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Acesse a central de ajuda da plataforma através do ícone  , localizado no canto superior direito das páginas do menu Processos, para obter informações específicas sobre este recurso, além de links com documentações relacionadas. Saiba mais. |
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Falando de
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iniciar solicitação...
Uma vez que o processo tenha sido totalmente modelado e esteja liberado para utilização, os usuários que possuem permissão podem iniciar solicitações do processo.
Durante todo o período em que uma solicitação estiver ativa, a mesma ela irá utilizar as atividades e fluxos definidos na versão em que for criada, mesmo quando novas versões forem liberadas.
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A área de instruções apresenta as instruções definidas para o processo e para a atividade atual. As instruções são informações com o objetivo de auxiliar na execução do processo e da atividade atual.Para cada opção de atividade disponível a plataforma calcula a lista de usuários válidos para a atividade, conforme o Mecanismo de Atribuição definido para a mesma. Se a atividade for conjunta, é possível que sejam selecionados vários usuários, utilizando a tecla Ctrl.
Quando o mecanismo de atribuição não conseguir localizar um usuário que atenda aos requisitos definidos para a atividade, a mesma ela passa a ser atribuída ao gestor do processo.
É possível transferir a atividade para outro usuário. Para isso deve-se selecionar a opção “Transferir” no campo “Enviar para atividade” Transferir, exibida ao acionar a seta localizada no lado direito de Enviar, e selecionar o usuário que deve receber a tarefa. Existem casos em que a opção “Transferir” Transferir não estará disponível, isso ocorre quando foi configurado na atividade que a mesma ela não deve inibir permitir a opção Transferirtransferência.
No caso de transferência, o prazo para execução da tarefa não é alterado.
Caso o executor da atividade necessite efetuar algum registro na atividade (inclusão de anexos, alteração nos dados do formulário ou inclusão de observações na solicitação e não pretende movimentar a tarefa para a próxima atividade neste momento, é possível gravar as informações utilizando o botão “Salvar”Salvar.
Cada ada solicitação iniciada recebe uma identificação numérica que a representa a referência da mesma. Esta identificação numérica é comum para todos os processos criados na plataforma.
Caminho Básico
01. Selecionar a funcionalidade Iniciar Solicitação no menu principal.
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O atalho para a funcionalidade Iniciar Solicitações fica disponível no menu principal, através do ícone Processos. Para visualizar o manual de procedimentos de como Executar Atividade,clique aqui |
02. Selecionar a categoria do processo e, em seguida, o processo.
Nessa janela também é possível definir um processo como favorito e copiar o seu link que direciona diretamente para a abertura de solicitação.
Inicialização rápida
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01. No menu principal, acionar Processos.
02. Acionar Iniciar solicitações.
03. Em Inicialização Rápida, é possível visualizar os últimos cinco processos que foram abertos e a partir deles, facilitar a inicialização de uma solicitação.
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A inicialização rápida poderá estar vazia quando você abrir pela primeira vez. Visto que os processos só serão mostrados na Inicialização rápida depois de terem sido iniciados. Após isso, serão contabilizados os processos e os cinco últimos acessados ficarão listados. |
Iniciar solicitações
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01. No menu Processos cadastrados é possível visualizar todos os processos cadastrados. E ainda, favoritar e visualizar os processos favoritos, localizar e selecionar os processos por categorias e subcategorias.
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É possível pesquisar um processo específico pelo campo Buscar processos, localizado ao lado esquerdo da tela | ||||
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É possível encontrar um processo específico pelo campo "Buscar", localizado na parte superior esquerda da janela. A busca pode ser efetuada por processo, pela categoria ou pela subcategoria à qual o processo pertence. |
03. Na aba Formulário, é apresentado os campos da definição de formulário informada na configuração do processo. Preencha os campos requeridos.
02. Ao selecionar um processo que deseja inicializar, é necessário preencher as informações solicitadas.
03. Preencher os dados do formulário, se existir.
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Os campos exibidos | ||||
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Os campos apresentados no formulário são previamente definidos por intermédio do recurso de Formulário, o qual permite padronizar o formato, a disponibilidade e os campos a serem preenchidos em determinada atividade. Caso o processo não possua um formulário relacionado ao mesmo, a aba Formulário não será apresentada. |
04. Acionar a aba Histórico.
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04. Se desejado acionar a aba Formulário para visualizar o formulário da solicitação, casou houver.
05. Acione a aba Informações para visualizar mais informações sobre o processo, seu fluxograma e instruções.
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06. Acione a aba Histórico para visualizar quais as ações que a solicitação já teve ou insira comentários na solicitações.
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Essa aba permite inserir e registrar comentários sobre a execução da atividade por meio da caixa de texto apresentada, podendo formatar a fonte como desejado e por meio do botão Comentar, o conteúdo é inserido. Estes comentários são armazenados no histórico da solicitação. Porém, quando | ||||
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A aba Histórico apresenta o registro de todas as movimentações feitas na solicitação, quais foram as atividades executadas até o momento, o responsável e a data em que foi executada cada atividade, bem como as observações feitas por cada usuário. Quando uma solicitação de um processo está sendo iniciada , a aba Histórico não será apresentada. O histórico somente será apresentado após o não são exibidas informações históricas nessa aba, somente depois do primeiro registro de movimentação para a da solicitação em questão. |
05. Caso necessário realizar os apontamentos, acessar a aba Apontamentos.
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A aba Apontamentos permite que o usuário registre os apontamentos de horas trabalhadas na execução da atividade. Caso a atividade não controle esforço por apontamentos, a aba Apontamentos não será apresentada. Para incluir um novo apontamento deve se informar a data e o tempo gasto e acionar o botão Salvar. Para eliminar um apontamento, basta acionar o ícone lixeira ao lado do registro do apontamento. |
06. Acionar a aba Observações.
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A aba Observações permite que o usuário registre comentários sobre a execução da atividade. Estes comentários serão armazenados no histórico da solicitação. |
07. Acionar a aba Anexos.
Dentro da solicitação, é possível pesquisar através das seguintes opções:
Ou ainda, podemos utilizar o filtro
Ao selecionar um período e assinalar as opções de exibição que deseja visualizar, acione Aplicar. |
07. Se, desejado, acionar a aba Anexos para anexar documentos à solicitação.
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Essa aba permite anexar à solicitação | ||||
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A aba Anexos permite que o usuário anexe, à solicitação, qualquer tipo de documento existente na plataforma ou, ou ainda faça , fazer o upload de novos arquivos. Também é possível excluir anexos existentes ou publicar na plataforma os documentos anexados via upload. A execução destas ações depende da definição de segurança de anexos configurada para o processo. A Função Anexos na Solicitação apresenta informações detalhadas sobre esta atividade. |
08. Acionar a aba Processo.
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A aba Processo permite visualizar o gráfico do fluxo de um processo, facilitando a identificação da atividade atual e a verificação dos fluxos de avanço e retorno possíveis. |
09. Na área de Decisão, selecionar uma opção no campo Enviar para atividade.
Dentro da solicitação, é possível pesquisar os anexos através das seguintes opções:
Ou ainda, podemos utilizar o filtro Ao selecionar um período que deseja visualizar os anexos, acione Aplicar. |
08. Acionar Adicionar para expandir as opções – Upload de arquivo ou Documentos do ECM – para anexar um documento que já está publicado na plataforma.
09. Localizar o documento e acionar Selecione.
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Também é possível inserir arquivos da máquina por meio da ação arrasta e solta. Com o diretório no qual está o arquivo a ser anexado clique sobre o mesmo e arraste-o para a área de anexos, note que a mensagem "Solte seus arquivos aqui" será apresentada, solte o arquivo e ele será anexado. |
10. Acionar Enviar para enviar a solicitação.
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Ao acionar Enviar a solicitação será criada e movimentada para a próxima atividade, que foi escolhida no campo Próxima atividade. Também é possível inicializar o processo acionando Somente salvar, exibido ao acionar a seta localizada no lado de Enviar. No entanto, desta forma são salvas as informações inseridas e a solicitação permanece na atividade inicial e fica sob a responsabilidade do usuário solicitante, sendo necessário acessar a Central de Tarefas para movimentá-la para a próxima atividade. |
11. Na janela exibida, definir as informações solicitadas.
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Próxima atividade | ||||
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As atividades existentes na caixa de seleção são as atividades de avanço ou de retorno que estão configuradas para a atividade em questão. |
10. Na área de Decisão, selecionar uma opção no campo com o usuário.
Responsável |
11. Acionar Enviar.
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Clicando no botão “Enviar” a solicitação será criada e movimentada para a próxima atividade, escolhida no campo "Enviar para atividade". Também é possível inicializar o processo no botão "Salvar", no entanto, desta forma a solicitação permanece na atividade inicial e fica sob a responsabilidade do usuário solicitante. |
Senha Apontamentos Repositório |
12. Acionar Enviar.
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Após enviado, o gestor ou o usuário selecionado irá receber uma notificação por e-mail com as informações dessa solicitação, incluindo os complementos. Com isso, não é possível enviar por e-mail somente os complementos da solicitação. Para receber as notificações, é necessário ter o recebimento de notificação por e-mail configurado corretamente. |
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Logo após acionar Enviar, o usuário poderá definir qual ação tomar. As opções disponíveis estão descritas a seguir:
Ao clicar no número da solicitação ou no link de Acessar solicitação, o usuário será redirecionado diretamente para a solicitação. |
Copiar link do processo
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01. Em Processos cadastrados, na listagem de categorias e subcategorias de processos disponíveis, localizar e selecionar o processo no qual se deseja copiar o link que direciona para a abertura de solicitações.
02. Acionar o ícone Link para a solicitação 
, localizado no lado direito do nome do processo.
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Ao acionar esse ícone o link que direciona para a janela de inicialização de solicitações do processo é copiado para a área de transferência, podendo ser colado no local desejado. |
Definir processo como favorito
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01. Em Processos cadastrados, na listagem de categorias e subcategorias de processos disponíveis, localizar o processo no qual se deseja definir como favorito.
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A definição de um processo como favorito visa facilitar sua localização para posterior inicialização de solicitações. |
02. Acione o ícone de estrela 
, localizado no lado direito do nome do processo.
03. O processo ficará com o ícone de estrela em amarelo. Será possível visualizar o processo na área de processos favoritos.
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Para visualizar todos os processos favoritos, basta acionar o item Favoritos, localizado ao lado esquerdo da tela. Ele cria um filtro de todos os processos favoritados e mostra na listagem. |
Excluir processo dos favoritos
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01. Na área de processos favoritos, localizar o processo que se deseja remover dos favoritos.
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Para visualizar todos os processos favoritos, basta acionar o item Favoritos, localizado ao lado esquerdo da tela. Ele cria um filtro de todos os processos definidos como favoritos e mostra na listagem. |
02. Acionar o ícone representado por uma estrela, localizado no lado direito do nome do processo.
03. O processo será removido da área de processos favoritos.
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Ao acionar esse ícone, o processo deixa de ser exibido no filtro de favoritos. |
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| Informações | ||
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Esta documentação é válida a partir da atualização 1.5.10. Se 8 - Mist Se você utiliza uma atualização anterior, ela pode conter informações diferentes das quais você vê na sua plataforma. |
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