La información requerida es:
Comentario
Breve descripción con información relevante sobre el documento y su contenido.
Tags
Etiquetas atribuidas al documento para facilitar la búsqueda posteriormente. Las tags funcionan como palabras clave y permiten etiquetar el documento de manera más informal y personal. Se puede buscar el documento por navegación o en la búsqueda. Insertar con o sin el carácter "#" para activar el auto complete de tags en el campo de tags. El Auto complete muestra una lista desplegable con las cinco tagsmás utilizadas a partir de los caracteres digitados después del carácter "#".
Descripción versión/revisión
Descripción de la versión/revisión actual del documento.
Versión/revisión
Número de la versión/revisión inicial del documento que se está publicando. Este campo únicamente está habilitado cuando se incluye un documento y cuando está marcado el campo «Control manual de la versión inicial», del recurso Parámetros generales de la guía de control en el panel de control. Cuando el campo del Panel de control no está marcado, se atribuye automáticamente la versión/revisión "1000" para el documento y no se puede modificarla. El formato de este campo es numérico (999.999), siendo que los tres primeros números representan la versión y los otros tres representan la revisión. Después de la primera publicación, la plataforma controlará automáticamente la evolución de las versiones y revisiones, y no permitirá que se alteren los números. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva versión/revisión.
Crear versión/revisión obligatoria
Cuando está marca, determina que el documento no se puede modificar y se debe mantener la misma versión/revisión, o sea, que solo se pueden hacer efectivas las modificaciones creando una nueva versión o revisión del mismo. Si en la publicación del documento, se marcó este campo, el mismo permanece desactivado al editar las propiedades del documento.
¿El documento caduca?
Cuando está marcado, determina que el documento caducará en la fecha informada en el campo «Válido hasta». De lo contrario, el documento no caducará y la fecha informada en el campo "Válido hasta" no es considerada. Esta opción será mostrada como marcada cuando el campo "¿Documento caduca?", del recurso Parámetros generales de la guía del Panel de Control, está marcado.
Período de notificación de caducidad
Período de antecedencia – en días – a partir del cual se iniciará la emisión de notificación de caducidad del documento. Si se inserta cero (0) se considerará el número de días informado en los parámetros generales de la plataforma.
Válido desde
Fecha a partir de la cual estará disponible el documento para los usuarios – de acuerdo con los permisos de acceso. Esta fecha le permite al autor del documento agendar su visualización para los demás usuarios de la plataforma, ya que solo se exhibirá a partir de esta fecha. Cuando el documento es válido solo a partir de una fecha futura, para el autor aparece identificado con una flecha roja que representa que es un documento futuro. La fecha para publicación futura no puede ser menor que la fecha corriente y la publicación futura no envía e-mail de notificación (aprobación, nueva versión/revisión del documento etc.).
Válido hasta
Fecha a partir de la cual el documento será considerado como caduco cuando la opción «Documento caduco?» esté marcada. La fecha de caducidad es sugerida considerando el campo "Días de caducidad de documentos" – del recurso Parámetros de la guía Generales del Panel de Control – cuando tenga algún valor definido. Si el campo "Documento caduca" de este recurso no está marcado, esta fecha no se considera.
Tipo de documento
Tipo al que pertenece el documento.
Asunto
Asunto al que está relacionado el documento.
Tipo de ícono
Elemento gráfico para representar el documento. Cuando no se selecciona el ícono, se asocia un ícono estándar con base en la extensión del archivo.
Autor
Usuario autor del documento que está siendo creado.
Idioma
Idioma al que será relacionado el documento. El idioma se utiliza para indexar la información del contenido y del documento. La información indexada se utiliza en las búsquedas por contenido. Como estándar, se muestra el idioma determinado en las preferencias del usuario. Si no está definido en el perfil del usuario, se sugiere idioma estándar definido en los Parámetros generales de la plataforma.
¿Notificar?
Cuando se marca, determina que los usuarios que poseen el asunto relacionado al documento como asunto de interés serán notificados sobre la publicación. Si el asunto relacionado al documento es uno obligatorio, todos los usuarios activos serán notificados, independientemente de que tengan o no el asunto como interés.
¿Permite download e impresión?
Cuando está marcada, se determina que el documento permite que los usuarios con permiso hagan download e impresión de su contenido, es decir, la opción Download e impresión en la pestaña Seguridad del documento está marcada para un usuario o un grupo al cual pertenece.
¿Actualiza propiedades de copia controlada?
Cuando está marcada, efectúa la actualización de la información en las propiedades del documento, que se necesita para imprimir la copia controlada del documento.
¿Utiliza visualizador interno?
Cuando está marcada, determina que el documento aparecerá en el visualizador interno de la plataforma. Por estándar este campo aparece marcado y los documentos se muestran en el visualizador interno. Este campo solamente se habilita para alteración cuando se define que no debe ser heredado de la carpeta principal.