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Hablando de papeles...

En el Diccionario Houaiss de la Lengua Portuguesa, podemos buscar el siguiente concepto para la palabra “Cargo”: “deber, obligación legal, moral, profesional, etc. o atribución, función que se desempeña o cumple”. Los papeles se registran con el objetivo de identificar las distintas funciones disponibles en la empresa. La relación entre papeles y usuarios facilita la identificación de usuarios capaces de desempeñar una determinada tarea en un Workflow.



Ejemplos de Papeles

  • GER - Gerentes;
  • DIR - Directores;
  • FIN - Financieros;
  • PRG - Programadores;
  • ANJ - Analistas (Junior);
  • ANS - Analistas (Senior);
  • ADS - Administradores de sistemas.


Registro de las informaciones

El registro de Papeles se debe efectuar a través del acceso “Papeles” en el agrupador Personas del Panel de control.

La relación entre Usuario y Papeles se lleva a cabo en la opción Plataforma ❙ Usuarios y en la creación y/o edición de un papel. Es importante recordar que un usuario puede estar relacionado a más de un cargo, según las funciones que él desempeñe.

Todos los usuarios creados en la plataforma se vinculan al papel "user", que no se puede eliminar ni editar.

Para convertir a un usuario en administrador, se le debe vincular al papel "admin". 

Este papel permite varios privilegios al usuario asignado como por ejemplo:

  • Acceder al Panel de control para manejar los recursos administrativos de la plataforma como registrar usuarios, cambiar contraseñas de usuario y permisos, etc.
  • Navegar por todos los documentos con excepción de las carpetas Mis documentos de otros usuarios, cambiar o eliminar un documento independiente de la seguridad aplicada.
  • Consultar solicitudes workflow incluso sin participar del proceso.


Uso

En la plataforma, los papeles se utilizan para:

  • Restringir la lista de usuarios en la atribución de una tarea. Ese filtro se lleva a cabo la utilización de los mecanismos de atribución disponibles.


Mostrar papeles

01. En el menú principal, activar Panel de control y a continuación verificar el agrupador Personas y activarlo.


Agregar papel

01. En el menú principal, activar Panel de control y a continuación verificar el agrupador Personas y activarlo.

02. Activar Agregar.

03. Ingresar el código y la descripción.

Para evitar incoherencias, el código del papel no debe contener caracteres especiales.

04. Ingresar a los usuarios que formarán parte de este cargo. 

En el caso de que fuera necesario es posible eliminar a un usuario en cualquier momento de la creación del cargo, basta con seleccionarlo y activar Eliminar.

05. Para incluir alguna información más, usted debe activar Registrar Datos Adicionales. 

Es posible agregar campos específicos para un grupo.

Ej.: El departamento en donde este cargo pertenece y/o es Responsable (un coordinador o director).

06. Activar Guardar.


Editar papel

01. En el menú principal, activar Panel de control y a continuación verificar el agrupador Personas y activarlo.

02. Seleccionar el papel que desea editar.

03. Activar Editar.

04. En el caso de que fuera necesario modificar la descripción del cargo.

05. En Usuarios del cargo, activar Agregar.

06. Ingresar el usuario. 

Si desea eliminar a determinado usuario del cargo en cuestión, seleccionarlo y activar el botón Eliminar.

¡Importante!

Si el papel que se está editando es Administrador, los usuarios agregados no se pueden desactivar, ya que, de forma predeterminada, los usuarios administradores, ya sea relacionado con el papel Administrador directamente o porque pertenecen a un grupo relacionado con el papel Administrador, no se pueden desactivar.

07. Activar Guardar.


Eliminar papel

01. En el menú principal, activar Panel de control y a continuación verificar el agrupador Personas y activarlo.

02. Seleccionar el cargo que desea eliminar.

03. Activar Eliminar. 

No es posible eliminar papeles que tengan usuarios relacionados.

04. Activar OK.


Relacionar un papel a un usuario

Hay dos formas de relacionar un cargo a un usuario: 

  • Através del propio cargo.
  • Por la opción Usuarios/Editar/botón Registrar Papeles/Agregar.


Permisos del papel

Los permisos se pueden asociar directamente con el papel, con la excepción del papel administrador, que de forma predeterminada ya tiene control total sobre todos los recursos.


Acceder a permisos

Las opciones de permisos presentadas dependen del tipo de recurso. Para obtener más detalles, consulte la documentación sobre Plataforma ❙ Permisos.

01. En el menú principal, activar Panel de control, verificar el agrupador Personas y activar Papeles.

02. Seleccionar el papel que desea modificar.

03. Activar Editar.

04. En la sección Permisos, activar Administrar permisos.

Se abrirá una pantalla que contiene todos los recursos liberados para el papel. Se puede agregar otros permisos, consultar detalles o administrarlos.


Agregar permiso

01. Acceder a la pantalla de permisos del papel, como se presenta en el ítem Acceder a permisos.

02. Accionar el botón Adicionar.

Se presentarán las categorías de recursos disponibles, por orden de menú. Se puede utilizar la búsqueda o el filtro para facilitar la localización de la información.

03. Localizar la categoría que desea definir los permisos y activar el botón para expandir los recursos.

04. Localizar el recurso deseado y activar el botón para acceder a las opciones de permiso.

05. Marcar las opciones de permisos que se deben aplicar al papel.

06. Activar Concluir para aplicar el permiso en el recurso.

07. Activar Finalizar para finalizar la administración de permisos del papel en cuestión.


Consultar detalles del permiso

01. Acceder a la pantalla de permisos del papel, como se presenta en el ítem Acceder a permisos.

02. En el listado, buscar el recurso sobre el que se desea ver la descripción detallada.

03. Activar el botón  presente en la columna Acciones.


Administrar permisos

01. Acceder a la pantalla de permisos del papel, como se presenta en el ítem Acceder a permisos.

02. En el listado, buscar el recurso sobre el que se desea modificar.

03. Activar el botón  presente en la columna Acción.

04. Modificar las opciones de permisos según sea necesario.

05. Activar Concluir para guardar las modificaciones.


Eliminar permisos

01. Acceder a la pantalla de permisos del papel, como se presenta en el ítem Acceder a permisos.

02. En el listado, buscar el recurso sobre el que se desea eliminar.

03. Activar el botón  presente en la columna Acciones.

04. Activar Concluir para guardar las modificaciones.



¡Atención!

Esta documentación está válida a partir de la actualización 1.7.1 - Crystal Lake. Si usted utiliza una actualización anterior, ésta puede contener informaciones diferentes de las que visualiza en su plataforma.