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Hablando de Visualizar Documentos por Aprobar...
La opción Documentos por Aprobar presenta las tareas originadas en las publicaciones de documentos, las cuales necesitan de la aprobación del usuario en cuestión.
El usuario aprobador debe contar con el permiso de lectura del documento por aprobar, ya que de lo contrario éste no podrá ingresar al documento para su aprobación.
No es posible modificar o incluir aprobadores en una carpeta en la que ya se hayan publicado documentos aprobados.
La aprobación en niveles permite que una carpeta o documento sea valido por otros usuarios o grupo de usuarios. La aprobación se divide en niveles. Suponiendo que exista un documento que deba ser aprobado por tres áreas (Marketing, Ventas y Financiero, por ejemplo), dicha aprobación se puede dividir en niveles:
1er Nivel: Marketing
2º Nivel Ventas
3º Nivel Financiero
La aprobación se lleva a cabo en forma secuencial. En el caso de que alguno de estos niveles repruebe el documento en cuestión, éste regresa al usuario publicador y después de realizar los ajustes, el documento comienza el proceso de aprobación nuevamente desde el comienzo.
Para hacer efectiva la aprobación del documento, la plataforma respetará las reglas de aprobación definidas para el documento.
Visualizar Documentos por Aprobar
01. En el menú principal, activar Central de tareas.
02. Activar la pestaña Documentos por Aprobar.
03. Seleccionar el documento que se desea aprobar. Para abrirlo, hacer clic sobre su código.
04. Para visualizar el documento publicado, seleccionar la opción Visualizar Documento en el cuadro de selección ubicado en la parte superior derecha.
05. Para visualizar las propiedades del documento publicado, seleccionar la opción Visualizar Propiedades.
La pantalla de propiedades del documento cuenta con información del documento, tal como:
• Propiedades como descripción, autor y fecha de creación, entre otros datos;
• Historial de Aprobación de la Versión/Revisión;
• Detalle de Versiones del Documento;
• Detalle de Accesos al Documento;
• Lista de Documentos Relacionados;
• Relaciones del Documento.
Para más detalles sobre la visualización de propiedades del documento, hacer clic aquí.
06. Para visualizar la información social del documento publicado, seleccionar la opción Información Social.
La pantalla de información social presenta información como comentarios en el documento, usuarios que apoyan el documento y sus contenidos compartidos. Para más detalles sobre la información social, hacer clic aquí.
Aprobar Documento
01. Para aprobar el documento, activar el botón Aprobar documento.
Al activar el botón Aprobar Documento, se abrirá la pantalla de aprobación. En el caso de que se desee aprobar el documento en este momento, activar el botón Cerrar en lugar del botón Aprobar Documento.
02. Marcar Sí o No.
Seleccionar Sí para aprobar el documento. O No para no aprobarlo.
03. Ingresar una observación.
04. Activar Confirmar.
En cualquier etapa de la aprobación de un documento, quien realizó la publicación/modificación del documento puede editar sus propiedades o anular el documento, a través de la pestaña de Mis documentos, de la Central de tareas.
Si el documento es reprobado, el usuario publicador debe acceder a la Central de tareas y activar la opción Propiedades para realizar los ajustes necesarios, para que el documento vuelva al proceso de aprobación.
Si el usuario publicador envió el documento para su aprobación por error o en algún momento desistió de la aprobación, puede realizar la anulación de acuerdo con las instrucciones del ítem Visualizar Mis documentos.
¡Atención!
Esta documentación está válida a partir de la actualización Waterdrop (1.6.4). Si usted utiliza una actualización anterior, ésta puede contener informaciones diferentes de las que visualiza en su plataforma.
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