Histórico da Página
Caminho Básico
01. No menu principal, acionar Documentos.
02. No local desejado para criação do documento, acionar Carregar Arquivos, localizado na barra de funções da navegação de documentos.
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A opção Carregar Arquivos também pode ser acessada pela Lista de Ações, que é apresentada ao acionar o botão direito do mouse na área de documentos da navegação. |
03. Localizar o documento a ser criado e confirmar a ação.
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Ao confirmar o documento ele será criado na navegação desde que o usuário possua permissão de gravação no local escolhido. |
Caminhos Alternativos
Incluir Novo Documento - Avançado
01. Na barra de funções da navegação de documentos, acionar Mais.
02. Acionar a opção Novo Documento (Avançado).
03. Inserir uma descrição que identifique o novo documento.
04. Acionar a aba Arquivos de Publicação.
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A aba "Arquivos Publicação" permite efetuar a transferência do arquivo, que contém o documento, a partir do computador do usuário para o servidor fluig. Essa transferência é chamada de “upload” e é necessária porque para um documento ser publicado no fluig ele deve, inicialmente, ser gravado na área do fluig destinada aos arquivos a serem publicados. |
05. Acionar Escolher arquivos.
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Quando acionado, apresenta o Explorer para localização do arquivo a ser transferido. |
06. Acionar Digitalizar.
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É necessário que exista um scanner instalado na máquina do usuário. Digitalização de documentos é um recurso do fluig que possibilita o upload de documentos que não estão em formato digital. |
07. Selecionar os documentos a serem publicados. Deve ser selecionado um arquivo principal por publicação.
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Um documento para ser publicado no fluig deve, inicialmente, ser gravado na área do fluig destinada aos arquivos a serem publicados. |
08. Assinalar Limpar diretório de upload ao publicar.
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Quando assinalado, indica que com a publicação do documento, os arquivos do diretório de upload devem ser excluídos. |
09. Acionar a aba Informações Gerais.
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A aba "Informações Gerais" permite efetuar a parametrização das informações gerais do arquivo que está sendo publicado. |
10. Inserir um comentário que descreva o conteúdo do documento que está sendo publicado.
11. Inserir tags que facilitem a localização do documento.
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As tags funcionam como palavras-chaves. A principal diferença é etiquetar o conteúdo de uma publicação de maneira mais informal e pessoal. Este metadado permite a recuperação do conteúdo por navegação ou na busca. |
12. Inserir uma descrição para a atual versão/revisão do documento.
13. Inserir o número da versão/revisão inicial do documento que está sendo publicado.
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Este campo é somente habilitado na publicação de um novo documento e quando, nos Parâmetros Gerais do fluig, o campo” Controle Manual da Versão Inicial” está assinalado. Caso não esteja assinalado, o fluig determina automaticamente que a versão/revisão do documento publicado é “1.000”. |
14. Assinalar se deseja que a Versão/Revisão seja Inalterável.
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Quando assinalado, determina que a versão/revisão do documento é inalterável, não permitindo alterações no documento publicado. Nesse caso, alteração somente é possível com uma nova versão/revisão. |
15. Assinalar se o Documento Expira.
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Quando assinalado, determina que o documento que está sendo publicado expirará na data inserida no campo "Válido Até". |
16. Inserir o período de notificação de expiração.
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Inserir o período de antecedência, em quantidade de dias, que deve ser considerado para o envio de notificação de expiração dos documentos. |
17. Inserir a data que determina o início de validade do documento.
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Os documentos somente serão exibidos para os usuárioes, após a data inicial de validade inserida neste campo, o que permite ao autor, efetuar o agendamento para a visualização de um documento. |
18. Inserir a data que determina o fim de validade do documento.
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A data inserida nesse campo determina a data de expiração do documento. |
19. Selecionar entre as opções disponíveis o tipo do documento que está sendo publicado.
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Quando o tipo do documento não é especificado, o sistema reconhecerá caso o tipo do documento seja um dos padrões do fluig. |
20. Selecionar entre as opções disponíveis o assunto ao qual se relaciona o documento que está sendo inserido.
21. Selecionar entre as opções disponíveis o ícone que será associado ao documento em questão.
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Caso não seja escolhido o ícone, o fluig tentará inserir um ícone padrão com base na extensão do documento. |
22. Inserir o nome do autor do documento.
23. Visualização de publicador em que exibe o nome do usuário logado.
24. Selecionar o idioma relacionado ao documento que está sendo publicado.
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Esse idioma é utilizado para indexar as informações do conteúdo e do documento. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo. |
25. Assinalar se Notifica via e-mail.
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Quando assinalado, determina que deve ser efetuado o envio de e-mail sobre a publicação do documento. |
26. Assinalar se permite Download e Impressão.
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Quando assinalado, define que os usuários poderão efetuar o download do arquivo que contém o documento. |
27. Definir se utiliza ou não o visualizador interno.
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Por padrão, os documentos são apresentados no visualizador interno do fluig. |
28. Assinalar se Atualiza Propriedades Cópia Controlada.
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Quando assinalado, determina que o fluig deve efetuar a atualização das informações do documento nas propriedades do mesmo. |
29. Acionar Adicionar Campo.
30. Selecionar o campo que deverá ser incluso.
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Para mais detalhes, consultar a funcionalidade Metadados. |
31. Acionar Selecionar.
32. Acionar a aba Documentos Relacionados.
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A aba "Documentos Relacionados" permite relacionar, ao objeto que está sendo publicado, um outro objeto que seja útil para o leitor. |
33. Acionar Adicionar.
34. Procurar o Documento desejado.
35. Selecionar o Documento desejado.
36. Acionar Confirmar.
37. Acionar a aba Aprovação.
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Caso deseje incluir aprovadores, seguir os passos de 08 a 18 da meta Incluir Nova Pasta. |
38. Acionar a aba Segurança.
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O fluig oferece opções na configuração de segurança de definir permissões e restrições de acesso e ações sobre pastas e documentos. Essas configurações de segurança podem ser definidas especificamente para o usuário, para grupos nos quais o usuário está relacionado ou ainda para "Todos" os usuários ativos do fluig. Dessa forma, um mesmo usuário pode estar configurado com vários tipos de permissões e restrições para uma mesma pasta ou documento, sendo consideradas as maiores permissões e restrições definidas para o usuário logado. |
39. Acionar Confirmar.
Incluir Novo Documento - Drag and Drop
01. No local desejado para a criação do novo documento, arrastar o documento desejado do local onde ele se encontra e soltá-lo no quadro Solte os seus arquivos aqui, que é apresentado na navegação de documentos ao efetuar a ação de arrastar e soltar (drag and drop).
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Ao soltar o documento no local indicado, é iniciado o processo de upload e publicação desde que o usuário possua pelo menos perfil de gravação. |
Falando de Incluir Novo Documento...
Documentos são todos os arquivos publicados pelo usuário. Podem ser arquivos de texto, imagens, planilhas, vídeos etc.
Para criar documentos o usuário precisa ter pemissão de gravação no local escolhido. Já o administrador pode criar documentos independentemente da segurança definida.
Documentos criados pela opção simplificada ou pela opção drag and drop herdam a segurança, a aprovação e as propriedades da pasta pai.
O upload de documentos será interrompido caso o usuário saia da página da navegação de documentos enquanto ele estiver em andamento.
Não é permitido incluir documentos na pasta raiz da navegação de documentos. E, também, não é permitido incluir documentos maiores do que o tamanho máximo por arquivo definido no fluig.
A opção de criação de documentos arrastar e soltar (drag and drop) pode ser limitada pelo navegador utilizado. Informações sobre as funcionalidades suportadas por cada navegador podem ser obtidas em Compatibilidade de navegadores para Drag and Dropde arquivos.
Para utilizar o drag and drop no navegador Internet Exporer na versão 9, é necessário instalar o plugin Microsoft Silverlight. Nesse caso, ao arrastar arquivos para o fluig, será apresentada uma mensagem informando sobre a instalação. Basta seguir as orientações para efetivar a instalação e ampliar a experiência de uso no fluig.
O Internet Explorer na versão 9 não permite a criação de múltiplos documentos, sendo possível criar um documento por vez utilizando a publicação simplificada.