Guia de Reembolso gerada a partir do momento da confirmação da solicitação de Reembolso via Portal do Beneficiário ou Remote

Descrição

Implementada melhoria no sistema que visa gerar a Guia de Reembolso automaticamente assim que o beneficiário ou usuário do sistema protocolar um pedido de Protocolo de Reembolso na rotina apropriada, ou seja, assim que o usuário finalizar a sua Solicitação de Reembolso via Portal ou a inclusão dessa solicitação ocorrer via sistema, será gerada de forma automática com as informações disponibilizadas a Guia de Reembolso no Digitação de Contas, para efeitos contábeis e financeiros.

Além disso, caso a operadora realize alguma alteração no Protocolo de Reembolso, como alteração de valor, inclusão e/ou exclusão de itens e outras alterações permitidas, serão refletidas na Guia de Reembolso gerada, de forma que esta guia fique igual aos itens e cabeçalho do Protocolo de Reembolso. Quando o protocolo virar uma autorização, a Guia será atualizada com os valores devidos e demais alterações que ocorrerem na Autorização do Reembolso serão refletidas na Guia já existente.

Desta forma, temos como desde o inicio da finalização da solicitação de reembolso a possibilidade de provisionar esta Guia de Reembolso e sua atualização será feita de forma síncrona com as atualizações ocorridas durante a análise do protocolo de reembolso e autorização do reembolso, resultando numa única guia em todo o processo.

CONFIGURAÇÃO DE PARÂMETROS

1. No Configurador (SIGACFG), acesse Ambientes/Cadastros/Parâmetros (CFGX017). Configure o parâmetro abaixo com o código conforme tabela genérica BW que deseja utilizar para justificar o motivo do bloqueio da guia de reembolso, quando o protocolo de reembolso ficar como indeferido.

OBS:  Para acessar a tabela BW, vá em Configurador (SIGACFG) / Base de Dados / Dicionários e na próxima tela, selecione a opção Tabelas Genéricas.

Procedimento para Utilização

Geração automática da Guia de Reembolso - Funcionamento.

• Via Portal do Beneficiário:

1. O beneficiário acessa o portal com seu usuário e senha e procede com a inclusão de uma Solicitação de Reembolso.
2. Quando optar em Finalizar a solicitação, o sistema irá colocar esta solicitação no status de Protocolado e irá gerar de forma automática a Guia de Reembolso no Digitação de Contas, com as informações preenchidas pelo usuário de cabelho e itens da solicitação.

3. Para diferenciar das demais guias de Reembolso que são criadas no sistema, a aplicação verifica se já não existe uma PEG aberta para as guias do tipo de reembolso no local de Digitação das Guias Off-line. Ou seja, o local destas guias geradas de forma automática no final da solicitação é o mesmo do Digitação de Contas no Portal, de forma a separar das demais Guias. 

   Atenção!

   Atenção a configuração do parâmetro MV_PLSDIGP. Caso a Operadora já utilize a Digitação de Guias via Portal do Prestador, nenhum ajuste necessário, pois as guias de Reembolso serão gravadas com o local de digitação conforme este parâmetro.
   Caso a Operadora não utilize essa funcionalidade, será necessário a configuração deste parâmetro com um código de local diferente dos demais utilizados pela organização.
   Em caso de dúvidas, consultar a Documentação Técnica, disponível em:  TVBWOL_DT_Digitação_de_Guias_Portal_Prestador

4. Logo, as guias de Reembolso serão como espelhos da Solicitação, com as mesmas informações constantes nelas, de cabeçalho e itens.

• Via Remote

1. Acesse a Opção Protocolo de Reembolso no remote e entre com as informações do protocolo, conforme papéis e demais documentos utilizados pela rotina operacional do usuário/departamento da Operadora.
2. Ao concluir o protocolo, o sistema grava o Protocolo nas suas respectivas tabelas (BOW e B1N), bem como gera a Guia de Reembolso no Digitação de Contas, de forma similar ao que ocorre com a gravação via Portal.

Visualização das guias no Digitação de Contas

1. Para visualizar as guias geradas no Digitação de Contas, acesse: Atualizações / Proc. Contas / Digitação de Contas.
2. Filtre as guias para o tipo de Reembolso.
3. Selecione a PEG desejada - será a PEG que tem o local de digitação conforme o parâmetro MV_PLSDIGP.
4. Note que para cada Solicitação reaklizada via Portal ou remote, será criada a guia de forma automática no Digitação de Contas.

Note que temos uma guia feita via Portal do beneficiário e que a solicitação já está no status de Protocolado.

Ao acessar os protocolos gerados no remote, note que a solicitação já está presente, para análise dos operadores.

Acesse o Digitação de Contas, selecione no filtro apenas as Guias de Reembolso e selecionamos a PEG recém criada.

Note que a Guia de Reembolso foi criada de forma automática, quando o usuário finalizou o processo.

Ao visualizar a guia, será apresentado os dados na solicitação do protocolo no cabeçalho....

... E ao acessar os itens, temos o mesmo que na solicitação, com as mesmas informações de quantidade e outros.

No remote o funcionamento é idêntico, diferenciando apenas que os dados do protocolo de Reembolso são lançados diretamente no remote, mas ao gravar o protocolo, o sistema também irá efetuar a gravação da guia com os dados deste protocolo, conforme processo ilustrado acima.

Atualizações das guias conforme análises e alterações no Protocolo.

Como percebemos, a partir do momento que uma solicitação de reembolso é concluída vias Portal ou salva pelo remote, o sistema irá gerar de forma automática a Guia de Reembolso no Digitação de Contas. Porém, durante a análise deste protocolo, podemos ter mudanças diversas, como valores, quantidades, adição ou exclusão de itens e outros. Desta forma, o sistema replica as alterações para a guia já gerada, de forma que fique fiel ao que está sendo alterado pelos usuários da Operadora.

Além disso, caso o protocolo seja cancelado ou fique como indeferida, o sistema também atualizará a guia gerada. Abaixo, iremos citar os status que a guia no Digitação de Contas fica passível de acordo com o status do protocolo:

• Protocolo Cancelado: Uma vez que o protocolo foi cancelado pela Operadora, não há possibilidade de voltar a utilizar este protocolo para outras solicitações ou retornar seu status. Desta forma, quando o analista da Operadora confirma a operação de cancelamento de um protocolo, a guia gerada no Digitação de Contas fica como Cancelada, de forma que a guia fica inutilizada, não servindo para outros fins.
• Protocolo Indeferido: Quando o analista indefere a guia - ou seja, não aceitou as informações da guia - mas existe a possibilidade de correção pelo usuário, como envio de anexos e outros - a guia no Digitação de Contas ficará na situação de Bloqueada, pois de acordo com o resultado do protocolo, caso seja deferido após entediamentos entre Operadora / Beneficiário, pode voltar a ficar como Pronta ou Cancelada, caso contenha erros. Por isso, é importante verificar se existe algum motivo de bloqueio ou cadastrar algum apropriado para essas situações na Tabela Genérica BW - Motivos de Bloqueio das Guias. Após, incluir o valor do motivo escolhido no parâmetro MV_PLSIMBG, pois quando um protocolo for indeferido, o sistema irá bloquear a guia e no campo motivo de bloqueio, irá gravar o valor atribuído no parâmetro. 
  • Atenção: Caso a guia esteja na situação Indeferida e mude de status para diferente de Cancelado, a guia voltará a fica com o status de Pronta no Digitação de Contas e o motivo de bloqueio será apagado.

Com relação as demais mudanças, como inclusão / alteração / exclusão de itens do reembolso, mudança de valores, quantidades e outros, ao gravar o protocolo, o sistema irá atualizar as informações da Guia de Reembolso que está no Digitação de Contas de forma automática, pois cada atualização feita no Protocolo irá refletir para a guia de reembolso. Logo, não existe a necessidade de intervenção do analista ou de qualquer outro departamento da empresa com relação a guia gerada no Digitação de Contas, pois será atualizada a cada mudança realizada no Protocolo.

Note que tanto no Protocolo quanto na guia gerada a partir deste protocolo temos o mesmo item, quantidade e valor unitário.

Ao atualizar o protocolo com uma quantidade e valor unitário diferente, o sistema replica essas alterações para a guia, para que a guia no Digitação de Contas seja o espelho do Protocolo.

Atualizações das guias conforme análises e alterações na Autorização do Reembolso.

Semelhante ao que ocorre no Protocolo de Reembolso, no momento que o analista optar em realizar a Autorização, o sistema irá checar se existe guia no Digitação de Contas. Se sim, o sistema irá atualizar valores, participações e demais itens de forma normal, como se estive gerando a guia neste momento. Além destes processos, a guia no Digitação de Contas fica com o status de Faturada.

De forma que ocorre hoje, o analista irá verificar as informações geradas e irá definir se a guia será liberada ou não para o Financeiro. O título gerado será gravado normalmente nas tabelas do financeiro, permanecendo o mesmo fluxo existente.

Contudo, caso no processo de Autorização exista um ou mais itens negados, o status desses itens serão replicados para os itens das guias, que ficaram também como Negados. Além disso, caso o Operador opte em glosar itens da Autorização, os status desses itens na guia também ficarão como Negados, como ocorre hoje.
Além disso, caso a autorização de reembolso seja excluída, no Digitação de Contas a guia voltará a ficar com o status Em Digitação, já que a autorização foi excluída.

Logo, a maior mudança ocorrida foi a geração da Guia junto com a finalização da solicitação de reembolso, para efeitos financeiros e contábeis da Operadora, sendo que a guia gerada sempre será atualizada com as modificações realizadas pelos analistas durante a etapa de análise do protocolo.

Caso a Operadora não opte pelo uso do Protocolo, ou seja, gerando uma autorização de forma direta, o funcionamento se mantêm o mesmo, sendo a guia gerada no ato da conclusão dessa autorização.