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Hablando de Iniciar Solicitud...
Una vez que el proceso haya sido totalmente modelado y esté liberado para su utilización, los usuarios que tienen permiso pueden iniciar solicitudes del proceso.
Durante todo el período en que una solicitud esté activa, esta utilizará las actividades y flujos definidos en la versión en la que se creó, incluso cuando se liberen versiones nuevas.
El área de decisión presenta las opciones de actividades y usuarios disponibles para movimiento de la solicitud.
El área de instrucciones presenta las instrucciones definidas para el proceso y para la actividad actual. Las instrucciones es información con el objetivo de ayudar en la ejecución del proceso y de la actividad actual.
Para cada opción de actividad disponible, la plataforma calcula la lista de usuarios válidos para la actividad, según el mecanismo de asignación definido para la misma. Si la actividad fuere conjunta, se pueden seleccionar varios usuarios utilizando la tecla Ctrl.
Cuando el mecanismo de asignación no logra encontrar un usuario que cumpla con los requisitos definidos para la actividad, esta pasa a asignarse al gestor del proceso.
Es posible transferir la actividad a otro usuario. Para ello se debe seleccionar la opción Transferir, que aparece cuando se activa la flecha localizada a la derecha de Enviar, y seleccionar el usuario que debe recibir la tarea. Existen casos en los que la opción Transferir no estará disponible, esto ocurre cuando en la actividad se configuró que la misma no debe permitir la transferencia.
En caso de transferencia, la fecha límite para ejecución de la tarea no se modifica.
En caso que el ejecutor de la actividad necesite realizar algún registro en la actividad (inclusión de adjuntos, modificación en los datos del formulario o inclusión de observaciones en la solicitud) y en ese momento no pretende mover la tarea a la próxima actividad, se puede grabar la información utilizando el botón Guardar.
Cada solicitud iniciada recibe una identificación numérica que representa su Esta identificación numérica es común para todos los procesos creados en la plataforma.
En esta ventana también se puede definir un proceso como favorito y copiar su link que lo redirecciona directamente a la apertura de solicitud.
Ruta Básica
01. En el menú principal, activar Procesos.
02. Activar Iniciar solicitudes.
03. En la lista de categorías y subcategorías de procesos disponibles, localizar y seleccionar el proceso del cual se desea iniciar una solicitud.
Es posible encontrar un proceso específico mediante el campo Buscar, ubicado en la parte superior izquierda de la ventana. La búsqueda puede realizarse por proceso, por la categoría o por subcategoría a la que pertenece el proceso.
04. Complete los datos del formulario, si hubiere.
Los campos que aparecen en el formulario se definen previamente mediante el recurso Formulario, el cual permite estandarizar el formato, la disponibilidad y los campos que se completarán en determinada actividad.
05. Si así lo desea, activar la solapa Detalles para visualizar más información sobre el proceso, su diagrama e instrucciones.
El diagrama del flujo de un proceso, permite identificar la actividad actual y la verificación de los flujos de avance y retorno posibles.
06. Si así lo desea, activar la solapa Complementospara introducir observaciones en la solicitud.
Esta solapa permite registrar comentarios sobre la ejecución de la actividad. Estos comentarios se almacenan en el historial de la solicitud.
07. En el campo que aparece, introducir el comentario y activar Agregar complemento.
08. Si así lo desea, activar la solapa Adjuntos para adjuntar documentos a la solicitud.
La solapa permite adjuntar a la solicitud, cualquier tipo de documento existente en la plataforma, o incluso, hacer upload de nuevos archivos. También se pueden eliminar los adjuntos existentes. La ejecución de estas acciones depende de la definición de seguridad de los adjuntos configurada para el proceso.
09. Activar Cargar archivo – para adjuntar un archivo por upload - o Buscar en el ECM - para adjuntar un documento que ya está publicado en la plataforma.
10. Localizar el documento y confirmar.
11. Activar Enviar.
Al activar Enviar, la solicitud se creará y se moverá a la próxima actividad elegida en el campo Próxima actividad.
También se puede inicializar el proceso activando Guardar, que aparece cuando se activa la flecha localizada al lado de Enviar. Sin embargo, de esta forma se guarda la información introducida y la solicitud permanece en la actividad inicial y queda bajo la responsabilidad del usuario solicitante, siendo necesario acceder a la Central de tareas para moverla hacia la próxima actividad.
12. Definir la información solicitada que aparece en la ventana.
Próxima actividad
Actividad a la que se reenviará la solicitud. Las actividades que aparecen en el recuadro de selección, son las actividades de avance o retorno que se configuran para la actividad en cuestión.
Responsable
Usuario que será responsable de ejecutar la actividad a la cual se reenviará la solicitud. El usuario elegido será responsable de la actividad elegida en el campo Próxima actividad. Existen casos en los que esta opción no aparecerá, esto sucede cuando la actividad elegida en el campo Próxima actividad tiene alguna condición de asignación por la que no se necesite seleccionar el usuario, como por ejemplo un mecanismo de asignación pool para grupo o papel, o una actividad conjunta para todos los usuarios.
Contraseña
Contraseña del usuario autenticado que está iniciando la solicitud. Este campo únicamente aparece cuando en el proceso se define que la misma se debe pedir cuando se inicia una solicitud.
Anotaciones
Tiempo que toma iniciar la solicitud en horas. Este campo únicamente aparecerá cuando en el proceso se definió que se deben anotar las horas al iniciar una solicitud.
Repositorio
Repositorio en donde se encuentra el certificado digital que se va a utilizar para firmar digitalmente la actividad de inicio de la solicitud. Este campo únicamente aparece cuando la actividad de inicio de la solicitud exige firma digital.
Certificado
Certificado que se utilizará para firmar digitalmente la actividad de inicio de la solicitud.
13. Activar Enviar.
Rutas alternativas
Copiar link del proceso
01. En la lista de categorías y subcategorías de procesos disponibles, localizar y seleccionar el proceso del cual se desea copiar el link que redirige a la apertura de solicitudes.
Es posible encontrar un proceso específico mediante el campo Buscar, ubicado en la parte superior izquierda de la ventana. La búsqueda puede realizarse por proceso, por la categoría o por subcategoría a la que pertenece el proceso.
02. Activar el ícono link para la solicitud, localizado a la derecha del nombre del proceso.
Para activar este icono el link que redirige a la ventana de inicialización de solicitudes del proceso se copia en el área de transferencia, y se puede pegar en el lugar deseado.
Definir proceso como favorito
La definición de un proceso como favorito tiene como objetivo facilitar su localización para posterior inicialización de solicitudes.
01. En la lista de categorías y subcategorías de procesos disponibles, localizar y seleccionar el proceso del cual se desea definir como favorito.
Conozca má
Es posible encontrar un proceso específico mediante el campo Buscar, ubicado en la parte superior izquierda de la ventana. La búsqueda puede realizarse por proceso, por la categoría o por subcategoría a la que pertenece el proceso.
02. Activar el ícono Agregar a los favoritos, representado por una estrella, ubicado a la derecha del nombre del proceso.
03. Visualizar el proceso en el área de procesos favoritos.
Los procesos definidos como favoritos también pueden verse en Procesos favoritos.
Eliminar proceso de los favoritos
01. En el área de procesos favoritos, localizar el proceso que se desea eliminar de los favoritos.
02. Activar el ícono Proceso favorito, representado por una estrella, ubicado a la derecha del nombre del proceso.
Al activarse este icono, el proceso deja de aparecer en el área de procesos favoritos.
¡Esté atento!
Esta documentación es válida a partir de la actualización 1.5.11. Si utiliza una actualización anterior, la misma puede contener información diferente de la que usted ve en su plataforma.
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