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Hablando de

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propiedades del documento...

El modo avanzado de creación de documentos le permite establecer una serie de propiedades, así como criterios de aprobación y de seguridad.

Ruta básica

01. Después de activar la opción Nuevo documento (avanzado) en la ubicación deseada, introduzca una descripción que identifique el documento nuevo.

02. En la pestaña Archivos de publicación, active Seleccionar archivos – para seleccionar un documento de la estación de trabajo – o Copiar archivo del ECM – para seleccionar un documento que ya esté publicado en la plataforma.

03. Buscar y seleccionar el documento a ser publicado.

04. Si hay más de un archivo, seleccione el archivo que será el principal e indique cuáles van a ser sus adjuntos.

05. Si lo desea, marque Limpiar directorio de upload cuando publique.

06. Active la pestaña Información general.

07. Introduzca la información solicitada.

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La información requerida es:
Comentario
Breve descripción con información relevante sobre el documento y su contenido.

. Consulte el paso a paso para la inclusión de documentos por tipo: Documento, Documento externo, Artículo, Informe o Aplicación.

Comentario

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Breve descripción con información relevante sobre el documento y su contenido.

Tags

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Etiquetas atribuidas al documento para facilitar la búsqueda

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. Las tags funcionan como palabras clave y permiten etiquetar el documento de manera más informal y personal. Se puede buscar el documento por navegación o en la búsqueda. Insertar con o sin el carácter "#" para activar el auto complete de tags en el campo de tags. El Auto complete muestra una lista desplegable con las cinco

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tagsmás utilizadas a partir de los caracteres digitados después del carácter "#".

Descripción versión/revisión

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Descripción de la versión/revisión actual del documento.

Versión/revisión

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Número de la versión/revisión

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del documento

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. Este campo únicamente está habilitado cuando se incluye un documento y cuando está marcado el campo «Control manual de la versión inicial», del recurso Parámetros

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en el

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Panel de control. Cuando el campo del Panel de control no está marcado, se atribuye automáticamente la versión/revisión "1000" para el documento y no se puede modificarla. El formato de este campo es numérico (999.999), siendo que los tres primeros números representan la versión y los otros tres representan la revisión. Después de la primera publicación, la plataforma controlará automáticamente la evolución de las versiones y revisiones, y no permitirá que se alteren los números. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva versión/revisión.

Control de Versiones

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De versiones forma aplicada al documento. Las opciones disponibles son:

• Nueva revisión: al ser seleccionada, las modificaciones efectuadas generarán una revisión de la versión actual del documento. Normalmente se utiliza cuando el documento ha sufrido una pequeña modificación. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva revisión.

• Nueva versión: al ser seleccionada, las modificaciones efectuadas determinarán una nueva versión del documento. Normalmente se utiliza cuando el documento ha sufrido una modificación importante de contenido. Al seleccionar esta opción, el contenido del documento podrá ser alterado y la fecha original de creación del documento se modificará; esta pasará a ser la fecha de la última modificación realizada, debido a la creación de una nueva versión.

• Mantener versión: al ser seleccionada, se mantendrá la versión actual del documento. Se utiliza cuando el documento actual ya no es válido y es necesario cambiar todo el contenido por uno nuevo y actualizado. En caso de que el documento necesite de aprobación, el contenido anterior continuará mostrándose hasta que la nueva versión/revisión sea aprobada. Al seleccionar la opción «Mantener revisión», el contenido del documento podrá ser modificado y se mantendrá la fecha de creación de la versión original, sin crearse una nueva versión del documento.

Crear versión/revisión obligatoria

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Cuando está marca, determina que el documento no se puede modificar y se debe mantener la misma versión/revisión, o sea, que solo se pueden hacer efectivas las modificaciones creando una nueva versión o revisión del mismo. Si en la publicación del documento, se marcó este campo, el mismo permanece desactivado al editar las propiedades del documento.

¿El documento caduca?

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Cuando está marcado, determina que el documento caducará en la fecha informada en el campo «Válido hasta». De lo contrario, el documento no caducará y la fecha informada en el campo "Válido hasta" no es considerada. Esta opción será mostrada como marcada cuando el campo "¿Documento caduca?", del recurso Parámetros

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en el Panel de

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control, está marcado. Y la notificación se mostrará solo al autor del documento.

Período de notificación de caducidad

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^{Para que se emita la notificación debe existir una tarea del tipo Vencimiento de documentos en el Programador de tareas.}

Período de antecedencia – en días – a partir del cual se iniciará la emisión de notificación de caducidad del documento. Si se inserta cero (0) se considerará el número de días informado en los Parámetros en el Panel de control. La notificación se mostrará solo al autor del documento.

Válido desde

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Fecha a partir de la cual estará disponible el documento para los usuarios – de acuerdo con los permisos de acceso. Esta fecha le permite al autor del documento agendar su visualización para los demás usuarios de la plataforma, ya que solo se exhibirá a partir de esta fecha

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. La fecha para publicación futura no puede ser menor que la fecha corriente y la publicación futura no envía e-mail de notificación (aprobación, nueva versión/revisión del documento etc.). Cuando el documento es válido solo a partir de una fecha futura, para el autor aparece identificado con una flecha roja Image Added que representa que es un documento futuro. 

Válido hasta

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Fecha a partir de la cual el documento será considerado como caduco cuando la opción «Documento caduco?» esté marcada. La fecha de caducidad es sugerida considerando el campo "Días de caducidad de documentos" – del

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recurso Parámetros en el Panel de

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control – cuando tenga algún valor definido. Si el campo "Documento caduca" de este recurso no está marcado, esta fecha no se considera. Cuando el documento haya expirado, aparecerá en rojo y con el ícono Image Added.

Tipo de documento

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Tipo al que pertenece el documento.

Asunto

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Asunto al que está relacionado el documento. Puede escribir el asunto deseado de los temas configurados en la pantalla de Asuntos.

¿Utiliza visualizador interno?

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Cuando está marcada, determina que el documento aparecerá en el visualizador interno de la plataforma. Por estándar este campo aparece marcado y los documentos se muestran en el visualizador interno. Este campo solamente se habilita para alteración cuando se define que no debe ser heredado de la carpeta principal.

Marca de agua

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Le permite seleccionar una marca de agua según los registros configurados en la pantalla Marca de agua. Al definir una etiqueta en el documento, esta se vuelve obligatoria en la visualización, en la descarga y en la impresión de la copia controlada del documento. Es importante tener en cuenta que para definir una marca de agua es necesario habilitar el visualizador interno.

Tipo de ícono

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Elemento gráfico para representar el documento. Cuando no se selecciona el ícono, se asocia un ícono estándar con base en la extensión del archivo. Puede incluir íconos personalizados a través de la función Registro de íconos del Panel de control.

Autor

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Usuario autor del documento

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.

Idioma

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Idioma al que será relacionado el documento. El idioma se utiliza para indexar la información del contenido y del documento. La información indexada se utiliza en las búsquedas por contenido. Como estándar, se muestra el idioma determinado en las preferencias del usuario. Si no está definido en el perfil del usuario, se sugiere idioma estándar definido en los Parámetros

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en el Panel de control.

¿Notificar?

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Cuando se marca, determina que los usuarios que poseen el asunto relacionado al documento como asunto de interés serán notificados sobre la publicación. Si el asunto relacionado al documento es uno obligatorio, todos los usuarios activos serán notificados, independientemente de que tengan o no el asunto como interés.

¿Permite download e impresión?

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Cuando está marcada, se determina que el documento permite que los usuarios con permiso hagan download e impresión de su contenido, es decir, la opción Download e impresión en la pestaña Seguridad del documento está marcada para un usuario o un grupo al cual pertenece.

¿Actualiza propiedades de copia controlada?

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Cuando está marcada, efectúa la actualización de la información en las propiedades del documento, que se necesita para imprimir la copia controlada del documento.

¿Utiliza visualizador interno?
Cuando está marcada, determina que el documento aparecerá en el visualizador interno de la plataforma. Por estándar este campo aparece marcado y los documentos se muestran en el visualizador interno. Este campo solamente se habilita para alteración cuando se define que no debe ser heredado de la carpeta principal.

Campos personalizados

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Campos personalizados para el documento. El registro de estos campos se realiza en el recurso Campos personalizados del Panel de control.

URL

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URL a donde será direccionado el usuario cuando acceda a este documento externo. 

Aplicación

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Seleccione el aplicativo que se publicará en la navegación de documento y que previamente se registró en Aplicaciones.

Parámetros

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Ruta y nombre del programa del aplicativo a ejecutar.

08. Active Agregar campo, que está situado en el recuadro Campos personalizados de la pestaña Información general para introducir campos personalizados para el documento, si así lo desea.

09. Seleccione el campo que está relacionado con el documento.

10. Active Seleccionar.

11. Active la pestaña Documentos relacionados.

12. Active Agregar.

13. Localice y seleccione el documento a relacionar con el documento que está siendo publicado.

14. Active Confirmar.

15. Active la pestaña Aprobación.

16. Defina los criterios para la aprobación del documento.

17. Active la pestaña Seguridad.

18. Defina los criterios para la seguridad del documento.

19. Active Confirmar.

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