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title | Conceito geral |
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O Inventário da Totvs Backoffice Linha Datasul, foi liberado a partir da release 12.1.2209, e, tem como objetivo otimizar o processo de conferência de bens patrimoniais do Módulo Ativo Fixo. Proporcionando uma jornada mais eficiente e segura para abertura, inclusão, conciliação e fechamento de inventário de bens. Algumas funcionalidades incluídas nesta rotina são: - Cadastro de Novo Inventário,
- Geração de listagem dos com bens patrimoniais do sistema para serem inventariados,
- Importação de planilha com os bens patrimoniais/ativos conferidos,
- Análise das diferenças na conciliação do Bem Físico x Lógico,
- Inclusão de fotos do bem patrimonial,
- Termo de Responsabilidade do Inventário / Finalização do Inventário e;
- Integração com as rotinas de movimentação do Ativo Fixo para baixas e transferências de bens patrimoniais.
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title | Fluxo do processo Processo de inventárioInventário |
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title | Central do Inventário |
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Para facilitar, foi desenvolvida uma central do inventário, onde estão agrupadas algumas rotinas que fazem parte deste processo. Image Added Image Removed
Informações |
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| - O processo do inventário utiliza execução em RPW, para isto, deverá ser configurado o servidor RPW que será utilizado. Dessa forma, é necessário ir no botão de parâmetros gerais (ícone de engrenagem no canto superior direito da tela) e selecionar o servidor desejado.
Cadastro do Código do Termo de finalização
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title | Cadastro do Inventário |
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Para incluir um novo inventário, basta clicar no botão Novo Inventário da tela principal. É necessário preencher todos os campos da tela para que a lista de bens patrimoniais seja criada. Ao clicar no botão Exibir pré-visualização da lista de bens, serão mostrados os bens que fazem parte dos parâmetros que foram preenchidos nos campos acima. Image Removed Image Added
Nota |
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Caso marcada selecionada a flag opção Necessita aprovação da gestão para movimentação de bens, deverá ser efetuado o cadastro de aprovadores do inventário previamente. Esta opção tem como objetivo, enviar e-mail para os usuários cadastrados solicitando a aprovação da movimentação solicitada. |
Nota |
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Ao marcar selecionar a opção Considera bens baixados, a lista de ativos irá conter os bens patrimoniais que já estão totalmente baixados. |
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Ao clicar no botão Baixar planilha de bens, será feito o download de um arquivo .csv com a lista de bens patrimoniais, a qual foi criada a partir dos parâmetros informados na tela. Este arquivo já está com o layout correto para fazer posteriormente a importação da planilha para conciliaçãoa Conciliação do Inventário. Aviso |
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| Algumas colunas vem com uma apóstrofe(‘) antes do código do campo, isto se fez necessário, pois a planilha .csv não deixa campos no formato caractere com zeros(0) à esquerda. Caso for necessário alterar alguma coluna, deverá manter a apóstrofe para que a importação seja feita corretamente. |
Exemplo da planilha gerada e as apóstrofe(‘): bens_inventario_novo_518.csv |
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title | Consulta do Inventário |
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Na tela principal do inventário, é possível efetuar a exclusão, consulta ou edição do inventário criado. Também poderá baixar a planilha dos bens patrimoniais relacionados a ele ou iniciar/continuar a conciliação do inventário. Além disso é possível clonar um inventário, facilitando a criação de um novo inventário com as parametrizações de um inventário já existente. Nota |
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| Somente é possível excluir ou alterar um inventário, quando o status estiver como Aberto. |
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Nesta mesma tela, foram construídos gadgets que apresentam os totais de inventário que estão Em Processamento, Abertos, Em andamento ou Finalizados. Outra funcionalidade desta tela, é a opção de consultar para quais relacionamentos de Estabelecimento, Unidade de Negócio, Plano de Centro de Custo, Centro de Custo, Conta Patrimonial e Localização foi encontrado bem para compor o inventário. Ou seja, quando é feito o cadastro do inventário, esses campos são informados, e estas sequencias abaixo mostram dentro de quais relacionamentos existem bens patrimoniais cadastrados. Para visualizar basta clica no botão antes da Coluna de Inventário. Image Removed Image Added
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title | Iniciar Conciliação |
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Ao clicar na opção Iniciar conciliação da linha do inventário desejado, será aberta a tela abaixo para iniciar o processo de conciliação dos ativos. Image Removed Image Added
Para isso, é preciso clicar no botão Importar planilha e selecionar uma ou mais planilhas para importar. Nota |
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| O layout de importação da planilha deve seguir o modelo padrão. Este modelo fica disponível para download no link modelo de layout conforme imagem abaixo: Image Added
A planilha a ser importada é composta dos seguintes campos: Conta Patrimonial: Código da conta patrimonial na qual o bem patrimonial está associado, conforme cadastro no FAS011AA/FAS214AA/FAS329AA - Conta Patrimonial. Bem Patrimonial: Código do bem patrimonial que identifique o bem patrimonial, conforme cadastro no FAS701AA/FAS211AA - Aquisição de Bens Patrimoniais. Sequência Bem Patrimonial: Número da sequência do bem patrimonial. Descrição Patrimônio: Descrição ou um detalhe a especificar a respeito do bem patrimonial. Plaqueta: Número da plaqueta que identifique o bem patrimonial. Importante:
Image Removed Para todo bem patrimonial é atribuído um número de inventário, por uma das seguintes ordens: Chapas de inventário; Números pintados (no caso de veículos motorizados).
Estabelecimento: Código do estabelecimento responsável pelo controle físico ou contábil do bem patrimonial, conforme cadastro no UTB071AA/UFN206AA/UTB317AA - Estabelecimento, sendo este o estabelecimento que tem a posse de direito do bem patrimonial adquirido ou recebido. Unidade de Negócio: Código da unidade de negócio responsável pelo bem patrimonial, conforme cadastro no UTB011AA/UFN212AA/UTB347AA - Unidade de Negócio. Plano Centro de Custo: Código do plano de centros de custo relacionado à alocação do bem patrimonial, conforme cadastro no UTB083AA/UFN202AA/UTB0313AA - Plano Centro de Custo. Centro de Custo: Código do centro de custo de responsabilidade por prestar e responder pelo bem patrimonial, conforme cadastro no UTB066AA/UFN211AA/UTB314AA - Centro de Custo. Localização: Código da localização física do bem patrimonial na empresa, conforme cadastro no FAS025AA/FAS222AA - Localização. Estado Físico do Bem: Código que identifique o estado físico que o bem patrimonial apresenta no momento do registro da aquisição, conforme cadastro no FAS027AA/FAS216AA/FAS319AA - Estado Físico. Responsável Conferência: Último Inventário: Data do último inventário físico no qual o bem patrimonial estava registrado. Observação: Espaço disponível para anotações ou observações a respeito do bem patrimonial. Narrativa: Descrição da narrativa do bem patrimonial. Não Localizado (X): Caso o bem patrimonial não for encontrado no inventário físico, esse campo deve ser assinalado como Sim.
Aviso |
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| Com exceção dos campos fixos Conta Patrimonial, Bem Patrimonial, Sequência Bem Patrimonial, Responsável Conferência e Último Inventário todos os campos podem ser alterados. |
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Após a importação, o programa irá efetuar as devidas validações e conciliações e será gerado o log de importação. Após finalizar o processo, a tela será atualizada com os status das conferências de cada bem patrimonial. Image Modified
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Informações |
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title | Campo situação do Bem |
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| Os possíveis status para este campo, são: - Pendente: A importação da planilha ainda não foi feita e a conferência entre o bem patrimonial físico e o contábil ainda está pendente.
- Conferido: A conferência entre o bem patrimonial físico e o bem patrimonial contábil (do sistema) foi feita sem nenhum diferença.
- Não Localizado: O bem patrimonial existe no sistema, mas não foi encontrado no seu local físico.
- Não listado: O bem patrimonial existe no sistema, porém na listagem inicial de bens patrimoniais ele não havia sido parametrizado.
- Não identificado: O bem patrimonial estava no local físico, foi incluído na planilha, mas no sistema não consta.
- Divergente: A conferência apresentou diferenças entre o bem patrimonial físico e o contábil que necessitam de ajustes e poderão gerar movimentações.
- Divergente cadastro: A conferência apresentou diferenças cadastrais entre o físico e contábil que necessitam ou não de ajustes.
- Aguardando Efetivação: O bem está aguardando a movimentação (transferência ou baixa) no Monitor de Integração.
- Em aprovação: Foi realizada uma solicitação de movimentação que necessita de aprovação do gestor.
- Reprovado: A solicitação da movimentação foi reprovada pelo gestor.
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Nota |
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| Alguns status permitem marcar o bem patrimonial como Conferido sem que seja necessário nenhuma alteração no mesmo, são eles: Divergente Cadastro, Não localizado e Não listado. Para isso, basta selecionar a linha desejada e clicar no botão Marcar como conferido. |
O botão Marcar como Pendente serve para alterar o status do bem como pendente para que seja possível efetuar algumas alterações de cadastro ou uma movimentação de baixa no bem, caso houver necessidade. Em Outras opções, tem o botão Relatório para gerar um arquivo .csv com a listagem atualizada da situação dos bens patrimoniais que estão sendo inventariados. E também tem o botão Log de Importação, que gera o arquivo .txt com o log que foi gerado quando a planilha foi importada. |
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title | Alterando e movimentando bens |
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Para poder efetuar alguma alteração, tanto de cadastro quanto de movimentação no bem patrimonial, basta clicar no botão de editar na linha do bem desejado. Se ele estiver com a situação Divergente, Divergente cadastro ou Pendente, na tela de edição será possível efetuar a alteração desejada. No exemplo abaixo, tem uma Divergência de cadastro que pode ser verificada com o mouse em cima do ícone . Image Removed Image Added
Nesta tela também tem os botões para Baixar ou Transferir o bem patrimonial. Para estas opções, após preencher as informações solicitadas para efetuar a movimentação, será gerada uma solicitação de baixa ou transferência, que poderá ser consultada e executada pelo Monitor de Integrações. Somente após executar a solicitação por este programa, que será realmente efetuada a movimentação. Nota |
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Caso o inventário estiver parametrizado para solicitar aprovação, ao gerar a solicitação de movimentação, será enviado um e-mail para o aprovador com os dados da movimentação que está sendo solicitada. Para dar continuidade a solicitação, será necessário aprová-la conforme tela abaixo:
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No botão 'Outras Opções' existe um facilitador para gerar varias solicitações no monitor de Baixa/Transferência/Aprovação/Reprovação, possibilitando que sejam realizadas as solicitações de baixas ou transferências ou aprovações ou reprovações de vários bens patrimoniais do inventário de uma única vez
Nas opções de Baixa/Transferência após preencher as informações solicitadas para efetuar a movimentação, serão geradas solicitação de baixa ou transferência para cada bem selecionado com a mesma parametrização, As solicitações poderão ser consultadas e executadas pelo Monitor de Integrações. Somente após executar a solicitação por este programa, que será realmente efetuada a movimentação.
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A opção de Aprovação/Reprovação, poderá ser utilizada quando o inventário estiver parametrizado para solicitar aprovação, e os bens selecionados estiverem com status 'Em aprovação'.
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Quando executada solicitará os dados abaixo:
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title | Incluindo ou visualizando as imagens do bem patrimonial |
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Também é possível incluir ou visualizar as imagens do bem patrimonial, basta clicar no botão de editar na linha do bem desejado. Image Added
Pelo botão Adicionar Imagem, é possível incluir as informações das imagens do bem patrimonial que está sendo adquirido. Após, para cada imagem incluída, é possível visualizar as imagens do bem patrimonial e os seus os detalhes das imagens do bem patrimonial. Pelo botão Alterar, é possível modificar as informações inseridas sobre as imagens do bem patrimonial. Pelo botão Excluir, é possível eliminar as informações inseridas sobre as imagens do bem patrimonial. Image Added Image Added
Descrição dos Campos: Campo: | Descrição: | Sequência | Exibe o número de sequência da imagem a ser incluída, o qual define o seu posicionamento na tabela. Nota: O número de sequência é gerado automaticamente, no momento em que a imagem é incluída no sistema, não podendo ser alterada. | Descrição | Descrição ou um detalhe a especificar a respeito da imagem do bem patrimonial com até 40 caracteres alfanuméricos. | Data Imagem | Exibe automaticamente a data atual da imagem do bem patrimonial, podendo ser alterada. | Principal | Indica que a imagem em questão é a principal relacionada ao bem patrimonial. Informações |
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| É possível incluir 1 ou várias imagens associadas ao bem patrimonial, porém somente umas delas pode ser definida com a principal imagem - Campo Principal igual a assinalado. |
| Usuário | Código do usuário responsável pela inclusão da imagem do bem patrimonial. | Arquivo | Nome do arquivo da imagem relacionada ao bem patrimonial. Os formatos permitidos são : JPG, JPEG, GIF, PNG O tamanho máximo permitido para imagem é de 3MB. A Tela de inclusão de Imagem será ajustada para os tipos corretos e tamanho. | Observação | Espaço disponível para anotações ou observações a respeito da imagem do bem patrimonial que está sendo implementada. |
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title | Finalizando Inventário |
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Após efetuadas todas as conciliações e conferências necessárias, tem o botão Finalizar Inventário. Nesta opção será gerado o termo de Responsabilidade do Inventário que será gerado na Central de documentos e alterado os campos Data do Último Inventário e usuário de cada bem patrimonial. A imagem abaixo mostra a tela com a aba de Parâmetros onde o campo código do Termo é obrigatório, e deve ser informado um código válido. Na aba de Impressão tem a opção para marcar a flag se deseja enviar por e-mail o termo de Responsabilidade. Image Modified Image Modified
Informações |
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Mesmo os bens patrimoniais com os status Não listado, Não identificado, Divergente Cadastro e Não localizado o inventário poderá ser finalizado sem impedimentos. |
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