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Introdução


O recurso de impressão de cópia controlada no TOTVS Fluig Plataforma permite identificar e rastrear as cópias emitidas dos documentos.

É um recurso importante quando ocorre atualização de normas e procedimentos, principalmente de ISO, onde é necessário recolher as cópias impressas antigas e disponibilizar as novas versões para as áreas.

Com o registro de quais áreas possuem os documentos impressos fisicamente, facilita muito essa substituição. Além de evitar não conformidades em auditorias

Objetivo

O objetivo desse guia é apresentar os procedimentos necessários para a utilização de cópia controlada.


Pré-requisitos

...

São pré-requisitos para a utilização da cópia controladaimpressão de documentos:

  • A opção de impressão de cópia controlada tem como pré-requisito que no fluig exista pelo menos uma área cadastrada para a empresa. Para isso acesse 'Painel de Controle → Guia  Documentos → Área' e cadastre a área que será utilizada na impressão.
  • Para atualizar as propriedades do arquivo é necessário marcar o atributo "Atualiza Propriedades Cópia Controlada?" localizado na aba Informações Gerais da publicação avançada de documento, conforme imagem a seguir.

 

Image Removed

Nota
titleImportante

Caso o Microsoft Office esteja instalado no servidor onde o fluig está sendo executado, este será utilizado para realizar a conversão e impressão dos documentos. Quando o MS Office não for encontrado no servidor ou a instalação for em ambiente Linux, será utilizado o OpenOffice embarcado no fluig para realizar todo o processo.

Se durante a impressão de documentos Microsoft Office for exibido o erro “java.lang.NoClassDefFoundError : null”, consulte esta FAQ.

 

Controle de Cópias

Caso você desejar controlar o número de cópias através do fluig também é necessário habilitar os applets para impressão de cópia controlada, a partir da opção 'Habilita Applet' em Parâmetros no Painel de Controle.

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Nota
titleAtenção!

Devido a necessidade de execução do applet este recurso esta disponível apenas para os navegadores Firefox e Internet Explorer.

Com a inativação do plugin NPAPI na versão 45, o Google Chrome não é mais suportado.

 

Variáveis para utilização em Cópia Controlada

 

Informações
titleNota

Para o correto funcionamento, acionar Ctrl + F9 para adicionar o campo.

O valor do campo deve começar com DOCPROPERTY + variável.

Ex.: { DOCPROPERTY Webdesk.Author }.

 

Propriedades que atualizam quando o documento é visualizado:

  • configuração de ao menos uma área. Para saber como fazer isso, acesse a documentação sobre Áreas;
  • A configuração de marca d'água é opcional. Para saber mais, acesse a documentação de Marca d'água;


Tipos de arquivos suportados

...

A plataforma permite a impressão de cópia controlada apenas para arquivos PDF, documentos do Word e planilhas do Excel. Em servidores Linux, arquivos com extensões .doc e .xls podem não funcionar.

A tabela abaixo exibe as extensões suportadas pelo recurso de cópia controlada:


ExtensãoCompatível?Sistema Operacional do servidor da plataforma
.doc(aviso)Somente em servidor Windows
.docx(seleção)Windows/Linux
.ppt

(erro)


.pptx

(erro)


.xls(aviso)Somente em servidor Windows
.xlsx(seleção)Windows/Linux
.pdf(seleção)Windows/Linux
.txt

(erro)


Nota
titleAtenção!

Em algumas instalações ocorre o erro: “java.lang.NoClassDefFoundError : null” ao imprimir documentos Microsoft® Office. Para mais detalhes de como solucionar a inconsistência confira a documentação Configuração de serviços de componentes.


Impressão de documentos

...

Os documentos com os tipos de arquivos suportados (listados acima) configurados para utilizar o Visualizador Interno, SEMPRE são impressos como cópia controlada.

Para os demais tipos de arquivos que não são suportados, NÃO é permitida a impressão pela Cópia controlada. É possível apenas a impressão normal do documento e deve ser realizada exclusivamente pela Visualização do Documento, no ícone da Impressora (ver segunda opção abaixo).


Acionar a impressão

Você pode fazer a impressão de um documento através da navegação ou através da visualização.

Na navegação, selecione o arquivo e acione o botão Mais > Imprimir cópia controlada.

Image Added


Na visualização do documento há duas opções. Na primeira acione Ações do documento > Imprimir cópia controlada.

Image Added


Na segunda, acione o ícone da impressora.

Image Added

Nota
titleAtenção

Para os documentos com os tipos de arquivos NÃO suportados esta é a única forma de impressão pela plataforma. Não sendo registrada como uma cópia controlada.

Para os documentos com os tipos de arquivos suportados, configurados para não utilizar o Visualizador Interno, também será realizada uma impressão normal, sem registro de cópia controlada.


Realizar a impressão

Após acionar a impressão, você será apresentado à tela de configuração. Configure cada campo conforme a sua necessidade:

  1. Documento protocolo: escolha um documento protocolo para a impressão. Ele pode conter variáveis de impressão que serão atualizadas quando a impressão for finalizada. Para saber mais acesse o item Variáveis de impressão.
  2. Renderizador de impressão de PDF: se você não possuir uma impressora instalada e configurada no computador, a plataforma utilizará o renderizador escolhido para gerar um arquivo PDF que normalmente é aberto automaticamente pelo próprio navegador em uma nova aba. Assim você pode salvar o documento e imprimi-lo posteriormente ou apenas mantê-lo. Se a impressão parecer desconfigurada com o renderizador padrão (PDFRenderer), altere para a opção JPedal e tente novamente.
  3. Marca d'água: Marca d'água que será incluída nas cópias impressas, se desejado. O cadastro da marca d'água é realizado no recurso Marca d'água do Painel de controle. 
    Importante: A marca d'água selecionada será aplicada somente nos documentos que não possuem marca definida. Para ver a marca d'água de cada documento, verifique a seção Documentos selecionados para imprimir cópia controlada. Caso desejado, para alterar a marca definida, acesse as propriedades do documento.
  4. Área(s) Destino: são as áreas para as quais a impressão será feita. Esse campo é obrigatório. Cadastre pelo menos uma área. Para saber como fazer isso, acesse a documentação sobre Áreas.
  5. Documentos selecionados para imprimir cópia controlada: Nessa lista são apresentados os documentos que serão impressos, bem como a marca d'água a ser aplicada a cada um deles.
  6. Imprimir cópia controlada: ao acionar esse botão, a impressão será feita.

Image Added


Recursos adicionais

...

A impressão de cópia controlada foi desenvolvida inicialmente com o recurso de applets, porém este recurso atualmente está disponível somente para o navegador Internet Explorer. Os navegadores Google Chrome (versão 45 ou superior) e Mozilla Firefox (versão 52 ou superior) não suportam mais a execução dos plugins NPAPI necessários.

Este recurso possibilita identificar qual impressora foi selecionada e também definir o número de cópias emitidas.

Caso você deseje utilizar essas opções é necessário atender os requisitos a seguir:

  • Configurar o Ambiente de execução do Java® no computador do usuário que fará a impressão;
  • Utilizar o navegador Internet Explorer. Acesse a Matriz de Portabilidade para saber qual é a versão homologada;
  • Marcar a opção "Habilita applet" em Painel de Controle > Parâmetros. Para saber mais sobre essa tela acesse a documentação sobre Parâmetros.

    Nota

    Quando a opção "Habilita applet" está marcada no Painel de Controle > Parâmetros, você NÃO conseguirá fazer a impressão através dos navegadores Firefox ou Chrome. Ao tentar fazer isso, será apresentada a mensagem "Não foi possível carregar applet".

    Nesse caso, você poderá apenas fazer a impressão através do Internet Explorer.

    Se quiser fazer a impressão através dos outros navegadores, desabilite a opção. Lembrando que nesse caso, a informação de qual impressora foi selecionada, não será registrada.

    Aviso
    titleImportante

    Informamos que o Office 365 não encontra-se no rol de versões homologadas pelo TOTVS Fluig Plataforma.

Log de cópia controlada

...

O log de cópia controlada é o registro das informações de cada impressão de cópia controlada. Esse registro é importante, pois oferece total controle e rastreabilidade sobre as cópias.

Para saber como consultar esse log acesse a documentação de Log de cópia controlada.


Compatibilidade de impressão com o MS Office

...

Por padrão o TOTVS Fluig Plataforma utiliza o OpenOffice como motor padrão para a impressão de documentos, ou seja, é possível que determinados documentos não sejam impressos exatamente como são visualizados no MS Office.

Para que o MS Office seja o motor padrão de impressão é necessário fazer a Configuração dos serviços de componentes. Não é necessário reiniciar a plataforma após a configuração. Basta fazer uma nova impressão.

Painel
titleoculto

Observação KCS: Informação duplicada no artigo https://centraldeatendimento.fluig.com/hc/pt-br/articles/360033839533.
Caso seja feita alguma atualização, lembrar de atualizar o artigo!


Variáveis de impressão e visualização

...

É possível configurar variáveis nos documentos que serão atualizadas durante a visualização ou durante a impressão (quando o documento for utilizado como protocolo). As variáveis podem informar a versão do documento, publicador ou a data de publicação, por exemplo.


Pré-requisitos

...

Para que as variáveis sejam atualizadas é necessário que a opção "Atualiza Propriedades Cópia Controlada?" localizada na aba Informações Gerais das propriedades do documento esteja marcada.

Essa opção pode ser alterada manualmente durante ou após a publicação ou pode estar configurada nas propriedades herdadas da pasta, para que seja marcada automaticamente durante a publicação.


Configuração de atualização das variáveis

...

Para marcar essa opção manualmente, durante a publicação de documento avançado ou na edição de propriedades após a publicação, acione a aba Informações Gerais e marque a opção Atualiza Propriedades de Cópia Controlada?.

Image Added


Para fazer a configuração automática, acione as propriedades da pasta. Acesse a aba Propriedades Herdadas e marque a opção Atualiza propriedades de Cópia Controlada?.

Image Added


Variáveis de visualização

...

As variáveis de visualização são atualizadas sempre que o documento é aberto e visualizado dentro da plataforma. Confira a lista de informações que podem ser adicionadas ao documento:

VariávelDescrição
Document.AuthorAutor do documento
Document.Author.IDMatricula do autor do documento
Document.Author.Name Nome do autor do documento
Document.ActiveDocumento ativo
Document.IDCódigo do documento

Document.Publisher

Publicador do documento
Document.Publisher.IDMatricula do publicador do documento
Document.Publisher.Name Nome do publicador do documento
Document.Version

Versão do documento

Document.RevisionRevisão do documento
Document.DescriptionDescrição do documento 
Document.CommentsComentários do documento
Document
VariávelDescriçãoWebdesk.AuthorAutor do documentoWebdesk.ActiveDocumento ativoWebdesk.DocumentCódigo do documento

Webdesk.Publisher

Publicador do documentoWebdesk.Version

Versão do documento

Webdesk.RevisionRevisão do documentoWebdesk.DescriptionDescrição do documento Webdesk.CommentsComentários do documentoWebdesk
.VersionDescriptionDescrição da Versão/Revisão
WebdeskWebdesk.
Document.TagTags do documento
Webdesk.DestinationAreaÁrea 
Document.ApprovedOnData que o documento foi aprovado
Webdesk
Document.CreationDateData de criação do documento 
Webdesk
Document.ExpiresOnData de expiração do documento 
Webdesk
Document.FirstVersionDateData da primeira versão 
Webdesk
Document.LastUpdateDateData da última atualização 
Fluig.Level1.Approver1

Document.Approvers1,

Document.Approvers2,

Document.ApproversN

Aprovador

Primeiro aprovador

do nível 1

Fluig.Level1

.

Approver2Segundo aprovador do nível 1Fluig.LevelN.ApproverM*---
Nota
titleImportante!

Serão atualizados apenas os 5 primeiros usuários de cada nível que aprovaram o documento. Máximo de 5 níveis de aprovação.

O N representa qual aprovador a ser retornado: o 1 retorna o primeiro aprovador, o 2 retorna o segundo e assim sucessivamente, especificamente do nível 1.

Document.Level2.Approver1,

Document.Level2.Approver2,

Document.LevelN.ApproverN

Aprovador do nível N.

O N em Level representa qual nível deve ser retornado, e o N em Approver representa qual aprovador a ser retornado. Por exemplo: Document.Level2.Approver1 retorna o primeiro aprovador do nível 2.


Variáveis de impressão

...

As variáveis de impressão são atualizadas somente no documento protocolo quando a impressão é concluída. Essas variáveis não são atualizadas quando o documento é visualizado dentro da plataforma.

Nesse caso, se você tentar visualizar um documento que possui variáveis de impressão, ela será exibida como no exemplo abaixo.

Image Added


Confira a lista de informações que podem ser adicionadas ao documentoPropriedades que atualizam quando o documento protocolo é impresso:

VariávelDescrição
Webdesk
Document.PrintDateData da impressão 
Webdesk
Document.PrintRequesterRequisitante/Solicitante 
Webdesk
Document.PrintedDocument.
AreaResponsible 
AreaResponsibleResponsável pela área 
Webdesk
Document.PrintedDocument.
Description
Description Descrição do documento
Webdesk
Document.PrintedDocument.
Comments
Comments Comentários do documento
Webdesk
Document.PrintedDocument.
VersionDescription
VersionDescription Descrição da Versão/Revisão
Webdesk
Document.PrintedDocument.TagTags do documento
Webdesk
Document.
PrintedDocument.Number
DocumentNrDocumento Número do documento
Webdesk
Document.PrintedDocument.
Version
Version Versão do documento 
Webdesk
Document.PrintedDocument.RevisionRevisão do documento

 

Adicionando propriedades de cópia controlada em um documento Excel

 

Para documentos do tipo Excel, as propriedades de cópia controlada devem ser previamente criadas no documento.

O exemplo a seguir apresenta a criação das propriedades em um documento Excel modelo para protocolo de impressão de cópia controlada.

 

...

effectDuration0.5
historyfalse
idsamples
effectTypefade

...

defaulttrue
id1
labelPasso 1

Primeiros passos:

Analise o documento a ser editado.

Verifique quais propriedades você pretende criar.

Lembre-se de que existem campos diferentes a serem utilizados em protocolos ou documentos de cópia controlada (vide tabelas acima).

 

...

id2
labelPasso 2

Execute Microsoft Excel e abra o arquivo a ser editado.

Essa operação deve ser efetuada em um computador que possua o Microsoft Office instalado.

 

Image Removed

 

...

id3
labelPasso 3

Prepare o arquivo para criação de propriedades de cópia controlada.

Insira colunas e prepare na coluna "A" uma área para criação das propriedades, conforme exemplo apresentado a seguir:

 

Image Removed

 

...

id4
labelPasso 4

Crie as propriedades a serem utilizadas.

Na coluna "A", crie as propriedades que serão utilizadas.

O nome das propriedades devem ser informados na "Caixa de Nome" das células, conforme exemplo apresentado na tela a seguir (campo superior à esquerda, marcado em roxo).

Dessa forma, a identificação das células passam de A2, A3, A4, por exemplo, para o nome da propriedade.

 

Image Removed

 

Document.DestinationAreaÁrea 
Document.PrintedDocument.PublisherPublicador do documento
Document.PrintedDocument.VersionDescription1Descrição da versão do documento
Document.PrintedDocument.VersionDescription2 

Continuação da descrição da versão do documento

Document.PrintedDocument.VersionDescription3Continuação da descrição da versão do documento
Nota
titleAtenção

É padrão do próprio MS Office limitar as propriedades dos documentos em 127 caracteres durante a visualização ou impressão.


Eventos de documentos

...

Os eventos onApplyDocumentPrintProperties e onApplyDocumentProtocolProperties podem ser utilizados para atualizar ou recuperar as informações das variáveis configuradas nos documentos. 

Informações

Veja também o exemplo (interacting-with-copy-controlled-properties) disponível no repositório do TOTVS Fluig Plataforma clicando aqui.


Configurar variáveis

...

Microsoft Word

Com o documento aberto no Microsoft Word, posicione o cursor no local onde a variável deve ser incluída.

Pressione CTRL + F9 e preencha o espaço entre as chaves ({ }) como no exemplo abaixo:

Image Added



Microsoft Excel

Deck of Cards
historyfalse
idexcel
Card
labelPasso 1


  • Com o documento aberto no Microsoft Excel, clique com o botão direito do mouse sobre qualquer coluna conforme a necessidade (1), em seguida acione a opção Inserir (2). Para demonstrar esse recurso, utilizaremos a Coluna A: 

Image Added

Card
labelPasso 2


  • Preencha as células da coluna escolhida no passo anterior, com um nome que identificará as variáveis que você escolheu. Por exemplo, Publicador e Data.


Image Added

Card
labelPasso 3


  • Clique na célula da primeira variável (A2 usada neste exemplo abaixo) e em seguida digite o valor Document.Publisher (ou a variável escolhida) na Caixa de Nome;
  • Pressione enter para salvar;
  • Faça o mesmo nas demais células, informando na caixa de nome a variável escolhida.


Image Added

Card
labelPasso 4


  • Clique sobre a célula que deverá ser atualizada com o valor da variável;
  • Digite "=" e em seguida clique sobre a célula da variável configurada no passo anterior;
  • Pressione enter para salvar;
  • Faça o mesmo com as demais células;
  • Salve o documento.


Image Added

Card
labelPasso 5


  • Clique com o botão direito do mouse sobre a coluna de variáveis que foi criada no passo 1;
  • Aciona a opção Ocultar para que a coluna não seja exibida;
  • Salve o documento.


Image Added

Card
labelPasso 6


Confira o passo a passo completo do exemplo que acabamos de fazer:


Image Added

Nota
titleAtenção!

Lembrando que, a partir do pacote de atualização da release fluig 1.7.1-220719 - Crystal Lake, em arquivos da ferramenta Excel é possível inserir variáveis em qualquer coluna ou planilha. 

HTML
<script>
	$("b:contains('oculto')").parent().parent().hide();
</script>
Card
id5
labelPasso 5

 

Verifique as propriedades criadas.

Verifique se as propriedades foram criadas corretamente.

Note que é possível descrever na célula um conteúdo diferente do nome da propriedade, porém é importante confirmar que a caixa de nomes esteja apresentando o nome da propriedade, conforme exemplo a seguir:

 

Image Removed

 

Card
id6
labelPasso 6

 

Defina os campos a serem preenchidos no documento.

Em cada campo que deve ser preenchido no documento, é necessário relacionar a propriedade criada.

Essa atividade é efetuada posicionando o cursor no campo a ser preenchido e informando o comando "=" e então clicando na célula que representa a propriedade, conforme exemplo apresentado na tela a seguir:

 

Image Removed

 

...

id7
labelPasso 7

Repita a operação para cada campo a ser preenchido no documento.

Note, na figura a seguir, que diversos campos foram definidos para preenchimento, sempre direcionando para uma das propriedades criadas.

 

Image Removed

 

...

id8
labelPasso 8

Oculte as colunas de propriedades.

Para que a coluna com as informações das propriedades não seja impressa, oculte as colunas, conforme exemplo a seguir:

 

Image Removed

 

Card
id9
labelPasso 9

 

Efetue a publicação do documento.

Salve o arquivo em que foram criadas as propriedades e efetue a publicação do mesmo no fluig.

Quando desejar imprimir um documento com cópia controlada, este arquivo Excel pode ser selecionado como protocolo.

 

Image Removed

 

 

Adicionando propriedades de cópia controlada em um documento Word

 

Para documentos do tipo Word, as propriedades de cópia controlada devem ser previamente criadas no documento.

O exemplo a seguir apresenta a criação de propriedades em um documento Word modelo para protocolo de impressão de cópia controlada.

 

Primeiros passos:

Analise o documento a ser editado.

Verifique quais propriedades você pretende criar.

Lembre-se de que existem campos diferentes a serem utilizados em protocolos ou documentos de cópia controlada (vide tabelas acima).

 

Execute o Microsoft Word e abra o arquivo a ser editado.

Essa operação deve ser efetuada em um computador que possua o Microsoft Office instalado.

 

Image Removed

 

Para criar as propriedades, clique na aba Inserir. Depois, pressione o botão "Partes Rápidas" e em seguida “Campo, destacado na figura a seguir.

O acionamento desse botão habilita a criação das propriedades.

 

Image Removed

 

Insira o nome para a propriedade que está sendo criada.

Nesta tela é necessário escolher o campo DocProperty e editar a propriedade, sendo que esse nome deve representar uma variável válida para o fluig.

Selecione DocProperty e clique em Códigos de Campo para editar a propriedade.

 

Image Removed

 

Confirme a criação da propriedade

Informe o nome de uma propriedade aceita pelo fluig, por exemplo "Webdesk.Author" (todas as propriedades estão listadas nas tabelas acima).

Para confirmar a criação da propriedade, clique no botão "OK".

Image Removed

 

 

Exibição da propriedade

Veja na tela a seguir como a propriedade é apresentada no documento.

Confira se o texto inserido está conforme a propriedade desejada e, caso necessário, ajuste melhor a posição da propriedade no documento.

 

Image Removed

Atalho do Teclado

Outra forma de inserir as propriedades no documento Word é pressionando o atalho de teclado CTRL + F9 e digitando diretamente a propriedade desejada (DOCPROPERTY + variável), como na tela a seguir:

 

Image Removed

 

Repita as atividades anteriores para criar as demais propriedades.

Após a criação de todas as propriedades desejadas, o documento Word deve ser salvo.

Publique o documento Word.

Após a criação das propriedades o documento já pode ser publicado no fluig. Sempre que for solicitada a impressão da cópia controlada do documento, o fluig irá preencher automaticamente as informações nas propriedades criadas. Importante marcar a flag “Atualiza propriedades da cópia controlada” dos metadados do documento.

Quando desejar imprimir um documento com cópia controlada, este arquivo Word pode ser selecionado como protocolo.

 

Image Removed

 

Deck of Cards
effectDuration0.5
historyfalse
idsamples
effectTypefade
Card
defaulttrue
id1
labelPasso 1
Card
id2
labelPasso 2
Card
id3
labelPasso 3
Card
id4
labelPasso 4
Card
id5
labelPasso 5
Card
id6
labelPasso 6
Card
id7
labelPasso 7
Card
id8
labelPasso 8
Informações
Clique aqui para fazer o download de um exemplo.