Card |
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default | true |
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id | cadastro |
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label | FiltrosCadastro TAE |
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title | Filtros |
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| Ordenação dos documentos a serem Exibidos.
É possível ordenar por Documento, Envio, Atualização e Expiração.
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Campo de Pesquisa de Documentos:
No painel é possível efetuar a busca de documentos pelo nome:
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Filtros:
Possível filtrar os documentos por: Todos, Pendentes, Finalizados, Rejeitados e Rascunhos.
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Limpar Filtros:
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Card |
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default | true |
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label | Funcionalidades Painel |
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title | Funcionalidades Painel |
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Atualizar os dados do TAE
É possível efetuar a atualização dos dados apresentados em tela:
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Editar Perfil e dados do usuário:
No painel é possível efetuar a busca de documentos pelo nome:
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Informações que podem ser alteradas:
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Inclusão e/ou alteração da assinatura Manuscrita
No painel é possível efetuar o cadastro e/ou atualização da assinatura manuscrita:
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Logoff / Trocar usuário:
Botão para efetuar o logoff do usuário logado:
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Card |
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label | Publicando um documento |
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title | Publicando um documento |
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Para realizar a publicação de um documento, clique no botão indicado na imagem abaixo.
Nota: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa.
Clique em “Adicionar documentos”.
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No modal aberto. informe os dados do Envelope a ser enviado para assinatura:
Envelope: Nome do envelope a ser enviado.
Salvar arquivos do desktop no ECM em: Informar em qual pasta o envelope deverá ser salvo no ECM do Fluig.
Buscar documento no Meu computador: Permite o envio de Arquivos do próprio computador.
Buscar documento no ECM: Permite o envio de Arquivos que estão no TOTVS Fluig - ECM.
Após a inclusão das informações, Clique em "Próxima Etapa"
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É permitido subir até 10 MB de arquivos por envelope (conjunto de documentos).
Na tela exibida, informe os Destinatários:
Selecione os usuários que assinarão o documento como assinante, testemunha ou validador, de acordo com a finalidade pretendida.
- Assinantes: Usuários que assinarão eletronicamente via TOTVS Fluig Plataforma. Para assinar digitalmente, utilizando certificados A1/A3, o usuário deverá utilizar o PORTAL WEB TAE pelo link recebido no e-mail;
- Testemunhas: Usuários que irão testemunhar o documento.
- Validadores: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
- Observadores: Usuários que acompanharam o processo sem nenhuma ação sobre com o documento.
Nota: Quando um documento é enviado com a ação: ASSINAR, o destinatário poderá usar qualquer plataforma para assinar esse documento: App no TOTVS Fluig Plataforma, App "Minha Assinatura Eletrônica" disponível para Android e IOs ou via PORTAL WEB TAE. Caso o destinatário queira realizar a assinatura digital, utilizando certificado digital A1/A3, precisará realizá-la exclusivamente via portal web.
Formas de Inclusão: Novo destinatário, Contato da agenda e Grupo da agenda.
Destinatários:
Opções:
Desejo assinar o documento e enviar Se selecionada está opção, o documento será assinado automaticamente, podendo selecionar a opção de Assinatura Eletrônica ou Testemunha.
Caso não participe da assinatura/validação do documento deixe a opção “Desejo assinar o documento e enviar” desmarcada.
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Definir ordem de assinaturas: Possibilita definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos.
No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para a Karina, quando ele assinasse seria disparado o e-mail para o Gabriel e assim por diante.
O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura.
Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada.
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Solicitar assinatura manuscrita: Marcando essa opção o autor define como obrigatório o uso de assinaturas manuscritas e rubricas no documento.
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Novo Destinatário:
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Informa os campos obrigatórios:
EMAIL: e-mail para quem será enviado o documento para assinatura;
AÇÃO: Informar qual ação deve ser tomada no Documento, sendo elas: Assinar, Validar, Testemunhar, Observar e Assinar com Certificado (A1 / A3).
PAPEL NA ASSINATURA: Informar qual o papel do assinante, com as opções:
- como administrador
- como anuente
- como avalista
- como canal
- como cedente
- como cessionária
- como comodante
- como comodatário
- como condutor autorizado
- como contratada
- como contratado cedente
- como contratado responsável legal
- como contratante
- como devedor
- como devedor solidário
- como empregado
- como empregador
- como fiador
- como fiel depositário e devedor solidário
- como franqueado
- como franqueadora
- como gestor
- como interveniente anuente
- como locador
- como locatário
- como locatário e fiador
- como organizador
- como parte compradora
- como parte receptora
- como parte reveladora
- como parte vendedora
- como procurador
- como representante legal e fiador
- como responsável legal
- como responsável solidário
- como responsável técnico
- como transator
- como validador
- para acusar recebimento
- para aprovar
- para chancela jurídica
- para homologar
TIPO DE AUTENTICAÇÃO: Informe o tipo de Autenticação com as opções:
- Login no Sistema (TAE): Necessário o destinatário ter login no TAE.
- Envio do código por E-mail: Link do documento é enviado para o e-mail informado, com um código para acesso. Não é necessário login no TAE.
Se selecionado “Envio do código por E-mail” informe os campos abaixo:
DADOS PARA AUTENTICAÇÃO VIA ENVIO DE CÓDIGO POR E-MAIL
NOME COMPLETO: Nome de quem receberá o documento que será exibido na assinatura do documento
TIPO DE IDENTIFICAÇÃO: Selecione o tipo de Identificação com as opções:
- Brasil (CPF ou CNPJ): Informe no campo “DOCUMENTO DE IDENTIFICAÇÃO” os dados da documentação.
- Id Internacional: Informe no campo “DOCUMENTO DE IDENTIFICAÇÃO” os dados da documentação.
- Não Possui (Não Solicitar): Destinatário não possui ou não é necessário documentação.
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Contato da agenda:
Ao digitar são listados os e-mails dos usuários que você já enviou algum documento anteriormente e que já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica (TAE).
Caso o usuário ainda não tenha cadastro no TAE ou ainda não tenha realizado o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo destinatário e teclar “ENTER” para que ele seja inserido na lista. Então você poderá selecioná-lo como um assinante/validador/testemunha/observador.
Nota: Os usuários do TOTVS Fluig Plataforma não são listados no campo destinatário. Somente serão exibidos os contatos da sua agenda no TAE, conforme detalhado acima.
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Na tela apresentada, selecione o usuário da agenda que deverá efetuar a assinatura, depois clique em "Selecionar".
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Editar contato
Também é possível Editar a participação do usuário no processo, clicando no ícone "lápis":
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Tela apresentada para edição:
Nota: Todos os campos abaixo são editáveis.
Após alterações, clique em "Incluir"
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Grupo da Agenda:
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Na tela apresentada, selecione os grupos pré-cadastrados no TAE que devem assinar os documentos e em seguida clique em "Selecionar":
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Editar Contato
Também é possível Editar a participação do usuário no processo, clicando no ícone "lápis":
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Na tela apresentada, é possível alterar as informações do grupo:
Nota: Os usuários do TOTVS Fluig Plataforma não são listados no campo destinatário.
Somente serão exibidos os contatos da sua agenda no TAE, conforme detalhado acima.
Image RemovedInclusão de Anexos:
O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento.
Os anexos não são assinados, são documentos complementares. Exemplo: Foto de documentos, atas de reuniões, ou qualquer outro documento necessário.
Nota: Os anexos não são assinados, são documentos complementares. Exemplo: Foto de documentos, atas de reuniões, ou qualquer outro documento necessário.
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Caso escolha Buscar documento no Meu computador o modal abaixo se abrirá.
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Ao clicar na área vermelha escolha um documento e clique em “Abrir”.
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Caso escolha Buscar documento ECM o modal abaixo se abrirá.
Selecione o documento e clique em "Confirmar"
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Após a inclusão o documento é listado abaixo:
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É permitido subir até 10 MB de arquivos por envelope (conjunto de documentos).
É possível realizar o download de cada anexo, excluir ou excluir todos.
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Ao clicar em excluir será exibida uma janela de confirmação para a ação:
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Opções:
Data limite para assinaturas: Informe uma data de expiração para assinatura.
Lembretes automáticos via e-mail: opções:
- A cada 1 dia
- A cada 2 dias
- A cada 3 dias
- A cada 5 dias
- A cada 7 dias
- A cada 14 dias
Permitir rejeitar o Documento? Se selecionado, o destinatário poderá rejeitar a assinatura do documento.
Personalizar e-mail:
Assunto da Mensagem: Informar o assunto do e-mail enviado ao destinatário
Corpo da Mensagem: Informar um texto para ser exibido no corpo do e-mail enviado ao destinatário.
Essas opções serão usadas para personalizar o envio do e-mail de notificação de documento pendente para seus destinatários.
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Após efetuar as inclusões das informações, clique no botão "Enviar Documento":
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Nessa nova tela você irá definir a forma de assinatura, quem serão os assinantes/validadores e a data de expiração caso tenha uma.
Após o envio será exibida uma tela com as informações do envelope que foi enviado para assinatura, sendo possível efetuar a inclusão de novos destinatários e o envio da documentação novamente para assinatura:
Image RemovedImage Removed
Ao clicar em "Fechar", o painel retornará à tela inicial, exibindo os documentos enviados anteriormente:
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Card |
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default | true |
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label | Adicionar novo contato |
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title | Adicionar novo contato |
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Criar contato na agenda:
Dentro da tela de adicionar contatos da agenda, é possível a inclusão de novos contatos na agenda.
Clique em "Criar contato":
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Na tela apresentada, informe os dados do novo contato e clique em "Incluir" e o novo contato será apresentado para ser selecionado na tela anterior.
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Card |
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default | true |
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label | Adicionar novo grupo |
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title | Adicionar novo grupo |
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Criar Grupo na Agenda:
Dentro da tela de adicionar Grupos da agenda, é possível a inclusão de novos grupos.
Clique em "Criar grupo":
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Na tela apresentada, adicione as informações do novo Grupo:
Informe o Nome do Grupo e seus Contatos
Nota: Os usuários do TOTVS Fluig Plataforma não são listados no campo destinatário.
Somente serão exibidos os contatos da sua agenda no TAE, conforme detalhado acima.
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Card |
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default | true |
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label | Excluir Documentos |
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title | Excluir Documentos |
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|
Um documento já publicado, poderá ser excluído pelo responsável pela publicação a qualquer momento, desde que o documento ainda não tenha sido assinado por todos os assinantes, ou seja, o documento não deverá estar com o status “finalizado”.
Clique no Icone "Image Removed" ao final da linha do documento e, em seguida, clique em "Excluir".
Nota: Ao excluir um documento pelo painel, se houver uma solicitação com a documentação, a mesma será Cancelada.
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Confirme a exclusão:
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Confirmação:
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Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a exclusão do documento.
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Card |
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label | Assinando um documento |
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title | Assinando um documento |
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|
No painel de acompanhamento, Clique encima do Documento:
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Após efetuar o envio dos documentos para assinatura, o destinatário deverá receber um e-mail informando a pendência de assinatura:
Clique no botão "Acessar Documento", e será redirecionado ao portal de Assinatura Eletrônica.
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Caso em Tipo de Autenticação, for selecionada a opção "Enviar Código via E-mail", o destinatário receberá um e-mail com o código de acesso.
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O mesmo deverá copiar o código enviado e digita-lo na tela anterior.
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Após efetuar o acesso ao Portal, o destinatário terá acesso a documentação para realizar a assinatura:
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Para concluir a assinatura, selecione a opção "Declaro que concordo em realizar a assinatura do documento." e clique em "Assinar documento"
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Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.
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Card |
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label | Rejeitando um documento |
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title | Rejeitando um documento |
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Clique no documento que deseje rejeitar e em seguida clique no botão ”Próxima etapa” conforme descrito no item 2.7. Logo após, clique no botão “Rejeitar”.
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Uma janela será exibida solicitando que descreva o motivo da rejeição do documento. Preencha esse campo e clique no botão “Rejeitar”.
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Todos os destinatários do documento receberão um e-mail confirmando a rejeição.
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Card |
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label | Download de um documento |
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title | Download de um documento |
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No Painel, clique no documento que deseje fazer o download e em seguida clique no ícone “Image Removed” no canto superior direito da tela e selecione uma opção.
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Depois clique em "Downloads"
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Escolha o tipo de download dentre as seguintes opções:
- Baixar Original: Documento original submetido ao TOTVS Assinatura Eletrônica;
- Baixar Manifesto: Documento com o protocolo das assinaturas na última página, em formato PDF;
- Baixar Digital: Documento digital para validação no site do governo (https://verificador.iti.gov.br);
- Baixar Todos: Arquivo “zipado” com os dois documentos.
Após clicar em uma da opções o arquivo será baixado. Para o documento “manifesto” a página de protocolo das assinaturas é exibida da seguinte forma:
Caso o documento utilize assinaturas manuscritas o manifesto será exibido conforme imagem abaixo.
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E as rubricas serão exibidas na parte inferior de cada página do documento.
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Você pode clicar no link descrito no protocolo ou se preferir utilizar o QRCode para acessar o site “Verificador de Assinaturas”, que irá validar o hash (código único do documento) e identificar os assinantes.
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Card |
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label | Anexos do documento |
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title | Anexos do documento |
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O TOTVS Assinatura Eletrônica também permite adicionar um ou mais anexos à um determinado documento.
Os anexos não são assinados, são documentos complementares. Exemplo: Foto de documentos, atas de reuniões, ou qualquer outro documento necessário.
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Para realizar o upload de um anexo do seu computador clique no botão "Seu Computador" e selecione o arquivo.
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Ou selecione um arquivo direto do TOTVS Fluig - ECM:
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É possível realizar o download de cada anexo, excluír ou excluir todos.
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Ao clicar em excluir será exibida uma janela de confirmação para a ação:
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