Child pages
  • Exportação/Importação de Cotação via planilha Excel
Skip to end of metadata
Go to start of metadata

O processo de exportação/importação de Cotação via planilha Excel visa agilizar o registro de Orçamento ou Negociação na Cotação. É possível enviar o pedido de Orçamento por planilha Excel para vários fornecedores e posteriormente importar todas planilhas devolvidas para registro dos orçamentos através de um único processo. 

Envio/Exportação da Planilha de Pedido do Orçamento

Em Compras e Faturamento | Compras | Cotação ao utilizar o processo Comunicar Fornecedores, na tela de Seleção dos Principais Parâmetros, deverá ser utilizado o Tipo de Comunicação | Enviar orçamento via e-mail.
Ao selecionar este tipo de envio, o usuário pode informar qual relatório e/ou planilha ele deseja utilizar para o envio do e-mail.
É obrigatória a seleção de um relatório ou planilha, sendo possível o envio de ambos.
Caso seja informada um modelo de planilha, também deverá ser informado qual o tipo de exportação a ser feito (Orçamento ou Negociação), desta forma o sistema irá realizar a exportação dos pedidos de orçamento e enviará uma planilha com essas informações no anexo do e-mail.
Observações: Não é permitido o envio de negociação sem antes um registro de orçamento.
O nome da planilha Excel enviada ao fornecedor é formado por: [Nome da Planilha Net no sistema] + [Código da Cotação] + [Código do Fornecedor] + [Tipo da Cotação(Orçamento/Negociação)].

Planilha Net Modelo

Um modelo de Planilha Net com as configurações padrões está disponível para utilização. Para importar a Planilha Net de modelo é necessário realizar a importação da Planilha "NUCPLA0003 - Exportação de Cotação.PlanNetTotvs" (Menu Gestão | Planilha Net | Importação de Planilha.NET).
A Planilha se encontra disponível na Pasta C:\Totvs\CorporeRM\ObjetosGerenciais\Planilha (Caminho padrão de instalação da Biblioteca RM, que pode ser alterado conforme necessidade no momento da instalação).
É possível customizar a planilha de modelo padrão conforme necessidade, desde que sejam mantidos os campos obrigatórios da planilha.
Os campos da planilha que serão exibidos para os fornecedores ao enviar a planilha sofrerão alteração conforme a parametrização do sistema.
Sendo assim, campos serão ocultos e/ou exibidos em diferentes abas.
No momento em que o processo de Comunicar Fornecedores for executado, o sistema irá preencher a planilha com os dados relacionados a orçamento ou negociação, e fazer o envio da mesma no anexo do e-mail em formato Excel (.xlsx) para cada fornecedor.

Planilha Excel de Pedido de Orçamento

Ao receber a planilha Excel de Pedido de Orçamento via e-mail, o fornecedor irá visualizar as seguintes Abas e Campos na planilha:

Aba COTACAO

Campos referentes aos dados do Pedido:

  • Nome da Empresa
  • CNPJ da Empresa
  • Endereço da Empresa
  • Telefone de Contato da Empresa
  • E-mail de Contato da Empresa
  • Código da Cotação [Campo Obrigatório]
  • Data do Pedido
  • Data Limite de Resposta [Campo Obrigatório]
  • Comprador

Campos referentes aos dados do Fornecedor:

  • Fornecedor [Campo Obrigatório]
  • CNPJ do Fornecedor
  • Contato do Fornecedor
  • Telefone do Contato do Fornecedor
  • E-mail do Contato do Fornecedor
  • Observação: Todos os campos referentes aos dados do Pedido e do Fornecedor são bloqueados para edição, não sendo possível sua alteração pelo fornecedor.

Aba ITENS ORÇAMENTO

Campos referentes ao registro de Orçamento:

  • Identificador do Movimento [Campo Obrigatório]: Campo bloqueado e não editável.
  • Coligada Movimento [Campo Obrigatório] Campo bloqueado e não editável.
  • Sequencial do Item [Campo Obrigatório]: Campo bloqueado e não editável.
  • Produto: campo bloqueado e não editável.
  • Descrição do Produto: campo bloqueado e não editável.
  • Unidade [Campo Obrigatório]: campo bloqueado e não editável.
  • Unidade Orçada: Este campo será exibido caso o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Permite alterar unidade de cotação) esteja marcado. Será permitido informar somente unidades cadastradas no sistema e que sejam compatíveis com a unidade que foi solicitada.
  • Quantidade Solicitada [Campo Obrigatório]: campo bloqueado e não editável. Caso o fornecedor altere a Unidade Orçada, no momento da importação, a conversão de unidade será realizada e o valor da quantidade atualizado.
  • Quantidade Orçada [Campo Obrigatório]: campo bloqueado e não editável. Será exibido apenas na Negociação.
  • Condição de Pagamento [Campo Obrigatório]: se a parametrização estiver por item (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 1/4 | Condição de Pagamento), será habilitada a aba “COND_PAGT_ITENS” para que estes dados sejam informados. Nesta aba o usuário deverá copiar o ID Movimento, Coligada Movimento e Sequencial do Item obrigatoriamente (outros dados poderão ser copiados pelo fornecedor, para ajudá-lo na hora do preenchimento) e informar, por linha, a condição de pagamento para aquele item.
  • Preço Unitário [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
  • Valor Total [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. Se o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Usar preço total no item) estiver desmarcado, ele não será exibido. Também não será exibido esse campo caso esteja marcado o parâmetro "Permite Alterar Unidade Orçada".
  • Moeda [Campo Obrigatório]: será exibido conforme parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 1/4 | Moeda). O campo terá o valor da moeda padrão do sistema, sendo possível a alteração da mesma pelo fornecedor.
  • IPI (%) [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. Se o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Usar Tributo no Item de Orçamento (IPI)) estiver desmarcado, ele não será exibido. Este campo será preenchido com a informação que está na base de dados.
  • ICMS (%) [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. Se o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Usar ICMS no Item de Orçamento) estiver desmarcado, ele não será exibido. Este campo será preenchido com a informação que está na base de dados.
  • ICMSST (%) [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. Se o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Usar ICMS no Item de Orçamento) estiver desmarcado, ele não será exibido.
  • Margem de Lucro ICMSST [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. Se o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Usar ICMS no Item de Orçamento) estiver desmarcado, ele não será exibido.
  • Desconto [Campo Obrigatório]: Pode ser valor ou porcentagem, de acordo com a parametrização (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Orçamento 1/2 | Usa desconto no item de orçamento). Esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
  • Despesa [Campo Obrigatório]: Pode ser valor ou porcentagem, de acordo com a parametrização. Se o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Orçamento 2/2 | Usa despesa no item de orçamento) estiver desmarcado, ele não será exibido. Esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
  • Data Entrega: Este campo será preenchido com a Data Limite para Entrega, que é preenchido no processo de criar a Cotação.

Observação: Serão carregadas as informações que estão no item da cotação. Campo para preenchimento de dados adicionais sobre o orçamento do item.

  • Indisponível: Deve ser informado "Sim" ou "Não" de acordo com a disponibilidade do produto pelo Fornecedor.
  • Marca Solicitada: Campo bloqueado e não editável apresentado caso o parâmetro "Usar Marca de Produto na Cotação" estiver habilitado nos parâmetros de Cotação.

Campos referentes ao registro de Negociação

  • Unidade Negociada [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. Este campo será exibido caso o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Permite alterar unidade de cotação) esteja marcado. Será permitido informar somente unidades cadastradas no sistema e que sejam compatíveis com a unidade que foi solicitada.
  • Quantidade Negociada [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. Campo bloqueado e não editável. Caso o fornecedor altere a Unidade Negociada, no momento da importação, a conversão de unidade será realizada e o valor da quantidade atualizado.
  • Condição de Pagamento Negociada [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. Se a parametrização (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 1/4 | Condição de Pagamento) estiver por item, haverá uma aba para que estes dados sejam informados. Nesta aba o usuário deverá copiar o ID Movimento, Coligada Movimento e Sequencial do Item obrigatoriamente (outros dados poderão ser copiados pelo fornecedor, para ajudá-lo na hora do preenchimento) e informar, por linha, a condição de pagamento para aquele item.
  • Preço Unitário Negociado [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
  • Valor Total Negociado [Campo Obrigatório]: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. Se o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Usar preço total no item) estiver desmarcado, ele não será exibido. Também não será exibido esse campo caso esteja marcado o parâmetro "Permite Alterar Unidade Orçada".
  • Desconto Negociado [Campo Obrigatório]: Pode ser valor ou porcentagem, de acordo com a parametrização (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Orçamento 1/2 | Usa desconto no item de orçamento). Esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
  • Despesa Negociada [Campo Obrigatório]: Pode ser valor ou porcentagem, de acordo com a parametrização. Se o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Orçamento 1/2 | Usa despesa no item de orçamento) estiver desmarcado, ele não será exibido. Esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.

Observação: o sistema exibe os itens iguais agrupados na planilha, conforme a parametrização de agrupamento de itens iguais na cotação (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Movimento 1/2 | Não agrupa itens iguais na cotação).

Aba ORÇAMENTO

  • ICMS/ISS (%): será exibido conforme parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Usa Tributo no Orçamento (ICMS/ISS)). Esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
  • ICMSST (%): esse dado pode ser omitido pelo fornecedor. (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Usa Tributo no Orçamento (ICMS/ISS))
  • Número Doc. Fornecedor
  • Moeda: será exibido conforme parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 1/4 | Moeda). O campo terá o valor da moeda padrão do sistema, sendo possível a alteração da mesma pelo fornecedor.
  • Condição de Pagamento [Campo Obrigatório]: se a parametrização (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 1/4 | Condição de Pagamento) estiver por orçamento, será exibida essa coluna.
  • Frete: se o parâmetro (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Definições Gerais 2/4 | Usar Valor do Frete) estiver marcado, será por valor, caso não esteja, será por %. Esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
  • Tipo de Frete: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
  • Transportadora: esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
  • Desconto: Pode ser valor ou porcentagem, de acordo com a parametrização (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Orçamento 1/2 | Usa desconto no orçamento). Esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
  • Desconto Negociado: Pode ser valor ou porcentagem, de acordo com a parametrização (Parâmetros | Gestão de Estoque, Compras e Faturamento | Gestão Compras | Cotação | Orçamento 1/2 | Usa desconto no orçamento). Esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
  • Despesa: Por valor. Esse dado pode ser omitido pelo fornecedor.
  • Prazo Validade (dias).
  • Prazo de Entrega (dias): O valor informado pelo Fornecedor nesse campo, ao realizar a importação da planilha, será somado a Data da Cotação, resultando assim a Data de Entrega do Orçamento. [Campo Obrigatório]

Importante! Os campos definidos como “[Campo Obrigatório]” sempre devem existir na planilha, pois são campos chaves para o processo de importação de preços orçados, ou seja, mesmo se não houver necessidade do fornecedor informar dados nesses campos, eles devem existir vazios na planilha.

Os demais campos são opcionais e podem ser estruturados conforme necessidade.
Observação: Todos os campos da planilha de orçamento ou negociação terão valores defaults de acordo com o que existe no sistema.

Colunas com Listas de Dados

  • Os dados de algumas colunas são dados predefinidos vindos do sistema, evitando assim possíveis erros no momento da digitação pelo fornecedor. As colunas com dados predefinidos são:
  • Transportadora: é exibida uma lista de transportadoras cadastradas no sistema.
  • Moeda: é exibida uma lista com as moedas cadastradas no sistema.
  • Tipo de Frete: é exibida uma lista com os tipos de frente existentes no sistema.
  • Condição de Pagamento: é exibida uma lista com as condições de pagamento cadastradas no sistema.
  • Unidade de Medida: é exibida uma lista com as unidades de medida cadastradas no sistema.
  • Indisponível: são exibidas as opções "Sim" ou "Não".
  • Marca Orçada: são exibidas todas as marcas ativas associadas ao produto (apresentado caso o parâmetro "Usar Marca de Produto na Cotação" estiver habilitado nos parâmetros de Cotação).
  • Marca Negociada: são exibidas todas as marcas ativas associadas ao produto (apresentado caso o parâmetro "Usar Marca de Produto na Cotação" estiver habilitado nos parâmetros de Cotação).

Importação da Planilha de Pedido do Orçamento

Pelo menu Compras e Faturamento | Compras | Cotação | Processos | Importar Planilha de Orçamento/Negociação é possível realizar a importação da(s) planilha(s) devolvida(s) pelo(s) fornecedor(eres).

Ao acessar esse processo é exibida a etapa de Seleção de Conceito, na qual é necessário selecionar o Conceito "CONMOV0006 - Importação de Cotação". Esse conceito deve ser importado através do modulo Integração | Conceito | Processos | Importar Conceito. O conceito está disponível na Pasta C:\Totvs\CorporeRM\ObjetosGerenciais\Conceito (Caminho padrão de instalação da Biblioteca RM, que pode ser alterado conforme necessidade no momento da instalação).

Importante! O conceito disponibilizado já se encontra com as ligações padrões prontas de acordo com a planilha net modelo disponibilizada, então caso a planilha seja customizada com campos diferentes, será necessário editar o conceito e fazer a ligação dos novos campos.

Na etapa seguinte a Seleção do Conceito deve-se informar o diretório onde estão salvas as planilhas devolvidas pelos fornecedores. É possível importar uma ou mais planilhas de orçamento/negociação ao mesmo tempo, para isso basta que todas planilhas estejam na mesma pasta (informada na escolha do diretório).

Para agilizar a importação das planilhas, pode-se agendar jobs para execução do processo de importação de cotação de forma automática. Visando facilitar esse processo após realizar o processo de importação, as planilhas processadas serão renomeadas com o ID do Job executado, permitindo assim a identificação do job que processou a planilha para posterior verificação do log de importação.

A renomeação das planilhas também impede que na próxima execução do processo de importação a mesma planilha seja processada novamente, entretanto, caso seja necessário importar a mesma planilha novamente basta renomear a mesma com o final .xlsx.
Atenção! Para realização do processo de importação da planilha em um máquina que não possua o MS Office instalado é necessária a instalação do componente Microsoft Access 2013 Runtime, esse componente pode ser baixado gratuitamente no site da Microsoft clicando aqui.