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default | true |
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label | CadastroBaixar APP no TOTVS Store |
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title | Cadastro |
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| O formulário para cadastro será exibido após clicar na opção “Cadastre-se aqui”, abaixo da sessão de login.
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Nesta tela, preencha os campos ali dispostos seguindo as regras abaixo:
- Nome Completo: Campo obrigatório;
- Identificação: Campo obrigatório.
O campo de identificação possui dois valores: Brasil ou Exterior.
Caso o valor escolhido seja Brasil, o sistema irá solicitar o CPF/CNPJ.
- CPF/CNPJ: Campo obrigatório. CPF: 11 dígitos. CNPJ: 14 dígitos.
Campo preenchido com CPF:
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Campo preenchido com CNPJ:
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Caso o valor escolhido seja Exterior, o sistema irá solicitar o ID internacional.
- ID internacional: Campo obrigatório. De 1 à 30 caracteres.
Campo preenchido com ID internacional:
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- Cargo: Campo opcional.
- E-mail: Campo obrigatório.
Caso seja colaborador de uma empresa licenciada, o e-mail deve corresponder ao e-mail corporativo da empresa (ex: [email protected]); Se for um usuário convidado poderá utilizar qualquer e-mail.
- Empresa Licenciada: Este campo somente será exibido para colaboradores e caso o sistema identifique uma empresa licenciada vinculada ao seu e-mail. Sendo assim, você deverá selecionar uma das empresas.
Obs: Caso você utilize um e-mail de domínio público como gmail, hotmail, outlook, etc., a sua empresa não será listada. Você deverá solicitar ao Administrador da sua empresa que realize a inclusão do seu usuário ao CNPJ da empresa pelo menu Usuários do painel administrativo". |
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- Senha: Campo obrigatório. Possui as seguintes regras:
- Deve conter no mínimo 5 cararctes;
- Deve conter pelo menos 1 caracter maiúsculo (A-Z);
- Deve conter pelo menos 1 caracter minúsculo (a-z);
- Deve conter pelo menos 1 dígito (0-9);
- Deve conter pelo menos 1 caracter especial (@#$¨&*);
- Confirme a Senha: Campo obrigatório. Deve ser correspondente ao campo “Senha” digitado anteriormente;
Após preencher os dados de cadastro clique no botão “Cadastrar”.
Abaixo um exemplo de cadastro com CPF e-mail de convidado:
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Obs.: O botão “Cadastrar” somente será habilitado, após o preenchimento correto dos campos.
Após finalizar, uma mensagem será exibida informando que o cadastro foi realizado com sucesso:
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Um e-mail será enviado para a sua caixa de entrada (verifique também na caixa de spam caso não encontre o documento) e você deverá seguir as instruções do e-mail para confirmar seu cadastro.
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label | Publicando um documento |
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title | Publicando um documento |
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title | Publicando um documento |
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Para realizar a publicação de um documento, clique no botão "+ Adicionar documentos" na tela que é exibida logo após o login.
Obs.: Usuários externos não poderão publicar documentos, ficando a cargo apenas dos colaboradores habilitados e vinculados à alguma empresa com plano ativo e com saldo.
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Informe o nome do envelope e Clique ou arraste no campo abaixo para inserir um ou mais documentos PDF, DOC ou DOCX.
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Clique em próxima etapa para seguir com o upload.
Obs: O tamanho do envelope varia de acordo com o plano contratado pelo cliente. (10mb ou até 25mb), assim como poderá variar de tamanho caso houver arquivos DOC ou DOCX.
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title | Publicando um envelope (mais de um documento) |
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Caso o usuário deseje, é possível fazer o upload de múltiplos arquivos. Fazendo isso, todos os arquivos submetidos ao sistema serão agrupados em um único documento, e definindo um nome para o envelope.
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Obs: O tamanho do envelope varia de acordo com o plano contratado pelo cliente. (10mb ou até 25mb), assim como poderá variar de tamanho caso houver arquivos DOC ou DOCX.
Um alerta pode ser exibido caso existam documentos com mesmo nome na lista, mas isso não impede o avanço do processo.
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title | Adicionando destinatários |
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Após selecionar o documento você irá definir a forma de assinatura e quem serão os assinantes/validadores. Para isto, basta clicar no botão "Novo destinatário" que irá se abrir uma janela para realizar esta ação. Image Removed
Ao inserir um novo destinatário é possível salvá-lo na sua agenda de contatos, marcando a opção: Salvar na agenda Os e-mails listados nesses campos correspondem aos usuários que você já enviou algum documento anteriormente e eles já realizaram acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica. Caso o destinatário ainda não tenha cadastro no TAE ou ainda não realizou o primeiro acesso, basta digitar seu e-mail no campo correspondente e teclar “ENTER” para que ele seja inserido. Selecione o tipo de Autenticação que o destinatário irá realizar: - Realizar login no sistema : Para acessar o documento o destinatário precisará se cadastrar no TOTVS Assinatura Eletrônica, e após realizar o login, poderá acessar o documento e assinar.
- Enviar código via e-mail: Para acessar o documento o destinatário precisará clicar no link que irá receber no e-mail, logo após ele receberá um código de validação em outro e-mail. Digitando o código na página, ele terá acesso ao documento e poderá assinar.
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Selecione o campo 'Ação' para definir qual será dentre as opções assinante, testemunha, validador ou observador, de acordo com a finalidade pretendida. - Assinar: Usuários que assinarão digitalmente via certificado A1/A3 ou eletronicamente através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina);
- Assinar com Certificado digital A1/A3: Usuários que assinarão obrigatóriamente via certificado digital A1/A3.
- Testemunhar: Usuários que irão assinar eletronicamente como testemunha no documento através dos dados de usuário (nome, CPF, Geolocalização e IP da máquina).
- Validar: Usuários que irão apenas validar o documento, não participam da assinatura e servem apenas para definir se o documento está “OK”.
Observar: Um usuário observador participa do documento de forma indireta, podendo apenas acompanhar seu fluxo mas nunca influenciá-lo. São listados na aba 'Informações' do documento, logo abaixo dos participantes ativos.
Obs: Ao selecionar a opção "Assinar com certificado (A1/A3)" o autor está definindo que aquele signatário só poderá realizar a assinatura utilizando um certificado A1 ou A3. Papel na assinatura: É possível definir qual o papel que aquele assinante está exercendo nesse documento. Por exemplo: Assinou "como contratante", "como fiador", "como locatário" etc. Ao escolher o tipo de Autenticação "Enviar código via e-mail", novos campos serão exibidos no formulário, são eles: Tipo de Identificação: Define qual tipo de documento será exigido para o destinatário. Por padrão, a opção Brasil virá selecionada fazendo com o que campo abaixo receba um CPF ou CNPJ. Caso mude para Exterior o campo deverá ser preenchido com algum documento de identificação internacional. E caso selecione a opção: Não possui, não será solicitado documento para esse destinatário. Identificação: Esse campo é exibido dinamicamente, de acordo com o tipo de identificação definido. Conforme demonstrando o item acima. Obs: Ao enviar um documento o autor define se irá preencher o número do documento do destinatário (CPF por exemplo), ou o destinatário deverá preencher essa informação no ato da assinatura. Caso o autor preenche esse campo, ele não poderá ser alterado pelo destinatário. Caso o autor não preencha esse campo, ele deverá ser preenchido obrigatoriamente pelo destinatário. Nome Completo: O nome completo do destinatário deverá ser preenchido pelo autor, sempre que solicitar a autenticação sem cadastro no sistema. (Enviar código por e-mail). Image Removed
Após realizar a inclusão dos destinatários, eles serão exibidos na tela do documento: Image Removed
Cada destinatário será exibido em um card, onde somente é possível alterar a Ação e papel de assinante. Caso o tipo de autenticação ou o e-mail tenham sido informados errado, será necessário clicar no ícone de lixeira para remover o destinatário da lista, e adicioná-lo novamente. Os destinatários adicionados como Observadores serão exibidos ao final da lista de Participantes. |
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title | Adicionando destinatários (da agenda) |
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Também é possível adicionar destinatários de sua agenda, seja a partir da seleção de contatos individuas ou em grupos.
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title | Selecionando contatos |
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Optando pela seleção por contato, uma nova janela será aberta, onde os mesmos terão suas informações dispostas e poderão ser escolhidos. Image Removed
Após confirmação, todos os contatos selecionados serão enviados para a listagem de participantes (e observadores, quando houver), já relacionados com suas respectivas ações padrão. |
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Optando pela seleção por grupo (disponível apenas para documentos em "Rascunho"), uma nova janela será aberta, onde os mesmos terão suas informações dispostas e poderão ser escolhidos. Image Removed
Após confirmação, todos os grupos selecionados serão enviados para a listagem de participantes (e observadores, quando houver), já relacionados com suas respectivas ações padrão. Image Removed
Observação: 1) Ao escolher mais de um grupo ou se já existir pelo menos um participante relacionado ao documento, após confirmação; 2) A flag "Definir ordem de assinaturas" será habilitada automaticamente; 3) Os contatos serão agrupados de acordo. No caso de não possuírem grupo prévio, serão associados à um novo, com nomenclatura genérica. |
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title | Definindo ordenação das assinaturas (workflow) |
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Também é possível definir ordenação para as assinaturas (workflow). Basta marcar a opção “Definir Ordem de Assinaturas”. É possível escolher a ordem dos assinantes ou até mesmo definir a ordenação utilizando grupos. No exemplo a seguir o documento seria enviado inicialmente para o Marcos, quando ele assinasse seria disparado o e-mail para o Diego e assim por diante. O Fluxo só continua quando a pessoa atual realiza a assinatura. Image Removed
Para alterar a ordem dos destinatários basta clicar sobre as numerações e arrastar para a posição desejada. Outra forma de ordenação possível é utilizando grupos. Onde definimos um grupo de pessoas para receber o documento primeiro, e após todas elas assinarem o documento é disponibilizado para o grupo dois, e assim sucessivamente. Para criar um grupo clique na numeração de um contato e arraste até a opção “Arraste aqui para criar um grupo” |
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Também é possível incluir anexos no momento da criação da publicação, utilizando a aba Anexos. Obs: O tamanho do envelope varia de acordo com o plano contratado pelo cliente. (10mb ou até 25mb). Incluindo seus documentos (envelope) e os anexos. O tamanho total e o tamanho já utilizado nessa publicação pode ser exibido abaixo do botão "procure em seu computador". Image Removed
Para inserir os anexos basta clicar ou arrastar os arquivos para o quadro pontilhado, ou clicar no botão e selecionar os arquivos do seu computador. Image Removed
Após a inclusão dos anexos, eles ficarão disponíveis para download para todos os participantes do documento. Somente o autor da publicação pode inserir anexos e excluí-los. |
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title | Opções: Data limite de assinatura, Lembretes automáticos, Rejeitar documentos, Mensagem personalizada de email |
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Também é possível realizar configurações adicionais na aba Opções. - Como definir a data limite para assinaturas da publicação que será exibida na tela inicial. Essa data serve como um lembrete para os destinatários.
- Lembretes automáticos via e-mail, podendo escolher entre "Não enviar lembretes", "A cada 1 dia", "A cada 2 dias", "A cada 3 dias", "A cada 5 dias", "A cada 7 dias", "A cada 14 dias". Estes lembretes são enviados no final do dia a partir do momento que foi escolhido a opção e o documento for publicado.
- Permitir rejeitar o documento, marcando essa opção o autor define que os participantes do documento podem rejeitá-lo caso não concordem ou entendam que algo está errado. Quando um destinatário rejeita, todo o envelope é rejeitado. (Caso esta opção seja desmarcada, a opção de rejeitar não será exibida para os participantes).
- Assunto e Corpo da Mensagem essas opções serão usadas para personalizar o envio do e-mail de notificação de documento pendente para seus destinatários.
Obs: Estas configurações so podem ser alteradas pelo autor ou administrador enquanto o documento estiver pendente. Image Removed
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title | Realizando a publicação e a assinatura |
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Caso participe da assinatura/validação do documento marque a opção “Desejo assinar o documento e enviar”.
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O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir.
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Defina a forma de assinatura que você, como portador do documento, irá escolher para assinar.
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Caso esse documento tenha sido configurado para exigir assinatura manuscrita, e o autor ainda não tenha cadastrado a sua, será solicitado que ele a insira.
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Após clicar no mensagem acima, será exibido o quadro para cadastrar a assinatura manuscrita. Clique em "Nova assinatura".
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Clique no botão “Assinar documento” . O documento será salvo no TOTVS Assinatura Eletrônica e os destinatários receberão um e-mail solicitando que acessem a ferramenta e realizem a assinatura/validação.
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Cloak |
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Realizando uma publicação com documentos do Google DriveO processo inicial de uma publicação utilizando os arquivos contidos no seu Google Drive, é praticamente o mesmo do que já é feito atualmente, porém com algumas modificações:
Agora na tela de upload teremos um novo botão, que indicara aonde voce irá pegar os arquivos:
Ao clicar nele, irá abrir um caixa pedindo para que voce selecione qual perfil voce deseja que o Drive acesse para pegar os documentos (caso voce tenha mais de um todas as opções serão listadas pra você) :
* Lembrando que você pode logar com outra também, caso ela não esteja listada
Após isso ira abrir uma tela de consentimento do google, solicitando que você de permissão para que a aplicação acesse o seu Drive:
* Todas as vezes que você acessar o seu drive pelo portal irá aparecer a tela de consentimento.
- Clicando em Continuar, irá abrir uma janela com um seletor de arquivos da própria Google:
Na tela você pode utilizar, tanto a barra de pesquisa para localizar o seu arquivo ou a barra de rolagem (que fica localizada a direita):
Selecionando um ou mais arquivos é só clicar em Select e você irá cair na tela de upload que você já conhece:
A partir dai é só seguir o mesmo fluxo de publicação de documento.
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label | Assinando um documento |
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title | Assinando um documento (eletronicamente) |
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title | Eletronicamente (Com login no Sistema) |
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Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal.
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Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado.
O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Clique em permitir.
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Leia o documento até última página e marque a opção “Aceitou o termo de declaração de leitura” para que o botão “Assinar documento” seja habilitado.
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Para assinar eletronicamente clicando na opção “Assinar Eletronicamente”. A assinatura será realizada a partir dos seus dados de usuário (Nome, E-mail, Cargo, CPF, Geolocalização e IP da máquina).
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Após isto, clique no botão “Assinar documento”.
O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida.
Obs: A opção de rejeitar documentos somente será exibida, caso o autor do documento permita rejeição. (Opções da publicação).
Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.
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title | Eletronicamente (Com com autenticação por envio de código por e-mail) |
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A autenticação por envio de código por e-mail, é uma alternativa que o autor do documento pode oferecer aos seus destinatários, para que eles possam assinar seus documentos sem a necessidade de se cadastrarem e efetuarem login no TOTVS Assinatura Eletrônica.
Obs: Mesmo que um usuário receba um documento com a opção de assinar sem realizar cadastro, e ele já tenha cadastrou ou escolha realizar o cadastro, fica a critério do destinatário escolher como vai realizar o acesso. Ele pode acessar da forma tradicional, realizado o login, ou acessar pelo link recebido por e-mail. Conforme demonstrado no fluxo abaixo:
Quando um autor envia um documento e define o tipo de autenticação como: Envio de código por e-mail o destinatário vai receber o e-mail de Documento Pendente, basta clicar no link Acessar documento
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Será aberta a tela de validação de código:
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Nesse momento, será enviado um novo e-mail para o destinatário. Com um código para realizar o segundo fator de autenticação.
Obs: Esse código possui validade de 4 horas. Após esse tempo, será necessário reenviar um novo código.
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Basta digitar o código recebido no e-mail na tela de validação de código, e terá acesso ao documento.
Obs: Você terá 5 tentativas para digitar o código, caso ultrapasse esse número, o código será invalidado e um botão de reenviar novo código será exibido.
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O mesmo acontece quando um código expirar após 4 horas de sua geração.
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Digitando o código corretamente, você será redirecionado para a tela do documento.
A esquerda é exibido o documento, e a direita as opções de assinatura.
No exemplo abaixo, o autor preencheu o Nome e não informou o CPF/CNPJ/Id Internacional do seu destinatário. Sendo necessário que o destinatário preencha seu CPF/CNPJ/ID Internacional. Caso haja alguma informação incorreta, deverá entrar em contato com o autor do documento, e solicitar a correção.
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Ao abrir a página pela primeira vez, será solicitado permissão para consultar a geolocalização do assinante.
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Ao clicar em "permitir para este site", as coordenadas de onde a assinatura foi realizada serão gravadas com a assinatura e exibidas no protocolo de assinaturas. Caso o usuário não permita, essa informação não será gravada.
Obs:
- A opção de rejeitar documentos somente será exibida, caso o autor do documento permita rejeição. (Opções da publicação).
- O botão de assinatura só é habilitado após marcar o item: "Declaro que li todas as páginas..." e os requisitos serem compridos.
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Caso o documento exija, ou o usuário decida assinar com certificado digital será solicitado a instalação do plugin do webpki e seleção do certificado desejado.
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Caso o usuário ainda não tenha uma assinatura manuscrita e rubrica, e aquele documento o autor tenha exigido, será solicitado a criação delas.
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A assinatura manuscrita e rubrica criada será armazenada vinculada ao e-mail do assinante. Caso ele deseje atualizá-la, precisará cadastrar no TAE e acessar o perfil do usuário.
Caso o autor do documento tenha solicitado um documento de identificação, mas não tenha o preenchido, o destinatário precisará obrigatoriamente informar no ato da assinatura.
Nesse caso, para habilitar o botão de assinatura, além de marcar o item "Declaro que li todas as páginas...", será necessário informar um documento, conforme solicitado.
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Caso o documento de identificação informado não seja válido, será exibido um erro de validação.
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O autor também pode enviar o documento sem solicitar que o destinatário informe uma identificação (CPF/CNPJ/ID Internacional). Caso ele tenha marcado o tipo de identificação como: Não possui (não solicitar).
Nesse caso, ao declarar que leu e concorda com o documento o botão de assinar já será liberado.
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Após realizar a assinatura, serão exibidas as informações do documento na lateral direita. E também é possível realizar o download pelo botão baixar na parte superior da página.
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Ao final das assinaturas, todos os participantes recebem o e-mail de Documento finalizado, onde é possível acessar o documento realizando o mesmo fluxo de autenticação.
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title | Com Certificado (A1/ A3) |
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Para realizar a assinatura de um documento, realize o login e encontre o documento que irá assinar na tela principal. Clique no documento e aguarde seu conteúdo ser carregado.
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O sistema vai solicitar acesso a sua localização para ser anexada na sua assinatura. Caso esteja de acordo, clique em permitir.
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Leia o documento até última página e marque a opção “Aceitou o termo de declaração de leitura” para que o botão “Assinar documento” seja habilitado.
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Serão exibidos os campos para informar os dados de assinatura. Selecione a opção "Assinar com certificado (A1/A3)" que corresponde à uma Assinatura Digital.
Será exibida na lista de requisitos para a assinatura os seguintes requisitos:
"Possui o plugin de assinatura digital webpki instalado." e "Possui um certificado digital A1/A3 válido instalado.", caso ainda não tenha nenhum dos dois ambos irão
aparecer com uma bolinha com X em vermelho, para corrigir isto basta clicar em "Instalar" nela e seguir os passos indicados.
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Obs: A opção de rejeitar documentos somente será exibida, caso o autor do documento permita rejeição. (Opções da publicação).
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Passo 1: Instale a extensão no navegador. Image Removed
Passo 2: Instale o programa Web PKI em seu computador. Image Removed
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Após executar o arquivo de instalação, o sistema será redirecionado para a tela de assinatura e a mensagem de alerta não será mais exibida. |
Uma lista de certificados digitais instalados em seu dispositivo será exibida.
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Basta selecionar qual certificado deseja usar, e caso seja solicitado informar a senha do certificado.
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Marque a opção “Concordo em usar assinaturas e registros eletrônicos” e clique no botão “Assinar documento”. Um alerta de segurança irá aparecer, clique no botão "Permitir" para que o site tenha acesso ao seu certificado digital.
O documento será assinado, as informações serão gravadas no documento conforme a opção de assinatura escolhida.
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Após todos os destinatários do documento realizarem suas respectivas ações (assinar, testemunhar ou validar) o documento será finalizado e será enviado um e-mail para todos os destinatários informando a conclusão.
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