Controla o acesso dos visitantes externos em uma empresa, desde a sua identificação até o momento da saída, possibilitando também controlar o agendamento das visitas e recepcionar os visitantes.
O controle das visitas efetuadas é iniciado após a identificação do visitante, pois o Sistema permite que seja informada a área a ser visitada (Departamento de Vendas, por exemplo) ou a pessoa a ser contatada (algum colaborador do Departamento de Vendas). O preenchimento de alguns campos exige o fornecimento de outros.
Por exemplo:
Se as informações de entrada forem fornecidas, o crachá deve ser informado. Não é possível informar a saída sem a realização do processo de entrada, e assim sucessivamente.
As opções Visualização e Exclusão exibem as marcações dos visitantes efetuadas em Leitura/Apontamento de Marcações. |
Procedimentos
Para cadastrar visitas:
- Em Visitas, selecione Incluir.
2. Preencha os dados conforme orientação do help de campo.
As visitas podem ser cadastradas, previamente agendadas. Consulte o tópico Agendamento de Visita para mais detalhes. |
3. Confira os dados e confirme.
4. Na tela de abertura da manutenção de visitas, é possível verificar o Cadastro de Visitantes.
5. Posicione o cursor sobre o registro da visita desejada e pressione a tecla [F6], para que o Sistema abra a janela do Cadastro de Visitantes.
6. Preencha os dados necessários e confirme.
7. No menu, estão disponíveis as opções:
- Entrada - registra os dados da entrada do visitante, sendo possível apenas sobre o registro classificado como Agendada (
).
- Entrada - registra os dados da entrada do visitante, sendo possível apenas sobre o registro classificado como Agendada (
- Saída - registra os dados da saída do visitante, quando finalizada a visita, sendo possível apenas sobre os registros classificados como Em visita (
) e Agendada () e, desta forma, classificando saída das visitas como Encerradas (
).
- Saída - registra os dados da saída do visitante, quando finalizada a visita, sendo possível apenas sobre os registros classificados como Em visita (
- Filtro - Ferramenta para montar um filtro de dados dos visitantes. Permite a criação de regras para seleção de visitas conforme critérios definidos pelo usuário. Como exemplo, é possível desconsiderar registros de visitas anteriores ou selecionar visitantes de uma mesma empresa, ou visitas para a data do dia corrente de uma filial, entre outros.
- Emissão - permite a configuração e emissão de etiquetas para os crachás de visitantes.
- Legenda - classifica os visitantes em visita.
- Legenda - classifica os visitantes em visita.
8. Selecione conforme necessidade, seguindo as orientações do help.
9. Para consultar os dados do visitante, no momento da visita, pressione a tecla [F6].
O Sistema apresenta a tela de Cadastro de Visitantes.
10. Para alterar os dados do visitante, no momento da visita, pressione a tecla [F7].
O Sistema apresenta a tela do Cadastro de Visitantes, permitindo alterar os dados cadastrais desse visitante, naquele momento.
Exemplo:
Suponha que o visitante, já na portaria ou recepção da empresa, constate que seu sobrenome está incorreto.
O atendente que o estiver recebendo, com acesso ao Sistema, pode, no mesmo momento do registro de entrada desse visitante, pressionar a tecla [F7] e corrigir seu sobrenome.
Dessa forma, a etiqueta, se for impressa, já estará com nome correto do visitante, ou simplesmente o cadastro do visitante será corrigido.
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