Inclusão e geração de nova guia pelo auditor

Características do Requisito

Descrição

A Auditoria é um processo vital e de extrema importância na área da saúde, já que visa garantir conformidade com certos padrões e métricas estabelecidas por órgãos legislativos (Federais, Estaduais e Municipais) ou internos da organização.

O processo de auditoria visa garantir o cumprimento dessas obrigações, bem como exemplificar e demonstrar a real situação de um departamento, processo, organização e outros. Na saúde, demonstra sua total importância na proteção e resguardo de pacientes, profissionais, a organização e demais interessados, pois visa demonstrar a aderência e efetividade dos processos e o cumprimento de legislações, contratos e outros acordos, visando o bem-estar dos pacientes e garantindo a perenidade dos negócios da organização  

O requisito engloba o módulo de auditoria do sistema, pois o auditor – durante suas atividades – poderá perceber que determinado procedimento está incorreto e negá-lo, podendo ainda gerar uma nova guia, que constará todos os procedimentos da guia anterior mais os procedimentos que o auditor julgar corretos para o caso em questão. Após esta geração de nova guia, a anterior será cancelada e o prestador será avisado por e-mail do cancelamento da guia anterior e sobre a nova guia, podendo acompanhar estes processos pelo site.

Lembramos que no momento, a funcionalidade funciona com Guias do Tipo SADT, Consulta, Internação e Anexos Clínicos.

Ou seja, caso o auditor constate que determinado procedimento está incorreto ou não coerente na guia que está na auditoria, poderá negar este procedimento e caso queira, gerar uma nova guia, que trará os procedimentos da guia original e o auditor poderá apontar que procedimentos são os corretos ou coerentes com o caso em questão. Após a geração da nova guia, a anterior é cancelada no sistema e tudo será baseado na nova guia, onde o prestador será comunicado por e-mail desta nova guia gerada pelo auditor.

Caso na guia original o auditor já tenha feito algum parecer de outro procedimento ou tenha vinculado Banco de Conhecimento, estes pareceres e Bancos serão migrados para a nova guia, mantendo a rastreabilidade do processo.

Exemplificando, caso a guia original tivesse dois procedimentos para auditar e o auditor já deu o seu parecer num deles, ao gerar a nova guia, o parecer do procedimento auditado é migrado para a nova guia, bem como documentos que foram anexados no Banco de Conhecimento. Ou então, ao constatar a irregularidade na guia original, o auditor já pode gerar uma nova guia e dar o seu parecer nos procedimentos da nova guia, migrando neste caso apenas o Banco de Conhecimento.

Para os procedimentos inseridos pelo auditor, o sistema irá realizar toda a verificação de acessos e validações, para constatar a validade do procedimento e caso encontre alguma irregularidade ou crítica, o processo é cessado e o auditor avisado dos motivos na tela.

Procedimento para Configuração

CONFIGURAÇÃO DE PARÂMETROS

1. No Configurador (SIGACFG), acesse Ambientes/Cadastros/Parâmetros (CFGX017). Configure o parâmetro abaixo com o código que deseja utilizar para justificar o cancelamento da guia original, conforme códigos da Tabela BTQ – Detalhe das Terminologias TISS, no campo Cont. Por. :

OBS:  Para acessar a tabela BTQ, vá em Miscelanea / A.N.S. / Terminologia TISS e procure a tabela de código 38 (MENSAGENS -  (GLOSAS, NEGATIVAS E OUTRAS)), pois é a tabela de mensagens gerais. Após selecioná-la, clique no botão Outras Ações -> Itens da Terminologia e verifique se existe alguma mensagem de cancelamento ou crie uma personalizada. No exemplo abaixo, foi criada um item 5050 - Cancelamento de guia. Logo, no parâmetro MV_MOTTISS, deverá ser preenchido o valor 385050 -> 38(código da tabela)+5050(código do item).
 

     2.   O Workflow do sistema deve estar configurado e operacional, para o envio de e-mails aos prestadores.

     3.   É necessário o cadastro de pelo um sinalizador (e-mail), que será enviado ao prestador quando do cancelamento e inclusão da nova guia alterada pelo auditor. No Protheus, acesse Atualizações / Rede de Atendimento / Sinalizadores e proceda com o cadastro de um sinalizador (e-mail) que será enviado ao prestador. Para a correta utilização deste sistema, verifique os boletins sobre Sinalizadores. É obrigatório que neste cadastro, na aba Campos HTML, contenha uma variável de nome %GUIA_ANT% e o dado seja ASITUCB53[6] (veja figura 1), para que seja possível exibir o número da guia que foi cancelada. 

Por se tratar de um cadastro dinâmico, verifique no Anexo I deste documento quais são os campos que podem ser utilizados.

Figura 1 – Campo obrigatório no cadastro de sinalizadores.

     4.   No cadastro de Operadores do Sistema, que é acessado via Atualizações / Operadora / Operadores do Sistema (PLSA980), deve-se indicar quais usuários possuem acesso para gerar uma nova guia no módulo de auditoria, para evitar acessos indevidos. Para que fique possível a inclusão de nova guia, o campo Inclui Proc. (BX4_PROAUD) deve estar como SIM.   

Figura 2 – Tela de Operadores do sistema e a opção de Incluir.

Procedimento para Utilização

 Neste momento, iremos descreve como utilizar a nova funcionalidade implantada no sistema. Para que o funcionamento seja correto, é necessário que os parâmetros e ajustes necessários (informados no campo Procedimentos para Configuração) estejam corretos, para o pleno funcionamento.

1.  No Plano de Saúde (SIGAPLS), acesse Atualizações / Auditoria / Auditoria Por Guia (PLSA790V).

   Figura 3 - Menu para acessar a Auditoria por Guia
   
   
2. Será aberto o módulo de Auditoria, onde constará todas as guias que foram encaminhadas para o departamento de auditoria, devido a inconformidades ou outros problemas.
3. O auditor deverá posicionar na guia em qual deseja realizar o procedimento, clicar no botão Outras Ações e clicar em Reservar/Liberar guia, para que a guia seja reservada para seu usuário.
                                                                  Figura 4 – Tela de Auditoria, onde já posicionamos na guia que desejamos e iremos Reservar a guia
   
4. Após reservar a guia, o auditor deve clicar no botão Analisar, para abrir a janela de análise da guia. Caso o auditor tenha acesso para gerar uma nova guia, será exibido o botão Outras Ações. Ao clicar neste botão, será mostrado a opção Incluir.
5. Aqui, como envolve o trabalho de auditoria, o auditor deve-se atentar para as regras abaixo, antes de trabalhar nesta guia, para poder operar a nova funcionalidade, mudando apenas a forma de trabalho do mesmo:

   1. Caso opte em dar o parecer na guia atual, antes de gerar uma nova:

      1.2.Caso a guia conste apenas um exame para dar Parecer, ele não deverá realizar nenhuma operação e seguir para o item xxx deste documento.

      1.3.Caso a guia conste mais de um procedimento para dar Parecer, o auditor poderá dar parecer nestes procedimentos, mas deverá sempre deixar um procedimento sem Parecer, para utilizar a funcionalidade. Deixando um procedimento sem o parecer, siga para o item 6.

      
      

   2. Caso opte em gerar a nova guia direto

      1.2.O auditor poderá gerar a nova guia e dar o seu Parecer nos procedimentos na nova guia gerada, bastando seguir para o item 6.

      
      

6. Após a definição do seu método de trabalho, seguindo as regras acima, para gerar uma nova guia basta clicar no botão Incluir, conforme figura 5
                                                                                                               Figura 5 – Tela de Análise da Guia e o botão Incluir.
   
   
7. Ao clicar neste botão, o sistema irá exibir uma janela com todos os procedimentos constantes para a guia em questão, para que o auditor possa visualizar os procedimentos que estão incluídos nesta guia. Nestes procedimentos exibidos, o auditor jamais deverá alterar nada, pois já terá negado na auditoria, devendo apenas incluir os procedimentos que julgar corretos para a nova guia. 
                                       Figura 6 – Janela mostrando os procedimentos existentes na guia. Jamais alterar nada nestes itens, apenas incluir os procedimentos desejados.
   
   
8. Para incluir procedimentos, basta posicionar no ultimo procedimento exibido e pressionar o botão Seta para Baixo do teclado, para adicionar uma nova linha. 
9. Aqui, deve-se proceder como na inclusão de um procedimento, selecionado a tabela desejada, qual procedimento deseja incluir, quantidade autorizada e outros, conforme necessidades do auditor. Aqui, o auditor poderá incluir quantos procedimentos quiser, seguindo as etapas mencionadas neste item e no item anterior (8).
   
                                         Figura 7 – Note que os exames anteriores continuam presentes e adicionamos um procedimento a mais, o de Consulta Psiquiatra.
   
   
10. Caso o auditor deseja cancelar o processo, basta clicar no botão Cancelar desta janela, que o processo será interrompido. Caso deseje gerar a nova guia, basta pressionar o botão Confirmar.
    

    Figura 8 – Botão Cancelar e Confirmar da janela
    
    

11. Ao clicar no botão Confirmar, o sistema irá perguntar novamente ao auditor se deseja realmente gerar a nova guia ou não, via mensagem na tela. Caso seja pressionado o botão Não, o processo é cancelado e nada é alterado no sistema. Caso seja pressionado Sim, o processo tem início.
    

    Figura 9 – Janela de confirmação, indagando se o auditor deseja realmente gerar uma guia.

    
    

12. Ao pressionar o botão Sim, o sistema irá exibir o progresso das operações realizadas, para que o auditor possa acompanhar a evolução do processo.                                                                                                        Figura 10 – Barra de progresso das operações.
    
    
13. O sistema então irá realizar todos os processos para gerar uma nova e próximo do final, irá exibir um Pergunte, para que o usuário possa selecionar qual e-mail deseja utilizar como modelo para enviar ao Prestador. Basta pressionar a lupa que o sistema irá exibir todos os sinalizadores cadastrados.
                                                                           Figura 11 – Pergunte, para que o usuário possa selecionar o e-mail que deseja usar como modelo.
    
    
14. Após a escolha, basta pressionar o botão OK e o sistema irá efetuar o envio do e-mail para o Prestador, informando sobre a nova guia e o cancelamento da anterior.
15. No final do processo, é exibido uma mensagem para o auditor, informando que a guia anterior foi cancelada e uma nova foi gerada, exibindo o número desta nova guia.
                                                                                                                  Figura 12 – Exibição da mensagem de nova guia.
    
    
16. A guia anterior fica com o status de cancelada e o registro de auditoria da anterior é deletado, ficando apenas da nova guia.
17. Lembrando que caso a guia anterior tivesse algum parecer, ele foi migrado para a nova guia e caso tivesse Banco de Conhecimento incluído, também é migrado automaticamente para a nova guia.
18. Caso no meio do processo ocorra algum problema, a operação é desfeita automaticamente pelo sistema.
19. Com a nova guia, basta seguir os procedimentos normais de auditoria, conforme metodologia da organização/auditor.

Motivos de Críticas no Parecer da Auditoria

1. Agora, na tela de Parecer do procedimento, durante o processo de auditoria, o auditor quando for negar o procedimento, deverá selecionar um motivo de crítica, proveniente da tela de Motivos de Críticas (PLSA505).
2. Por isso, na tela de Motivos de Críticas (PLSA505), existe um novo campo chamado Motivo TISS, sendo um combobox com as opções Sim e Não. Caso para a crítica selecionada no momento esteja marcado como Sim, durante o Parecer do auditor, esta crítica ficará disponível para escolha. Caso neste campo esteja marcado como Não, a crítica não ficará disponível para escolha na tela de Parecer.
                                                                            Figura 13 - Tela de Motivos de Críticas (PLSA505), com o nov campo Motivo TISS.
   
   
3. Para cada crítica inserida ou existente no sistema, basta marcar neste campo se deseja que ela fique disponível para o auditor inserir no momento da auditoria, quando o procedimento for negado.
4. Na tela de Parecer da auditoria, quando for dar o parecer final, negando o procedimento, o campo Motivo da tela ficar disponível e basta clicar na lupa, para exibir as críticas e selecionar a crítica desejada. Caso o auditor negue o procedimento, mas não selecione a crítica, o sistema irá exibir um aviso, informando a falta da crítica.
                                                      Figura 14 - Tela de Parecer, exibindo as críticas para escolha do auditor. Se tentar confirmar sem selecionar uma crítica,
                                                                                                                                 a mensagem abaixo é exibida.

Exibição das críticas de Negação na tela de Atendimento

1. Quando um procedimento é negado na tela de auditoria, agora, na tela de consulta de guias, é possível visualizar o motivos e as observações que o auditor inseriu, permitindo verificar rapidamente o porque do procedimento ter sido negado. Essa informação, funciona para as telas SADT, Odonto, Internações e Anexo Clínico.
2. Para exemplificar, na figura abaixo, temos um procedimento sendo negado, com o motivo selecionado e algumas observações do auditor:
                                               Figura 15 - Tela de Parecer, com crítica selecionada e algumas observações.
   
   
3. Após, acesse a guia no seu respectivo módulo (SADT/ODONTO/Anexos/Internaçao) e ao visualizar a guia, selecione um procedimento no grid de procedimentos(1), clique no botão Outras Ações -> Motivo Negação(2).
                                                                                      Figura 16 - Visualização da Guia, no seu respectivo módulo e escolha do procedimento.
   
   
4. Ao clicar em Motivo Negação, o sistema irá exibir um aviso, mostrando o código e sua descrição, bem como as observações do analista. Caso não tenha parecer ou o procedimento não é alvo de auditoria, é exibido outra mensagem.
                       
   Figuras 17 e 18 - Exibição do motivo e observações na mensagem. Caso não tenha sido auditado ou não tenha críticas,
   é exibido outro alerta.

Anexo I

Campos e tabelas permitidas na rotina de Sinalizadores

     Com o cadastro de sinalizadores, a empresa passa a ter maior controle sobre as comunicações e modelos de e-mail enviados a seus clientes, fornecedores e outros interessados, pois a maioria dos campos podem ser personalizados e ajustados de acordo com as necessidades da organização, bem como o modelo .htm, que pode ser personalizado - de acordo com a identidade visual da organização.

     Para os campos dinâmicos, de acordo com esta rotina de inclusão e geração de guias, podemos usar os dados das seguintes tabelas:

• Tabela BAU - Rede de Atendimento, pois temos o campo código da RDA na rotina de Auditoria;
• Tabela BA1 - Usuários, pois temos a matrícula do usuário na rotina de Auditoria.

     Porém, obrigatoriamente, neste cadastro, na 3ª guia (campos HTML), se faz obrigatório o uso da TAG %GUIA_ANT% e dado do tipo ASITUCB53[6], pois como a guia antiga será excluída no final do processo, o número desta guia fica salva nesta variável. Se ela não for colocada, não é possível indicar qual guia foi cancelada.

     Tirando esta tag, as demais podem ser personalizadas de acordo com o cliente, com as tabelas acima mencionadas.

Figura 1 - 3ª aba do Cadastro de Sinalizadores, com a tag %GUIA_ANT% e dado do tipo ASITUCB53[6]

      Abaixo, mostramos como configurar alguns campos, utilizando as tabelas mencionadas acima.

                                                          Figura 2 - Aba Posicionamento dos campos HTML, onde indicamos as tabelas que iremos usar e como buscar estes dados.

                                                                  Figura 3 - Aba Campos HTML, onde além da tag obrigatória, colocamos outros campos que podem sair no e-mail,
                                                                                 devido ao posicionamento dos campos de acordo com a guia anterior (figura 2).
 

     Além disto, se faz necessário gerar o arquivo .htm, gerado com as tags desejadas.  Para maior entendimento e configuração destes sinalizadores, recomendamos a leitura do Boletim Técnico sobre Sinalizadores, onde é mostrado como configurar e quais são os requisitos para configuração.