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Introdução
O recurso de impressão de cópia controlada no fluig TOTVS Fluig Plataforma permite identificar e rastrear as cópias emitidas dos documentos.
É um recurso importante quando ocorre atualização de normas e procedimentos, principalmente de ISO, onde é necessário recolher as cópias impressas antigas e disponibilizar as novas versões para as áreas.
Com o registro de quais áreas possuem os documentos impressos fisicamente, facilita muito essa substituição. Além de evitar não conformidades em auditorias.
Pré-requisitos
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São pré-requisitos para a impressão de documentos:
- A configuração de ao menos uma área. Para saber como fazer isso, acesse a documentação sobre Áreas;
- A configuração de marca d'água é opcional. Para saber mais, acesse a documentação de Marca d'água;
Tipos de arquivos suportados
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O fluig A plataforma permite a impressão de cópia controlada apenas para arquivos PDF, documentos do Word e planilhas do Excel. Em servidores Linux, arquivos com extensões .doc e .xls podem não funcionar.
A tabela abaixo exibe as extensões suportadas pelo recurso de cópia controlada:
| Extensão | Compatível? | Sistema Operacional do servidor da plataforma |
|---|---|---|
| .doc |  | Somente em servidor Windows |
| .docx |  | Windows/Linux |
| .ppt |
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| .pptx |
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| .xls | | Somente em servidor Windows |
| .xlsx | | Windows/Linux |
| Windows/Linux | |
| .txt |
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| Nota | ||
|---|---|---|
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Em algumas instalações ocorre o erro: “java.lang.NoClassDefFoundError : null” ao imprimir documentos Microsoft® Office. Para mais detalhes de como solucionar a inconsistência confira a documentação Configuração de serviços de componentes. |
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Impressão de documentos
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Os documentos com os tipos de arquivos suportados (listados acima) configurados para utilizar o Visualizador Interno, SEMPRE são impressos como cópia controlada.
Para os demais tipos de arquivos que não são suportados, NÃO é permitida a impressão pela Cópia Controladacontrolada. É possível apenas a impressão normal do documento e deve ser realizada exclusivamente pela Visualização do Documento, no ícone da Impressora (ver segunda opção abaixo).
Acionar a impressão
Você pode fazer a impressão de um documento através da navegação ou através da visualização.
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| Nota | ||
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Para os documentos com os tipos de arquivos NÃO suportados esta é a única forma de impressão pelo fluigpela plataforma. Não sendo registrada como uma cópia controlada. Para os documentos com os tipos de arquivos suportados, configurados para não utilizar o Visualizador Interno, também será realizada uma impressão normal, sem registro de cópia controlada. |
Realizar a impressão
Após acionar a impressão, você será apresentado à tela de configuração. Configure cada campo conforme a sua necessidade:
- Documento protocolo: escolha um documento protocolo para a impressão. Ele pode conter variáveis de impressão que serão atualizadas quando a impressão for finalizada. Para saber mais acesse o item Variáveis de impressão.
- Renderizador de impressão de PDF: se você não possuir uma impressora instalada e configurada no computador, o fluig utilizará a plataforma utilizará o renderizador escolhido para gerar um arquivo PDF que normalmente é aberto automaticamente pelo próprio navegador em uma nova aba. Assim você pode salvar o documento e imprimi-lo posteriormente ou apenas mantê-lo. Se a impressão parecer desconfigurada com o renderizador padrão (PDFRenderer), altere para a opção JPedal e tente novamente.
- Marca d'água: esse campo é opcional e por padrão é carregado com a opção "Nenhum". Se quiser, escolha uma das marcas d'águas cadastradas. Para saber mais acesse a documentação de Marca d'água. Marca d'água que será incluída nas cópias impressas, se desejado. O cadastro da marca d'água é realizado no recurso Marca d'água do Painel de controle.
Importante: A marca d'água selecionada será aplicada somente nos documentos que não possuem marca definida. Para ver a marca d'água de cada documento, verifique a seção Documentos selecionados para imprimir cópia controlada. Caso desejado, para alterar a marca definida, acesse as propriedades do documento. - Área(s) Destino: são as áreas para as quais a impressão será feita. Esse campo é obrigatório. Cadastre pelo menos uma área. Para saber como fazer isso, acesse a documentação sobre Áreas.
- Documentos selecionados para imprimir cópia controlada: caso esteja imprimindo um número maior de documentos, você pode escolher apenas alguns da lista para imprimir nesse momento Nessa lista são apresentados os documentos que serão impressos, bem como a marca d'água a ser aplicada a cada um deles.
- Imprimir cópia controlada: ao acionar esse botão, a impressão será feita.
Recursos adicionais
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A impressão de cópia controlada foi desenvolvida inicialmente com o recurso de applets, porém este recurso atualmente está disponível somente para o navegador Internet Explorer. Os navegadores Google Chrome (versão 45 ou superior) e Mozilla Firefox (versão 52 ou superior) não suportam mais a execução dos plugins NPAPI necessários.
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Caso você deseje utilizar essas opções é necessário atender os requisitos a seguir:
- Configurar o Ambiente de execução do Java® no computador do usuário que fará a impressão;
- Utilizar o navegador Internet Explorer. Acesse a Matriz de Portabilidade para saber qual é a versão homologada;
Marcar a opção "Habilita applet" em Painel de Controle > Parâmetros. Para saber mais sobre essa tela acesse a documentação sobre Parâmetros.
Nota Quando a opção "Habilita applet" está marcada no Painel de Controle > Parâmetros, você NÃO conseguirá fazer a impressão através dos navegadores Firefox ou Chrome. Ao tentar fazer isso, será apresentada a mensagem "Não foi possível carregar applet".
Nesse caso, você poderá apenas fazer a impressão através do Internet Explorer.
Se quiser fazer a impressão através dos outros navegadores, desabilite a opção. Lembrando que nesse caso, a informação de qual impressora foi selecionada, não será registrada.
Aviso title Importante Informamos que o Office 365 não encontra-se no rol de versões homologadas pelo TOTVS Fluig Plataforma.
Log de cópia controlada
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O log de cópia controlada é o registro das informações de cada impressão de cópia controlada. Esse registro é importante, pois oferece total controle e rastreabilidade sobre as cópias.
Para saber como consultar esse log acesse a documentação de Log de cópia controlada.
Compatibilidade de impressão com o MS Office
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Por padrão o fluig TOTVS Fluig Plataforma utiliza o OpenOffice como motor padrão para a impressão de documentos, ou seja, é possível que determinados documentos não sejam impressos exatamente como são visualizados no MS Office.
Para que o MS Office seja o motor padrão de impressão no fluig é impressão é necessário fazer a Configuração dos serviços de componentes. Não é necessário reiniciar o fluig a plataforma após a configuração. Basta fazer uma nova impressão.
| Painel | ||
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Observação KCS: Informação duplicada no artigo https://centraldeatendimento.fluig.com/hc/pt-br/articles/360033839533. |
Variáveis de impressão e visualização
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É possível configurar variáveis nos documentos que serão atualizadas durante a visualização ou durante a impressão (quando o documento for utilizado como protocolo). As variáveis podem informar a versão do documento, publicador ou a data de publicação, por exemplo.
Pré-requisitos
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Para que as variáveis sejam atualizadas é necessário que a opção "Atualiza Propriedades Cópia Controlada?" localizada na aba Informações Gerais das propriedades do documento esteja marcada.
Essa opção pode ser alterada manualmente durante ou após a publicação ou pode estar configurada nas propriedades herdadas da pasta, para que seja marcada automaticamente durante a publicação.
Configuração de atualização das variáveis
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Para marcar essa opção manualmente, durante a publicação de documento avançado ou na edição de propriedades após a publicação, acione a aba Informações Gerais e marque a opção Atualiza Propriedades de Cópia Controlada?.
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Para fazer a configuração automática, acione as propriedades da pasta. Acesse a aba Propriedades Herdadas e marque a opção Atualiza propriedades de Cópia Controlada?.
Variáveis de visualização
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As variáveis de visualização são atualizadas sempre que o documento é aberto e visualizado dentro do fluigda plataforma. Confira a lista de informações que podem ser adicionadas ao documento:
| Variável | Descrição |
|---|---|
| Document.Author | Autor do documento |
| Document.Author.ID | Matricula do autor do documento |
| Document.Author.Name | Nome do autor do documento |
| Document.Active | Documento ativo |
| Document.ID | Código do documento |
Document.Publisher | Publicador do documento |
| Document.Publisher.ID | Matricula do publicador do documento |
| Document.Publisher.Name | Nome do publicador do documento |
| Document.Version | Versão do documento |
| Document.Revision | Revisão do documento |
| Document.Description | Descrição do documento |
| Document.Comments | Comentários do documento |
| Document.VersionDescription | Descrição da Versão/Revisão |
| Document.Tag | Tags do documento |
| Document.ApprovedOn | Data que o documento foi aprovado |
| Document.CreationDate | Data de criação do documento |
| Document.ExpiresOn | Data de expiração do documento |
| Document.FirstVersionDate | Data da primeira versão |
| Document.LastUpdateDate | Data da última atualização |
Document.Approvers1, Document.Approvers2, Document.ApproversN | Aprovador do nível 1. O N representa qual aprovador a ser retornado: o 1 retorna o primeiro aprovador, o 2 retorna o segundo e assim sucessivamente, especificamente do nível 1. |
Document.Level2.Approver1, Document.Level2.Approver2, Document.LevelN.ApproverN | Aprovador do nível N. O N em Level representa qual nível deve ser retornado, e o N em Approver representa qual aprovador a ser retornado. Por exemplo: Document.Level2.Approver1 retorna o primeiro aprovador do nível 2. |
Variáveis de impressão
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As variáveis de impressão são atualizadas somente no documento protocolo quando a impressão é concluída. Essas variáveis não são atualizadas quando o documento é visualizado dentro do fluigda plataforma.
Nesse caso, se você tentar visualizar um documento que possui variáveis de impressão, ela será exibida como no exemplo abaixo.
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| Nota | ||
|---|---|---|
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É padrão do próprio MS Office limitar as propriedades dos documentos em 127 caracteres durante a visualização ou impressão. |
Eventos de documentos
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Os eventos onApplyDocumentPrintProperties e onApplyDocumentProtocolProperties podem ser utilizados para atualizar ou recuperar as informações das variáveis configuradas nos documentos.
| Informações |
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Veja também o exemplo (interacting-with-copy-controlled-properties) disponível no repositório do fluig TOTVS Fluig Plataforma clicando aqui. |
Configurar variáveis
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Microsoft Word
Com o documento aberto no Microsoft Word, posicione o cursor no local onde a variável deve ser incluída.
Pressione CTRL + F9 e preencha o espaço entre as chaves ({ }) como no exemplo abaixo:
Microsoft Excel
| Deck of Cards | ||||||||||||||||||||||||||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
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| Nota | ||
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Lembrando que, a partir do pacote de atualização da release fluig 1.7.1-220719 - Crystal Lake, em arquivos da ferramenta Excel é possível inserir variáveis em qualquer coluna ou planilha.
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| HTML |
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$("b:contains('oculto')").parent().parent().hide();
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