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O acesso aos parâmetros do Contrato é feito pelo menu 04.05 – Contratos, bem como as Tabelas de Contrato relacionadas a este processo. Link para acessar documentação dos Parâmetros do Contrato

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A inclusão de novos contratos é feita pelo pelo menu: "Contratos | Gestão de Contratos 2.0|Manutenção de Contratos", onde são exigidos informações obrigatórias para a inclusão como: Número do contrato, Data do contrato, Tipo de contrato, Natureza do contrato (Compra, Vendas ou Arrendamento Mercantil), Status do contrato, Cliente/Fornecedor do contrato.

Os demais campos não são essenciais para a inclusão de um contrato, mas, dependendo da parametrização feita, podem se tornar obrigatórios por fazerem parte de um controle da empresa.

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Na etapa de identificação do contrato vamos preencher os campos que identificam o contrato, seu tipo, status, natureza, duração e partes envolvidas.

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O status além da informação descritiva também direciona se o contrato pode ou não: 

• • • Faturar
    • Ser cancelado

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Grupo - Dados do Contrato

Código

O código do contrato é a forma usual de identificação dos contratos, a entrada de dados para esse campo pode ser configurada através de máscara permitindo que o cliente customize o código de forma aderente ao seu negocio. 

O tamanho deste campo e sua forma de preenchimento está de acordo com o parâmetro "Máscara do código do contrato"

O parâmetro "Máscara do código do contrato" pode ser acessado em Parâmetros: |  04.05.01 |  Contratos > Definições Gerais |

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Nome

O nome do contrato permite um descritivo detalhado e livre sobre o mesmo, pode ter até 100 caracteres.

Status

O status do contrato pode ter qualquer valor que tenha sido configurado pelo cliente em sua tabela "Status de Contratos".

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Gestão de Compras e Faturamento > Contratos > Tabelas de Contrato > Status de Contrato

Tipo

O tipo de contrato pode ser de qualquer valor que tenha sido configurado pelo cliente em "Tipos de Contrato".

Natureza

As naturezas disponíveis para o contrato são:

• • • Compra
    • Venda
    • Arrendamento Mercantil

Contratante

Em um contrato de natureza "Compra",  o contratante é uma das "filiais cadastradas para a coligada" onde o contrato está sendo feito.

Em um contrato de natureza "Venda", o contratante é um "Cliente/Fornecedor" cadastrado no sistema, esse cliente/fornecedor pode ser global ou da coligada do contrato.

Contratado

Em um contrato de natureza "Compra",  o contratante é um "Cliente/Fornecedor" cadastrado no sistema, esse cliente/fornecedor pode ser global ou da coligada do contrato.

Em um contrato de natureza "Venda", o contratante é uma das "filiais cadastradas para a coligada" onde o contrato está sendo feito.

Grupo - Datas do Contrato

Data do Contrato

Data em que o contrato foi firmado.

Data Início Vigência

Data de início da vigência do contrato.

Data Fim Vigência

Data final da vigência do contrato.

Data Fim Vigência (aditivo)

Data final da vigência do contrato após alteração por aditivo.

Data Auxiliar

Data Auxiliar do contrato

Valor Contrato

Valor total do contrato considerando todos os itens do contrato.

Valor Faturado

Valor já faturado do contrato considerando faturamento de todos os itens do contrato.

Saldo Contrato

O saldo do contrato é o ("Valor total do contrato" subtraído do "Valor Faturado do Contrato")

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A página Tabelas do contrato trás vários grupos de dados, são eles:

• Tabelas de Classificação
• Tabelas de Faturamento
• Funcionários
• Representante

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Grupo - Tabelas de Classificação

As classificações são configuráveis,  acessando os parâmetros > | 04.01.04.01 | Parâmetros Gerais > Tabelas > Classificação |

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Campos: Tabela 1; Tabela 2; Tabela 3; Tabela 4; Tabela 5

Os campos relacionados as tabelas de classificação são exibidos conforme parametrizados.

Grupo - Tabelas de Faturamento

Parametriza os indicativos de faturamento do contrato

• • Seção
  • Portador
  • Centro de Despesa
  • Natureza de Gasto
  • Contratos Vendedor

Grupo - Funcionários

É possível parametrizar até quatro funcionários por Natureza do Contrato, onde poderemos nomeá-los conforme a necessidade do processo, ou seja, nos contratos de Compras\Arrendamento Mercantil será possível definir quatro nomes e para os contratos de Vendas outros quatro nomes diferentes, conforme os parâmetros do contrato.

Possibilitando uma melhor adequação dos cadastros com a regra de negócio.

Por padrão, caso não tenha sido feita nenhuma parametrização dos funcionários, serão exibidos dois campos de funcionários e comissões para preenchimento.

Grupo - Representante

A tabela de representante é configurável,  acessando os parâmetros > | 04.01.04.08 | Parâmetros Gerais > Tabelas > Representante |  

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É possível escolher tanto o nome visível desse campo quanto a informação retornada ao pesquisar os representantes

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Informações contábeis e fiscais atrelada ao contrato

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Grupo - Fiscal

Natureza de Operação

Indica a natureza da operação do contrato

Grupo - Contábil

Centro de Custo

Indica o centro de custo associado ao contrato

Departamento

Indica o departamento associado ao contrato

Grupo - Evento Contábil

Habilitar Evento Contábil

• • (Não) => Não Usa evento.
  • (Sim) => Usa Evento: Por esta opção o evento contábil será buscado diretamente no parâmetro Evento Default do item de contrato.

Edita Contabilização?

• • (Sim) => Edita: O sistema dará acesso à contabilização do contrato e o usuário poderá efetuar qualquer alteração que for necessária.
  • (Não) =>Mostra: A contabilização somente será mostrada ao usuário sem que seja possível a alteração na mesma.

Contabilização Obrigatória

• • (Sim) =>  Marcando esta opção o contrato só poderá ser salvo após serem indicados os eventos contábeis.
    • Observação: Se o campo acima estiver marcado, não será permitida exclusão da contabilidade do movimento
  • (Não) => Não obriga seleção dos eventos contábeis

Evento Inclusão + Lote Contábil + Lote Contábil Estorno

• • Informe qual evento contábil deve ser associado na inclusão do item de contrato. 
  • Informe qual o código do lote contábil associado na inclusão.
  • Informe neste campo o código do lote contábil que guardará os lançamentos estornados da inclusão do item de contrato.

Evento Aditivo + Lote Contábil + Lote Contábil Estorno

• • Informe qual evento contábil deve ser associado ao incluir aditivo no item de contrato. 
  • Informe qual o código do lote contábil associado a contabilização do aditivo.
  • Informe neste campo o código do lote contábil que guardará os lançamentos estornados do aditivo do item de contrato.

Evento Reajuste + Lote Contábil + Lote Contábil Estorno

• • Informe qual evento contábil deve ser utilizado no reajuste do item de contrato. 
  • Informe qual o código do lote contábil associado na contabilização do reajuste
  • Informe neste campo o código do lote contábil que guardará os lançamentos estornados do reajuste do item de contrato.

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Os campos adicionais do contrato trazem algumas informações não obrigatórias, mas que podem ser importantes conforme o tipo do contrato e da necessidade do cliente

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Grupo - Adicionais

Observação

Observação sobre o contrato realizado

Campo Livre 1

Campo livre configurável pelo cliente

Campo Livre 2

Campo livre configurável pelo cliente

Campo Livre 3

Campo livre configurável pelo cliente

Grupo - Endereço/Contato

Contato do cliente fornecedor para entrega (Contato do Cli/For p/ entrega)

Qual é a pessoa de contato no cliente/fornecedor que pode ser acionando se necessário no ato da entrega.

Contato do cliente fornecedor para pagamento (Contato do Cli/For p/ pagamento)

Qual é a pessoa de contato no cliente/fornecedor que pode ser acionando para assuntos relacionados a pagamento.

Grupo - Histórico

Histórico

Histórico associado ao contrato, pode ser (Curto/Longo), o histórico curto permite a inclusão de até 255 caracteres enquanto o histórico longo não tem um limite determinado.

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Os campos complementares do contrato 2.0 são uma forma de personalizar informações especificas e individuais necessárias ao contrato do cliente.

É possível criar várias campos de nomes e tipos diferentes e os mesmos vão estar disponível ao acessar na tela de Contrato > Mais > Campos Complementares

Gerenciamento dos campos complementares do contrato

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As informações definidas no contrato serão carregadas automaticamente para os respectivos campos dos itens do contrato, isso porque funcionam como um default, que será utilizado durante a inclusão dos seus itens.

A geração dos movimentos criados pelo processo de gestão de contratos se baseia nas informações definidas nos itens de contrato, ou seja, os dados definidos nos itens de contrato são os responsáveis pela geração dos movimentos.

É possível gerar um único movimento com todos os itens de contrato, ou então, um movimento para cada item de contrato. Isto é possível através da definição das regras de quebra informadas nos parâmetros do Contrato. De forma semelhante também é possível gerar um único movimento para mais de um contrato com o mesmo Cliente/Fornecedor.

Será permitido selecionar no contrato e item de contrato apenas Natureza Fiscal Ativa.

Outras informações como por exemplo o tipo de faturamento dos itens, aditivos e reajuste de contratos serão explicados em detalhes em seções próprias, que podem ser acessadas através dos links abaixo em "Informações Complementares". 

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Grupo - Dados do Item

Tipo Faturamento

Indica o tipo de faturamento desse item do contrato, o tipo de faturamento pode ser:

• • • Periódico - Um contrato que ocorre de forma recorrente durante um período com valores fixos.
    • Medição - Um contrato que ocorre de forma recorrente durante um período sem valores fixos, ocorre medição para indicar o valor a faturar no período.

Produto/Serviço

Indica o produto/serviço contratado.

Unidade

Qual a unidade de medida utilizada para o produto contratado.

Grupo - Datas do Item

Data Inicio Vigência

Indica o inicio da vigência do item do contratado.

Data Fim Vigência

Indica o fim de vigência do item do contrato.

Data Fim Vigência (Aditivo)

Indica o fim da vigência do item contratado alterado por aditivo.

Data Cancelamento

Caso o item tenha sido cancelado, aqui vamos ter indicativo da data em que ocorreu o cancelamento.

Grupo - Valores do Item

Quantidade

Indica a quantidade do produto/serviço contratada por período

Valor

Indica o valor do produto/serviço por unidade de medida.

Desconto

Aplica desconto por parcela gerada

Despesa

Aplica valor de despesa a ser adicionado em cada parcela

Aditivo Quantidade

Indica a quantidade do produto/serviço contratada por período após a efetivação de aditivo.

Aditivo Valor

Indica o valor do produto/serviço por unidade de medida  após a efetivação de aditivo..

Valor Parcela

O valor da parcela do item do contrato é composto por "Quantidade x Valor" subtraído do Desconto e  acrescido da Despesa.

Valor Total

O valor da parcela do item do contrato é composto por { "Quantidade x Valor" subtraído do Desconto e  acrescido da Despesa } x Quantidade Parcelas

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Grupo - Tabelas de Classificação

Campos parametrizados para serem exibidos como tabelas de classificação do item do contrato.

Grupo - Tabelas de Faturamento

Campos parametrizados para faturamento do item do contrato

Grupo Natureza

Natureza Orçamentária/Financeira

Indicador na natureza orçamentária do item do contrato

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Na página Faturamento do Item do Contrato temos as informações necessárias ao faturamento do contrato a geração dos movimentos  e a indicação do frente do emitente e do destinatário.

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Grupo - Condições Gerais

Periodicidade

Indica a periodicidade em que ocorre os faturamentos do contrato, dado a periodicidade escolhida ela também representa uma carência de igual período antes de ocorrer o primeiro vencimento.

A periodicidade pode ser:

• • • Semanal 
      • Na periodicidade semanal deve-se escolher um dos dias da semana como vencimento
        • Domingo
        • Segunda-feira
        • Terça-feira
        • Quarta-feira
        • Quinta-feira
        • Sexta-feira
        • Sábado
    • Quinzenal
      • Na periodicidade quinzenal deve-se escolher dois dias de vencimento por mês tendo as seguintes regras: 
        
        • Os vencimentos devem ser entre os dias 1 e 28
        • O primeiro vencimento deve ser inferior ao dia do segundo vencimento. 
    • Mensal
      • Na periodicidade mensal deve-se escolher um dia do mês como vencimento, regras:
        • O dia deve estar entre 1 e 28
        • É possível marcar o parâmetro, "Ultimo Dia", nesse caso o campo de dia de vencimento deixa de ser exibido e o faturamento ocorre sempre no último dia do mês.
    • Semestral
      • Na periodicidade mensal deve-se escolher um dia do mês como vencimento, regras:
        • O dia deve estar entre 1 e 28
    • Anual
      • Na periodicidade mensal deve-se escolher um dia do mês como vencimento, regras:
        • O dia deve estar entre 1 e 28

Dia do Vencimento

Indica o dia em que ocorre o vencimento, nesse dia ocorre o faturamento da parcela do contrato, o dia de vencimento varia de acordo com a periodicidade escolhida.

• • • Semanal, deve-se escolher um dos dias da semana
    • Quinzenal, deve-se escolher dois vencimentos no mês.
    • Mensal, deve-se escolher um vencimento no mês podendo escolher o último dia
    • Semestral e Anual, deve-se escolher um vencimento no mês 

Antes de ocorrer o primeiro vencimento deve-se respeitar a carência que varia conforme o período escolhido conforme abaixo:

• • • Semanal ==> 7 dias
    • Quinzenal ==> 15 dias
    • Mensal ==> 1 mês
    • Semestral ==> 182 dias
    • Anual ==> 1 ano

Explicando a carência, observe que no cálculo para o primeiro dia de vencimento incluísse o próprio dia de inicio de vigência do contrato sendo assim segue exemplos:

• • • Inicio de vigência dia 01/01, periodicidade quinzenal, (primeiro vencimento 15, segundo vencimento dia 25): Nesse caso o primeiro vencimento vai ser em 15/01
    • Inicio de vigência dia 02/01, periodicidade quinzenal, (primeiro vencimento 15, segundo vencimento dia 25): Nesse caso o primeiro vencimento vai ser em 25/01

Número de Parcelas

Número de parcelas relacionada ao item do contrato, quando o item for salvo uma quantidade equivalente de parcelas vai ser gerada levando em conta todos os parâmetros da página de faturamento.

Condição de Pagamento

Condição de pagamento

Tipo de Movimento

Tipo de movimento que vai gerado ao realizar o faturamento da parcela.

Tipo de Produto para Faturamento

Tipo do produto que pode faturar

Grupo - Frete

Frete

É possível escolher entre quatro opções de frete para a entrega do item contratado 

• • • Terceiros => Um terceiro está pagando o frete
    • CIF  => O vendedor é responsável por todos os custos e riscos que envolvem o transporte da mercadoria até o destinatário.
    • FOB => A responsabilidade do vendedor termina quando as mercadorias são despachadas.
    • Nenhum Frete => Não tem frete

Grupo - Emitente

Filial

Indica a filial do emitente.

Local de Estoque

Indica de qual local de estoque vai ser provido do produto/serviço contratado.

Município

Ao selecionar município,  é mostrado apenas o estado daquele município.

Para mostra novamente todos os município é necessário apagar o lookup de estado ou município. 

UF

Ao selecionar o estado, é mostrado apenas os municípios daquele estado. 

           Para mostra novamente todos os estados é necessário apagar o lookup de estado ou município. 

Serviço

Descritivo de serviço

Grupo - Destinatário

Destinatário

Indica um cliente fornecedor como destinatário do item do contrato.

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Informações para contabilização do contrato e dados fiscais do mesmo

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Grupo - Fiscal

Natureza de Operação

Indica a natureza de operação do item do contrato.

Grupo - Contábil

Centro de Custo

Qual o centro de custo a ser utilizado para custos/receitas desse item de contrato.

Departamento

Qual o departamento atrelado ao item de contrato.

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Informações adicionais do item de contrato

As informações  do grupo  "Reajustes" fornece dados para o processo de reajuste de contratos "Reajuste de Preço" localizado em "Manutenção de contrato | Processos → Reajuste de Preço".

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Grupo - Reajustes

Índice

Índice base utilizado para o reajuste do contrato ("Obrigatório que seja utilizado um índice").

Dia da Cotação

Dia da cotação do índice base.

Meses de Defasagem

Defasagem da moeda.

Grupo - Contábil

Centro de Custo

Qual o centro de custo a ser utilizado para custos/receitas desse item de contrato.

Departamento

Qual o departamento atrelado ao item de contrato.

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Nessa página do item de contrato temos as parcelas geradas com base nos dados informados de faturamento do item.

As parcelas são geradas e atualizadas automaticamente ao salvar o item do contrato, desde que todas os dados necessários a geração das parcelas tenham sido corretamente preenchidos.

• Na edição
  • Se houver modificação dos dados de faturamento, as parcelas existente são removidas e novas parcelas são geradas compatíveis com os novos dados informados.
  • Se nenhum dado de faturamento for modificado então mantém as parcelas já geradas.

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Os campos complementares do item do contrato 2.0 são uma forma de personalizar informações especificas e individuais necessárias ao contrato do cliente.

É possível criar várias campos de nomes e tipos diferentes e os mesmos vão estar disponível ao acessar na tela de itens de contrato > Mais > Campos Complementares

Gerenciamento dos campos complementares do item do contrato

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Aqui temos as páginas de recursos adicionais do item do contrato, sendo elas:

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Permite indicar o rateio de centro de custo a ser utilizado ao gerar o faturamento das parcelas, como o rateio é vinculado apenas no momento de geração das parcelas o mesmo pode ser atualizando durante a vigência do contrato para efeito nos próximas faturamentos.

Se estiver utilizando o rateio por centro de custo, só é possível gerar as parcelas se o rateio fechar os 100%.

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A execução dos processos do contrato 2.0 é possível através do botão de Processos, localizado no canto superior direito da tela (antes da opção de incluir um novo contrato). Ao selecionar este botão serão listados todos os processos disponíveis para utilização. É importante salientar que será possível executar apenas aqueles processos ao qual o usuário possui permissão.

A visão deste processo é dividida em 3 abas, sendo elas:

1. Agendamento - Etapa em que o usuário definirá o agendamento do processo de acordo com a periodicidade desejada.
2. Parametrização - Definição dos parâmetros necessários para a execução do processo de acordo com as necessidades do usuário.
3. Concluir - Resumo do que foi definido nas etapas anteriores, após revisar as informações clique no botão concluir localizado no canto superior direito da tela.

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Processo que possibilita o faturamento das parcelas de um ou mais contrato(s) periódico(s).

Para a execução deste processo é necessário a definição dos parâmetros abaixo.

1. Intervalo de faturamento (data inicial e final): Ao infomar o intervalo de faturamento serão faturadas todas as parcelas com status A Faturar que possuem data de vencimento dentro do intervalo definido.
2. Faturar todo o contrato: Ao selecionar este componente, todas as parcelas do contrato com status A Faturar serão faturadas. Este componente tem maior prioridade se comparado ao de intervalo de faturamento, ou seja, caso o usuário selecione que deseja faturar todo o contrato e também informe o intervalo de faturamento, a seleção deste componente irá prevalecer e desta forma todas as parcelas pendentes serão faturadas.

Serão gerados um movimento para cada parcela do(s) item(s) do contrato períodico, este movimento irá possuir apenas um item, as informações do movimento serão definidas de acordo com a seguinte ordem de prioridade:

1. Informações do item do contrato.
2. Informações do contrato.
3. Informações default do movimento.

Ao término do processo são atualizadas as informações de Valor Faturado do contrato, assim como os status do contrato, item do contrato e parcela.

Quando o contrato possui o status Faturado ou Parcialmente Faturado os campos abaixo terão a edição bloqueada.

1. Status
2. Natureza
3. Data Contrato
4. Data Início Vigência
5. Data Fim Vigência

Quando o item do contrato possui o status Faturado ou Parcialmente Faturado os campos abaixo terão a edição bloqueada.

1. Tipo de Faturamento
2. Produto
3. Unidade
4. Data Início Vigência
5. Data Fim Vigência
6. Valor
7. Quantidade
8. Desconto
9. Despesa
10. Periodicidade
11. Dia Vencimento / Dia da Semana
12. Nº de Parcelas

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Para facilitar a localização de informações na documentação do contrato 2.0 alguns identificadores foram utilizados:

Em negrito estão os tópicos e pontos de atenção

De azul os links para outros documentos

Em laranja o nome de menus e o caminho a seguir até chegar a um botão, recurso ou tela

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