RMA – Return Material Authorizations (Devolução de Material Autorizado)
O RMA é gerado quando existe a necessidade de receber uma devolução de materiais do cliente; o mesmo determina as informações pretendidas para a devolução, autorizando dessa forma o recebimento dos produtos retornados para a empresa.
Entre as informações constantes do RMA estão os itens, suas quantidades, valores, informações sobre trocas, destinação dos itens nos depósitos, entre outros. Pode-se ainda adicionar taxas de restocagem expressas em valor ou percentual por item, as quais servem para a geração de débito para o cliente. Além disso é possível informar despesas adicionais a RMA, expressas em valor, as quais serão agregadas ao débito gerado para o cliente.
O Datasul EMS Frameworks trata o RMA para três possíveis situações de devolução: para se tomar crédito, por troca ou para conserto.
Devoluções: são feitas para tomada de crédito para efetuar estorno de venda ao cliente.
Troca: abrange devoluções para substituição de produtos. Um produto pode ser substituído por vários outros, que serão inclusos, automaticamente, em novo pedido de venda, para novo faturamento. Para o produto devolvido é efetuado um crédito ao cliente. O novo pedido de venda permanece com situação de não efetivado até que seja efetuada a revisão final no pedido e seja completado manualmente pelo usuário.
Conserto: essa situação ocorre quando um determinado tipo de material necessita de conserto. Nessa situação, os documentos para o processamento do conserto e seu retorno ao cliente deverão ser gerados manualmente.
É possível efetuar os vínculos com pedidos de venda ou nota fiscal originários da venda do material, mantendo-se uma perfeita rastreabilidade da devolução.
Quando o pedido de venda estiver vinculado a um pedido de bonificação, o sistema alerta para o fato e fica a critério da empresa a necessidade da devolução do material enviado como bônus ou não.
É possível também efetuar-se uma devolução de material sem o envio físico do mesmo para a empresa. Esse artifício é usado em caso de produtos de baixo valor, em detrimento de custos altos de devolução, como fretes. Ocorre apenas o envio de documento do tipo remito, comprovando a devolução por parte do cliente. O RMA trata essa situação como recebimento não físico.
Com o RMA, também é possível determinar se deverão ser feitos testes na área de controle de qualidade quando da chegada do material no recebimento da empresa. Caso os testes de qualidade sejam pré-requisitos para geração do crédito ao cliente, o crédito não poderá ser gerado antes do resultado dos testes de qualidade.
Nota:
Quando dois usuários estiverem recebendo o mesmo RMA, o sistema não aloca as quantidades que estão sendo recebidas, sendo que somente um dos usuários conseguirá efetivar a informação no sistema. Quando o segundo usuário atualizar o RMA, o sistema acusará que não existe mais saldo disponível para o item, não permitindo a atualização do documento, ficando dessa maneira saldo pendente de atualização, o qual deverá ser eliminado.
O RMA pode assumir várias situações no sistema, as quais são detalhadas a seguir:
Não Confirmado: indica que o RMA que não possui itens.
Em Análise: indica que o RMA está em analise. Ocorre quando o RMA se encontra completo até o momento da aprovação ou não autorização.
Nota:
Situação, atualmente, não implementada.
Aprovados: indica que o RMA está aprovado. Quando o RMA se encontra aprovado na análise até o momento de recebimento do mesmo.
Nota:
Os RMA são aprovados automaticamente, no momento de sua implantação.
Recebimento – indica que o RMA está recebido. Essa situação vai do início do recebimento de um RMA Aprovado até o momento do término do recebimento.
Nota:
Entende-se por término do recebimento o encerramento de todas as atividades de Controle de Qualidade, deixando o RMA disponível para as operações de débito, crédito, devolução e troca.
Autorizado – indica que o RMA está autorizado.
Nota:
RMA Autorizado é o processo que compreende todas as ações que serão tomadas sobre o RMA. Essas ações podem ser a geração de nota de crédito, geração de nota de débito, geração do Remito de Saída para os casos de devolução (não aceite do produto por parte do fornecedor), geração de pedido de venda para o caso de troca por outro produto e reabertura do pedido de venda, caso a troca seja pelo mesmo produto.
Encerrado: indica que o RMA está encerrado. Quando todas as atividades do processo financeiro forem concluídas, a situação do RMA é alterada para encerrado.
Não Autorizado: indica que o RMA não está autorizado.
Nota:
Situação, atualmente, não implantada.
Atualmente o conceito de garantia de produtos não é tratado na funcionalidade RMA.
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