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 documento externo...

Documento externo é a publicação de um link de acesso externo à plataforma, que possui as mesmas propriedades de um documento comum, porém é necessário informar uma URL de acesso externo.

Quando é utilizado o protocolo de transferência HTTPS (Hyper Text Transfer Protocol Secure) somente é possível incluir documentos externos que direcionem para um local que também utilize esse protocolo.

 

Caminho básico

 

01. Depois de acionar a opção Novo documento externo no local onde ele será criado, inserir uma descrição para ele.

02. Na aba Informações gerais, inserir as informações solicitadas.

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titleSaiba mais

URL
URL para a qual o usuário será direcionando quando acessar esse documento externo. 

Comentário
Breve descrição com informações relevantes sobre o documento externo.
Tags
Rótulos atribuídos ao documento externo para facilitar a busca posteriormente. As tags funcionam como palavras-chave e permitem etiquetar o documento externo de maneira mais informal e pessoal. É possível encontrar o documento externo por navegação ou na busca. Inserir com ou sem o caractere "#" para ativar o auto complete das tags no campo de tags. O auto complete exibe uma lista suspensa com as cinco tags mais utilizadas a partir dos caracteres digitados depois do caractere "#".
Descrição versão/revisão
Descrição da atual versão/revisão do documento externo.
Versão/revisão
Número da versão/revisão inicial do documento externo que está sendo publicado. Este campo somente é habilitado quando o campo "Controle manual da versão inicial" do recurso Parâmetros da guia Gerais no Painel de Controle está assinalado. Quando o campo do Painel de Controle não está assinalado, é automaticamente atribuída a versão/revisão "1.000" para o documento externo e não é possível alterá-la. O formato desse campo é numérico (999.999), sendo que os três primeiros números representam a versão e os três demais representam a revisão. Após a primeira publicação, a plataforma controla automaticamente a evolução de versões e revisões, não permitindo a alteração dos números.
Criar versão/revisão obrigatória
Quando selecionado, determina que não é possível alterar o documento externo e manter a mesma versão/revisão, ou seja, somente é possível efetivar alterações criando uma nova versão ou revisão dele.
Documento expira?
Quando assinalado, determina que o documento externo expirará na data informada no campo "Válido até". Caso contrário, o documento externo não expirará e a data informada no campo "Válido até" não é considerada. Essa opção será exibida assinalada quando o campo "Documento expira?" – do recurso Parâmetros da guia Gerais do Painel de Controle – estiver assinalado.
Período de notificação de expiração
Período de antecedência – em dias – a partir do qual a emissão de notificação de expiração do documento externo se iniciará. Se for inserido zero (0) será considerado o número de dias informado nos parâmetros gerais da plataforma.
Válido a partir de
Data a partir da qual o documento externo estará disponível para os usuários – de acordo com as permissões de acesso. Essa data permite ao autor do documento externo agendar sua visualização para os demais usuários da plataforma, pois ele somente será exibido a partir dessa data. Quando o documento externo é válido somente a partir de uma data futura, para o autor ele é exibido identificado com uma seta vermelha que representa que é um documento futuro. A data para publicação futura não pode ser menor que a data corrente e a publicação futura não envia e-mail de notificação (aprovação, nova versão/revisão do documento etc.).
Válido até
Data a partir da qual o documento externo será considerado como expirado quando a opção "Documento expira?" estiver assinalada. A data de expiração é sugerida considerando o campo "Dias expiração documentos" – do recurso Parâmetros da guia Gerais do Painel de Controle – quando ele tiver algum valor definido. Se o campo "Documento expira" desse recurso não estiver assinalado, essa data é desconsiderada.
Tipo de documento
Tipo ao qual o documento externo pertence.
Assunto
Assunto ao qual o documento externo está relacionado.
Tipo de ícone
Elemento gráfico para representar o documento externo. Quando não é escolhido o ícone, é associado um ícone padrão.
Autor
Usuário autor do documento externo que está sendo criado.
Idioma
Idioma ao qual o documento externo será relacionado. O idioma é utilizado para indexar as informações do documento externo. As informações indexadas são utilizadas nas buscas por conteúdo. Como padrão, é exibido o idioma determinado nas preferências do usuário. Se não estiver definido no perfil do usuário, é sugerido o idioma padrão definido nos Parâmetros gerais da plataforma.
Notificar?
Quando assinalado, determina que os usuários que possuem o assunto relacionado ao documento externo como assunto de interesse serão notificados sobre a sua publicação do documento externo.

03. Acionar a aba Documentos relacionados para relacionar um documento ao documento externo, se desejado.

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titleSaiba mais

A aba Documentos relacionados permite relacionar, ao documento externo, um outro documento que seja útil para o leitor.

04. Acionar Adicionar.

05. Localizar e selecionar o documento desejado.

06. Acionar Confirmar.

07. Acionar a aba Aprovação.


Image Added


Incluir documento externo

...

Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de gravação no local escolhido. 

Image Added Visualize o passo a passo

01. No local desejado para a criação do documento, acionar Novo, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.

02. Acionar Documento externo.

Painel

Ao acionar essa opção, é exibida a janela na qual é possível incluir um documento no modo avançado, ou seja, que permite definir as propriedades do documento. 

03. Inserir uma descrição que identifique o novo documento.

04. Na aba Informações gerais, inserir as informações solicitadas.

Painel

A maioria das informações requisitadas nessa aba são comuns em todos os documentos, por isso podem ser conferidas na documentação sobre Propriedades do documento.

05. Acionar a aba Documentos relacionados

Painel

Essa aba permite relacionar ao documento externo, um outro documento que seja útil para o leitor. Ver imagem.

  • Para adicionar um documento relacionado:
    1. Acionar Adicionar.
    2. Digite o nome ou código do documento que deseja inserir e acione Buscar ou acione a tecla Enter.
    3. Selecione o documento a ser relacionado, por meio dos filtros "Por código" ou "Por título". 
    4. Acionar Confirmar.
  • Para remover um documento relacionado:
    1. Acionar o ícone Image Added referente ao documento relacionado.

Quando houver um documento relacionado, o usuário pode acessar as propriedades através do botão Ações do documento > Visualizar propriedades. Com isso, na área Lista de documentos relacionados, será possível clicar sobre o documento em questão e visualizá-lo.

06. Acionar a aba Aprovação e definir 08. Definir os critérios de aprovação para o documento externo, se desejado.

Saiba mais
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title
Painel
Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento.

0907. Acionar a aba Segurança .10. Definir e definir os critérios de segurança para o documento externo, se desejado.

Expandirpanel
titleSaiba mais
Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de segurança para pasta ou para documento.

1108. Acionar Salvar.

 

...

 


Visualizar documento externo

...

...

01. Localizar e acionar o nome do documento externo que se deseja acessarvisualizar.

02. Visualizar o seu conteúdo.

Saiba mais
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title
Painel
Ao visualizar o documento externo é possível efetuar algumas ações, tais como visualizar suas propriedades, visualizar informações sociais, copiar o seu link, dentre outras opções. Mais informações podem ser obtidas em Visualização de documentos.

 

...


Solicitar permissão adicional em documento externo

...

 Essa opção é apresentada somente para usuários que não são administradores.


01. Localizar o documento externo para o qual se deseja definir prioridadesolicitar permissões adicionais.

02. Inserir a prioridade desejada para o documento externo na coluna Prioridade.

...

titleSaiba mais

Mais informações sobre prioridade para documentos externos podem ser obtidas em Definir prioridade para pasta ou para documento.

 Posicionar o mouse sobre o nome do documento externo.

03. Acionar Solicitar permissões adicionais, localizado no quadro exibido com as informações gerais do documento externo.

Painel
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível solicitar permissões adicionais no documento externo. Mais informações podem ser obtidas em Solicitar permissão adicional em pasta ou em documento.


Definir prioridade para documento externo

...

Para efetuar essa ação, é necessário que a coluna Prioridade esteja sendo apresentada. Caso não esteja, verifique o item 

Visualizar prioridade do conteúdo da pasta

...

.

Image Added Veja a imagem

01. Localizar o documento externo para o qual se deseja definir prioridade.

02. Na coluna Prioridade clicar sobre o espaço correspondente à prioridade.

03. Inserir uma prioridade numérica para o documento externo e pressionar a tecla Enter no teclado.

Painel

A priorização de pastas ou de documentos é utilizada exclusivamente para ordená-los pela sua prioridade na navegação de documentos. É possível definir prioridade para todos os tipos de documentos que podem ser publicados.

Para visualizar o conteúdo de uma pasta ordenado por sua prioridade, basta efetuar um clique sobre a coluna Prioridade.


 

Efetuar ação social para documento externo

...

Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de leitura no local escolhido.


01. Localizar o documento externo para o qual se deseja efetuar uma ação social.

02. Acionar o ícone correspondente à ação social desejada, localizado na área de ações sociais ao lado direito do nome do documento externo.

Painel
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titleSaiba mais
Mais informações sobre as ações sociais que podem ser efetuadas para um documento externo na navegação de documentos podem ser obtidas em Apoiar pasta ou documento, Comentar em pasta ou em documento e Compartilhar pasta ou documento.

...


Acompanhar documento externo

...

01. Localizar o documento externo que se deseja acompanhar.

02. Acionar o ícone Notificar, localizado depois da área de ações sociais ao lado direito do nome do documento externo.

Painel
Mais informações sobre o recurso Acompanhar podem ser obtidas em Acompanhar documento.


Definir documento externo como favorito

...

...

01. Localizar o documento externo que se deseja definir como favorito.

02. Acionar o ícone Adicionar aos favoritos, representado por uma estrela e localizado ao lado direito do nome do documento externo.

Saiba mais
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title
Painel
Mais informações sobre o recurso Favoritos podem ser obtidas em Definir pasta ou documento como favorito.

...


Renomear documento externo

...

 Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de modificação no documento escolhido.


01. Localizar o documento externo que se deseja renomear.

...

titleSaiba mais

...

02. Acionar Image AddedMais opções, localizado ao lado direito do nome do documento externo, e acionar Renomear.

03. Incluir o novo nome e acionar Renomear.


Editar documento externo

...

01. Localizar o documento externo que se deseja editar.

02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento externo.

03. Acionar RenomearPropriedades.

Expandir
titleSaiba mais

Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível renomear um documento. Mais informações podem ser obtidas em Renomear pasta ou documento.

 

Editar propriedades do documento externo

 

04. Editar as propriedades desejadas.

Painel

A maioria das informações requisitadas nessa aba são comuns em todos os documentos, por isso podem ser conferidas na documentação sobre Propriedades do documento.

05. Acionar Confirmar.


Restaurar versão do documento externo

...

01. Localizar o documento externo do qual se deseja editar as propriedadesrestaurar uma versão antiga.

02. Acionar Mais opções, localizado  localizado ao lado direito do nome do documento externo.

03. Acionar Propriedades.

Painel
Expandir
titleSaiba mais
 
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível editar as propriedades restaurar uma versão antiga do documento externo. Mais informações podem ser obtidas em Editar propriedades de pasta ou Restaurar versão de documento.

 


Copiar documento externo

...

...

01. Localizar e selecionar o documento externo que se deseja copiar para outro local.

02. Acionar Copiar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.

Expandirpanel
titleSaiba mais
Mais informações sobre como concluir essa ação podem ser obtidas em Copiar e colar pasta ou documento.

...


Recortar documento externo

 

...

01. Localizar e selecionar o documento externo que se deseja recortar para outro local.

02. Acionar Recortar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.

Painel
Expandir
titleSaiba mais
Mais informações sobre como concluir essa ação podem ser obtidas em Recortar e colar pasta ou documento.

 

...


Espelhar documento externo

 

...

01. Localizar e selecionar o documento externo do qual se deseja restaurar uma versão antigacriar um documento espelho.

02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento externo.

03. Acionar Propriedades.

Espelhar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.

Saiba mais
Painel
Expandir
title
Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível restaurar uma versão antiga concluir a criação de um documento espelho do documento externo. Mais informações podem ser obtidas em Restaurar versão de Espelhar documento.

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Remover documento externo

 

...

01. Localizar e selecionar o documento externo que se deseja eliminar.

02. Acionar Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.

03. Acionar EliminarRemover.

Saiba mais
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title
Painel
Ao acionar essa opção é exibida uma mensagem informando que o documento externo foi eliminadoremovido. Porém, ele apenas é eliminado da estrutura da navegação de documentos, permanecendo na Lixeira. Quando o Controle de cotas está ativo, o espaço ocupado pelo documento externo na pasta será liberado apenas quando este for removido da Lixeira. Mais informações sobre como restaurar ou eliminar remover o documento externo definitivamente da plataforma podem ser obtidas em Lixeira.

 

...



Informações
titleFique atento!

Esta documentação é válida a partir da atualização 1.57.100 - Lake. Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma.

 

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HTML
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