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Índice



Introdução


O recurso de impressão de cópia controlada no fluig permite identificar e rastrear as cópias emitidas dos documentos.

É um recurso importante quando ocorre atualização de normas e procedimentos, principalmente de ISO, onde é necessário recolher as cópias impressas antigas e disponibilizar as novas versões para as áreas.

Com o registro de quais áreas possuem os documentos impressos fisicamente, facilita muito essa substituição. Além de evitar não conformidades em auditorias.


Pré-requisitos


São pré-requisitos para a impressão de documentos:

  • A configuração de ao menos uma área. Para saber como fazer isso, acesse a documentação sobre Áreas;
  • A configuração de marca d'água é opcional. Para saber mais, acesse a documentação de Marca d'água;


Tipos de arquivos suportados


O fluig permite a impressão de cópia controlada apenas para arquivos PDF, documentos do Word e planilhas do Excel.

A tabela abaixo exibe as extensões suportadas pelo recurso de cópia controlada.

Atenção!

Em algumas instalações ocorre o erro: “java.lang.NoClassDefFoundError : null” ao imprimir documentos Microsoft® Office. Para mais detalhes de como solucionar a inconsistência confira a documentação Configuração de serviços de componentes.

ExtensãoCompatível?
.doc(tick)
.docx(tick)
.ppt

(error)

.pptx

(error)

.xls(tick)
.xlsx(tick)
.pdf(tick)
.txt

(error)


Impressão de documentos


Os documentos com os tipos de arquivos suportados (listados acima) configurados para utilizar o Visualizador Interno, SEMPRE são impressos como cópia controlada.

Para os demais tipos de arquivos que não são suportados, NÃO é permitida a impressão pela Cópia Controlada. É possível apenas a impressão normal do documento e deve ser realizada exclusivamente pela Visualização do Documento, no ícone da Impressora (ver segunda opção abaixo).


Acionar a impressão

Você pode fazer a impressão de um documento através da navegação ou através da visualização.

Na navegação, selecione o arquivo e acione o botão Mais > Imprimir cópia controlada.


Na visualização do documento há duas opções. Na primeira acione Ações do documento > Imprimir cópia controlada.


Na segunda, acione o ícone da impressora.

Atenção

Para os documentos com os tipos de arquivos NÃO suportados esta é a única forma de impressão pelo fluig. Não sendo registrada como uma cópia controlada.

Para os documentos com os tipos de arquivos suportados, configurados para não utilizar o Visualizador Interno, também será realizada uma impressão normal, sem registro de cópia controlada.


Realizar a impressão

Após acionar a impressão, você será apresentado à tela de configuração. Configure cada campo conforme a sua necessidade:

  1. Documento protocolo: escolha um documento protocolo para a impressão. Ele pode conter variáveis de impressão que serão atualizadas quando a impressão for finalizada. Para saber mais acesse o item Variáveis de impressão.
  2. Renderizador de impressão de PDF: se você não possuir uma impressora instalada e configurada no computador, o fluig utilizará o renderizador escolhido para gerar um arquivo PDF que normalmente é aberto automaticamente pelo próprio navegador em uma nova aba. Assim você pode salvar o documento e imprimi-lo posteriormente ou apenas mantê-lo. Se a impressão parecer desconfigurada com o renderizador padrão (PDFRenderer), altere para a opção JPedal e tente novamente.
  3. Marca d'água: esse campo é opcional e por padrão é carregado com a opção "Nenhum". Se quiser, escolha uma das marcas d'águas cadastradas. Para saber mais acesse a documentação de Marca d'água.
  4. Área(s) Destino: são as áreas para as quais a impressão será feita. Esse campo é obrigatório. Cadastre pelo menos uma área. Para saber como fazer isso, acesse a documentação sobre Áreas.
  5. Documentos selecionados para imprimir cópia controlada: caso esteja imprimindo um número maior de documentos, você pode escolher apenas alguns da lista para imprimir nesse momento.
  6. Imprimir cópia controlada: ao acionar esse botão, a impressão será feita.


Recursos adicionais


A impressão de cópia controlada foi desenvolvida inicialmente com o recurso de applets, porém este recurso atualmente está disponível somente para o navegador Internet Explorer. Os navegadores Google Chrome (versão 45 ou superior) e Mozilla Firefox (versão 52 ou superior) não suportam mais a execução dos plugins NPAPI necessários.

Este recurso possibilita identificar qual impressora foi selecionada e também definir o número de cópias emitidas.

Caso você deseje utilizar essas opções é necessário atender os requisitos a seguir:

  • Configurar o Ambiente de execução do Java® no computador do usuário que fará a impressão;
  • Utilizar o navegador Internet Explorer. Acesse a Matriz de Portabilidade para saber qual é a versão homologada;
  • Marcar a opção "Habilita applet" em Painel de Controle > Parâmetros. Para saber mais sobre essa tela acesse a documentação sobre Parâmetros.

    Quando a opção "Habilita applet" está marcada no Painel de Controle > Parâmetros, você NÃO conseguirá fazer a impressão através dos navegadores Firefox ou Chrome. Ao tentar fazer isso, será apresentada a mensagem "Não foi possível carregar applet".

    Nesse caso, você poderá apenas fazer a impressão através do Internet Explorer.

    Se quiser fazer a impressão através dos outros navegadores, desabilite a opção. Lembrando que nesse caso, a informação de qual impressora foi selecionada, não será registrada.

Log de cópia controlada


O log de cópia controlada é o registro das informações de cada impressão de cópia controlada. Esse registro é importante, pois oferece total controle e rastreabilidade sobre as cópias.

Para saber como consultar esse log acesse a documentação de Log de cópia controlada.


Compatibilidade de impressão com o MS Office


Por padrão o fluig utiliza o OpenOffice como motor padrão para a impressão de documentos, ou seja, é possível que determinados documentos não sejam impressos exatamente como são visualizados no MS Office.

Para que o MS Office seja o motor padrão de impressão no fluig é necessário fazer a Configuração dos serviços de componentes. Não é necessário reiniciar o fluig após a configuração. Basta fazer uma nova impressão.


Variáveis de impressão e visualização


É possível configurar variáveis nos documentos que serão atualizadas durante a visualização ou durante a impressão (quando o documento for utilizado como protocolo). As variáveis podem informar a versão do documento, publicador ou a data de publicação, por exemplo.


Pré-requisitos


Para que as variáveis sejam atualizadas é necessário que a opção "Atualiza Propriedades Cópia Controlada?" localizada na aba Informações Gerais das propriedades do documento esteja marcada.

Essa opção pode ser alterada manualmente durante ou após a publicação ou pode estar configurada nas propriedades herdadas da pasta, para que seja marcada automaticamente durante a publicação.


Configuração de atualização das variáveis


Para marcar essa opção manualmente, durante a publicação de documento avançado ou na edição de propriedades após a publicação, acione a aba Informações Gerais e marque a opção Atualiza Propriedades de Cópia Controlada?.


Para fazer a configuração automática, acione as propriedades da pasta. Acesse a aba Propriedades Herdadas e marque a opção Atualiza propriedades de Cópia Controlada?.


Variáveis de visualização


As variáveis de visualização são atualizadas sempre que o documento é aberto e visualizado dentro do fluig. Confira a lista de informações que podem ser adicionadas ao documento:

VariávelDescrição
Document.AuthorAutor do documento
Document.Author.IDMatricula do autor do documento
Document.Author.Name Nome do autor do documento
Document.ActiveDocumento ativo
Document.IDCódigo do documento

Document.Publisher

Publicador do documento
Document.Publisher.IDMatricula do publicador do documento
Document.Publisher.Name Nome do publicador do documento
Document.Version

Versão do documento

Document.RevisionRevisão do documento
Document.DescriptionDescrição do documento 
Document.CommentsComentários do documento
Document.VersionDescriptionDescrição da Versão/Revisão
Document.TagTags do documento
Document.ApprovedOnData que o documento foi aprovado
Document.CreationDateData de criação do documento 
Document.ExpiresOnData de expiração do documento 
Document.FirstVersionDateData da primeira versão 
Document.LastUpdateDateData da última atualização 

Document.Approvers1,

Document.Approvers2,

Document.ApproversN

Aprovador do nível 1.

O N representa qual aprovador a ser retornado: o 1 retorna o primeiro aprovador, o 2 retorna o segundo e assim sucessivamente, especificamente do nível 1.

Document.Level2.Approver1,

Document.Level2.Approver2,

Document.LevelN.ApproverN

Aprovador do nível N.

O N em Level representa qual nível deve ser retornado, e o N em Approver representa qual aprovador a ser retornado. Por exemplo: Document.Level2.Approver1 retorna o primeiro aprovador do nível 2.


Variáveis de impressão


As variáveis de impressão são atualizadas somente no documento protocolo quando a impressão é concluída. Essas variáveis não são atualizadas quando o documento é visualizado dentro do fluig.

Nesse caso, se você tentar visualizar um documento que possui variáveis de impressão, ela será exibida como no exemplo abaixo.


Confira a lista de informações que podem ser adicionadas ao documento:

VariávelDescrição
Document.PrintDateData da impressão 
Document.PrintRequesterRequisitante/Solicitante 
Document.PrintedDocument.AreaResponsibleResponsável pela área 
Document.PrintedDocument.Description Descrição do documento
Document.PrintedDocument.Comments Comentários do documento
Document.PrintedDocument.VersionDescription Descrição da Versão/Revisão
Document.PrintedDocument.TagTags do documento
Document.DocumentNrDocumento Número do documento
Document.PrintedDocument.Version Versão do documento 
Document.PrintedDocument.RevisionRevisão do documento
Document.DestinationAreaÁrea 
Document.PrintedDocument.PublisherPublicador do documento
Document.PrintedDocument.VersionDescription1Descrição da versão do documento
Document.PrintedDocument.VersionDescription2 

Continuação da descrição da versão do documento

Document.PrintedDocument.VersionDescription3Continuação da descrição da versão do documento

Atenção

É padrão do próprio MS Office limitar as propriedades dos documentos em 127 caracteres durante a visualização ou impressão.


Eventos de documentos


Os eventos onApplyDocumentPrintProperties e onApplyDocumentProtocolProperties podem ser utilizados para atualizar ou recuperar as informações das variáveis configuradas nos documentos. 

Veja também o exemplo (interacting-with-copy-controlled-properties) disponível no repositório do fluig clicando aqui.


Configurar variáveis


Microsoft Word

Com o documento aberto no Microsoft Word, posicione o cursor no local onde a variável deve ser incluída.

Pressione CTRL + F9 e preencha o espaço entre as chaves ({ }) como no exemplo abaixo:



Microsoft Excel


    • Com o documento aberto no Microsoft Excel, clique com o botão direito do mouse sobre a coluna A e acione Inserir.



    • Preencha as células da coluna A com um nome que identificará as variáveis que você escolheu. Por exemplo, Publicador e Data.



    • Clique na célula da primeira variável (A2 no exemplo abaixo) e em seguida digite o valor Document.Publisher (ou a variável escolhida) na Caixa de Nome;
    • Pressione enter para salvar;
    • Faça o mesmo nas demais células, informando na caixa de nome a variável escolhida.



    • Clique sobre a célula que deverá ser atualizada com o valor da variável;
    • Digite "=" e em seguida clique sobre a célula da variável configurada no passo anterior;
    • Pressione enter para salvar;
    • Faça o mesmo com as demais células;
    • Salve o documento.



    • Clique com o botão direito do mouse sobre a coluna de variáveis que foi criada no passo 1;
    • Aciona a opção Ocultar para que a coluna não seja exibida;
    • Salve o documento.



    Confira o passo a passo completo do exemplo que acabamos de fazer.