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Hablando de documentos...
Documentos son todos los archivos publicados por el usuario. Pueden ser archivos de texto, imágenes, planillas, vídeos, etc.
Para crear documentos, el usuario debe tener permiso de grabación en el lugar elegido. El administrador puede crear documentos, independientemente de la seguridad definida.
Aquellos documentos creados por la opción simplificada o por la opción drag and drop heredan la seguridad, la aprobación y las propiedades de la carpeta principal.
El upload de documentos se interrumpirá si el usuario sale de la página de navegación de documentos mientras está subiendo.
No está permitido incluir documentos en la carpeta principal de la navegación de documentos. Y, tampoco se permite incluir documentos mayores al tamaño máximo por archivo definido en la plataforma.
La opción de creación de documentos arrastrar y soltar (drag and drop) puede ser limitada por el navegador utilizado. Puede obtener información sobre los recursos soportados por cada navegador en Compatibilidad de navegadores para Drag and Dropde archivos..
Para utilizar el drag and drop en el navegador Internet Explorer en la versión 9, es necesario instalar el plugin Microsoft Silverlight. En este caso, al arrastrar archivos a la plataforma, se presentará un mensaje informando sobre la instalación. Basta seguir las orientaciones para instalar y ampliar la experiencia de uso.
Internet Explorer en su versión 9 no permite la creación de documentos múltiples, siendo posible crear un documento por vez utilizando la publicación simplificada.
Ruta básica
01. Localice y active el nombre del documento que desea visualizar.
02. Visualice el contenido del documento accedido.
Cuando se visualiza el documento se pueden efectuar algunas acciones, tales como, ver sus propiedades, ver su información social, copiar su enlace, entre otras opciones. Puede obtener más información en Visualización de documentos.
Rutas alternativas
Incluir Documento
01. En la carpeta que desea crear el documento, active Cargar archivos, situado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
02. Busque y seleccione el documento a incluir.
03. Visualice el progreso de upload y, posteriormente el documento publicado.
Al confirmar la acción, el documento se creará en la navegación, siempre que el usuario posea permiso de grabación en el lugar elegido.
Es posible acompañar el progreso de la publicación en la parte inferior de la ventana. Para visualizar los detalles del proceso, accionar la flecha ubicada en la esquina superior derecha de la ventana de progreso.
Para anular el upload de un documento, basta activar la opción Anular, ubicada al lado del nombre del documento, o Anular todos, ubicada al lado del recuadro que muestra el progreso del upload, si se está creando más de un documento.
Si surgen inconsistencias durante el upload, es posible activar la opción Ver detalles y verificar la descripción de lo ocurrido.
Incluir documento – drag and drop
01. En el lugar deseado para la creación del documento, arrastre el documento deseado desde el lugar en donde se encuentra y suéltelo en el recuadro Suelte sus archivos aquí, el cual aparece en la navegación de documentos al realizar la acción de arrastrar y soltar (drag and drop).
Cuando el documento se suelta en el lugar indicado, se inicia el proceso de upload y publicación, siempre que el usuario posea por lo menos un perfil de grabación.
En la parte inferior de la ventana, se puede seguir el progreso de la publicación. La opción Anular Todos permite abortar la creación del nuevo documento. Para visualizar los detalles del proceso, active la flecha ubicada en la esquina superior derecha de la ventana de progreso.
Si surgen inconsistencias durante el upload, puede activar la opción Ver detalles y verificar la descripción de lo ocurrido.
Incluir documento - avanzado
01. En el lugar en donde desea crear el documento, active Más, localizado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
02. Active Nuevo documento (avanzado).
Al activar esta opción, aparece la ventana en donde se puede incluir un documento en el modo avanzado, o sea, que permite definir las propiedades del documento. Puede obtener más información en Documento (avanzado).
Solicitar permiso adicional en el documento
01. Localice el documento para el cual desea solicitar permisos adicionales.
02. Posicione el mouse sobre el nombre del documento.
03. Active Solicitar permisos adicionales, ubicado en el recuadro que muestra la información general del documento.
Al activar esta opción aparece la ventana en donde se puede solicitar permisos adicionales para el documento. Puede obtener más información en Solicitar permiso adicional en la carpeta o en documento.
Visualizar adjuntos del documento
01. Localice el documento del que desea visualizar los adjuntos.
02. Accione Visualizar adjuntos, localizado a la derecha del nombre del documento y representado por un clip.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se pueden visualizar los adjuntos del documento. Se puede obtener más información en {0>Visualización de adjuntos de documento<0}.
Realizar reunión sobre documento
01. Localice el documento a partir del cual desea iniciar una reunión.
02. Active Nueva reunión, localizado a la derecha del nombre del documento y representado por un ícono anaranjado.
También se puede iniciar una reunión seleccionando el documento, activando Más, desde la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana y, luego activando Crear reunión.
03. Introduzca los usuarios que deben participar de la reunión.
04. Active Iniciar.
Cuando se activa esta opción, aparece la ventana en donde se puede realizar la reunión a partir del documento. Puede obtener más información en Reunión.
Definir prioridad para documento
01. Localice el documento para el cual desea definir prioridad.
02. Introduzca la prioridad deseada para el documento en la columna Prioridad.
Efectuar acción social para documento
01. Localice el documento para el cual desea efectuar una acción social.
02. Active el ícono correspondiente a la acción social que desea, localizado en el área de acciones sociales, ubicado a la derecha del nombre del documento.
Hacer el seguimiento del documento
01. Localice el documento que desea monitorear.
02. Active el ícono Notificar, localizado después del área de acciones sociales, a la derecha del nombre del documento.
Definir documento como favorito
01. Localice el documento que desea definir como favorito.
02. Active el ícono Agregar a favoritos, representado por una estrella, ubicado a la derecha del nombre del documento.
Crear notas en el documento
01. Localice el documento en el que desea hacer anotaciones.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Active Iniciar notas.
Renombrar documento
01. Localice el documento que desea renombrar.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Active Renombrar.
Actualizar archivo físico del documento
01. Busque y seleccione el documento para el cual se actualizará el archivo físico.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Activar Actualizar archivo.
Editar contenido del documento
01. Localice el documento del que desea editar el contenido.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Active Editar contenido.
04. En el mensaje que aparece, activar Sí para realizar el check-out del documento.
Efectúe download del documento
01. Localice el documento del que desea efectuar download.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Active Download.
Editar propiedades del documento
01. Localice el documento del que desea editar las propiedades.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Active Propiedades.
Restaurar versión del documento
01. Localice el documento del que desea restaurar una versión antigua.
02. Active Más opciones, ubicado a la derecha del nombre del documento.
03. Active Propiedades.
Copiar documento
01. Localice y seleccione el documento que desea copiar en otro lugar.
02. Active Copiar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
Recortar documento
01. Localice y seleccione el documento que desea recortar en otro lugar.
02. Active Recortar, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
Replicar documento
01. Localice y seleccione el documento del cual desea crear un documento replicado.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Activar Replicar.
Imprimir copia controlada del documento
01. Busque y seleccione el documento que desea imprimir una copia controlada.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active imprimir copia controlada.
Borrar documento
01. Localice y seleccione el documento que desea eliminar.
02. Active Más, ubicado en la barra de acciones de la parte superior izquierda de la ventana.
03. Active Eliminar.
¡Esté atento!
Esta documentación es válida desde la actualización 1.5.10. Si utiliza una actualización anterior, puede contener información diferente de la que usted ve en su plataforma.
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