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Índice
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Hablando de configurar actividades y flujos...
En esta configuración de actividades y flujos se definen las principales informaciones a tener en cuenta durante una solicitud de proceso. Por lo tanto, es necesario definir con cuidado estas informaciones, para garantizar así el correcto funcionamiento del proceso.
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También se puede exportar la documentación del proceso, y generar un documento con informaciones referidas al proceso y sus actividades, o la imagen del flujo del proceso.
Configurar Inicio
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01. Arrastrar el elemento Inicio del menú lateral al lugar deseado del área de modelado del flujo del proceso.
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La información requerida es: Descripción Instrucciones Expediente Mecanismo de atribución
Plazo de conclusión
Solicitar firma digital Confirma contraseña Inhibe la opción de transferencia Actividad conjunta Porcentaje de consenso Cuando es conjunta, nunca selecciona empleados |
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Se puede obtener información sobre la configuración de mecanismos de atribución en Configurar mecanismos de atribución. |
05. Activar la pestaña Reglas de archivos adjuntos.
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Para obtener más información sobre cómo configurar, acceda al ítem Configurar actividad - Reglas de archivos adjuntos. |
07. Activar confirmar.
08. Activar la pestaña Seguimiento.
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14. Después de finalizar la configuración del inicio, active Confirmar.
Configurar Fin
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01. Arrastrar el elemento Fin del menú lateral al lugar deseado del área de modelado del flujo del proceso.
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La información requerida es: Nombre Notifica al solicitante Notifica al gestor |
04. Activar Confirmar.
Configurar Actividad
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01. Arrastrar el elemento Actividad del menú lateral al lugar deseado del área de modelado del flujo del proceso.
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Para eliminar el elemento del diagrama del proceso, solo tiene que activar Eliminar, representado por una papelera de reciclaje. |
03. Ingresar a la pestaña General
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La información requerida es: Descripción Instrucciones Expediente Mecanismo de atribución
Plazo de conclusión
Solicitar firma digital Confirma contraseña Inhibe la opción de transferencia Actividad conjunta Porcentaje de consenso Selecciona colaboradores
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Se puede obtener información sobre la configuración de mecanismos de atribución en Configurar mecanismos de atribución. |
05. Ingresar a lapestaña Reglas de adjuntos
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Las reglas de adjuntos son eventos que se producirán en la actividad creada cuando esta se mueve a la siguiente actividad. Estos eventos ocurren solo en actividades normales o actividades de inicio de un proceso. |
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Al agregar una nueva regla, debe informar los siguientes campos: Operador Cantidad Nombre Mensaje
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1- Verifique los “ninguno”, si encuentra algún registro que invalide la regla, considere como excepción. 2- Verifique los iguales, mayor, mayor o igual, menor y menor o igual y cuando encuentre el primero válido, sume el número de adjuntos válidos para esta condición. 3- Si utiliza “cualquiera” y no encuentra ninguna condición válida, considere el archivo como válido. Si no tiene “cualquier” y no encuentra ninguna condición válida, no se permitirá mover. Prohibir adjuntar archivos en la actividad
Resultados esperados: Obligación de adjuntar archivos en la actividad
Resultados esperados: Adjuntar un archivo .zip en la actividad
Resultados esperados: Adjuntar un archivo .zip y un .pdf en la actividad
Resultados esperados: Adjuntar un archivo zip o un pdf en la actividad
Resultados esperados: Adjuntar un archivo zip y dejar libre para adjuntar o no otros tipos de archivo en la actividad
Resultados esperados: Prohibir adjuntar un archivo zip y dejar libre para adjuntar o no otros tipos de archivo en la actividad
Resultados esperados: Obligar a adjuntar un archivo zip y obligar al menos otro tipo de archivo en la actividad
Resultados esperados: Adjuntar uno o más archivos de tipo imagen
Resultados esperados: Permitir solo el archivo de tipo imagen pero sin hacer el adjunto obligatorio
Resultados esperados: Obligar a adjuntar un archivo con un nombre específico
Permitido: server.log Obligar a adjuntar un archivo con parte de un nombre
Permitido: server.log, server-2018.log
Permitido: server.log, server-2018.log, server.log.zip
Permitido: abcserver.log, server.log, server-2018.log, server.log.zip Prohibir adjuntar un archivo con parte de un nombre
Permitido: sin adjuntos u otro archivo.clqrcosa
Permitido: sin adjuntos u otro archivo.clqrcosa Prohibir adjuntar un archivo con parte de un nombre y mostrar el archivo con otro nombre
Permitido: outro archivo.clqrcoisa Permitir archivo de una extensión solo con un nombre específico
Permitido: server.log, server.txt, server.log.zip, server.zip
Permitido: server.log, server-2018.log, server.txt, server.log.zip, server.zip, server.txt, server.log.zip, server.zip Diferencia entre usar "Ninguno" o "= 0"
Si el usuario agrega un archivo denominado server.zip, en el primer caso este adjunto no se aceptará. En el segundo caso, como cumple la primera regla de nombre de archivo, se aceptará |
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Los campos solicitados son: Título Destacado Descripción Las acciones disponibles: Rechazar Aprobar |
10. Acceder a la pestaña Seguimiento.
11. Definir la información solicitada.
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La información requerida es: Notifica al responsable Notifica al solicitante Notifica al gestor |
12. Activar la pestaña Atraso.
13. Definir la información solicitada.
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La información requerida es: Notifica al responsable Tolerancia Frecuencia Aviso de caducidad Notifica al solicitante Notifica al gestor |
14. Ingresar a lapestaña Esfuerzo.
15. Definir la información solicitada.
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16. Después de terminar la configuración de la actividad, activar Confirmar.
Configurar Actividad automática
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El flujo estándar indica una acción de la actividad automática, que se realizará cuando no se cumpla ninguna de las condiciones definidas. Para más detalles, acceder a Flujos.
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03. En la pestaña General, ingrese un nombre para la actividad automática.
04. Acceder a la pestaña Condiciones.
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En la pestaña Condiciones. se ingresarán las condiciones que harán que la actividad tenga comportamiento automático. Se deberá registrar la condición, la actividad de destino de esta condición y el mecanismo de atribución, siendo este último es opcional. ¡Importante! Los flujos de salida de la actividad automática ya deben estar definidos para que sea posible configurar sus condiciones. Si no se informó una condición, la plataforma la tomará como "false". |
05. Activar Agregar.
Al activar el botón Agregar, para incluir una condición, el usuario seleccionará alguna de las opciones: Condición o Condición avanzada.
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La opción Condición permite que el usuario configure la actividad automática sin que sea necesario utilizar programación o codificación, sino tan solo creando reglas. Asimismo, en la opción Condición avanzada, el usuario que posee un perfil técnico y que desea codificar, tendrá esta posibilidad, como ya se realizaba anteriormente. |
05. Activar Condición.
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Aquí se deben registrar las reglas para que la condición se cumpla, además de la actividad de destino de esta condición y el mecanismo de asignación, siendo este último opcional. Son las reglas creadas en la condición que harán que la actividad tenga comportamiento automático. |
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¡Importante! Se obedecerá a la orden de inclusión de las condiciones para ejecutarlas; de este modo, la solicitud se moverá hacia la actividad definida en la primera condición verdadera encontrada. También, es posible editar una condición existente activando Editar o eliminar una condición existente a través del botón Eliminar. |
06. Definir la información solicitada.
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Se puede obtener información sobre la configuración de mecanismos de atribución en Configurar mecanismos de atribución. |
08. Después de terminar la configuración del mecanismo de atribución, activar Confirmar en la ventana Condición.
09. Incluir cuántas condiciones se desea configurar y activar Confirmar.
Configurar Servicio
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01. Arrastrar el elemento Servicio del menú lateral a la ubicación deseada del área de modelado del flujo del proceso.
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03. En la pestaña General, introducir la información solicitada.
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Ejemplo de uso:
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Parámetros Atribución Valor Devolución Atribución |
05. Activar Confirmar.
Configurar Documento
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01. Arrastrar el elemento Documento del menú lateral al lugar deseado del área de modelado del flujo del proceso.
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Para seleccionar un documento, solo debe activar el ícono que se encuentra a continuación del campo Documento y que es representado por una lupa. En la ventana que aparece, buscar el documento deseado, marcarlo y activar Seleccionar. |
04. Activar Confirmar.
Configurar Anotación
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01. Arrastrar el elemento Anotación del menú lateral al lugar deseado del área de modelado del flujo del proceso.
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Nombre Documento |
04. Activar Confirmar.
Configurar Swimlane
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01. Arrastrar el elemento Swimlane del menú lateral al lugar deseado del área de modelado del flujo del proceso.
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El elemento Swinlane se utiliza para representar visualmente una entidad participante del flujo del proceso. De este modo, es posible organizar las actividades de acuerdo con la entidad responsable de su ejecución, facilitando así la visualización y la comprensión del flujo del proceso. |
02. Colocar el mouse sobre el elemento y activar Configurar, representado por un engranaje.
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Para eliminar el elemento del diagrama del proceso, solo tiene que activar Eliminar, representado por una papelera de reciclaje. |
03. Definir la información solicitada para el subproceso de la pestaña General.
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Nombre Descripción Subproceso Transfiere adjuntos Anulación conjunta con solicitud principal Mover a la próxima actividad |
04. Definir la información solicitada para el subproceso de la pestaña Campos.
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Esta pestaña le permite al usuario la posibilidad de configurar el envío de valores de campos del formulario entre un proceso y un subproceso. Determinando así los campos que saldrán del proceso principal e irán al proceso secundario, y del proceso secundario al proceso principal. Ambos procesos, principal y secundario, deberán tener un formulario creado para que el envío de valores y sus respectivas direcciones se pueden definir. A continuación, un ejemplo de las direcciones que indican el origen y el destino de la información: 1.º pasar valor del campo principal (origen) al campo secundario (destino): Nombre -> Nombre del usuario. Las informaciones de las columnas son: Campos proceso Dirección Campos subproceso Estado A través del botón Nuevo, se puede incluir un nuevo envío de valores entre proceso y subproceso. También, se puede Editar o Eliminar una relación de campos a través de los íconos ubicados en la esquina derecha de la pestaña. El sistema no permitirá relacionar dos campos de proceso con la misma dirección. |
del área de modelado del flujo del proceso.
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El elemento Swinlane se utiliza para representar visualmente una entidad participante del flujo del proceso. De este modo, es posible organizar las actividades de acuerdo con la entidad responsable de su ejecución, facilitando así la visualización y la comprensión del flujo del proceso. |
02. Colocar el mouse sobre el elemento y activar Configurar, representado por un engranaje.
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Para eliminar el elemento del diagrama del proceso, solo tiene que activar Eliminar, representado por una papelera de reciclaje. |
03. Definir las informacións solicitadas.
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Nombre Color |
04. 05. Activar Confirmar.
Configurar Subproceso
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01. Arrastrar el elemento Subproceso del menú lateral a la ubicación deseada del área de modelado del flujo del proceso.
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Esta pestaña le da al usuario la posibilidad de configurar el envío de valores de campo del formulario entre un proceso y un subproceso. Determinando así campos que saldrán del proceso principal e irán al proceso secundario y del proceso secundario que irán al proceso principal. Ambos procesos, principal y secundario, deberán tener un formulario creado para que puedan definirse el envío de valores y sus respectivas direcciones. A continuación, ejemplo de las direcciones que indican el origen y el destino de la información: 1° pasar valor del campo principal (origen) al campo secundario (destino): Nombre-> Nombre del usuario. La información de las columnas es: Campos proceso Dirección Campos subproceso Estado Por medio del botón Nuevo, se puede incluir un nuevo envío de valores entre proceso y subproceso. También puede Editar o Eliminar una relación de campos por medio de los íconos que se encuentran en la esquina derecha de la pestaña. El sistema no permitirá relacionar dos campos de proceso con la misma dirección. |
05. Activar Confirmar.
Configurar Fork
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01. Arrastrar el elemento Fork del menú lateral al lugar deseado del área de modelado del flujo del proceso.
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03. Ingresar un nombre, si así lo desea.
04. Activar Confirmar.
Configurar Join
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01. Arrastrar el elemento Join del menú lateral al lugar deseado del área de modelado del flujo del proceso
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03. Ingresar un nombre, si así lo desea.
04. Activar Confirmar.
Configurar Flujos
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01. Colocar el mouse sobre el elemento origen del flujo.
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Para eliminar el elemento del diagrama del proceso, solo tiene que activar Eliminar, representado por una papelera de reciclaje. |
04. Configurar pestaña General.
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En la pestaña General, definir la información solicitada: Nombre Activ. flujo Flujo automático Permite devolución Flujo estándar Activ. Devolución |
05. Configurar pestaña Mensaje del movimiento.
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En la pestaña Mensaje del movimiento, se puede definir un mensaje configurado de inicio y movimiento de proceso.
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