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Falando de definir critérios de aprovação para pasta ou para documento...

A aprovação de conteúdo publicado na plataforma pode ser efetuada tanto por pastas como por documentos.

Ao definir critérios de uma pasta para que tenham aprovadores, todo conteúdo que é publicado nela passará por essa aprovação, exceto se houverem subpastas em que a opção 'Herda aprovadores do pai?' esteja desmarcada. 

Atenção

Ao criar uma subpasta dentro de uma pasta que já possui aprovação, a subpasta só herdará a configuração de aprovação da pasta pai se a opção 'Herda aprovadores do pai?' for assinalada nas propriedades da pasta filha, assim se um documento for publicado dentro da subpasta respeitará a aprovação definida para a pasta filha e não para a pasta pai.

O conteúdo publicado pelo próprio usuário aprovador da pasta também passará por aprovação, pois além de aprovador ele pode também ser publicador e incluir documentos na pasta. Essa ação é necessária para garantir maior assertividade quanto a publicação e aprovação de documentos na plataforma.

A aprovação por documento somente é possível quando ele é publicado em uma pasta que não possui aprovação. Nesse caso, os critérios são definidos no momento da criação do documento.

Fique atento às configurações de segurança do documento!

É necessário que o usuário aprovador possua pelo menos a permissão de leitura no documento a ser aprovado, pois caso contrário não poderá acessar o documento para aprovação.
Lembrando que a segurança do documento não depende de aprovação: se for retirada a permissão de um documento em aprovação, essa regra será aplicada nesse mesmo momento, bloqueando o acesso ao documento que foi enviado para aprovação.



Adicionar nível de aprovação


 Visualize o passo a passo


01.
Na aba Aprovação, inserir uma descrição para o nível de aprovação que será atribuído à pasta ou ao documento em Adicionar nível.

É possível utilizar o recurso de aprovação em níveis, isto é, pode-se determinar que a publicação de uma pasta ou documento passe por vários níveis de aprovação.

02. Acionar Adicionar nível.

Ao acionar essa opção é exibida uma área na qual é possível definir os usuários que aprovarão os documentos publicados nessa pasta. Também é possível criar vários níveis de aprovação conforme a necessidade.

03. Acionar Colaborador para incluir um usuário com aprovador da pasta ou do documento.

04. Na janela exibida, selecionar o usuário que será definido como aprovador da pasta ou do documento e acionar Selecionar.

05. Acionar Grupo para incluir um grupo de usuários como aprovador da pasta ou do documento.

06. Na janela exibida, selecionar o grupo de usuários que será definido como aprovador da pasta ou do documento e acionar Selecionar.

É possível visualizar os usuários do grupo acionando Ver usuários na janela exibida.

Para remover um usuário ou um grupo de usuários incluído, basta selecioná-lo e acionar Deletar.

07. Definir as demais informações para o nível de aprovação incluído.

Condição de aprovação
Condição de aprovação para as publicações efetuadas na pasta. As opções disponíveis são:
- E: quando selecionada, determina que devem ser levadas em consideração as opiniões de todos os aprovadores para que o documento seja publicado;
- OU: quando selecionada, determina que basta receber o parecer de apenas um dos aprovadores para que o documento seja publicado;
- Único: quando selecionada, determina que, quando existe uma lista de aprovadores, a decisão do primeiro usuário será definitiva para todo esse grupo de aprovadores. Isso tanto para a aprovação quanto para a reprovação. A diferença de “OU” e “Única” é que, na condição OU, todos precisam reprovar. Se a maioria reprovar, mas o último aprovar, o documento será aprovado.

Este nível requer assinatura digital
Quando assinalado, determina que a aprovação desse nível deverá utilizar assinatura digital.

08. Inserir a descrição do segundo nível de aprovação em Adicionar nível e acionar Adicionar nível, se desejado. Caso contrário, a definição dos critérios de aprovação para a pasta ou para o documento está finalizada.

É possível excluir um nível incluído acessando-o e acionando Remover nível, localizado ao lado de Adicionar nível.



Perguntas Frequentes


ECM - Principais dúvidas sobre aprovação de documentos



Fique atento!

Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.5 - Liquid. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.

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