subrayado
  La fuente utilizada en el informe puede imprimirse subrayada, marcada.
• Imprimir
  Define la presentación o inhibición de los datos de: encabezamiento del informe, pie de página, páginas iniciales de configuración de los parámetros, información u observaciones adicionales y respeta la autorización de la contraseña del usuario.

Layouts

Permite borrar los Layouts de impresión grabados por el usuario.

Visualización de Layout

Permite visualizar como se imprimirá el informe para el Layout configurado.

Secciones específicas

Al abrir el árbol de las secciones, se muestran las secciones específicas del informe, que pueden recibir atributos individualmente. Basta posicionar sobre el título de la sección y configurarla.

Por ejemplo:

Para la sección Vendedor, se utiliza un destaque con bordes y para la sección Datos de los títulos, se efectúa el destaque por medio del color.

Vea que existen tres áreas para la configuración de secciones: Propiedades (que se muestra automáticamente); Celdas y Filtro (que se muestran en la parte inferior de la ventana).

Para las secciones específicas es posible definir:

Propiedades

Imprimir

Define si deben imprimirse los datos de los ítems de la sección. Si se inhibe la sección, sólo se mostrarán sus totales de valores, como en un informe sintético.

• Título de la sección
  Define si se imprimirá el título de la sección.
• Celdas en línea
  Define si las celdas (campos) se mostrarán en formato de columna o de líneas. Si se marca Líneas, en Columnas (celdas en línea), es posible definir cuántas celdas por línea deben imprimirse.

Encabezado de las celdas

Define si deben mostrarse los encabezamientos de las celdas (nombres de los campos).

• Al inicio de la página
  Configura la presentación del encabezamiento encima de cada celda (al inicio de la página).
• Después de las divisiones
  Repite el encabezamiento siempre que haya salto de página.

Altura y espaciamiento entre líneas

Es posible ajustar la altura de la línea y el espaciamiento entre líneas. Es recomendable que esta configuración se defina considerando el tamaño de la fuente utilizada.

Margen izquierdo

El espacio en puntos hacia el margen izquierdo de la sección. Para la impresión se considerará el margen del informe más el margen de la sección.

División de línea en la impresión de columnas

Cuando el informe tiene muchas columnas, dependiendo del tamaño de la fuente que se utiliza, puede ocasionar el truncamiento de información. De esta manera, con esta opción marcada, si no caben todas las columnas en la misma línea, el Sistema continuará imprimiendo los datos en la siguiente línea.

Ajustar celdas

Si se utiliza un tamaño grande de fuente, puede ser necesario ajustar el tamaño de las columnas para que sea posible contrabalancear el espacio utilizado y prevenir que los datos no se trunquen.

El Sistema proporciona automáticamente todos los tamaños de las columnas, aproximando la información de acuerdo con la cantidad de posiciones de los campos. Aún así, puede ocurrir el truncamiento de los títulos y de los datos de la columna si no hay espacio suficiente.

También es posible realizar el ajuste individual de las celdas, vea en el tópico Celdas.

Saltar página antes

Marque esta opción para imprimir cada sección en una nueva página.

Color

Se pueden definir colores en RBG para el fondo y para la fuente de la sección. En el primer botón, se define el color del fondo y en el segundo botón, el color de la fuente.

Para seleccionar, elija el color en el lado izquierdo de la ventana o gire el triángulo en dirección al color deseado y arrastre el punto interno hasta el tono deseado. También pueden digitarse las cantidades de Rojo, Verde y Azul para componer el color.

Borde

Es posible imprimir líneas para separar la información de las secciones, utilizando el recurso de bordes. En el primer botón, se define el borde para la celda y en el segundo botón, se define el borde para el encabezado de la celda.

Para separar las secciones, puede aplicarse el borde superior, inferior y laterales, basta hacer clic en cada lado.

Celdas

Cada sección muestra un conjunto de celdas.

Las celdas son las columnas de los campos mostrados por las secciones del informe. Para agregar o borrar columnas, y definir sus atributos, basta hacer clic sobre la barra Celda que se muestra en la parte inferior de la ventana.

Al lado izquierdo, se listan los campos de las tablas de datos utilizadas en el informe.

Al lado derecho Celdas se listan los campos seleccionados para mostrarse en la sección que se está definiendo.

Para agregar o borrar celdas en la sección, basta hacer clic sobre éstas y utilizar los botones con las flechas. Las celdas también pueden moverse para arriba o para abajo, modificando sus posiciones en el informe.

Al lado derecho de la ventana, se definen las propiedades de cada celda:

• Título: Se sugiere el título del campo, pero puede modificarse.
  
• Tamaño: Cantidad de posiciones reservadas para mostrar los datos de la celda. Se sugiere el tamaño del campo.
  
• Máscara: Formato para mostrar los datos en el lenguaje AdvPL. Se sugiere la máscara estándar del campo.
  
• Alineamiento y alineamiento del título: Alineamiento de los datos de las celdas y del título. Con el alineamiento automático, el Sistema analiza el tipo de campo y se alinea a la izquierda si es un carácter, memo, fecha o lógico y a la derecha si es numérico, siempre y cuando esté configurado en el Diccionario de Datos (SX3).
  
• Autoajustar: De la misma manera que el ajuste de la sección, es posible definir individualmente el ajuste automático del ancho de la celda.
  
• División de líneas para texto largo: Si el campo es del tipo carácter o memo, se efectuará la división automática de línea para exhibir todo el texto.
  
• Considerar el tamaño del encabezado: Si el tamaño del dato por imprimirse fuera menor que el encabezamiento, se considerará el tamaño del encabezamiento.
  Si no se habilita esta caja, puede cortarse incluso el título de la celda para que sea posible ajustar la visualización de los datos.
  
• Color y borde: De la misma forma que la configuración de la sección, pueden especificarse bordes, colores de fondo y fuente, especialmente para una celda.
  
• Condicional: Permite crear, editar o borrar condiciones para imprimir los datos con colores diferenciados.
  

Fórmulas

La creación de fórmulas permite realizar cálculos con las celdas seleccionadas para el informe. Es posible crear estructuras complejas de fórmulas, utilizando comandos en AdvPL.

La elaboración de fórmulas debe realizarse de forma acertada, pues puede comprometerse el desempeño del procesamiento del informe. Para cada línea impresa de la celda, el Sistema necesita calcular la fórmula nuevamente.

Para definirlas, haga clic en el campo Fórmula y, a continuación, en Flecha.

A continuación, se mostrará la pantalla en la cual al lado derecho de la ventana, se listan las celdas del informe.

Para utilizar una celda en la fórmula, haga doble clic sobre ésta. El área de la fórmula, la representará como CELL (<orden>). A partir de allí, las fórmulas pueden componerse por funciones AdvPL, utilizando comandos de repetición como If, While, For, o con simples operaciones matemáticas.

Acumuladores

Los acumuladores permiten crear celdas con total, media, mínimo y máximo con base en otras celdas numéricas y también crear celdas de conteo de ocurrencias con base en cualquier dato.

Para definirlas, haga clic en Acumulador y, a continuación, en Flecha.

A partir de un acumulador también se crean gráficos para mostrarlos al final del informe.

Se muestra la siguiente pantalla:

Acumulador

• Tipo: Define el tipo de acumulador que se creará: totalizador, valor mínimo, valor máximo, promedio o contador de ocurrencias.
  
• Agrupar por: Los acumuladores se crean con base en una celda agrupadora, por ejemplo: para crear un acumulador que totalice las comisiones facturadas por la venta de cada cliente, es necesario que los valores se agrupen por cliente.
  En este caso, basta hacer doble clic sobre el nombre de la celda Cliente, en la lista de celdas a la derecha, para incluirla en el campo Agrupar por. Es posible agrupar el acumulador por más de una celda.
• Fórmula: Es el dato que se acumulará. Por ejemplo: Comisión.
  En este caso, basta hacer doble clic sobre el nombre de la celda Comisión, en la lista de celdas a la derecha, para incluirla en el campo Fórmula.
  
  Pueden utilizarse expresiones en AdvPL para la composición del acumulador.
• Imprimir al final del informe: Los acumuladores pueden imprimirse separadamente al final del informe como una estadística de los datos mostrados.
  

Gráfico

• Tipo: A partir del Acumulador pueden crearse diferentes tipos de gráficos (barra, línea, torta, etc.). Los gráficos se graban en archivos .BMP, con el mismo nombre del archivo del informe.Si existen varios acumuladores con gráficos, los archivos .BMP se grabarán en secuencia (matr1501,bmp, matr1502,bmp, etc) en el directorio de spool. Si se borra el archivo .BMP, dejará de mostrarse el gráfico.
• Nombre: Define un nombre para el gráfico.
  
• Nombre de la serie: Define el nombre para la serie del gráfico.
  
• Imprimir al final del informe: El gráfico se mostrará al final del informe.

Celda

• Título: Define un título para la celda.
  
• Tamaño: Define el tamaño de la celda para la serie del gráfico.
  
• Máscara: Define el formato del dato que se imprimirá.
  
• Imprimir: Un acumulador puede utilizarse únicamente para la creación del gráfico, de esta manera, si no hay interés en mostrarlo en el informe, basta desmarcar esta opción.

Filtros

Los filtros seleccionan los datos del informe, a partir de condiciones definidas por el usuario. Para definir un filtro, se utilizan las tablas de la sección principal.

Por lo tanto, para definir un filtro, posicione sobre la sección principal, y haga clic en la barra Filtro que se muestra en la parte inferior de la ventana.

Los campos de la tabla principal estarán disponibles para la composición de los Filtros.

Después de la configuración del informe, haga clic en Grabar para grabar el modelo y utilizarlo siempre que sea necesario.

A continuación, en la ventana inicial de configuración del informe, haga clic en OK para generar el informe.