Cuota (MB)
Tamaño máximo de almacenamiento de la carpeta. La cuota definida para la carpeta limitará el tamaño total de publicaciones dentro de ella. Este campo solamente es habilitado si el recurso control de cuotas está activo en la plataforma y cuando la carpeta principal no cuenta con control de cuotas. Si la carpeta principal cuenta con control de cuotas, la carpeta que está siendo creada heredará el mismo tamaño que la principal y todo lo que sea publicado, tanto en la carpeta principal como en las secundarias, consume la cuota de la carpeta principal. Para incluir una cuota a una carpeta principal, es necesario eliminar la cuota específica de las carpetas hijas, ya que heredarán el valor definido para la carpeta principal. La información sobre como activar este control puede obtenerla en Control de cuotas.

Almacenar por largo plazo
Se trata del formato del documento que se deberá generar y almacenar, si desea crear documentos para guardarlos por un largo período dentro de esta carpeta. Las opciones disponibles son:
- No almacena.
- PDF/A.
- ODF.

Cuando usted completa este campo con una extensión (PDF u ODF), cada vez que cargue un archivo .doc o .docx, por ejemplo, se creará una copia en la extensión marcada en su volumen. Tenemos este recurso, porque .doc o .docx son ejemplos de extensiones de un software privado. De esta manera, no se garantiza que podrá verlos durante todo el uso de la plataforma. Como PDF y ODF son gratuitos, está prácticamente garantizado que podrá verlos para siempre. Por lo tanto, este recurso funciona como una forma de copia de seguridad para garantizar el almacenamiento del documento sin depender de software propietario.

Cuando define la carpeta en la que desea almacenar documentos a largo plazo, todos los documentos publicados dentro de esa carpeta tendrán un archivo a largo plazo. La generación de estos archivos observa las siguientes condiciones:
- solo los archivos con extensiones .doc o .docx se convierten a través de la plataforma, tanto para PDF/A como para ODF.
- Si existe la necesidad de crear documentos de largo plazo para otras extensiones de archivo, se hará por medio de un intermediario de un plugin externo. Puede obtener información sobre cómo crear este plugin en Conversores de Documentos.

Configuraciones de metadatos

Autor
Usuario que se establecerá como autor.

Tags
Etiquetas de identificación de la carpeta para facilitar un búsqueda futura.

Información adicional

Tipo de ícono
Icono de identificación gráfica para la carpeta. Se puede obtener más información en Registro de íconos.

Comentario
Descripción sobre la carpeta, sobre el tipo de contenido que va a almacenar u otra información que se considere relevante.

Hereda aprobadores del padre
Cuando está marcado, determina que la carpeta heredará los criterios de aprobación definidos en la carpeta principal, o sea, que no se permitirá agregar aprobadores a la carpeta, siempre se utilizarán los aprobadores de la carpeta principal y la asignación será en cascada. Por lo tanto, cuando se modifican los aprobadores de la carpeta principal, se reflejará en las carpetas secundarias, nietas etc., que tengan marcada la opción. Se puede desmarcar el campo «Heredar aprobadores de la principal» en cualquier momento.
Esta opción no aparece si la carpeta principal no cuenta con aprobadores o si se tratara de la carpeta raíz.

Puede obtener más información a cerca del procedimiento en Definir criterios de aprobación para carpeta o para documento.

Propiedades heredadas

Cuando está marcada la opción que figura en esta columna, determina que el campo correspondiente es una propiedad heredad de la carpeta principal, o sea, que no se habilitará para edición. La opción que figura en esta columna no está habilita cuando la carpeta está creada en la carpeta raíz, porque la raíz será la carpeta principal que va a determinar las propiedades para las subcarpetas que están por debajo de ella. Si la carpeta fuere una subcarpeta de una carpeta existente en la raíz, esta opción estará marcada por defecto y las propiedades heredadas de la carpeta principal, pudiendo modificar las mismas, si lo desea.

Propiedades

Tipo de documento
Tipo de documento al que pertenece la carpeta. 

Asunto
Asunto al que pertenece la carpeta. Puede obtener información adicional en Asuntos.

¿Notificar?
Cuando está marcada, determina que se enviará una notificación por e-mail cuando los documentos se publiquen dentro de esa carpeta para los usuarios que tienen el asunto de la carpeta como un tema de interés.

Crear versión/revisión inalterable
Cuando está marcado, determina que solo se pueden hacer modificaciones en esta carpeta mediante la creación de una nueva versión o revisión de la misma, ya que la versión actual es inmodificable.

Versión/revisión
Forma de control de versión aplicada a la carpeta. Las opciones disponibles son:

• Nueva revisión: al ser seleccionada, las modificaciones efectuadas generarán una revisión de la versión actual del documento. Normalmente se utiliza cuando el documento ha sufrido una pequeña modificación. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva revisión

• Nueva versión: al ser seleccionada, las modificaciones efectuadas determinarán una nueva versión del documento. Normalmente se utiliza cuando el documento ha sufrido una modificación importante de contenido. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva versión

• Mantener versión: al ser seleccionada, se mantendrá la versión actual del documento. Se utiliza cuando el documento actual ya no es válido y es necesario cambiar todo el contenido por uno nuevo y actualizado. En caso de que el documento necesite de aprobación, el contenido anterior continuará mostrándose hasta que la nueva versión/revisión sea aprobada. Al seleccionar la opción «Mantener revisión», el contenido del documento podrá ser modificado y se mantendrá la fecha de creación de la versión original, sin crearse una nueva versión del documento.

¿Permite download e impresión?
Cuando está marcado, determina que la carpeta permite que los usuarios con permiso, descarguen e impriman su contenido, o sea, la opción Download e impresión localizada en la pestaña Seguridad de la carpeta está marcada para el usuario o para un grupo al cual pertenece.

¿Actualiza propiedades de copia controlada?
Cuando está marcado, determina que se actualizarán las propiedades necesarias para imprimir la copia controlada. El recurso de impresión de copia controlada permite determinar el área destino de la copia que se está imprimiendo y también permite la emisión automática del protocolo de entrega, evitando que se modifique o se copie el contenido de documentos controlados sin autorización.

¿Utiliza visualizador interno?
Cuando está marcado, determina que los documentos aparecerán en el visualizador interno de la plataforma. Por defecto, los documentos se muestran a través del visualizador interno.

Campos personalizados
Cuando está marcada, determina que los Campos personalizados que se mostrarán en las propiedades de los documentos se heredan de la carpeta principal. Si no está seleccionado, se puede activar la opción Agregar campo para incluir campos desarrollados sobre la plataforma si se establece que estos no se van a heredar de la carpeta principal.