É dever do contribuinte, prover a guarda de todos os livros que contenham a escrituração fiscal ou comercial da empresa juntamente com os comprovantes de lançamentos das movimentações e/ou operações realizadas pela empresa, passíveis de fiscalização por parte do ente tributante. Esta questão está disciplinada no artigo 195 da Lei 5172/66, também denominado Código Tributário Nacional (CTN).
Com o avanço da tecnologia, muitas obrigações acessórias foram digitalizadas fazendo com que o contribuinte e os próprios entes tributantes questionassem de que forma a regra estabelecida pelo CTN poderia ser cumprida, haja vista que o referido artigo, apesar de estabelecer a obrigatoriedade de arquivamento, não traz em seu regramento a forma de cumprimento da norma.
Assim, a Receita Federal do Brasil, órgão responsável pela fiscalização dos tributos no país, publicou através do Ato Declaratório Interpretativo RFB nº 4/2019, uma nova interpretação para o parágrafo único, do artigo 195 do CTN. Neste ato, enseja novo entendimento sobre a questão, determinando que os livros fiscais e comerciais obrigatórios ao contribuinte, bem como seus comprovantes de lançamento, podem ser conservados pelo contribuinte, em meio eletrônico, óptico ou equivalente, desde que sejam mantidos sua integralidade e autenticidade.
De acordo com a norma, os livros digitalizados terão a mesma validade que os livros físicos, devendo ser armazenados pelo mesmo tempo. Transcorrido o prazo de guarda destes, o contribuinte poderá destruir ou continuar a armazenar estes documentos, caso possuam valor histórico.
O Ato Declaratório Interpretativo RFB nº 04 foi publicado em 09 de outubro de 2019 com vigência a partir da sua publicação, mas produzindo efeitos a partir de 10 de dezembro de 2019.
Art. 195. Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los.
Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.
Quanto as notas fiscais de saída, o tempo de guarda previsto era de 10 anos, tempo estabelecido pelo art. 46, da Lei 8212/1991. Porém, a Lei Complementar 128/2008, revogou o dispositivo deste artigo, por causa da aprovação da Súmula Vinculante nº 8, publicada pelo STF em . Assim, fica estabelecido o tempo de guarda previsto no CTN, de 5 anos, também para as notas fiscais de saída.
Obrigação
Prazo de Guarda
Norma
Observações
Arquivos magnéticos
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais
Comprovantes de Escrituração (Notas Fiscais e Recibos)
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 195 - Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.
Art. 195. Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los.
Comprovantes de Rendimentos pagos ou creditados e de Retenção na Fonte
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais
Contratos de Seguros de Bens - documentos originais
5 anos
CIRCULAR Nº 605, DE 28 DE MAIO DE 2020 - SUSEP
PRAZO DE 20 ANOS PASSA A SER DE 5 ANOS
Contratos de Seguros de Pessoas - documentos originais
5 anos
CIRCULAR Nº 605, DE 28 DE MAIO DE 2020 - SUSEP
PRAZO DE 20 ANOS PASSA A SER DE 5 ANOS
Contratos Previdenciários Privados
20 anos
CIRCULAR Nº 74, DE 25 DE JANEIRO DE 1999 - SUSEPPRAZO CONTADOS A PARTIR DO TÉRMINO DE VIGÊNCIA DO CONTRATO contrato.
DAPI Minas Gerais
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
DCTF - Declaração de Débitos e Créditos Tributários Fiscais
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais
Declaração de Ajuste Anual - IR e comprovantes de deduções e outros valores
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais
DECORE - declaração preparatória de percepção de rendimentos
5 anos
Resolução CFC n.º 1.592/2020
A documentação legal que serviu de lastro para a emissão da DECORE ficará sob a responsabilidade do profissional da Contabilidade que a emitiu, pelo prazo de 5 (cinco) anos, para fins de fiscalização por parte do Conselho Regional de Contabilidade.
DIF - Declaração de Especial de Informações (Bebidas, Cigarros e Papel Imune)
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
DIMOB - Declaração de Informações sobre Atividades Imobiliárias
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais
DIPI-TIPI-33 - Declaração de Informações das Indústrias de Cosméticos, Perfumaria e Higiene Pessoal
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
DIRF - Declaração de Imposto de Renda
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais
DITR - Declaração de Imposto sobre a Propriedade Territorial Rural
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173.
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O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
DMA Bahia
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
EFD-Contribuições
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais
EFD-ICMS/IPI
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais
EFD-REINF
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
Escrituração Contábil Digital (ECD)
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais
Escrituração Contábil Fiscal (ECF)
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais
Exportação
10 anos
SISCOMEX - Perguntas e Respostas
Consultoria Jurídica Siscomex- No sentido de que os documentos de importação e exportação sejam guardados pelo prazo de 10 anos. Sendo assim, para os RE emitidos de 1993 a 2005, o prazo de guarda já se encontra expirado. http://siscomex.gov.br/wp-content/uploads/2021/03/DOC_EXP.pdf
GIA-SP
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 195 - Parágrafo único. Os livros obrigatórios de escrituração comercial e fiscal e os comprovantes dos lançamentos neles efetuados serão conservados até que ocorra a prescrição dos créditos tributários decorrentes das operações a que se refiram.
Art. 195. Para os efeitos da legislação tributária, não têm aplicação quaisquer disposições legais excludentes ou limitativas do direito de examinar mercadorias, livros, arquivos, documentos, papéis e efeitos comerciais ou fiscais, dos comerciantes industriais ou produtores, ou da obrigação destes de exibi-los.
GISS-ONLINE
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
Importação
10 anos
SISCOMEX - Perguntas e Respostas
Consultoria Jurídica Siscomex- No sentido de que os documentos de importação e exportação sejam guardados pelo prazo de 10 anos. Sendo assim, para os RE emitidos de 1993 a 2005, o prazo de guarda já se encontra expirado. http://siscomex.gov.br/wp-content/uploads/2021/03/DOC_EXP.pdf
LALUR/LACS
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
O prazo poderá se estender nos casos de processos administrativos e/ou judiciais
livros Contábeis - Diário e Razão
5 anos
Lei Nº 5.172, de 25 de Outubro de 1966 | Art. 173. O direito de a Fazenda Pública constituir o crédito tributário extingue-se após 5 (cinco) anos
Lei nº 10.406/2002, em seu art. 1.194- Lembramos que os livros contábeis são documentos permanentes da entidade e devem ser arquivados eternamente, assim como são arquivados os instrumentos de constituição da entidade e de suas alterações.
Edital de licitação / ata de pregão / documentos vinculados a administração pública, como convênios
5 anos / 10 anos
LEI 12.527/2011
O prazo para a guarda de documentos é estabelecido em:
05 anos para a ADM Pública
10 anos para entidade convenente ou contratada, a contar da data da aprovação das contas respectivas.
Administração do patrimônio público, utilização de recursos públicos, licitação, contratos administrativos e a informação relativa à implementação, acompanhamento e resultados dos programas, projetos e ações dos órgãos e entidades públicas, bem como metas e indicadores propostos; e ao resultado de inspeções, auditorias, prestações e tomadas de contas realizadas pelos órgãos de controle interno e externo, incluindo prestações de contas relativas a exercícios anteriores - Processo n.º 0025566-53.2009.4.01.3400 julgado em 25/01/2013.
Processo n.º 0025566-53.2009.4.01.3400 julgado em 25/01/2013
Cadastro de Fornecedores
Solicitação de Compras
Pedido de Compras
5 anos
Arquivo Nacional
Não existem normas específicas para a guarda de cadastros de Fornecedores, já que estes são destinados a operações praticadas entre empresas, regulamentadas pelo Código Civil ou Código de Defesa do Consumidor. Mas o documento publicado pelo Arquivo Nacional do Governo Federal, orienta a guarda de informações relacionadas aos fornecedores pelo prazo de cinco anos.