Exportação/Importação de Cotação via planilha Excel

O processo de exportação/importação de Cotação via planilha Excel visa agilizar o registro de Orçamento ou Negociação na Cotação. É possível enviar o pedido de Orçamento por planilha Excel para vários fornecedores e posteriormente importar todas planilhas devolvidas para registro dos orçamentos através de um único processo. 

Envio/Exportação da Planilha de Pedido do Orçamento

Em Compras e Faturamento | Compras | Cotação ao utilizar o processo Comunicar Fornecedores, na tela de Seleção dos Principais Parâmetros, deverá ser utilizado o Tipo de Comunicação | Enviar orçamento via e-mail.
Ao selecionar este tipo de envio, o usuário pode informar qual relatório e/ou planilha ele deseja utilizar para o envio do e-mail.
É obrigatória a seleção de um relatório ou planilha, sendo possível o envio de ambos.
Caso seja informada um modelo de planilha, também deverá ser informado qual o tipo de exportação a ser feito (Orçamento ou Negociação), desta forma o sistema irá realizar a exportação dos pedidos de orçamento e enviará uma planilha com essas informações no anexo do e-mail.
Observações: Não é permitido o envio de negociação sem antes um registro de orçamento.
O nome da planilha Excel enviada ao fornecedor é formado por: [Nome da Planilha Net no sistema] + [Código da Cotação] + [Código do Fornecedor] + [Tipo da Cotação(Orçamento/Negociação)].

Planilha Net Modelo

Um modelo de Planilha Net com as configurações padrões está disponível para utilização. Para importar a Planilha Net de modelo é necessário realizar a importação da Planilha "NUCPLA0003 - Exportação de Cotação.PlanNetTotvs" (Menu Gestão | Planilha Net | Importação de Planilha.NET).
A Planilha se encontra disponível na Pasta C:\Totvs\CorporeRM\ObjetosGerenciais\Planilha (Caminho padrão de instalação da Biblioteca RM, que pode ser alterado conforme necessidade no momento da instalação).
É possível customizar a planilha de modelo padrão conforme necessidade, desde que sejam mantidos os campos obrigatórios da planilha.
Os campos da planilha que serão exibidos para os fornecedores ao enviar a planilha sofrerão alteração conforme a parametrização do sistema.
Sendo assim, campos serão ocultos e/ou exibidos em diferentes abas.
No momento em que o processo de Comunicar Fornecedores for executado, o sistema irá preencher a planilha com os dados relacionados a orçamento ou negociação, e fazer o envio da mesma no anexo do e-mail em formato Excel (.xlsx) para cada fornecedor.

Planilha Excel de Pedido de Orçamento

Ao receber a planilha Excel de Pedido de Orçamento via e-mail, o fornecedor irá visualizar as seguintes Abas e Campos na planilha:

Aba COTACAO

Campos referentes aos dados do Pedido:

• Nome da Empresa
• CNPJ da Empresa
• Endereço da Empresa
• Telefone de Contato da Empresa
• E-mail de Contato da Empresa
• Código da Cotação [Campo Obrigatório]
• Data do Pedido
• Data Limite de Resposta [Campo Obrigatório]
• Comprador

Campos referentes aos dados do Fornecedor:

• Fornecedor [Campo Obrigatório]
• CNPJ do Fornecedor
• Contato do Fornecedor
• Telefone do Contato do Fornecedor
• E-mail do Contato do Fornecedor
• Observação: Todos os campos referentes aos dados do Pedido e do Fornecedor são bloqueados para edição, não sendo possível sua alteração pelo fornecedor.

Aba ITENS ORÇAMENTO

Campos referentes ao registro de Orçamento:

• Identificador do Movimento [Campo Obrigatório]: Campo bloqueado e não editável.
• Coligada Movimento [Campo Obrigatório] Campo bloqueado e não editável.
• Sequencial do Item [Campo Obrigatório]: Campo bloqueado e não editável.
• Produto: campo bloqueado e não editável.
• Descrição do Produto: campo bloqueado e não editável.
• Unidade [Campo Obrigatório]: campo bloqueado e não editável.
• Unidade Orçada: Este campo será exibido caso o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Permite alterar unidade de cotação) esteja marcado. Será permitido informar somente unidades cadastradas no sistema e que sejam compatíveis com a unidade que foi solicitada.
• Quantidade Solicitada [Campo Obrigatório]: campo bloqueado e não editável. Caso o fornecedor altere a Unidade Orçada, no momento da importação, a conversão de unidade será realizada e o valor da quantidade atualizado.
• Quantidade Orçada [Campo Obrigatório]: campo bloqueado e não editável. Será exibido apenas na Negociação.
• Condição de Pagamento [Campo Obrigatório]: se a parametrização estiver por item (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 1/4 | Condição de Pagamento), será habilitada a aba “COND_PAGT_ITENS” para que estes dados sejam informados. Nesta aba o usuário deverá copiar o ID Movimento, Coligada Movimento e Sequencial do Item obrigatoriamente (outros dados poderão ser copiados pelo fornecedor, para ajudá-lo na hora do preenchimento) e informar, por linha, a condição de pagamento para aquele item.
• Preço Unitário [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
• Valor Total [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. Se o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Usar preço total no item) estiver desmarcado, ele não será exibido. Também não será exibido esse campo caso esteja marcado o parâmetro "Permite Alterar Unidade Orçada".
• Moeda [Campo Obrigatório]: será exibido conforme parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 1/4 | Moeda). O campo terá o valor da moeda padrão do sistema, sendo possível a alteração da mesma pelo fornecedor.
• IPI (%) [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. Se o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Usar Tributo no Item de Orçamento (IPI)) estiver desmarcado, ele não será exibido. Este campo será preenchido com a informação que está na base de dados.
• ICMS (%) [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. Se o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Usar ICMS no Item de Orçamento) estiver desmarcado, ele não será exibido. Este campo será preenchido com a informação que está na base de dados.
• ICMSST (%) [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. Se o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Usar ICMS no Item de Orçamento) estiver desmarcado, ele não será exibido.
• Margem de Lucro ICMSST [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. Se o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Usar ICMS no Item de Orçamento) estiver desmarcado, ele não será exibido.
• Desconto [Campo Obrigatório]: Pode ser valor ou porcentagem, de acordo com a parametrização (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Orçamento 1/2 | Usa desconto no item de orçamento). Esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
• Despesa [Campo Obrigatório]: Pode ser valor ou porcentagem, de acordo com a parametrização. Se o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Orçamento 2/2 | Usa despesa no item de orçamento) estiver desmarcado, ele não será exibido. Esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
• Data Entrega: Este campo será preenchido com a Data Limite para Entrega, que é preenchido no processo de criar a Cotação.

Observação: Serão carregadas as informações que estão no item da cotação. Campo para preenchimento de dados adicionais sobre o orçamento do item.

• Indisponível: Deve ser informado "Sim" ou "Não" de acordo com a disponibilidade do produto pelo Fornecedor.
• Marca Solicitada: Campo bloqueado e não editável apresentado caso o parâmetro "Usar Marca de Produto na Cotação" estiver habilitado nos parâmetros de Cotação.

Campos referentes ao registro de Negociação

• Unidade Negociada [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. Este campo será exibido caso o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Permite alterar unidade de cotação) esteja marcado. Será permitido informar somente unidades cadastradas no sistema e que sejam compatíveis com a unidade que foi solicitada.
• Quantidade Negociada [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. Campo bloqueado e não editável. Caso o fornecedor altere a Unidade Negociada, no momento da importação, a conversão de unidade será realizada e o valor da quantidade atualizado.
• Condição de Pagamento Negociada [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. Se a parametrização (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 1/4 | Condição de Pagamento) estiver por item, haverá uma aba para que estes dados sejam informados. Nesta aba o usuário deverá copiar o ID Movimento, Coligada Movimento e Sequencial do Item obrigatoriamente (outros dados poderão ser copiados pelo fornecedor, para ajudá-lo na hora do preenchimento) e informar, por linha, a condição de pagamento para aquele item.
• Preço Unitário Negociado [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
• Valor Total Negociado [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. Se o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Usar preço total no item) estiver desmarcado, ele não será exibido. Também não será exibido esse campo caso esteja marcado o parâmetro "Permite Alterar Unidade Orçada".
• Desconto Negociado [Campo Obrigatório]: Pode ser valor ou porcentagem, de acordo com a parametrização (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Orçamento 1/2 | Usa desconto no item de orçamento). Esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
• Despesa Negociada [Campo Obrigatório]: Pode ser valor ou porcentagem, de acordo com a parametrização. Se o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Orçamento 1/2 | Usa despesa no item de orçamento) estiver desmarcado, ele não será exibido. Esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.

Observação: o sistema exibe os itens iguais agrupados na planilha, conforme a parametrização de agrupamento de itens iguais na cotação (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Movimento 1/2 | Não agrupa itens iguais na cotação).

Aba ORÇAMENTO

• ICMS/ISS (%): será exibido conforme parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Usa Tributo no Orçamento (ICMS/ISS)). Esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
• ICMSST (%): esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Usa Tributo no Orçamento (ICMS/ISS))
• Número Doc. Fornecedor
• Moeda: será exibido conforme parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 1/4 | Moeda). O campo terá o valor da moeda padrão do sistema, sendo possível a alteração da mesma pelo fornecedor.
• Condição de Pagamento [Campo Obrigatório]: se a parametrização (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 1/4 | Condição de Pagamento) estiver por orçamento, será exibida essa coluna.
• Frete: se o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Usar Valor do Frete) estiver marcado, será por valor, caso não esteja, será por %. Esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
• Tipo de Frete: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
• Transportadora: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
• Desconto: Pode ser valor ou porcentagem, de acordo com a parametrização (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Orçamento 1/2 | Usa desconto no orçamento). Esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
• Desconto Negociado: Pode ser valor ou porcentagem, de acordo com a parametrização (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Orçamento 1/2 | Usa desconto no orçamento). Esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
• Despesa: Por valor. Esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
• Prazo Validade (dias).
• Prazo de Entrega (dias): O valor informado pelo Fornecedor nesse campo, ao realizar a importação da planilha, será somado a Data da Cotação, resultando assim a Data de Entrega do Orçamento. [Campo Obrigatório]

Importante! Os campos definidos como “[Campo Obrigatório]” sempre devem existir na planilha, pois são campos chaves para o processo de importação de preços orçados, ou seja, mesmo se não houver necessidade do fornecedor informar dados nesses campos, eles devem existir vazios na planilha.

Os demais campos são opcionais e podem ser estruturados conforme necessidade.
Observação: Todos os campos da planilha de orçamento ou negociação terão valores defaults de acordo com o que existe no sistema.

Colunas com Listas de Dados

• Os dados de algumas colunas são dados predefinidos vindos do sistema, evitando assim possíveis erros no momento da digitação pelo fornecedor. As colunas com dados predefinidos são:
• Transportadora: é exibida uma lista de transportadoras cadastradas no sistema.
• Moeda: é exibida uma lista com as moedas cadastradas no sistema.
• Tipo de Frete: é exibida uma lista com os tipos de frente existentes no sistema.
• Condição de Pagamento: é exibida uma lista com as condições de pagamento cadastradas no sistema.
• Unidade de Medida: é exibida uma lista com as unidades de medida cadastradas no sistema.
• Indisponível: são exibidas as opções "Sim" ou "Não".
• Marca Solicitada: são exibidas todas as marcas ativas associadas ao produto (apresentado caso o parâmetro "Usar Marca de Produto na Cotação" estiver habilitado nos parâmetros de Cotação).
• Marca Negociada: são exibidas todas as marcas ativas associadas ao produto (apresentado caso o parâmetro "Usar Marca de Produto na Cotação" estiver habilitado nos parâmetros de Cotação).

Importação da Planilha de Pedido do Orçamento (versão 12.1.27 e anteriores)

Pelo menu Compras e Faturamento | Compras | Cotação | Processos | Importar Planilha de Orçamento/Negociação é possível realizar a importação da(s) planilha(s) devolvida(s) pelo(s) fornecedor(eres).

Ao acessar esse processo é exibida a etapa de Seleção de Conceito, na qual é necessário selecionar o Conceito "CONMOV0006 - Importação de Cotação". Esse conceito deve ser importado através do modulo Integração | Conceito | Processos | Importar Conceito. O conceito está disponível na Pasta C:\Totvs\CorporeRM\ObjetosGerenciais\Conceito (Caminho padrão de instalação da Biblioteca RM, que pode ser alterado conforme necessidade no momento da instalação).

Importante! O conceito disponibilizado já se encontra com as ligações padrões prontas de acordo com a planilha net modelo disponibilizada, então caso a planilha seja customizada com campos diferentes, será necessário editar o conceito e fazer a ligação dos novos campos, lembrando que o parâmetro "Não agrupar itens iguais na cotação" deverá estar habilitado.

Na etapa seguinte a Seleção do Conceito deve-se informar o diretório onde estão salvas as planilhas devolvidas pelos fornecedores. É possível importar uma ou mais planilhas de orçamento/negociação ao mesmo tempo, para isso basta que todas planilhas estejam na mesma pasta (informada na escolha do diretório).

Para agilizar a importação das planilhas, pode-se agendar jobs para execução do processo de importação de cotação de forma automática. Visando facilitar esse processo após realizar o processo de importação, as planilhas processadas serão renomeadas com o ID do Job executado, permitindo assim a identificação do job que processou a planilha para posterior verificação do log de importação.

A renomeação das planilhas também impede que na próxima execução do processo de importação a mesma planilha seja processada novamente, entretanto, caso seja necessário importar a mesma planilha novamente basta renomear a mesma com o final .xlsx.
Atenção! Para realização do processo de importação da planilha em um máquina que não possua o MS Office instalado é necessária a instalação do componente Microsoft Access 2013 Runtime, esse componente pode ser baixado gratuitamente no site da Microsoft clicando aqui.

Novo processo (versão 12.1.28 e próximas) - Importar Planilha de Orçamento/Negociação (Novo!)

O novo processo pode ser localizado no mesmo menu citado no tópico anterior, com o nome de "Importar Planilha de Orçamento/Negociação (Novo!)".

Para esta opção, não será mais necessária a utilização de um conceito, bastando apenas a parametrização de um caminho padrão de onde as planilhas serão buscadas para importação. Este parâmetro pode ser encontrado em: Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Etapa 3 - Definições Gerais 3/5 | Grupo 'Importação de Planilha'. Observação: este parâmetro indica apenas um caminho padrão que será buscado de acordo com a Coligada atual (contexto) e pode ser alterado antes da execução do processo.

Importante!

1. Ao contrário do método antigo, este novo processo não renomeia as planilhas após sua execução (independente se apresentou sucesso ou falha). Desta forma, a fim de evitar novas importações desnecessárias, deve-se alterar o local dos arquivos desejados manualmente. Lembrando também que, esse novo processo já contempla o conceito de agrupamento de itens na cotação.