La información requerida es:
Descripción
Descripción del agendamiento de la tarea.
Tipo
Tipo de la tarea que será agendada. Los tipos disponibles son:
• Vencimiento de documentos: se utiliza cuando es necesario averiguar si ya venció la fecha de caducidad de algún documento, si hay, los documentos caducan después de que una tarea de caducidad del documento se ejecute.
•Caducidad de tareas: se utiliza cuando hay una necesidad de alertara a los usuarios de que la fecha límite de cualquier actividad de un proceso de workflow está a punto de caducar. Si hay tareas por caducar, se emite una notificación para los usuarios que se han configurado para recibir el aviso de caducidad en ese proceso.
•Tareas atrasadas: se utiliza cuando hay una necesidad de averiguar si el plazo de alguna actividad de un proceso workflow ya venció, en caso de que existan tareas atrasadas, se emite una notificación a los usuarios que han sido configurados para recibir notificaciones de atrasos en ese proceso.
•Flujo automático: se utiliza para registrar un flujo alterno en el proceso de workflow para que cuando un usuario no realice una tarea dentro de la fecha límite estipulada, la solicitud se envíe automáticamente hacia el flujo automático.
•Indexación de documentos: se utiliza para indexar documentos que aún no han sido indexados.
•Recalcular volumen: se utiliza para recalcular el tamaño físico de los volúmenes registrados. Atención: para un correcto funcionamiento del control de cuotas es obligatorio ejecutar esta tarea.
• Compactar solicitudes finalizadas: se utiliza para comprimir los registros de formularios vinculados a procesos finalizados. Después de la finalización del proceso, sólo se mantienen los registros de los formularios en su última versión, se eliminan las versiones anteriores, incrementando el desempeño de la plataforma.
• Convertir documentos (visualizador interno): utilizado para convertir archivos de una determinada carpeta al formato PDF en el período estipulado con la finalidad de que se visualicen internamente a partir del visualizador interno que utiliza el motor Open Office. Si la empresa utiliza el nuevo visualizador de documentos este agendamiento no aplica.
• Limpiar archivos temporales de documentos: utilizado para remover archivos temporales generados mediante la plataforma en la carpeta "temp" del sistema operativo en el período estipulado. Este procedimiento también se presenta cuando el servidor de la plataforma está parado, sin embargo, con el agendamiento configurado es posible anticipar el intervalo para remoción de los archivos, todavía con la plataforma al aire, con el fin de liberar espacio en disco en el servidor.
• Procesar mensajes de EAI: se utiliza para procesar el envío y recepción de mensajes pendientes del servidor EAI. Esta tarea es preconfigurada al crear una empresa y se recomienda que la frecuencia de ejecución sea de al menos una vez al día.
• Anular matrículas caducadas en clases: se utiliza para anular las matrículas que excedieron el plazo para conclusión en clases o materias, restringiendo el acceso indebido a ellas. Esta tarea es preconfigurada al crear una empresa y se recomienda que la frecuencia de ejecución sea de una vez al día, preferiblemente al final del día.
• Anular matrículas vencidas en capacitaciones: se utiliza para anular las matrículas que excedieron el plazo para la conclusión en capacitaciones o en rutas de aprendizaje, restringiendo el acceso indebido a ellas. Esta tarea es preconfigurada al crear una empresa y se recomienda que la frecuencia de ejecución sea de una vez al día, preferiblemente al final del día.
• Notificar aprobación de requisición de matrícula pendiente: se utiliza para emitir notificaciones acerca de las requisiciones de matrículas pendientes de aprobación para los responsables. Esta tarea es preconfigurada al crear una empresa y se recomienda que la frecuencia de ejecución sea de una vez al día, preferiblemente al final del día.
• Notificar el vencimiento de cuentas: se utiliza para emitir notificaciones de vencimiento de cuentas para los respectivos responsables, conforme a la tolerancia establecida para cada cuenta. Esta tarea es preconfigurada al crear una empresa y se recomienda que la frecuencia de ejecución sea de una vez al día, preferiblemente al final del día.
• • Finalizar temas caducados: se utiliza para finalizar temas que excedieron el plazo de ejecución. Esta tarea es preconfigurada al crear una empresa y se recomienda que la frecuencia de ejecución sea de una vez al día, preferiblemente al final del día.
• Procesar requisiciones de matrícula: se utiliza para procesar y hacer efectivas las requisiciones de matrículas que han sido aprobadas para los grupos/materias o capacitaciones/rutas. Esta tarea es preconfigurada al crear una empresa y se recomienda que la frecuencia de ejecución sea cada minuto.
• Limpieza de notificaciones: utilizada para borrar todas las notificaciones de todos los usuarios de la empresa - con excepción de aquellas que exigen una acción por parte del usuario, como las de solicitud de participación en comunidades, por ejemplo - siguiendo la periodicidad definida.
• Monitor de métricas: se utiliza para enviar una notificación de alerta a los administradores cuando alguna métrica interna de tiempo de ejecución de los componentes y rutinas excede el tiempo definido como límite aceptable. El límite se configura en milisegundos.
Iniciar por los documentos
Forma como será iniciada la indexación de documentos. Las opciones disponibles son:
• Más antiguos;
• Más recientes.
Este campo sólo se muestra cuando el tipo de tarea escogido sea "Indexación de documentos" o "Convertir documentos (visualizador interno)".
Tipo de conversión
Tipo de conversión de documentos a realizar. Las opciones disponibles son:
• Todos;
• Solamente no convertidos.
Este campo sólo se muestra cuando el tipo de tarea seleccionado sea "Convertir documentos (visualizador interno)"
Límite
Tiempo límite de ejecución de los componentes a partir del que se emite una notificación de alerta. Este campo sólo se muestra cuando el tipo de tarea seleccionado sea "Monitor de métricas"
Dataset
Dataset para el que será creado el agendamiento de la tarea de sincronización. Este campo sólo se muestra cuando el tipo de tarea seleccionado sea "Sincronización de dataset".
Ejecutar sólo después de las
Horario a partir del que la tarea debe ser ejecutada.
Frecuencia
Periodicidad en la que la tarea debe ser ejecutada. Las opciones disponibles son:
• Diaria: en esta opción, se puede configurar si la tarea se ejecutará una o más veces al día, incluso si ellas serán ejecutadas con un intervalo de días. Es posible configurarlas de cuatro maneras:
   - cada “X” minutos: en esta opción, la frecuencia será de acuerdo al intervalo de minutos especificado. Observación: los minutos deben ser divisibles por 60 (1, 2, 3, 4, 5, 6, 10, 12, 15, 20 y 30) y sólo es posible configurar la hora en el campo horario estándar; los minutos no pueden ser configurados.
   - cada “X” horas: en esta opción la frecuencia está de acuerdo con las hora especificadas.
   - cada “X” días: en esta opción, la tarea será ejecutada de acuerdo con los días especificados y en el horario estándar informado.
   - todos los días de la semana: en esta opción, la tarea se ejecutará todos los días de la semana en el horario estándar informado. Observación: el cálculo de la frecuencia se basa en el horario estándar informado. Informando 00:00 será calculada la próxima frecuencia válida después de la hora actual.
• Mensual: en esta opción se puede configurar si la tarea se ejecutará en una fecha específica del mes. Es posible configurarla de dos formas:
   - día “X” de cada mes: en esta opción la tarea se ejecutará el día especificado de cada mes en el horario estándar informado.
   - en un día de una de las semanas: en esta opción, la tarea se ejecutará el día especificado de una de las semanas del mes y en el horario estándar informado.