Histórico da Página
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Falando de documento
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Documentos são todos os arquivos publicados pelo usuário. Podem ser arquivos de texto, imagens, planilhas, vídeos etc.
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Não é permitido incluir documentos na pasta raiz da navegação de documentos. E, também, não é permitido incluir documentos maiores do que o tamanho máximo por arquivo definido no fluigna plataforma.
A opção de criação de documentos arrastar e soltar (drag and drop) pode ser limitada pelo navegador utilizado. Informações sobre as funcionalidades suportadas os recursos suportados por cada navegador podem ser obtidas em Compatibilidade de navegadores para Drag and Dropde arquivos.
Para utilizar o drag and drop no navegador Internet Exporer na versão 9, é necessário instalar o plugin Microsoft Silverlight. Nesse caso, ao arrastar arquivos para o fluiga plataforma, será apresentada uma mensagem informando sobre a instalação. Basta seguir as orientações para efetivar a instalação e ampliar a experiência de uso no fluig.
O Internet Explorer na versão 9 não permite a criação de múltiplos documentos, sendo possível criar um documento por vez utilizando a publicação simplificada.
Caminho
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básico
01. No menu principal, acionar Documentos Localizar e acionar o nome do documento que se deseja visualizar.
02. No local desejado para criação do documento, acionar Carregar Arquivos, localizado na barra de funções da navegação de documentos Visualizar o conteúdo do documento acessado.
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A opção Carregar Arquivos também pode ser acessada pela Lista de Ações, que é apresentada ao acionar o botão direito do mouse na área de documentos da navegação. | ||
Ao visualizar o documento é possível efetuar algumas ações, tais como visualizar suas propriedades, visualizar informações sociais, copiar o seu link, dentre outras opções. Mais informações podem ser obtidas em Visualização de documentos. |
Caminhos alternativos
Adicionar documento
01. Na pasta desejada para a criação do documento, acionar Carregar arquivos, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
02. Localizar e selecionar o documento a ser incluído.
03. Visualizar o progresso de upload e, posteriormente, o documento publicado03. Localizar o documento a ser criado e confirmar a ação.
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Ao confirmar a ação, o documento ele será criado na navegação desde que o usuário possua permissão de gravação no local escolhido. É possível acompanhar o progresso da publicação na parte inferior da janela. Para visualizar os detalhes do processo, acionar a seta localizada no canto superior direito da janela de progresso. Para cancelar o upload de um documento, basta acionar a opção Cancelar, localizada ao lado do nome do documento, ou Cancelar todos, localizada ao lado do quadro que apresenta o progresso do upload, se mais de um documento estiver sendo criado. Caso ocorram inconsistências durante o upload, é possível acionar a opção Ver detalhes e verificar a descrição do ocorrido. |
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Incluir
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documento – drag and drop
01. Na barra de funções da navegação de documentos, acionar Mais.
02. Acionar a opção Novo Documento (Avançado).
03. Inserir uma descrição que identifique o novo documento.
04. Acionar a aba Arquivos de Publicação.
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A aba "Arquivos Publicação" permite efetuar a transferência do arquivo, que contém o documento, a partir do computador do usuário para o servidor fluig. Essa transferência é chamada de “upload” e é necessária porque para um documento ser publicado no fluig ele deve, inicialmente, ser gravado na área do fluig destinada aos arquivos a serem publicados. |
05. Acionar Escolher arquivos.
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Quando acionado, apresenta o Explorer para localização do arquivo a ser transferido. |
06. Acionar Digitalizar.
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É necessário que exista um scanner instalado na máquina do usuário. Digitalização de documentos é um recurso do fluig que possibilita o upload de documentos que não estão em formato digital. |
07. Selecionar os documentos a serem publicados. Deve ser selecionado um arquivo principal por publicação. No local desejado para a criação do documento, arrastar o documento desejado do local onde ele se encontra e soltá-lo no quadro Solte os seus arquivos aqui, que é apresentado na navegação de documentos ao efetuar a ação de arrastar e soltar (drag and drop).
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Um documento para ser publicado no fluig deve, inicialmente, ser gravado na área do fluig destinada aos arquivos a serem publicados. |
08. Assinalar Limpar diretório de upload ao publicar.
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Quando assinalado, indica que com a publicação do documento, os arquivos do diretório de upload devem ser excluídos. |
Ao soltar o documento no local indicado, é iniciado o processo de upload e publicação desde que o usuário possua pelo menos perfil de gravação. Na parte inferior da janela é possível acompanhar o progresso da publicação. A opção Cancelar todos permite abortar a criação do novo documento. Para visualizar os detalhes do processo, acionar a seta localizada no canto superior direito da janela de progresso. Caso ocorram inconsistências durante o upload, é possível acionar a opção Ver detalhes e verificar a descrição do ocorrido. |
Incluir documento – avançado
01. No local desejado para a criação do documento, acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
02. Acionar Novo documento (avançado)09. Acionar a aba Informações Gerais.
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A aba "Informações Gerais" permite efetuar a parametrização das informações gerais do arquivo que está sendo publicado. |
10. Inserir um comentário que descreva o conteúdo do documento que está sendo publicado.
11. Inserir tags que facilitem a localização do documento.
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As tags funcionam como palavras-chaves. A principal diferença é etiquetar o conteúdo de uma publicação de maneira mais informal e pessoal. Este metadado permite a recuperação do conteúdo por navegação ou na busca. |
12. Inserir uma descrição para a atual versão/revisão do documento.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível incluir um documento no modo avançado, ou seja, que permite definir as propriedades do documento. Mais informações podem ser obtidas em Documento (avançado). |
Solicitar permissão adicional em documento
01. Localizar o documento para o qual se deseja solicitar permissões adicionais.
02. Posicionar o mouse sobre o nome do documento.
03. Acionar Solicitar permissões adicionais, localizado no quadro exibido com as informações gerais do documento13. Inserir o número da versão/revisão inicial do documento que está sendo publicado.
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Este campo é somente habilitado na publicação de um novo documento e quando, nos Parâmetros Gerais do fluig, o campo” Controle Manual da Versão Inicial” está assinalado. Caso não esteja assinalado, o fluig determina automaticamente que a versão/revisão do documento publicado é “1.000”. |
14. Assinalar se deseja que a Versão/Revisão seja Inalterável.
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Quando assinalado, determina que a versão/revisão do documento é inalterável, não permitindo alterações no documento publicado. Nesse caso, alteração somente é possível com uma nova versão/revisão. |
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível solicitar permissões adicionais no documento. Mais informações podem ser obtidas em Solicitar permissão adicional em pasta ou em documento. |
Visualizar anexos de documento
Iniciar reunião a partir de documento
Editar conteúdo do documento
Definir prioridade para documento
01. Localizar o documento para o qual se deseja definir prioridade.
02. Inserir a prioridade desejada para o documento na coluna Prioridade15. Assinalar se o Documento Expira.
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Quando assinalado, determina que o documento que está sendo publicado expirará na data inserida no campo "Válido Até". |
16. Inserir o período de notificação de expiração.
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Inserir o período de antecedência, em quantidade de dias, que deve ser considerado para o envio de notificação de expiração dos documentos. |
Mais informações sobre prioridade para documentos podem ser obtidas em Definir prioridade para pasta ou para documento. Se a coluna Prioridade não está sendo exibida na pasta onde o documento se encontra, é possível habilitá-la seguindo os passos do caminho alternativo Visualizar prioridade do conteúdo da pasta em Pasta.. |
Efetuar ação social para documento
01. Localizar o documento para o qual se deseja efetuar uma ação social.
02. Acionar o ícone correspondente à ação social desejada, localizado na área de ações sociais ao lado direito do nome do documento.17. Inserir a data que determina o início de validade do documento.
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Os documentos somente serão exibidos para os usuárioes, após a data inicial de validade inserida neste campo, o que permite ao autor, efetuar o agendamento para a visualização de um documento. | ||
Mais informações sobre as ações sociais que podem ser efetuadas para um documento na navegação de documentos podem ser obtidas em Apoiar pasta ou documento, Comentar em pasta ou em documento e Compartilhar pasta ou documento. |
Acompanhar documento
01. Localizar o documento que se deseja acompanhar.
02. Acionar o ícone Notificar, localizado depois da área de ações sociais ao lado direito do nome do documento.18. Inserir a data que determina o fim de validade do documento.
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A data inserida nesse campo determina a data de expiração do documento. | ||
Mais informações sobre o recurso Acompanhar podem ser obtidas em Acompanhar documento. |
Definir documento como favorito
01. Localizar o documento que se deseja definir como favorito.
02. Acionar o ícone Adicionar aos favoritos, representado por uma estrela e localizado ao lado direito do nome do documento19. Selecionar entre as opções disponíveis o tipo do documento que está sendo publicado.
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Quando o tipo do documento não é especificado, o sistema reconhecerá caso o tipo do documento seja um dos padrões do fluig. |
20. Selecionar entre as opções disponíveis o assunto ao qual se relaciona o documento que está sendo inserido.
Mais informações sobre o recurso Favoritos podem ser obtidas em Definir pasta ou documento como favorito. |
Criar notas em documento
01. Localizar o documento no qual se deseja fazer anotações.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento.
03. Acionar Iniciar notas.21. Selecionar entre as opções disponíveis o ícone que será associado ao documento em questão.
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Caso não seja escolhido o ícone, o fluig tentará inserir um ícone padrão com base na extensão do documento. |
22. Inserir o nome do autor do documento.
23. Visualização de publicador em que exibe o nome do usuário logado.
Renomear documento
01. Localizar o documento que se deseja renomear.24. Selecionar o idioma relacionado ao documento que está sendo publicado.
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Esse idioma é utilizado para indexar as informações do conteúdo e do documento. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo. | ||
É necessário ter permissão de modificação no documento para renomeá-lo. |
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento.
03. Acionar Renomear25. Assinalar se Notifica via e-mail.
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Quando assinalado, determina que deve ser efetuado o envio de e-mail sobre a publicação do documento. |
26. Assinalar se permite Download e Impressão.
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Quando assinalado, define que os usuários poderão efetuar o download do arquivo que contém o documento. |
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível renomear o documento. Mais informações podem ser obtidas em Renomear pasta ou documento. |
Editar propriedades do documento
01. Localizar o artigo que se deseja editar.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do artigo.
03. Acionar Propriedades.27. Definir se utiliza ou não o visualizador interno.
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Por padrão, os documentos são apresentados no visualizador interno do fluig. |
28. Assinalar se Atualiza Propriedades Cópia Controlada.
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Quando assinalado, determina que o fluig deve efetuar a atualização das informações do documento nas propriedades do mesmo. |
29. Acionar Adicionar Campo.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível editar o artigo. Mais informações podem ser obtidas em Editar propriedades de pasta ou de documento. |
Restaurar versão do documento
01. Localizar o documento do qual se deseja restaurar uma versão antiga.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento.
03. Acionar Propriedades30. Selecionar o campo que deverá ser incluso.
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Para mais detalhes, consultar a funcionalidade Metadados. |
31. Acionar Selecionar.
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível restaurar uma versão antiga do documento. Mais informações podem ser obtidas em Restaurar versão de documento. |
Copiar documento
01. Localizar e selecionar o documento que se deseja copiar para outro local.
02. Acionar Copiar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.32. Acionar a aba Documentos Relacionados.
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A aba "Documentos Relacionados" permite relacionar, ao objeto que está sendo publicado, um outro objeto que seja útil para o leitor. |
33. Acionar Adicionar.
34. Procurar o Documento desejado.
35. Selecionar o Documento desejado.
36. Acionar Confirmar.
37. Acionar a aba Aprovação.
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Caso deseje incluir aprovadores, seguir os passos de 08 a 18 da meta Incluir Nova Pasta. |
38. Acionar a aba Segurança.
Mais informações sobre como concluir essa ação podem ser obtidas em Copiar e colar pasta ou documento. |
Recortar documento
01. Localizar e selecionar o documento que se deseja recortar para outro local.
02. Acionar Recortar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
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O fluig oferece opções na configuração de segurança de definir permissões e restrições de acesso e ações sobre pastas e documentos. Essas configurações de segurança podem ser definidas especificamente para o usuário, para grupos nos quais o usuário está relacionado ou ainda para "Todos" os usuários ativos do fluig. Dessa forma, um mesmo usuário pode estar configurado com vários tipos de permissões e restrições para uma mesma pasta ou documento, sendo consideradas as maiores permissões e restrições definidas para o usuário logado. |
39. Acionar Confirmar.
Incluir Novo Documento - Drag and Drop
Mais informações sobre como concluir essa ação podem ser obtidas em Recortar e colar pasta ou documento. |
Espelhar documento
01. Localizar e selecionar o documento do qual se deseja criar um documento espelho.
02. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acionar Espelhar.
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Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível concluir a criação de um documento espelho do documento. Mais informações podem ser obtidas em Espelhar documento. |
Eliminar documento
01. Localizar e selecionar o documento que se deseja eliminar.
02. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
03. Acionar Eliminar.01. No local desejado para a criação do novo documento, arrastar o documento desejado do local onde ele se encontra e soltá-lo no quadro Solte os seus arquivos aqui, que é apresentado na navegação de documentos ao efetuar a ação de arrastar e soltar (drag and drop).
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Ao soltar o documento no local indicado, é iniciado o processo de upload e publicação desde que o usuário possua pelo menos perfil de gravação. |
Informações | ||
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Esta documentação é válida a partir da atualização 1.5.10. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma. |
Visualizar um documento de uma pasta
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Na pasta raiz somente é possível visualizar um documento do tipo Formulário, visto que não é permitido adicionar documentos de outros tipos diretamente na raiz. |
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Ao acessar um documento também é possível visualizar as ações disponíveis para ele, tais como efetuar download, check in e chek out, renomear, dentre outras. Mais informações sobre todas as ações possíveis para documentos podem ser obtidas em Documento. |
Acompanhar documento de uma pasta
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Não é possível acompanhar pastas e nem formulários, por isso essa ação não pode ser efetuada para os conteúdos existentes na pasta raiz. |
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Mais informações sobre o recurso Acompanhar podem ser obtidas em Acompanhar documento. |
Criar notas em documento
01. Localizar o documento no qual se deseja fazer anotações.
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Informações | ||
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Esta documentação está atualizada é válida a partir do fluig da atualização 1.5.10. Caso Se você utilize utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes do que vê no seu fluigdas quais você vê na sua plataforma. |