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Falando de
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documento...
Documentos são todos os arquivos publicados pelo usuário. Podem ser arquivos de texto, imagens, planilhas, vídeos etc.
Para criar documentos o usuário precisa ter permissão de gravação no local escolhido. Já o administrador pode criar documentos independentemente da segurança definida.Documentos criados pela opção simplificada ou pela opção drag and drop herdam a segurança, a aprovação e as propriedades da pasta pai.
O upload de documentos será interrompido caso o usuário saia da página da navegação de documentos enquanto ele estiver em andamento.
Não é permitido incluir documentos na pasta raiz da navegação de documentos. E, também, não é permitido incluir documentos maiores do que o tamanho máximo por arquivo definido na plataforma.
A opção de criação de documentos arrastar e soltar (drag and drop) pode ser limitada pelo navegador utilizado. Informações sobre os recursos suportados por cada navegador podem ser obtidas em Compatibilidade de navegadores para Drag and Dropde arquivos.
Para utilizar o drag and drop no navegador Internet Exporer na versão 9, é necessário instalar o plugin Microsoft Silverlight. Nesse caso, ao arrastar arquivos para a plataforma, será apresentada uma mensagem informando sobre a instalação. Basta seguir as orientações para efetivar a instalação e ampliar a experiência de uso.
O Internet Explorer na versão 9 não permite a criação de múltiplos documentos, sendo possível criar um documento por vez utilizando a publicação simplificada.
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Um documento pode ser criado com o objetivo de apresentar a Política de uso da empresa. E, como recurso adicional, um Termo de consentimento a ser aceito por todos os usuários que acessarem a plataforma. |
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Visualizar documento
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01. Localizar e acionar o nome do documento que se deseja visualizar.
02. Visualizar o conteúdo do documento acessado.
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| Ao visualizar o documento é possível efetuar algumas ações, tais como: visualizar suas propriedades, visualizar informações sociais, copiar o seu link, dentre outras opções. Mais informações podem ser obtidas em Visualização de documentos. |
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Carregar arquivos
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Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de gravação no local escolhido.
01. Na pasta desejada para a criação do documento, acionar Carregar arquivos, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
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03. Visualizar o progresso de upload e, posteriormente, o documento publicado.
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Ao confirmar a ação, o documento será criado na navegação desde que o usuário possua permissão de gravação no local escolhido, herdando a segurança, a aprovação e as propriedades da pasta pai. É possível acompanhar o progresso da publicação na parte inferior da janela. Para visualizar os detalhes do processo, acionar a seta localizada no canto superior direito da janela de progresso. Para cancelar o upload de um documento, basta acionar a opção Cancelar, localizada ao lado do nome do documento, ou Cancelar todos, localizada ao lado do quadro que apresenta o progresso do upload, se mais de um documento estiver sendo criado. Caso ocorram inconsistências durante o upload, é possível acionar a opção Ver detalhes e verificar a descrição do ocorrido. |
Incluir documento – drag and drop
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Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de gravação no local escolhido. Essa opção pode ser limitada pelo navegador utilizado. Informações sobre os recursos suportados por cada navegador podem ser obtidas em Compatibilidade de navegadores para Drag and Drop de arquivos.
01. No local desejado para a criação do documento, arrastar o documento desejado do local onde ele se encontra e soltá-lo no quadro Solte os seus arquivos aqui, que é apresentado na navegação de documentos ao efetuar a ação de arrastar e soltar (drag and drop).
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Ao soltar o documento no local indicado, é iniciado o processo de upload e publicação desde que o usuário possua pelo menos perfil de gravação. O documento será criado na navegação, herdando a segurança, a aprovação e as propriedades da pasta pai. Na parte inferior da janela é possível acompanhar o progresso da publicação. A opção Cancelar todos permite abortar interromper a criação do novo documento. Para visualizar os detalhes do processo, acionar a seta localizada no canto superior direito da janela de progresso. Caso ocorram inconsistências durante o upload, é possível acionar a opção Ver detalhes e verificar a descrição do ocorrido. |
Incluir documento – avançado
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Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de gravação no local escolhido.
01. No local desejado para a criação do documento, acionar Novo, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
02. Acionar Documento avançado.
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Ao acionar essa opção, é exibida a janela na qual é possível incluir um documento no modo avançado, ou seja, que permite definir as propriedades do documento. |
03. Inserir uma descrição que identifique o novo documento.
04. Na aba Arquivos de publicação, selecionar os arquivos desejados.
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Acionar Escolher arquivos para selecionar um documento da estação de trabalho, ou Copiar arquivo do ECM para selecionar um documento que já está publicado na plataforma. Essa aba permite efetuar a transferência do documento a partir de uma estação de trabalho para a plataforma. Essa transferência é chamada de upload e é necessária porque, para que um documento seja publicado, ele deve inicialmente ser gravado na área destinada aos arquivos a serem publicados. Apesar de ser um diretório único determinado nos Parâmetros gerais, a plataforma cria automaticamente nesse diretório uma área de upload para cada usuário. Essa definição faz com que cada usuário visualize somente os documentos existentes na sua área de upload. Localizar e selecionar o documento a ser publicado. Se há mais de um arquivo, selecionar o arquivo que será o principal e assinalar quais serão seus anexos. Se desejado, assinalar Limpar diretório de upload ao publicar. Quando assinalado, determina que os arquivos que estão no diretório de upload serão excluídos ao concluir a publicação do documento. |
05. Na aba Informações gerais, preencher as informações necessárias.
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A maioria das informações requisitadas nessa aba são comuns em todos os documentos, por isso podem ser conferidas na documentação sobre Propriedades do documento. |
06. Acionar a aba Documentos relacionados.
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Essa aba permite relacionar ao documento externo, um outro documento que seja útil para o leitor.
Quando houver um documento relacionado, o usuário pode acessar as propriedades através do botão Ações do documento > Visualizar propriedades. Com isso, na área Lista de documentos relacionados, será possível clicar sobre o documento em questão e visualizá-lo. |
07. Acionar a aba Aprovação e definir os critérios de aprovação para o documento.
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| Essa aba somente é exibida se a pasta na qual o documento está sendo criado não possuir critérios de aprovação. Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Definir critérios de aprovação para pasta ou para documento. |
08. Acionar a aba Segurança e definir os critérios de segurança para o documento.
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| Mais informações sobre o procedimento podem ser obtidas em Documento (avançado)Definir critérios de segurança para pasta ou para documento. |
09. Acionar Confirmar para concluir a inclusão.
Solicitar permissão adicional no documento
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Essa opção é apresentada somente para usuários que não são administradores.
01. Localizar o documento para o qual se deseja solicitar permissões adicionais.
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03. Acionar Solicitar permissões adicionais, localizado no quadro exibido com as informações gerais do documento.
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| Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível solicitar permissões adicionais no documento. Mais informações podem ser obtidas em Solicitar permissão adicional em pasta ou em documento. |
Visualizar anexos do documento
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01. Localizar o documento do qual se deseja visualizar os anexos.
02. Acionar Visualizar anexos, localizado ao lado direito do nome do documento e representado por um clipe.
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| Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível visualizar os anexos do documento. Mais informações podem ser obtidas em Visualizar anexos de documento. |
Definir prioridade para documento
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Para efetuar essa ação, é necessário que a coluna Prioridade esteja sendo apresentada. Caso não esteja, verifique o item Visualizar prioridade do conteúdo da pasta.
01. Localizar o documento para o qual se deseja definir prioridade.
02. Inserir a prioridade desejada para o documento na coluna Prioridade.. Na coluna Prioridade clicar sobre o espaço correspondente à prioridade.
03. Inserir uma prioridade numérica para a pasta e pressionar a tecla Enter no teclado.
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A priorização de pastas ou de documentos é utilizada exclusivamente para ordená-los pela sua prioridade na navegação de documentos. É possível definir prioridade para todos os tipos de documentos que podem ser publicados. Para visualizar o conteúdo de uma pasta ordenado por sua prioridade, basta efetuar um clique sobre a coluna Prioridade | ||||
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Mais informações sobre prioridade para documentos podem ser obtidas em Definir prioridade para pasta ou para documento. Se a coluna Prioridade não está sendo exibida na pasta onde o documento se encontra, é possível habilitá-la seguindo os passos do caminho alternativo Visualizar prioridade do conteúdo da pasta em Pasta. |
Efetuar ação social para documento
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Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de leitura no local escolhido.
01. Localizar o documento para o qual se deseja efetuar uma ação social.
02. Acionar o ícone correspondente à ação social desejada, localizado na área de ações sociais ao lado direito do nome do documento.
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| Mais informações sobre as ações sociais que podem ser efetuadas para um documento na navegação de documentos podem ser obtidas em Apoiar pasta ou documento, Comentar em pasta ou em documento e Compartilhar pasta ou documento. |
Acompanhar documento
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Não é possível acompanhar pastas e nem formulários, por isso essa ação não pode ser efetuada para os conteúdos existentes na pasta raiz.
01. Localizar o documento que se deseja acompanhar.
02. Acionar o ícone Notificar, localizado depois da área de ações sociais ao lado direito do nome do documentoe representado por um sino.
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| Mais informações sobre o recurso Acompanhar podem ser obtidas em Acompanhar documento. |
Definir documento como favorito
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01. Localizar o documento que se deseja definir como favorito.
02. Acionar o ícone Adicionar aos favoritos, localizado depois da área de ações sociais e representado por uma estrela e localizado ao lado direito do nome do documento.
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| Mais informações sobre o recurso Favoritos podem ser obtidas em Definir pasta ou documento como favorito. |
Renomear documento
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Para efetuar essa ação, é necessário que o usuário tenha permissão de modificação no documento escolhido.
01. Localizar o documento que se deseja renomear.
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02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento e selecionar a opção Renomear.
03. Acionar Renomear Preencher o novo nome e acionar Renomear para confirmar.
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| Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível renomear o documento. Mais informações podem ser obtidas em Renomear pasta ou documento. Lembrando que um documento pode ser de vários tipos, tais como um arquivo de extensão suportada pela plataforma, um artigo, um documento externo, dentre outros. É permitido alterar apenas o seu nome, não sendo possível alterar sua extensão. |
Atualizar arquivo físico do documento
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01. Localizar e selecionar o documento para o qual se deseja atualizar o arquivo físico.
02. Acionar 
Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento.
03. Acionar Atualizar arquivo.
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| Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível atualizar o arquivo físico do documento. Mais informações podem ser obtidas em Atualizar arquivo físico de documento. |
Editar conteúdo do documento
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01. Localizar o documento do qual se deseja editar o conteúdo.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento.
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04. Na mensagem exibida, acionar Sim para efetuar o check-out do documento.
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Para editar o documento é necessário efetuar o check-out, caso contrário não é permitido alterar o seu conteúdo. Mais informações podem ser obtidas em Efetuar check-out do documento. Ao confirmar o check-out do documento, é possível escolher o aplicativo no qual o documento será editado. Mais informações podem ser obtidas em Editar conteúdo de documento. Se o recurso Edição colaborativa estiver ativo na plataforma, a mensagem apresentada exibe duas opções de edição. Para continuar com a edição tradicional, acionar Webdav. Se desejar utilizar o recurso de edição colaborativa, acionar Google Drive. Mais informações podem ser obtidas no caminho alternativo Editar documento no Google Drive. |
Efetuar download do documento
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01. Localizar o documento do qual se deseja efetuar download.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento.
03. Acionar Download.
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A opção Download também está disponível em Mais, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela. Ao acionar essa opção uma mensagem de confirmação a respeito do download é exibida. Mais informações sobre o download e onde encontrar o documento baixado podem ser obtidas em Efetuar download de pasta ou documento e relatório. |
Editar propriedades do documento
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01. Localizar o documento do qual se deseja editar as propriedades.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento.
03. Acionar Propriedades.
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| Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível editar as propriedades do documento. Mais informações podem ser obtidas em Editar propriedades de pasta ou de documento. |
04. Editar as propriedades desejadas.
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A maioria das informações requisitadas nessa aba são comuns em todos os documentos, por isso podem ser conferidas na documentação sobre Propriedades do documento. |
05. Acionar Confirmar.
Restaurar versão do documento
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01. Localizar o documento do qual se deseja restaurar uma versão antiga.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento.
03. Acionar Propriedades.
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| Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível restaurar uma versão antiga do documento. Mais informações podem ser obtidas em Restaurar versão de documento. |
Complementar documento
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01. Localizar o documento que se deseja complementar.
02. Acionar Mais opções, localizado ao lado direito do nome do documento.
03. Acionar Complementar.
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| Ao acionar essa opção é exibido o visualizador interno, no qual é possível incluir anotações, tarjas de bloqueio de conteúdo, destacar textos, entre outras opções. Mais informações podem ser obtidas em Complementar documento. |
Copiar documento
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01. Localizar e selecionar o documento que se deseja copiar para outro local.
02. Acionar Copiar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
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| Mais informações sobre como concluir essa ação podem ser obtidas em Copiar e colar pasta ou documento. |
Recortar documento
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01. Localizar e selecionar o documento que se deseja recortar para outro local.
02. Acionar Recortar, localizado na barra de ações da parte superior esquerda da janela.
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| Mais informações sobre como concluir essa ação podem ser obtidas em Recortar e colar pasta ou documento. |
Espelhar documento
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01. Localizar e selecionar o documento do qual se deseja criar um documento espelho.
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04. Acionar Espelhar.
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| Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível concluir a criação de um documento espelho do documento. Mais informações podem ser obtidas em Espelhar documento. |
Imprimir cópia controlada do documento
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01. Localizar e selecionar o documento do qual se deseja imprimir uma cópia controlada.
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03. Acionar Imprimir cópia controlada.
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| Ao acionar essa opção é exibida a janela na qual é possível imprimir uma cópia controlada do documento. Mais informações podem ser obtidas em Imprimir cópia controlada de documento. |
Remover documento
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01. Localizar e selecionar o documento que se deseja remover.
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03. Acionar Remover.
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| Ao acionar essa opção é exibida uma mensagem informando que o documento foi removido. Porém, ele apenas é removido da estrutura da navegação de documentos, permanecendo na Lixeira. Quando o Controle de cotas está ativo, o espaço ocupado pelo documento na pasta será liberado apenas quando este for excluído da Lixeira. Mais informações sobre como restaurar ou remover excluir o documento definitivamente da plataforma podem ser obtidas em Lixeira. |
Perguntas Frequentes
ECM 025 - Por que ao expirar o documento com data retroativa o mesmo não fica em vermelho?
ECM 027 - Como verificar quantas visualizações ou download efetuado teve algum documento?
ECM 042 - Como desabilitar o visualizador interno em um documento específico?
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| Informações | ||
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