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Falando de usuários...
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A página de gerenciamento de usuários permite ao administrador da empresa consultar os nomes, e-mails, situação, quantidade e a página de cadastro de cada usuário, além de atribuir aplicativos e associar os usuários a grupos.
Também é a partir da página Gerenciar Usuários que é iniciado o procedimento de incluir novos usuários manualmente no contexto.
As situações possíveis para as contas no TOTVS Identity são:
- Ativado: o usuário criado/importado está ativo e pode acessar o contexto.
- Convidado: o usuário criado ainda não acessou o contexto pela primeira vez e por isso a conta ainda não foi ativada.
- Desativado: o usuário criado/importado foi desativado do contexto pelo administrador corporativo e por isso não pode mais acessá-lo.
- Bloqueado: o usuário criado/importado está impedido de acessar a empresa pois excedeu o limite de tentativas sem sucesso estabelecidas na política da empresa.
As funções disponíveis para as contas no TOTVS Identity são:
- Administrador: este tipo de conta garante o acesso ao gerenciamento de usuários, grupos, aplicativos e demais configurações do contexto da empresa no Identity.
- Usuário comum: este tipo de conta permite o acesso aos aplicativos navegáveis ou atribuídos ao usuário pelo administrador e ao perfil pessoal do usuário.
Consultar usuários
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01. Acione o menu Usuários.
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Acessar página Gerenciar Usuários
01. Acionar (Menu Principal).
02. Selecionar Usuários.
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Será apresentada uma lista com todos os usuários cadastrados no contexto da empresa no fluig TOTVS Identity, tanto os importados de um diretório LDAP quanto criados manualmente. |
Adicionar apps para um usuário
01. Localizar o usuário desejado na lista apresentada na página Gerenciar Usuários.
02. Acionar Adicionar Apps localizado ao lado direito do nome do usuário.
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Será apresentada uma lista com todos os aplicativos cadastrados no contexto da empresa no fluig Identity. |
03. Acionar Adicionar ao lado dos aplicativos que deseja atribuir ao usuário.
Active Directory quanto criados manualmente. Ao lado do nome de cada usuário é possível verificar o tipo da conta (Usuário comum ou Administrador) e a situação na empresa (Ativado, Convidado, Desativado ou Bloqueado). |
Buscar usuários
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01. Acione o menu Usuários.
02. No campo Buscar usuário, escolha se a busca será pelo e-mail, por nome ou sobrenome ou pelo nome de usuário.
03. Informe o texto a ser buscado.
Filtrar usuários
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01. Acione o menu Usuários.
02. Acione o botão Filtrar .
03. Na área Filtrar usuários, modifique os filtros conforme a necessidade e acione o botão Aplicar filtro.
Painel | ||||
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As opções disponíveis são:
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04. Para remover os filtros utilizados e visualizar novamente a lista completa, acione Limpar filtros.
Exportar usuários
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01. Acione o menu Usuários.
02. Modifique os filtros conforme a necessidade.
03. Acione o botão Exportar .
04. Na mensagem de confirmação, acione a opção Exportar.
Painel | ||||
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Os registros exibidos na página no momento em que o botão Exportar foi acionado serão exportados em um arquivo CSV. Um link com validade de 48 horas é enviado ao endereço de e-mail do administrador que solicitou o relatório para que seja feito o download do arquivo exportado. |
05. Acesse o e-mail e clique no link para fazer o download do relatório.
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O navegador deve apresentar automaticamente a opção para salvar um arquivo em formato CSV. Caso não ocorra, na guia aberta, acione a opção Baixar. O arquivo CSV contém o e-mail, o identificador, nome completo, função (usuário comum ou administrador) e a situação no momento atual de geração do relatório. |
Adicionar usuário
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Esses passos se referem à inclusão manual de usuários em uma empresa do TOTVS Identity. Para conhecer a importação de usuários do Active Directory, consulte a documentação de Active Directory.
01. Acione o menu Usuários.
02. Acione o botão Adicionar usuário.
03. Insira as informações solicitadas na aba Dados da conta.
Painel | ||||||||||||||
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As informações solicitadas são:
Nome Sobrenome Deseja habilitar o acesso com um nome de usuário? Usuário E-mail Deseja tornar este usuário administrador?
Na seção Opções de ativação é realizada aseleção da forma de ativação da conta. As opções disponíveis são:
A seção Campos customizados só é apresentadase houver campos criados no recurso de Customização do Identity. |
04. Acione a aba Grupos e marque os grupos que devem ser associados ao usuário.
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Por padrão, o usuário é automaticamente associado no grupo Everyone, que concentra todos os usuários da empresa. É possível utilizar a busca para filtrar, caso existam muitos grupos cadastrados. Associando o usuário aos grupos, todos os aplicativos vinculados serão associados automaticamente ao usuário. |
05. Acione a aba Aplicativos e marque os aplicativos que devem ser associados ao usuário.
Painel | ||||
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O usuário é automaticamente associado aos aplicativos vinculados ao grupo Everyone e aos demais grupos em que ele for adicionado. É possível utilizar a busca para filtrar os aplicativos desejados. |
06. Acione Adicionar usuário para concluir a inclusão do usuário.
Visualizar usuário
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A página de dados de usuário reúne informações de cadastro e permite ao administrador tomar uma série de ações relativas à conta do usuário como, por exemplo, reenviar o convite por e-mail, redefinir a configuração MFA, alterar o tipo do usuário, associar grupos, atribuir aplicativos, provisionar no Active Directory, desativar a conta, entre outros.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados.
Painel | ||||||||||
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Nome
E-mail ou nome de usuário Tipo de usuário
Situação Departamento Senha temporária Campos customizados A seção Campos customizados só é apresentadase houver campos criados no recurso de Customização do Identity.
Grupos Aplicativos Provisionamento Active Directory Autenticação MFA |
Editar usuário
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01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Acione o ícone Editar e altere as informações desejadas.
Painel | ||||
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As informações que podem ser alteradas são: Nome do usuário, Tipo de usuário, Departamento e campos customizados (caso tenham). O e-mail ou nome de usuário não pode ser alterado pelo usuário administrador. |
04. Acione Salvar para confirmar as alterações.
Exportar dados pessoais
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01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Acione o ícone Exportar .
04. Informe o e-mail do usuário como confirmação.
05. Acione Exportar para confirmar.
Painel | ||||
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Será feito o download dos dados do respectivo usuário relacionados à empresa atual em um arquivo JSON. Neste arquivo é possível consultar todo o histórico de visualizações e alterações que houve nos dados pessoais relacionados a esse usuário. |
Grupos do usuário
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Associar usuário a grupos
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01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista apresentada.
03. Acione Mais opções localizado na linha do usuário e clique na opção Associar grupos.
Painel | ||||
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É apresentada uma lista com todos os grupos cadastrados no contexto da empresa no TOTVS Identity, tanto os importados do Active Directory quanto criados manualmente. |
04. Marque na área correspondente ao grupo que deve ser incluído e acione Associar grupos para confirmar.
Gerenciar grupos
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01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista apresentada.
03. Acione Mais opções localizado na linha do usuário e clique na opção Gerenciar grupos.
Painel | ||||
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É apresentada uma lista com todos os grupos aos quais o usuário foi associado. |
04. Localize os grupos dos quais deseja remover o usuário e acione Remover grupo .
Aplicativos do usuário
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Adicionar aplicativos
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01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista apresentada.
03. Acione Mais opções localizado na linha do usuário e clique na opção Associar aplicativos.
Painel | ||||
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É apresentada uma lista com todos os aplicativos cadastrados no contexto da empresa no TOTVS Identity. |
04. Localize na lista os aplicativos desejados ou utilize o campo Buscar aplicativos para encontrá-los.
05. Marque na área correspondente ao aplicativo que deseja atribuir e então acione Associar aplicativos.
Gerenciar aplicativos
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01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista apresentada.
03. Acione Mais opções localizado na linha do usuário e clique na opção Gerenciar aplicativos.
Painel | ||||
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Serão listados os aplicativos atribuídos diretamente à conta do usuário ou associados aos grupos do usuário. Somente os aplicativos associados ao usuário podem ser removidos por meio dessa tela. |
04. Localize os aplicativos que deseja remover, acione Mais opções e então Remover aplicativo.
Provisionamento do Active Directory
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01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
Painel | ||||
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O quadro Provisionamento Active Directory apresenta a situação de provisionamento do usuário no Active Directory.
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Consultar detalhes
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01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. No quadro Provisionamento Active Directory, acione o botão e entãoMais detalhes.
Painel | ||||
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Serão listados para consulta o Domínio da conta, DN Raíz, ObjectGUID e ImmutableID do usuário sincronizado com o Active Directory. |
Provisionar usuário
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01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. No quadro Provisionamento Active Directory, acione o botão e então Provisionar Active Directory.
05. Preencha os campos de dados da conta para provisionar o usuário para o Active Directory.
Painel | ||||
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Os dados necessários para o provisionamento são: Active Directory DN Raiz e Domínio da Conta Senha provisória e Redigite a senha |
06. Acione Salvar.
Painel | ||||
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Será enviada uma requisição para o Active Directory através do SmartSync, para que o usuário seja criado no domínio escolhido. Após o provisionamento, o usuário poderá autenticar-se com a senha do Active Directory neste contexto do Identity, caso a administração da empresa tenha habilitado este recurso. |
Autenticação MFA
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01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
Painel | ||||
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O quadro Autenticação MFA apresenta a situação desse recurso de segurança para o usuário em questão.
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Desativar acesso com MFA do usuário
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Esta opção permite que a configuração da autenticação multifator seja feita novamente em caso de troca de aparelho ou remoção da conta previamente cadastrada no aplicativo My Safe id, por exemplo.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. No quadro Autenticação MFA, acione o botão e entãoDesabilitar.
05. Insira uma justificativa e a senha para confirmar a ação.
Painel | ||||
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A justificativa é obrigatória e fica registrada em histórico, posteriormente pode ser consultada no relatório de auditoria. |
05. Acione o botão Desabilitar.
Painel | ||||
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Caso o usuário faça parte de um grupo com MFA obrigatório, é necessário configurar novamente a autenticação multifator para que o acesso ao Identity seja liberado. |
Reenviar convite
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Essa opção só é apresentada caso o usuário esteja com a situação Convidado.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Em Ações, acione Mais opções e entãoReenviar convite.
Painel | ||||
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Uma nova mensagem de convite é enviada ao e-mail do usuário com um link para ativação da conta nesse contexto do TOTVS Identity. |
Senha temporária
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Essa senha é gerada para usuários criados a partir da opção de ativação por senha temporária, ou para reset de senha nos casos em que o usuário não tem e-mail cadastrado e, consequentemente, não consegue efetuar o reset de senha pela tela de login.
Copiar senha temporária
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01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Localize o campo Senha temporária e acione Copiar senha temporária .
Painel | ||||
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Após acionar essa opção, a senha temporária é copiada para a área de transferência do usuário autenticado, e deve ser repassada ao usuário que necessita do acesso ao Identity. No primeiro login, o usuário é obrigado a alterar essa senha. |
Resetar senha
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Essa função só é permitida para usuário sem e-mail. Quando é gerada uma senha temporária para o usuário, ele automaticamente não consegue mais acessar com a senha anterior.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Em Ações, acione Mais opções e então Resetar senha.
Painel | ||||
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Após acionar essa opção, será apresentada ao administrador uma senha temporária. Essa senha deve ser informada ao usuário, para que ele possa efetuar o login normalmente. No primeiro login, o usuário é obrigado a alterar essa senha. |
Desativação temporária
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Esse recurso possibilita que o usuário seja desativado por um período predefinido e após esse período, seja automaticamente reativado no TOTVS Identity.
Planejar desativação temporária
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01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Em Ações, acione Mais opções e então Desativação temporária.
05. Preencha as informações necessárias.
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Data Inicial Data Final Descrição |
06. Acione Desativar.
Painel | ||||
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Após salvar, o período de desativação temporária será apresentado na tela de dados do usuário. A desativação temporária não sincroniza a situação do usuário desativado no TOTVS Identity com o Active Directory. |
Alterar período de desativação temporária
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01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Localize o campo Desativação temporária e acione Editar desativação.
05. Ajuste as informações necessárias.
06. Acione Desativar.
Painel | ||||
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O período de desativação temporária será apresentado na tela de dados do usuário. |
Remover período de desativação temporária
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01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Localize o campo Desativação temporária e acione Remover desativação .
Painel | ||||
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O usuário não será desativado no período definido previamente. |
Desativar usuário
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01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Em Ações, acione Mais opções e então Desativar usuário.
04. Confirme a desativação acionando Desativar.
Painel | ||||
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Após confirmar, o usuário não terá mais acesso ao contexto em que foi desativado, a menos que seja reativado por um administrador. Nos contextos em que a opção Sincronizar mudanças no estado do usuário do Identity para o Active Directory esteja ativada, o usuário também será desativado no Active Directory. |
Reativar usuário
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Essa opção só é apresentada caso o usuário esteja com a situação Desativado.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Em Ações, acione Mais opções e então Ativar usuário.
04. Confirme a ativação acionando Ativar.
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O usuário volta a ter acesso completo à conta no contexto. |
Excluir usuário
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01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Em Ações, acione Excluir usuário .
04. Para confirmar a exclusão, acione Excluir.
Painel | |||||
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Após confirmar, a conta do usuário será totalmente removida da empresa e não poderá ser restaurada. O usuário não terá mais acesso ao contexto do TOTVS Identity do qual foi removido. Caso o usuário excluído tenha sido importado a partir do Active Directory, sua conta será automaticamente incluída na lista de Rejeitados.
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Desbloquear usuário
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Essa opção só é apresentada caso o usuário esteja com a situação Bloqueado, ou seja, tenha sido bloqueado por excesso de tentativas de login.
01. Acione o menu Usuários.
02. Localize o usuário desejado na lista.
03. Clique sobre o nome do usuário ou sobre o ícone Visualizar para abrir a respectiva página com os dados do usuário.
04. Em Ações, acione Mais opções e então Desbloquear.
05. Na janela de confirmação, acione Desbloquear.
Painel | ||||
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Com isso, o usuário estará poderá voltar a tela de login para autenticar-se ou acionar a opção Esqueceu sua senha?. |
Dica | ||
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Caso o usuário tenha um e-mail de reset de senha configurado, ele próprio consegue realizar o desbloqueio pela opção de recuperação de senha pessoal. |
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Painel |
Caso o aplicativo suporte o provisionamento de usuários, ou seja, a criação automática de uma conta no serviço para o usuário selecionado, o nome do botão será Provisionar. |