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Índice

Falando de iniciar solicitação...

Uma vez que o processo tenha sido totalmente modelado e esteja liberado para utilização, os usuários que possuem permissão podem iniciar solicitações do processo.

Durante todo o período em que uma solicitação estiver ativa, ela irá utilizar as atividades e fluxos definidos na versão em que for criada, mesmo quando novas versões forem liberadas.

A área de decisão apresenta as opções de atividades e usuários disponíveis para movimentação da solicitação.

A área de instruções apresenta as instruções definidas para o processo e para a atividade atual. As instruções são informações com o objetivo de auxiliar na execução do processo e da atividade atual.

Quando o mecanismo de atribuição não conseguir localizar um usuário que atenda aos requisitos definidos para a atividade, ela passa a ser atribuída ao gestor do processo.

É possível transferir a atividade para outro usuário. Para isso deve-se selecionar a opção Transferir, exibida ao acionar a seta localizada no lado direito de Enviar, e selecionar o usuário que deve receber a tarefa. Existem casos em que a opção Transferir não estará disponível, isso ocorre quando foi configurado na atividade que ela não deve permitir a transferência.

No caso de transferência, o prazo para execução da tarefa não é alterado.

Caso o executor da atividade necessite efetuar algum registro na atividade (inclusão de anexos, alteração nos dados do formulário ou inclusão de observações na solicitação e não pretende movimentar a tarefa para a próxima atividade neste momento, é possível gravar as informações utilizando o botão Salvar.

Cada solicitação iniciada recebe uma identificação numérica que a representa. Esta identificação numérica é comum para todos os processos criados na plataforma.

Nessa janela também é possível definir um processo como favorito e copiar o seu link que direciona diretamente para a abertura de solicitação.


Inicialização rápida


01. No menu principal, acionar Processos.

02. Acionar Iniciar solicitações.

03. Em Inicialização Rápida, é possível visualizar os últimos 5 processos que foram abertos e a partir deles, facilitar a inicialização de uma solicitação.

A inicialização rápida poderá estar vazia quando você abrir pela primeira vez. Visto que os processos só serão mostrados na Inicialização rápida depois de terem sido iniciados. Apos isso, serão contabilizados os processos e os 5 últimos acessados ficarão listados.



Iniciar solicitações


01. No menu Processos cadastrados é possível visualizar todos os processos cadastrados. E ainda, favoritar e visualizar os processos favoritos, localizar e selecionar os processos por categorias e subcategorias.

É possível pesquisar um processo específico pelo campo Buscar processos, localizado ao lado esquerdo da tela. A busca pode ser efetuada por processo, pela categoria ou pela subcategoria à qual o processo pertence.

02. Ao selecionar um processo que deseja inicializar, é necessário preencher as informações solicitadas.

03. Preencher os dados do formulário, se existir.

Os campos exibidos no formulário são previamente definidos por intermédio do recurso Formulário, o qual permite padronizar o formato, a disponibilidade e os campos a serem preenchidos em determinada atividade.

04. Se, desejado, acionar a aba Detalhes para visualizar mais informações sobre o processo, seu diagrama e instruções.

O diagrama do fluxo de um processo facilita a identificação da atividade atual e a verificação dos fluxos de avanço e retorno possíveis.

05. Se, desejado, acionar a aba Complementos para inserir observações na solicitação.

Essa aba permite registrar comentários sobre a execução da atividade. Estes comentários são armazenados no histórico da solicitação. Porém, quando uma solicitação de um processo está sendo iniciada não são exibidas informações históricas nessa aba, somente depois do primeiro registro de movimentação da solicitação em questão.

06. No campo exibido, inserir o comentário e acionar Adicionar complemento.

07. Se, desejado, acionar a aba Anexos para anexar documentos à solicitação.

Essa aba permite anexar à solicitação qualquer tipo de documento existente na plataforma ou, ainda, fazer o upload de novos arquivos. Também é possível excluir anexos existentes. A execução destas ações depende da definição de segurança de anexos configurada para o processo.
Para visualizar um arquivo ainda não publicado, é possível fazer download e visualizá-lo na própria máquina. Basta clicar sobre o arquivo ou então acionar o botão Download.

08. Acionar Carregar arquivo – para anexar um arquivo por upload – ou Buscar no ECM – para anexar um documento que já está publicado na plataforma.

09. Localizar o documento e confirmar.

10. Acionar Enviar.

Ao acionar Enviar a solicitação será criada e movimentada para a próxima atividade, que foi escolhida no campo Próxima atividade.

Também é possível inicializar o processo acionando Salvar, exibido ao acionar a seta localizada no lado de Enviar. No entanto, desta forma são salvas as informações inseridas e a solicitação permanece na atividade inicial e fica sob a responsabilidade do usuário solicitante, sendo necessário acessar a Central de Tarefas para movimentá-la para a próxima atividade.

11. Na janela exibida, definir as informações solicitadas.

Próxima atividade
Atividade para a qual a solicitação será encaminhada. As atividades exibidas na caixa de seleção são as atividades de avanço ou de retorno que estão configuradas para a atividade em questão.

Responsável
Usuário que será o responsável por executar a atividade para a qual a solicitação será encaminhada. O usuário escolhido ficará responsável pela atividade escolhida no campo Próxima atividade. Existem casos em que esta opção não será exibida, isso ocorre quando a atividade escolhida no campo Próxima atividade possui alguma condição de atribuição que não necessite selecionar o usuário, como por exemplo um mecanismo de atribuição pool para grupo ou para papel, ou uma atividade conjunta para todos os usuários.

Senha
Senha do usuário autenticado que está iniciando a solicitação. Esse campo somente é exibido quando foi definido no processo que ela deve ser solicitada ao iniciar uma solicitação.

Apontamentos
Tempo gasto para iniciar a solicitação em horas. Esse campo somente é exibido quando foi definido no processo que deve ser feito apontamento de horas ao iniciar uma solicitação.

Repositório
Repositório no qual se encontra o certificado digital que será utilizado para assinar digitalmente a atividade de início da solicitação. Esse campo somente é exibido quando a atividade de início da solicitação exige assinatura digital.

Certificado
Certificado que será utilizado para assinar digitalmente a atividade de início da solicitação.

12. Acionar Enviar.

Após enviado, o gestor ou o usuário selecionado irá receber uma notificação por e-mail com as informações dessa solicitação, incluindo os complementos.
Com isso, não é possível enviar por e-mail somente os complementos da solicitação.
Lembrando que, para receber as notificações, é necessário ter o recebimento de notificação por e-mail configurado corretamente.

O que você deseja fazer?

Logo após acionar Enviar, o usuário poderá definir qual ação tomar. As opções disponíveis estão descritas a seguir:

  • Iniciar nova solicitação com base nesta: Esta opção permite ao usuário iniciar uma nova solicitação reaproveitando os dados utilizados na solicitação anterior.

  • Iniciar nova solicitação em branco: Esta opção permite ao usuário iniciar uma nova solicitação em branco, a ser preenchida pelo usuário.

  • Ir para a tela de iniciar solicitações: Esta opção redireciona o usuário para  tela de Iniciar solicitações.

  • Ir para a central de tarefas: Esta opção redireciona o usuário para a tela da Central de Tarefas.

Ao clicar no número da solicitação ou no link de Acessar solicitação, o usuário será redirecionado diretamente para a solicitação.



Copiar link do processo


01. Em Processos cadastrados, Na listagem de categorias e subcategorias de processos disponíveis, localizar e selecionar o processo do qual se deseja copiar o link que direciona para a abertura de solicitações.

02. Acionar o ícone Link para a solicitação, localizado no lado direito do nome do processo.

Ao acionar esse ícone o link que direciona para a janela de inicialização de solicitações do processo é copiado para a área de transferência, podendo ser colado no local desejado.



Definir processo como favorito


01. Na listagem de categorias e subcategorias de processos disponíveis, localizar e selecionar o processo que se deseja definir como favorito.

A definição de um processo como favorito visa facilitar sua localização para posterior inicialização de solicitações.

02. Acione o ícone representado por uma estrela, localizado no lado direito do nome do processo.

03. O processo ficará com o ícone de estrela em amarelo. Será possível visualizar o processo na área de processos favoritos.

Para visualizar todos os processos favoritos, basta acionar o item Favoritos, localizado ao lado esquerdo da tela. Ele cria um filtro de todos os processos favoritados e mostra na listagem.



Excluir processo dos favoritos


01. Na área de processos favoritos, localizar o processo que se deseja remover dos favoritos.

Para visualizar todos os processos favoritos, basta acionar o item Favoritos, localizado ao lado esquerdo da tela. Ele cria um filtro de todos os processos favoritados e mostra na listagem.

02. Acionar o ícone representado por uma estrela, localizado no lado direito do nome do processo.

03. O processo será removido da área de processos favoritos.

Ao acionar esse ícone, o processo deixa de ser exibido no filtro de favoritos.



Fique atento!

Esta documentação é válida a partir da atualização 1.6.5 - Liquid. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.