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Informações

Para acessar o processo de integração é necessário que RM esteja devidamente parametrizado. Para saber mais acesse Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica.

Para conhecer o TOTVS Assinatura Eletrônicaclique aqui.

Aviso
Esta tela contempa apenas os documentos do tipo de documento aluno ou diário de classe que foram integrados utilizando o cadastro de documento. Para saber mais acesse Documento

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title	Configurando o RM para a Integração com TOTVS Assinatura Eletrônica

É necessário realizar as parametrizações em: Ambiente | Parâmetros Globais | Integração com o Totvs Assinatura Eletrônica.

Informações

title	Usuário de acesso do Totvs Assinatura Eletrônica

O parâmetro de usuário de acesso do TOTVS Assinatura Eletrônica, que é responsável pela publicação e administração dos documentos no TOTVS Assinatura Eletrônica, deve ser configurado em: Configurações | Parâmetros | Integração | TOTVS Assinatura Eletrônica".

Esta configuração é realizada por contexto, então, é necessário a configuração para cada contexo desejado.

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Nota

Caso, os parâmetros acima não tenha sido preenchido, o sistema irá emitir uma mensagem de alerta ao abrir a tela, informando a necessidade desta configuração para o correto funcionamento da integração

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title	Perfil de acesso

Os usuários que poderão realizar a integração de documentos com o TOTVS Assinatura Eletrônica, deverão ter seus perfis de acesso ajustados para permitir o acesso às telas responsáveis pela integração. Para isso acesse o cadastro de perfil e conceda acesso às opções de Assinatura Eletrônica, do sistema Educacional.

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title	Autenticação do usuário do TOTVS Assinatura Eletrônica no RM

Ao executar algum processo será validado se o usuário já realizou a autenticação no portal do TOTVS Assinatura Eletrônica através do RM, se ainda não, será exibido a tela para prosseguir com a autenticação para a visualização de documentos.

Informações

title	Usuário de acesso

Nesta tela deverá ser informado o usuário e senha de acesso do TOTVS Assinatura Eletrônica

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Após a autenticação o processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica será exibido.

Informações

A autenticação será solicitada uma única vez na mesma sessão do RM, ou seja, se o usuário fechar a aplicação do RM e entrar novamente a autenticação será solicitada novamente.
Para ambientes três camadas é possível agendar o JOB do processo de Integração TOTVS Assinatura Eletrônica para ser executado posteriormente, neste cenário é importante destacar que quando o usuário realizar a autenticação o RM guarda o token que será utilizado na execução do JOB, esse token tem uma validade de 12h a partir do horário da sua geração, portanto o processo deve ser agendado para ser executado até 12h a contar a partir da autenticação.

Dica

Caso o usuário do RM não possua acesso ao TOTVS Assinatura Eletrônica o mesmo deverá realizar o cadastro clicando em "Cadastre-se aqui!".

Ao realizar o cadastro de um novo usuário é importante que seja selecionada uma empresa, caso o cadastro do usuário no TAE seja efetuado sem informar identificar a empresa, posteriormente ao enviar um documento do RM para o TAE poderá ser apresentado o erro abaixo:

Motivo: Erro ao consumir API. Código do erro: Forbidden

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title	Colunas

O sistema possui as seguintes colunas:

Descrição: Nesta coluna será exibida a descrição do relatório no monitoramento.
Status: Exibirá o status do documento/relatório.
Job relatório: Número do Job de execução do relatório.
Id. Arquivo assinatura: Identificador do arquivo na Api de assinatura.
Remetente: Usuário responsável pelo processo principal.
Mensagem: Mensagem de erro ou informação retornada pelo processo ou Api.
Nome do arquivo: Nesta coluna será exibido o nome do arquivo gerado.
Campos chave: Campos que compõem a chave para geração do relatório.
Valores chave: Valores que compõem o campo chave.
Job Principal: Identificador do Job responsável por disparar a geração dos relatórios, caso seja relacionado a um processo principal.
Criado por: Usuário de criação do processo.
Criado em: Data de criação do processo.
Modificado por: Usuário de modificação (alteração de status) do registro.
Modificado em: Data de modificação (alteração de status) do registro.

Nota

title	Os registros de monitoramento poderão estar com um dos seguintes status

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title	Atualização dos status ao abrir a tela

Caso o parâmetro "Atualizar situação das assinaturas dos documentos ao carregar a visão" esteja marcado, o sistema irá atualizar todos os status de todos os documento que forem aberto na visão inicial. Para acessar em Ambiente | Parâmetros Globais | Integração com o Totvs Assinatura Eletrônica.

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title	Visualizar ou editar um documento

Ao visualizar ou editar um registro o usuário poderá visualizar as informações detalhadamente e ter algumas informações a mais como:

Informações

title	Destinatários

Serão exibidos os destinatários associados ao documento, a ação esperada do usuário e o status do usuário no documento. Será possível incluir e excluir destinatários caso o usuário tenha permissão de acesso ao documento e o documento não esteja finalizado. Na tela de inclusão de destinatários é possível realizar a seleção via digitação de e-mail, seleção de cliente/fornecedor ou pessoa.

Aviso

title	Assinatura do documento através do login com usuário e senha no TOTVS Assinatura Eletrônica

Todos os tipos de destinatários disponíveis nesta funcionalidade, utiliza a assinatura do documento através do realizar login com usuário e senha no TOTVS Assinatura Eletrônica, ou seja, Para acessar o documento o destinatário precisará se cadastrar no TOTVS Assinatura Eletrônica, e após realizar o login, poderá acessar o documento e assinar. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Publicando um documento | Adicionando destinatário

Informações

title	Prazo de assinatura

Data limite para validação/assinatura do documento. Caso o documento utilize prazo de assinatura e não tenha sido assinado até a data , ao limite para validação/assinatura do documento. Ao ser executado o processo de atualização de status o documento será cancelado."Atualizar os status dos documento integrados",o documento terá o status alterado para "Fora do prazo de assinatura".

Data limite para validação/assinatura do documento

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Nota

title	Documento fora do prazo de assinatura

Os documentos com status de "Fora do prazo de assinatura", não terá mais as atualizações do status das assinaturas dos destinatários.

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Informações

title	Download do arquivo

Através dessa opção o usuário poderá ter acesso ao arquivo PDF do documento já integrado com o TOTVS Assinatura eletrônica. O download da última versão do documento no sistema de assinaturas. Caso ele já possua alguma assinatura realizada será exibido o documento de manifesto com as informações da assinatura.

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title	Processos relacionados ao monitoramento

O sistema disponibiliza os seguintes processo relacionados aos documentos

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title	Atualizar os status dos documentos integrados

Ao ser executado esse processo o sistema verificará se o documento irá considerar apenas os documentos com status de "Pendente de assinatura" ou "Assinado parcialmente" que teve alguma alteração de status no portal TOTVS Assinatura Eletrônica e atualizará a replicar esta informação no registro de monitoramentopara o Monitoramento de Documento do RM.

Para os documentos com prazo de assinatura/validação o sistema verificará se o documento teve o prazo expirado, caso ele tenha o prazo espirado o sistema cancelará o documento.

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title	Assinar os documentos integrados

Esse processo permitirá que o usuário que esteja associado a um ou mais documentos possa realizar a assinatura desses, sem a necessidade de acessar o portal TOTVS Assinatura Eletrônica. É importante que o usuário tenha validado o documento antes de realizar a assinatura. O usuário deverá se certificar de que o documento está correto e marcar a opção de ciente da tela.

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title	Excluir os documentos integrados

Através desse processo será possível excluir os documentos integrados pendentes e finalizados com erro.

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title	Documento finalizados (todos os destinatários assinou)Não será possível excluir o documento assinado

Caso o documento já tenha sido assinado por todos os destinatários não será possível excluir o documento, devido a regras de integridade contidas TOTVS Assinatura Eletrônica. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Gerenciando uma publicação existente | Excluindo um documento

Aviso

title	Exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível

A exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível, devido a regras de integridade contidas TOTVS Assinatura Eletrônica. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Gerenciando uma publicação existente | Excluindo um documentoExcluindo um documento

A exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível, devido a regras de integridade contidas nele. Desta forma o documento no TOTVS Assinatura Eletrônica terá o seu status alterado para "Cancelado".
A exclusão do documento no Educacional é realizada com sucesso.

Aviso

title	Reverter o vínculo

Após este processo não será possível reverter este vinculo.

Dica
Após este processo o professor pode iniciar novo processo de assinatura.

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title	Excluir os vínculos dos documentos integrados do diário de classe já assinados

Através desse processo será possível excluir o vínculo entre o documento do diário de classe e o TOTVS Assinatura Eletrônica que já foi assinados. Apenas os documento do tipo de "Diário de Classe" e que já está com o status de "Finalizado", ou seja todos os destinatário assinaram, pode ser possível a remoção do vínculo

Aviso

title	Exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível

A exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível, devido a regras de integridade contidas TOTVS Assinatura Eletrônica. Para saber mais acesse TOTVS Assinatura Eletrônica na opção de Funcionalidades | Fluxo do usuário | Gerenciando uma publicação existente | Excluindo um documento

A exclusão do documento no TOTVS Assinatura Eletrônica não é possível,

devido

devido a regras de integridade contidas nele. Desta forma o documento no TOTVS Assinatura Eletrônica terá o seu status alterado para "Cancelado".
A exclusão do documento no Educacional é realizada com sucesso.

Aviso

title	Reverter o vínculo.

Após este processo não será possível reverter este vinculo.

Dica
Após este processo o professor pode iniciar novo processo de assinatura.

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title	Enviar os documentos para assinatura

Esse processo permite o envio de documentos que não são integrados através do processo de integração de relatórios (Processo de integração). O usuário poderá selecionar um arquivo PDF do disco local ou de um drive de rede e enviar para assinatura. As opções de aprovação e assinatura também estão disponíveis como no processo de integração normal. Será possível inserir um destinatário que esteja associado ao cadastro de Cliente/Fornecedor, Pessoa ou então um e-mail avulso.

No grid de destinatários é possível selecionar o tipo de participação do destinatário (Assinar, Validar ou Testemunhar) e na coluna "Prioridade assinatura" poderá ser utilizado o recurso de workflow, que funcionada da seguinte maneira:

Ao utilizar recurso de workflow pode-se definir uma ordem das assinaturas, onde uma prioridade menor só poderá assinar depois de as prioridades maiores tiverem assinado. Exemplo:

jose@integração.com - prioridade 0

[email protected] - prioridade 1

A Maria só conseguirá visualizar e assinar o documento depois que o José realizar sua assinatura. Caso o José rejeito o arquivo ele não aparecerá para a Maria.

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