Lista de tareas

La lista de tareas es un recurso flexible para organizar actividades a desempeñar diariamente. Permitiendo informar que la actividad se desempeñá, por quién y cuándo será el plazo para la conclusión.

Esta feature permite configurar una lista específica sobre determinado asunto y posteriormente permite asociar actividades que auxiliarán en la conclusión de esta tarea.

Por ejemplo:

En una reunión, el líder de producto definió una estrategia para evaluar una propuesta de producto envolviendo sectores corporativos.

Para eso creó una lista de tareas:

Después de definir el alcance principal de la lista de tareas, este desea crear actividades delegando responsables y atribuyendo plazos.

Después de la conclusión de las actividades, este podrá Solucionar la lista de tareas dando el asunto por finalizado, o podrá agregar más actividades hasta que la lista de tareas sea dada por Solucionada.

La lista de tareas se puede crear directamente a partir de la inicialización de solicitudes, a través de las opciones: Proceso > Listar Tareas.

O, se puede utilizar en el modelaje de un proceso workflow a partir del subproceso Ad Hoc.

El subproceso Ad Hoc suministra una funcionalidad de listas de tareas para la ejecución de tareas dentro del workflow.
Esta funcionalidad consiste en la creación de un conjunto de actividades no definidas dentro de un proceso workflow, es decir, dentro de un proceso estructurado es posible crear nuevas actividades por encargo para la ejecución de una determinada tarea.

Cuando el subproceso Ad Hoc incluido en un workflow se ejecute, el usuario será capaz de definir nuevas actividades por encargo, informando y notificando responsables por la ejecución de la actividad y su plazo de conclusión.
El usuario que realiza la creación de estas actividades dispone de una pantalla de seguimiento donde es posible verificar el estatus de la ejecución de las actividades creadas y, en caso de ser necesario, crear nuevas actividades, conforme veremos a seguir.

Ademas de la creación de workflows con el subproceso Ad Hoc a través del Fluig Studio, el Fluig permite la creación de procesos workflow con este subproceso directamente por la herramienta web.

Proceso Estándar de Listas de Tareas

Es posible crear la lista de tareas directamente en el Fluig, sin necesitar ninguna configuración de proceso workflow, simplemente acceda Proceso / Listar Tareas o a través de la pantalla Iniciar Solicitudes, en la categoría Tareas Generales, conforme a las imágenes a seguir:

Figura 3.10 - Inciar solicitud estándar

Figura 3.1 - Inciar solicitud estándar

Para iniciar un nuevo proceso, seleccione el mismo en la pantalla de inicialización. Se creará un nuevo proceso.

En este será posible crear actividades, y encaminarlas para ejecución por otros usuarios, ademas de seguir el estatus de las mismas, conforme al flujo descrito en los tópicos anteriores.

Figura 3.2 - Proceso estándar

Para verificar como el proceso estándar de lista de tareas se modeló simplemente acceda la pestaña Proceso’ en la inicialización del proceso. Las actividades estándar son:

Crear Lista de Tareas: En la inicialización del proceso, el usuario es cuestionado en cuanto al título y descripción del proceso. En esta actividad, existe la opción de crear tareas y encaminarlas para otros usuarios. En el caso que el usuario no cree ninguna actividad, el proceso se encamina directamente a la actividad de Aplicar la Solución.

Para esta actividad, se creó un formulario estándar que permite la creación de las tareas, conforme a la imagen. Así como todos los ítems del proceso estándar, este formulario se puede editar, pero los campos estatus y observación no se pueden excluir, visto que son necesarios para la correcta ejecución del proceso.

Figura 3.3 - Formulario estándar

Solución: En esta actividad automática, ocurre la validación de la creación de las actividades, en el caso que haya una lista de tareas a ser creadas, el proceso se encamina a la actividad Crear Tareas.

Crear tareas: En esta actividad el usuario podrá administrar las tareas ya creadas, además de crear nuevas tareas o cancelar las tareas que no hayan sido realizadas. Después de la conclusión de todas las tareas, el proceso se podrá encaminar a la próxima actividad.

Aplicar la solución: En esta actividad, el usuario hará la aplicación de la solución y el cierre del proceso.

Este proceso se colocará a disposición para todos los usuarios durante la instalación de la versión 1.3 del Fluig, pudiendo ser editado conforme a la necesidad de los clientes.

Por tratarse de un proceso estándar, este ya viene modelado en el Fluig, pero se podrá modificar cuando se juzgue necesario a través de la configuración del proceso.

Además, también se creará un filtro personalizado en la Central de Tareas de todos los usuarios registrados. Este filtro es un acceso rápido para todas las tareas pendientes con el usuario. En el caso deseado, el usuario podrá eliminar el mismo normalmente.

Ahora que ya verificó la composición del proceso estándar para Listar Tareas, siga el detalle del formulario para rellenar la Lista de Tareas.

Figura 3.4 - Formulario estándar

Campos del formulario

Asunto: descripción del asunto que se abordará en las tareas.

Detalles: informaciones adicionales con respecto a la tarea.

Fecha: Fecha de creación de las tareas.

Fecha de conclusión: Fecha de conclusión de las tareas.

Agregar Tareas: Al hacer clic en este botón, se abrirán nuevos campos de relleno para la creación de las tareas, permitiendo la creación de cuantas sean necesarias.

Figura 3.5 - Formulario estándar

En la imagen anterior el usuario registró la tarea Plan de Produto, en que su acción exige que la tarea Definición de Alcance se concluya.

Al activar Enviar, se iniciarán solicitudes para la lista de tarea y para la acción a ejecutar.

En este ejemplo, como el usuario que creó la Lista de Tareas es el mismo que ejecutará la acción, este podrá seguir dos solicitudes diferentes en su central de tareas, en Tareas a Concluir, conforme a la imagen a seguir.

Figura 3.6 - Central de Tareas

Solicitante

Al hacer clic en la Solicitud de la lista de tareas Plan de Acción, el solicitante podrá seguir el curso de las acciones y podrá crear o eliminar acciones registradas.

Figura 3.7 - Proceso Lista de Tareas

Responsable

Al hacer clic en la solicitud de acción de la lista de tareas Definición de Alcance, el responsable podrá alterar el estatus de la solicitud para ‘Concluida’ o ‘Rechazada’, informar una observación y enviar la solicitud para su estado fin.

Figura 3.8 - Proceso Lista de Tareas

La lista de tareas se debe encaminar a la actividad Aplicar Solución, los detalles de la lista de tareas se exhibirán y la solicitud se finalizará al ser enviada a la actividad Terminación inmediata del proceso.

Figura 3.9 - Proceso Lista de Tareas

Configuración y ejecución de subprocesos Ad Hoc

Además de utilizar el proceso estándar de listas de tareas, también es posible utilizar la actividad subproceso Ad Hoc en otros procesos workflow. 

La lista de tareas consiste en un conjunto de actividades que son definidas durante la ejecución del proceso. En este proceso, el usuario debe ser capaz de definir lo que se hará, el responsable en ejecutar la tarea además de estipular hasta cuando se debe ejecutar la tarea.

En el modelado de procesos workflow, el recurso de lista de tareas es ilustrado a través de la actividad Subproceso Ad Hoc.

Durante la creación de un proceso workflow, incluya la actividad Subproceso Ad Hoc en su proceso, relacionando los flujos de entrada y salida necesarios para la correcta ejecución del proceso. El subproceso Ad Hoc puede incluir sin una actividad inicial, sin embargo, es obligatoria la inclusión de una actividad final.
En este ejemplo, crearemos un proceso de reunión de definición de alcance, iniciando directamente por el subproceso Ad Hoc, y con una actividad de evaluación de los resultados después de la ejecución de las tareas.

Figura 3.10 - Modelo de proceso con subproceso Ad Hoc

Para que un subproceso Ad Hoc sea una actividad inicial, edite las propiedades de la actividad y marque la opción "Actividad Inicial".

Figura 3.11 - Pantalla de propiedades del subproceso Ad Hoc

Después de guardar y liberar una nueva version del proceso, el mismo estará disponible para la ejecución.

Crear nueva solicitud

En la pantalla de Creación de Solicitud, seleccione el proceso creado. Como el subproceso Ad Hoc se marcó como actividad inicial, se abrirá la pantalla de creación de actividades. Cree cuantas actividades sean necesarias, marcando siempre el responsable por la ejecución y el plazo.

Figura 3.12 - Pantalla de configuración de tareas

Después de crear todas las actividades necesarias, haga clic en la opción "Enviar". La actividad seleccionada será "Crear Actividades", siendo así, las actividades se crearán y las notificaciones se enviarán a los usuarios responsables. Se exhibirá una notificación con el número de la solicitud por el cual se realizará el seguimiento de la ejecución.

Figura 3.13 - Ejemplo de notificación enviada para el usuario

Seguimiento de las solicitudes

El usuario que creó las actividades podrá seguir la ejecución a través de la Central de Tareas. Para eso, seleccione la opción "Tareas a Concluir" de la Central de Tareas y abra la solicitud referente al proceso.
En este ejemplo, ninguna actividad se ejecutó hasta el momento. Por este motivo, ambas solicitudes se exhiben con el estatus "En Curso".

Figura 3.14 - Pantalla de configuración de tareas

Eliminación de solicitudes

En caso necesario, es posible crear o eliminar solicitudes a través de la pantalla de seguimiento.
En este ejemplo, vamos a eliminar la solicitud enviada al usuario B y crear una nueva solicitud para el usuario administrador.
Para eliminar una solicitud, haga clic en el botón "X" a la izquierda del mismo y confirme la exclusión.

La actividad continúa siendo exhibida en la pantalla para efectos de historial, pero su estatus se actualiza para "Cancelada".

Figura 3.15 - Estatus de las solicitudes

Incluir solicitud

Para crear una nueva actividad, repita el proceso anterior, seleccionando la opción "Agregar Actividad" y "Enviar".

Al crear una actividad y activar "Enviar", consecuentemente se crea una nueva solicitud.

Ejecutando una actividad

Después de la creación de las actividades, una nueva tarea se exhibe en la Central de Tareas del usuario seleccionado como responsable por la misma.
Al seleccionar esta actividad, se exhibirá la siguiente pantalla

Figura 3.16 - Formulário de ejecución de tarea

En esta pantalla el usuario podrá incluir observaciones y alterar el estatus de la actividad, entre concluida y rechazada, además de poseer informaciones generales sobre el proceso y la actividad.
En este ejemplo, concluiremos la solicitud. Para concluir la actividad, haga clic en enviar, la barra lateral.

Finalizando la actividad

Ahora regresamos a la pantalla de seguimiento de las solicitudes.

Podemos ver, a través de esta pantalla, las observaciones realizadas en las actividades, para eso posicione el mouse sobre la actividad deseada, una señal "+" se presentará en la lateral derecha, haga clic sobre esta.

Figura 3.7 - Estatus actualizado de las actividades y detalles de las tareas

Cuando todas las actividades necesarias estén concluidas, podemos dar continuidad al proceso, seleccionando la próxima actividad en la barra lateral y seleccionando la opción enviar.

En este ejemplo, enviaremos a la actividad de evaluación de los resultados y haremos el cierre de la reunión.

Figura 3.09 - Conclusión del proceso