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Falando de definir critérios de aprovação para pasta ou para documento...
A aprovação de conteúdo publicado na plataforma pode ser efetuada tanto por pastas como por documentos.
Ao definir critérios de uma pasta para que tenham aprovadores, todo conteúdo que é publicado nela passará por essa aprovação, exceto se houverem subpastas em que a opção 'Herdar aprovadores do pai?' esteja desmarcada.
A aprovação por documento somente é possível quando ele é publicado em uma pasta que não possui aprovação. Nesse caso, os critérios são definidos no momento da criação do documento. O conteúdo publicado pelo próprio usuário aprovador da pasta também passará por aprovação, pois além de aprovador ele pode também ser publicador e incluir documentos na pasta. Essa ação é necessária para garantir maior assertividade quanto a publicação e aprovação de documentos na plataforma.
Acessar configuração de aprovação
01. Acionar o menu Documentos.
02. Localizar a pasta ou o documento que deve ter a aprovação configurada.
03. Acionar o botão 
Mais ações referente à pasta ou ao documento e selecionar a opção Propriedades.
04. Acionar a aba Aprovação.
Herdar aprovadores da pasta pai
Essa opção está disponível somente para subpastas criadas dentro de pastas com aprovação configurada.
01. Acessar a aba Aprovação conforme apresentado no item Acessar configuração de aprovação.
02. Marcar a opção Herdar aprovadores do pai.
Caso a opção Herdar aprovadores do pai seja marcada, as subpastas herdarão os níveis de aprovação e os respectivos aprovadores da pasta pai. Essa opção não permite nenhuma configuração de aprovação adicional.
Se essa opção não for marcada, se um documento for publicado dentro da subpasta respeitará a aprovação definida especificamente para a pasta filha, e não para a pasta pai.
Adicionar nível de aprovação
O recurso de aprovação é configurado em 1 ou mais níveis, isto é, pode-se determinar que a publicação de uma pasta ou documento passe por vários níveis de aprovação.
01. Acessar a aba Aprovação conforme apresentado no item Acessar configuração de aprovação.
02. No campo Adicionar nível, inserir uma descrição para o nível de aprovação que será atribuído à pasta ou ao documento.
03. Acionar Adicionar nível.
Ao acionar essa opção é exibida uma área na qual é possível definir os usuários que aprovarão os documentos publicados nessa pasta. Também é possível criar vários níveis de aprovação conforme a necessidade.
04. Definir os colaboradores ou grupos que farão parte do nível de aprovação.
Acionar Colaborador para incluir um usuário com aprovador da pasta ou do documento. Na janela exibida, selecionar o usuário que será definido como aprovador da pasta ou do documento e acionar Selecionar.
Acionar Grupo para incluir um grupo de usuários como aprovador da pasta ou do documento. Na janela exibida, selecionar o grupo de usuários que será definido como aprovador da pasta ou do documento e acionar Selecionar. É possível visualizar os usuários do grupo acionando Ver usuários na janela exibida.
Para remover um usuário ou um grupo de usuários do nível de aprovação, basta selecioná-lo e acionar Remover.
Fique atento às configurações de segurança do documento!
É necessário que o usuário aprovador possua pelo menos a permissão de leitura no documento a ser aprovado, pois caso contrário não poderá acessar o documento para aprovação.
Lembrando que a segurança do documento não depende de aprovação: se for retirada a permissão de um documento em aprovação, essa regra será aplicada nesse mesmo momento, bloqueando o acesso ao documento que foi enviado para aprovação.
05. Definir as demais informações para o nível de aprovação.
Condição de aprovação
Condição de aprovação para as publicações efetuadas na pasta. As opções disponíveis são:
- E: quando selecionada, determina que devem ser levadas em consideração as opiniões de todos os aprovadores do nível, para que o documento seja publicado ou encaminhado para o próximo nível de aprovação. Caso um documento seja reprovado por algum usuário, ele não será mais exibido, pois será reprovado automaticamente;
- OU: quando selecionada, determina que basta receber o parecer de apenas um dos aprovadores do nível para que o documento seja publicado ou encaminhado ao próximo nível de aprovação;
A diferença entre a condição OU e Único é que na OU para o documento ser reprovado, todos precisam reprovar entrando em consenso. Caso a maioria reprove, mas pelo menos um aprovar, o documento será aprovado.
- Único: quando selecionada, determina que, quando existe uma lista de aprovadores, a decisão do primeiro aprovador será definitiva para todo esse grupo de aprovadores. Isso tanto para a aprovação quanto para a reprovação.
Este nível requer assinatura digital
Quando assinalado, determina que a aprovação desse nível deverá utilizar assinatura digital. Essa opção só é disponibilizada caso o recurso Assinatura digital esteja configurado para essa empresa.
06. Após alterar as propriedades desejadas da pasta ou do documento, acionar Confirmar para gravar as alterações.
Remover nível de aprovação
Antes de remover o nível de aprovação, é necessário aprovar todos os documentos que estiverem pendentes de aprovação.
01. Acessar a aba Aprovação conforme apresentado no item Acessar configuração de aprovação.
02. Acionar a aba referente ao nível de aprovação a ser removido.
03. Acionar o botão Remover nível, localizado ao lado de Adicionar nível.
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Fique atento!
Esta documentação é válida a partir da atualização 1.8 - Mist. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.
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