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Hablando de Consultar Solicitud...
La plataforma posibilita la consulta de solicitudes de procesos en progreso, finalizados o cancelados.
De esta forma es posible, por ejemplo, verificar en qué tarea se encuentra una determinada solicitud, cuál es el usuario responsable por el Inicio de la solicitud, el estado de la solicitud, los historiales de cada actividad, el flujo de actividades del proceso, además de otras informaciones.
Un usuario común de la plataforma solamente consigue visualizar las solicitudes que inició, en las que participó o incluso las solicitudes de procesos públicos.
Un usuario definido como Gestor de un proceso consigue visualizar también las solicitudes en que participó como Gestor y las solicitudes bajo su gerencia.
Solamente un usuario “Administrador” tiene permiso para visualizar todas las solicitudes de procesos.
Ruta Básica
01. Seleccionar la función Consultar Solicitudes en el menú principal.
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El atajo para la función Consultar Solicitudes está disponible en el menú principal a través del ícono Procesos.
02. Informar la fecha de inicio y final, definiendo un intervalo dentro del cual se buscarán las solicitudes de proceso.
03. Informar el rango de códigos de solicitud inicial y final, definiendo un intervalo dentro del cual se buscarán las solicitudes de proceso.
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En caso de que el objetivo sea consultar sólo determinadas solicitudes, bastará desmarcar el campo Buscar por Intervalo e informar en el campo Solicitud los números de las solicitudes separados por punto y coma (;).
04. Señalar los estatus que deben considerarse en la búsqueda.
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Las opciones disponibles son:
• Finalizadas - Cuando se señala, determina que las solicitudes ya finalizadas o anuladas deben considerarse para la consulta.
• Abiertas - Cuando se señala, determina que las solicitudes en seguimiento deben considerarse para la consulta.
05. Seleccionar, entre los procesos disponibles, cuál debe considerarse para la consulta de solicitudes de proceso.
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Existe la opción "Todos los Procesos", en este caso se consultarán todos los procesos existentes en la plataforma.
06. Señalar una de las opciones en el campo Parámetros para definir qué solicitudes deben considerarse en esa consulta.
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Las opciones disponibles son:
• Solicitudes que empecé – Cuando se señala, determina que para esa consulta, solamente se deben considerar las solicitudes iniciadas por el usuario en cuestión.
• Solicitudes en las que participé – Cuando se señala, determina que para esa consulta, se deben considerar las solicitudes en que el usuario en cuestión participó.
• Solicitud en que Participé como Gestor/Sustituto – Cuando se señala, determina que para esa consulta, se deben considerar las solicitudes que el usuario en cuestión participó como Gestor o Sustituto en la solicitud.
• Solicitudes bajo mi gestión – Cuando se señala, determina que para esa consulta, se deben considerar las solicitudes que están relacionadas a procesos en que el usuario es gestor.
• Todas las solicitudes – Cuando se señala, determina que se deben considerar todas las solicitudes del proceso para esa consulta.
• Solamente un usuario “Administrador” tiene permiso para visualizar todas las solicitudes de procesos. Todos los usuarios pueden visualizar los procesos definidos como públicos.
07. En caso de que haya seleccionado un proceso específico, es posible seleccionar, entre las versiones liberadas, cuál se debe considerar para la consulta de solicitudes de proceso.
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Existe la opción "Todas las Versiones", en este caso no se aplicará el filtro por versión.
08. En caso de que haya seleccionado una versión específica para un proceso, es posible seleccionar entre las actividades existentes en esa versión, cuál debe considerarse para la consulta de solicitudes de proceso. En caso de que se haya seleccionado alguna actividad, la plataforma regresará las solicitudes que, en el momento de la consulta, se encuentran en esa actividad en particular.
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Existe la opción "Todas las Actividades", en este caso no se aplicará el filtro por actividad.
09. Es posible ingresar en el resultado de la consulta el nombre del responsable y la fecha de finalización de todas las actividades por las cuales haya pasado el proceso.
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En caso de que se habilite esta opción, no será posible visualizar este informe en la pantalla. Sólo la exportación quedará habilitada.
Para la actividad actual, se visualizará el actual responsable de esta y la columna fecha de finalización estará en blanco.
Sólo aparecerá el listado de las actividades por las que haya pasado alguna solicitud de la consulta. No se mostrarán las demás actividades del proceso.
10. Es posible ingresar en el resultado de la consulta los datos reportados en los campos del formulario de cada solicitud.
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En caso de que se habilite esta opción, no será posible visualizar este informe en la pantalla. Sólo la exportación quedará habilitada.
11. Podrá optar por Visualizar el resultado en la pantalla o exportarlo.
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En caso de que opte por exportar el resultado, la consulta se ejecutará en segundo plano, al finalizar la plataforma publicará el archivo en la carpeta particular del usuario y le notificará por correo electrónico cuando el proceso termine.
En caso de que opte por visualizar, aparecerá una pantalla con el resultado de la consulta.
12. Activar la solapa Procesos en Abierto.
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En esta solapa se pueden visualizar las solicitudes abiertas encontradas de acuerdo con la parametrización informada en la consulta.
13. Activar la solapa Procesos Finalizados.
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En esta solapa se pueden visualizar las solicitudes finalizadas encontradas de acuerdo con la parametrización informada en la consulta.
14. Activar la solapa Procesos Cancelados.
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En esta solapa se pueden visualizar las solicitudes anuladas encontradas de acuerdo con la parametrización informada en la consulta.
15. Seleccionar la solicitud que desea consultar. Para abrirla, haga clic en el código de la solicitud.
16. Para visualizar los detalles de la solicitud, acceder a la solapa Detalles del Proceso.
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En esta solapa es posible visualizar las informaciones generales y detalles como responsable y fecha límite de finalización de la actividad actual de la solicitud.
17. Para visualizar las anotaciones realizadas durante el seguimiento de la solicitud, acceder a la solapa Anotaciones.
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Esta solapa presenta un historial de las anotaciones de horas que se han realizado en esta solicitud.
18. Para visualizar lo historial de los movimientos de la solicitud, acceder a la solapa Historial.
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En esta solapa se presenta un historial dividido por las secuencias de movimientos de la solicitud, con informaciones como actividad, responsable, fecha y observaciones de los movimientos. Por estándar, sólo se presenta el último movimiento y sus detalles. Para ver los detalles de otro movimiento basta activarla. Además es posible presentar los detalles de todos los movimientos accionando la opción Mostrar Todos.
19. Para visualizar los adjuntos publicados durante el progreso de la solicitud, acceder a la solapa Adjuntos.
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En esta solapa se presentan los adjuntos de la solicitud. Para visualizarlos basta hacer clic en el ícono del adjunto deseado. En caso de que el usuario no tenga permiso de visualización en el adjunto, se presentará un mensaje informando esto mismo.
20. Para visualizar el formulario principal de la solicitud, acceder a la solapa Formulario.
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En esta solapa se presenta el formulario de la solicitud, donde es posible visualizar los datos completados en la ejecución de la solicitud. Abajo del formulario se encuentra el botón Imprimir, que permite la impresión del formulario cuando se lo acciona.
21. Para visualizar el gráfico del flujo del proceso, acceder a la solapa Proceso.
22. Activar Cerrar.
Exportar resultado
01. Seleccionar los parámetros para consulta de solicitudes.
02. Accionar Exportar.
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La consulta se ejecutará en segundo plan. Al finalizar fluig publicará el archivo en la carpeta privada del usuario, la cual deberá estar habilitada y le notificará por correo electrónico cuando el proceso termine. Este archivo exportado necesariamente contendrá las siguientes columnas:
Solicitud: Número de la solicitud
Descripción: Descripción del proceso
Situación: Estatus de la solicitud
Matrícula solicitante: Matrícula del solicitante:
Solicitante: Nombre del solicitante:
Ubicación: Actividad en la que se encuentra
Responsable: Nombre del responsable
Inicio: Fecha en que se inició la solicitud
Final: Fecha en que la solicitud fue finalizada (si ha sido finalizada)
Las columnas arriba son estándar y siempre aparecen al principio del archivo exportado. En este mismo archivo también se pueden incluir los datos de actividades y formularios, sin embargo el orden de exhibición de estas columnas no es fijo y debe variar de acuerdo con la cantidad de solicitudes, actividades movidas y campos de formularios que se definieron en los parámetros de la consulta.
03. Para mostrar en el resultado de la consulta el nombre del responsable y la fecha de finalización de todas las actividades por las cuales haya pasado el proceso, antes de exportar, habilite la opción Incluir datos de actividades.
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En caso de que se habilite esta opción, no será posible visualizar este informe en la pantalla. Sólo la exportación quedará habilitada.
Para la actividad actual, se visualizará el actual responsable de esta y la columna fecha de finalización estará en blanco.
Sólo aparecerá el listado de las actividades por las que haya pasado alguna solicitud de la consulta. No se mostrarán las demás actividades del proceso.
El archivo exportado incluirá datos referentes a los movimientos de las actividades de los procesos seleccionados para consulta. Solo se incluirán actividades movidas, por lo tanto, el movimiento de la solicitud podrá generar un número mayor de columnas.
Cada actividad está representada por dos columnas:
Actividad - [Nombre de la Actividad] - Responsable: Nombre del responsable.
Actividad - [Nombre de la Actividad] - Conclusión: Fecha de movimiento.
04. Para que los datos informados en los campos del formulario de cada solicitud aparezcan en el resultado, antes de exportar, habilite la opción Incluir datos de formularios.
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En caso de que se habilite esta opción, no será posible visualizar este informe en la pantalla. Sólo la exportación quedará habilitada.
El archivo va a incluir los campos de los formularios vinculados con los procesos seleccionados para consulta. Los campos del formulario se incluyen en el archivo exportado por cada proceso que se encuentra, formando una cascada de información, y el orden de las columnas para cada forma depende del modelo de almacenamiento.
Si el formulario se almacena en una sola tabla: Los campos se mostrarán en orden alfabético en las columnas del archivo.
En caso que el formulario se almacene en varias tablas: Los campos se mostrarán en el orden en que fueron agregados al formulario. En una primera versión, se mostrarán en el orden en el que fueron siendo agregados cuando se creó el formulario. En las versiones posteriores, cada campo nuevo que se agregue al formulario será incluido al final del archivo.