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label | Acessando o Painel de Acompanhamento |
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title | Acessando o Painel de Acompanhamento |
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O Painel de Acompanhamento - TAE oferece a facilidade de monitorar os documentos enviados para assinatura através do workflow de assinatura eletrônica - TAE, bem como o envio de documentos diretamente pelo portal.
No menu, clique em “Assinatura Eletrônica - TAE”:
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Clique em “Acompanhamento - TAE”:
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Faça o login no TAE:
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Após o Login, o Painel de acompanhamento do TAE será exibido:
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Card |
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default | true |
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label | Filtros |
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title | Filtros |
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Ordenação dos documentos a serem Exibidos.
É possível ordenar por Documento, Envio, Atualização e Expiração.
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Campo de Pesquisa de Documentos:
No painel é possível efetuar a busca de documentos pelo nome:
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Filtros:
Possível filtrar os documentos por: Todos, Pendentes, Finalizados, Rejeitados e Rascunhos.
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Limpar Filtros:
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Card |
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default | true |
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label | Funcionalidades Painel |
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title | Funcionalidades Painel |
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Atualizar os dados do TAE
É possível efetuar a atualização dos dados apresentados em tela:
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Editar Perfil e dados do usuário:
No painel é possível efetuar a busca de documentos pelo nome:
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Informações que podem ser alteradas:
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Inclusão e/ou alteração da assinatura Manuscrita
No painel é possível efetuar o cadastro e/ou atualização da assinatura manuscrita:
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Logoff / Trocar usuário:
Botão para efetuar o logoff do usuário logado:
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Card |
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label | Publicando um documento |
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title | Publicando um documento |
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Para realizar a publicação de um documento, clique no botão indicado na imagem abaixo.
Nota: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa.
Clique em “Adicionar documentos”.
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No modal aberto. informe os dados do Envelope a ser enviado para assinatura:
Envelope: Nome do envelope a ser enviado.
Salvar arquivos do desktop no ECM em: Informar em qual pasta o envelope deverá ser salvo no ECM do Fluig.
Buscar documento no Meu computador: Permite o envio de Arquivos do próprio computador.
Buscar documento no ECM: Permite o envio de Arquivos que estão no TOTVS Fluig - ECM.
Após a inclusão das informações, Clique em "Próxima Etapa"
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É permitido subir até 10 MB de arquivos por envelope (conjunto de documentos).
Na tela exibida, informe os Destinatários:
Selecione os usuários que assinarão o documento como assinante, testemunha ou validador, de acordo com a finalidade pretendida.
- Assinantes: Usuários que assinarão eletronicamente via TOTVS Fluig Plataforma. Para assinar digitalmente, utilizando certificados A1/A3, o usuário deverá utilizar o PORTAL WEB TAE pelo link recebido no e-mail;
- Testemunhas: Usuários que irão testemunhar o documento.
- Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
- Observadores: Usuários que acompanharam o processo sem nenhuma ação sobre com o documento.
Nota: Quando um documento é enviado com a ação: ASSINAR, o destinatário poderá usar qualquer plataforma para assinar esse documento: App no TOTVS Fluig Plataforma, App "Minha Assinatura Eletrônica" disponível para Android e IOs ou via PORTAL WEB TAE. Caso o destinatário queira realizar a assinatura digital, utilizando certificado digital A1/A3, precisará realizá-la exclusivamente via portal web.
Formas de Inclusão: Novo destinatário, Contato da agenda e Grupo da agenda.
Destinatários:
Opções:
Desejo assinar o documento e enviar Se selecionada está opção, o documento será assinado automaticamente, podendo selecionar a opção de Assinatura Eletrônica ou Testemunha.
Caso não participe da assinatura/validação do documento deixe a opção “Desejo assinar o documento e enviar” desmarcada.
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Definir ordem de assinaturas: Possibilita definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos.
No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para a Karina, quando ele assinasse seria disparado o e-mail para o Gabriel e assim por diante.
O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura.
Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada.
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Solicitar assinatura manuscrita: Marcando essa opção o autor define como obrigatório o uso de assinaturas manuscritas e rubricas no documento.
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Novo Destinatário:
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Informa os campos obrigatórios:
EMAIL: e-mail para quem será enviado o documento para assinatura;
AÇÃO: Informar qual ação deve ser tomada no Documento, sendo elas: Assinar, Validar, Testemunhar, Observar e Assinar com Certificado (A1 / A3).
PAPEL NA ASSINATURA: Informar qual o papel do assinante, com as opções:
- como administrador
- como anuente
- como avalista
- como canal
- como cedente
- como cessionária
- como comodante
- como comodatário
- como condutor autorizado
- como contratada
- como contratado cedente
- como contratado responsável legal
- como contratante
- como devedor
- como devedor solidário
- como empregado
- como empregador
- como fiador
- como fiel depositário e devedor solidário
- como franqueado
- como franqueadora
- como gestor
- como interveniente anuente
- como locador
- como locatário
- como locatário e fiador
- como organizador
- como parte compradora
- como parte receptora
- como parte reveladora
- como parte vendedora
- como procurador
- como representante legal e fiador
- como responsável legal
- como responsável solidário
- como responsável técnico
- como transator
- como validador
- para acusar recebimento
- para aprovar
- para chancela jurídica
- para homologar
TIPO DE AUTENTICAÇÃO: Informe o tipo de Autenticação com as opções:
- Login no Sistema (TAE): Necessário o destinatário ter login no TAE.
- Envio do código por E-mail: Link do documento é enviado para o e-mail informado, com um código para acesso. Não é necessário login no TAE.
Se selecionado “Envio do código por E-mail” informe os campos abaixo:
DADOS PARA AUTENTICAÇÃO VIA ENVIO DE CÓDIGO POR E-MAIL
NOME COMPLETO: Nome de quem receberá o documento que será exibido na assinatura do documento
TIPO DE IDENTIFICAÇÃO: Selecione o tipo de Identificação com as opções:
- Brasil (CPF ou CNPJ): Informe no campo “DOCUMENTO DE IDENTIFICAÇÃO” os dados da documentação.
- Id Internacional: Informe no campo “DOCUMENTO DE IDENTIFICAÇÃO” os dados da documentação.
- Não Possui (Não Solicitar): Destinatário não possui ou não é necessário documentação.
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Contato da agenda:
Ao digitar são listados os e-mails dos usuários que você já enviou algum documento anteriormente e que já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE).
Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TAE ou ainda não tenha realizado o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo destinatário e teclar “ENTER” para que ele seja inserido na lista. Então você poderá selecioná-lo como um assinante/validador/testemunha/observador.
Nota: Os usuários do TOTVS Fluig Plataforma não são listados no campo destinatário. Somente serão exibidos os contatos da sua agenda no TAE, conforme detalhado acima.
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Na tela apresentada, selecione o usuário da agenda que deverá efetuar a assinatura, depois clique em "Selecionar".
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Editar contato
Também é possível Editar a participação do usuário no processo, clicando no ícone "lápis":
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Tela apresentada para edição:
Nota: Todos os campos abaixo são editáveis.
Após alterações, clique em "Incluir"
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Grupo da Agenda:
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Na tela apresentada, selecione os grupos pré-cadastrados no TAE que devem assinar os documentos e em seguida clique em "Selecionar":
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Editar Contato
Também é possível Editar a participação do usuário no processo, clicando no ícone "lápis":
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Na tela apresentada, é possível alterar as informações do grupo:
Nota: Os usuários do TOTVS Fluig Plataforma não são listados no campo destinatário.
Somente serão exibidos os contatos da sua agenda no TAE, conforme detalhado acima.
Image RemovedInclusão de Anexos:
O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento.
Os anexos não são assinados, são documentos complementares. Exemplo: Foto de documentos, atas de reuniões, ou qualquer outro documento necessário.
Nota: Os anexos não são assinados, são documentos complementares. Exemplo: Foto de documentos, atas de reuniões, ou qualquer outro documento necessário.
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Caso escolha Buscar documento no Meu computador o modal abaixo se abrirá.
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Ao clicar na área vermelha escolha um documento e clique em “Abrir”.
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Caso escolha Buscar documento ECM o modal abaixo se abrirá.
Selecione o documento e clique em "Confirmar"
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Após a inclusão o documento é listado abaixo:
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É permitido subir até 10 MB de arquivos por envelope (conjunto de documentos).
É possível realizar o download de cada anexo, excluir ou excluir todos.
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Ao clicar em excluir será exibida uma janela de confirmação para a ação:
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Opções:
Data limite para assinaturas: Informe uma data de expiração para assinatura.
Lembretes automáticos via e-mail: opções:
- A cada 1 dia
- A cada 2 dias
- A cada 3 dias
- A cada 5 dias
- A cada 7 dias
- A cada 14 dias
Permitir rejeitar o Documento? Se selecionado, o destinatário poderá rejeitar a assinatura do documento.
Personalizar e-mail:
Assunto da Mensagem: Informar o assunto do e-mail enviado ao destinatário
Corpo da Mensagem: Informar um texto para ser exibido no corpo do e-mail enviado ao destinatário.
Essas opções serão usadas para personalizar o envio do e-mail de notificação de documento pendente para seus destinatários.
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Após efetuar as inclusões das informações, clique no botão "Enviar Documento":
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Nessa nova tela você irá definir a forma de assinatura, quem serão os assinantes/validadores e a data de expiração caso tenha uma.
Após o envio será exibida uma tela com as informações do envelope que foi enviado para assinatura, sendo possível efetuar a inclusão de novos destinatários e o envio da documentação novamente para assinatura:
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Ao clicar em "Fechar", o painel retornará à tela inicial, exibindo os documentos enviados anteriormente:
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default | true |
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label | Adicionar novo contato |
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title | Adicionar novo contato |
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Criar contato na agenda:
Dentro da tela de adicionar contatos da agenda, é possível a inclusão de novos contatos na agenda.
Clique em "Criar contato":
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Na tela apresentada, informe os dados do novo contato e clique em "Incluir" e o novo contato será apresentado para ser selecionado na tela anterior.
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default | true |
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label | Adicionar novo grupo |
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title | Adicionar novo grupo |
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Criar Grupo grupo na Agendaagenda: Nota: Os grupos criados no aplicativo TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) não possuem associação com os grupos da plataforma Fluig.
Dentro da tela de adicionar Grupos da agenda, é possível a inclusão de novos grupos. Clique em "Criar grupo":
Na tela apresentada, adicione as informações do novo Grupo: Informe o Nome do Grupo e seus Contatos Nota: Os usuários do e grupos da plataforma TOTVS Fluig Plataforma não são listados no campo destinatáriode destinatários. Somente serão exibidos os contatos da sua agenda no TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE) serão exibidos, conforme detalhado acima.
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