Algunas tareas son estándar y vienen automáticamente configuradas en la plataforma, por lo que no se pueden registrar en el programador. Para conocerlas, acceda a Tareas estándar.

La información requerida es:
Descripción
Descripción del agendamiento de la tarea.
Tipo
Tipo de la tarea que será agendada. Los tipos disponibles son:

• Vencimiento de documentos: se utiliza cuando es necesario averiguar si ya venció la fecha de caducidad de algún documento, si hay, los documentos caducan después de que una tarea de caducidad del documento se ejecute.
  
  
• Caducidad de solicitudes: se utiliza cuando es necesario verificar si ya pasó la fecha de caducidad de alguna solicitud. En caso de que haya solicitudes por caducar, se emite una notificación a los colaboradores que se configuraron para recibir el aviso de caducidad en ese proceso.
  
  
• Caducidad de tareas: se utiliza cuando hay una necesidad de alertara a los usuarios de que la fecha límite de cualquier actividad de un proceso de workflow está a punto de caducar. Si hay tareas por caducar, se emite una notificación para los usuarios que se han configurado para recibir el aviso de caducidad en ese proceso.

MÁS AJUSTES
Notificar solo dentro de la jornada laboral: Permite configurar la recepción de las notificaciones solo en el horario de trabajo, según la jornada laboral ya configurada.

• Tareas atrasadas: se utiliza cuando hay una necesidad de averiguar si el plazo de alguna actividad de un proceso workflow ya venció, en caso de que existan tareas atrasadas, se emite una notificación a los usuarios que han sido configurados para recibir notificaciones de atrasos en ese proceso.

MÁS AJUSTES
Notificar solo dentro de la jornada laboral: Permite configurar la recepción de las notificaciones solo en el horario de trabajo, según la jornada laboral ya configurada.

• Flujo automático: se utiliza para registrar un flujo alterno en el proceso de workflow para que cuando un usuario no realice una tarea dentro de la fecha límite estipulada, la solicitud se envíe automáticamente hacia el flujo automático.
  
  
• Indexación de documentos: se utiliza para indexar documentos que aún no han sido indexados.

MÁS AJUSTES
Iniciar por los documentos: Forma como será iniciada la indexación de documentos. Las opciones disponibles son: Más antiguos o Más recientes.

• Recalcular volumen: se utiliza para recalcular el tamaño físico de los volúmenes registrados. Atención: para un correcto funcionamiento del control de cuotas es obligatorio ejecutar esta tarea.
  
  
• Compactar solicitudes finalizadas: se utiliza para comprimir los registros de formularios vinculados a procesos finalizados. Después de la finalización del proceso, sólo se mantienen los registros de los formularios en su última versión, se eliminan las versiones anteriores, incrementando el desempeño de la plataforma.
  
  
• Convertir documentos (visualizador interno): utilizado para convertir archivos de una determinada carpeta al formato PDF en el período estipulado con la finalidad de que se visualicen internamente a partir del visualizador interno que utiliza el motor Open Office. Si la empresa utiliza el nuevo visualizador de documentos este agendamiento no aplica.
  

MÁS AJUSTES
Tipo de conversión: Tipo de conversión de documentos a realizar. Las opciones disponibles son: Todos o Solamente no convertidos.
Iniciar por los documentos: Forma como será iniciada la indexación de documentos. Las opciones disponibles son: Más antiguos o Más recientes.

• Limpiar archivos temporales de documentos: utilizado para remover archivos temporales generados mediante la plataforma en la carpeta "temp" del sistema operativo en el período estipulado. Este procedimiento también se presenta cuando el servidor de la plataforma está parado, sin embargo, con el agendamiento configurado es posible anticipar el intervalo para remoción de los archivos, todavía con la plataforma al aire, con el fin de liberar espacio en disco en el servidor.
  
  
• Limpieza de notificaciones: utilizada para borrar todas las notificaciones de todos los usuarios de la empresa - con excepción de aquellas que exigen una acción por parte del usuario, como las de solicitud de participación en comunidades, por ejemplo - siguiendo la periodicidad definida.
  
  
• Monitor de métricas: se utiliza para enviar una notificación de alerta a los administradores cuando alguna métrica interna de tiempo de ejecución de los componentes y rutinas excede el tiempo definido como límite aceptable. El límite se configura en milisegundos.

MÁS AJUSTES
Límite: Tiempo límite de ejecución de los componentes a partir del que se emite una notificación de alerta. 

• Sincronización de datasets: se utiliza para configurar la frecuencia de sincronización del dataset seleccionado. La sincronización de datasets tiene por objeto reducir el número de accesos a servicios de datos suministrados por productos externos a la plataforma. Para obtener más detalles sobre la sincronización, consulte nuestra documentación técnica Sincronización de Datasets.

MÁS AJUSTES
Dataset: Dataset para el que será creado el agendamiento de la tarea de sincronización.

• Cálculo de cuotas para carpetas cerradas: se utiliza en los casos en los que el control de cuotas de carpetas está activo, para comprobar si hay carpetas sin cálculo de cuota y realizarlo.
• Limpieza de la papelera de reciclaje: se utiliza para eliminar permanentemente los ítems que se encuentran en la papelera de reciclaje.
  

MÁS AJUSTES
Borrar documentos enviados a la papelera de reciclaje por más de: cantidad de días que el ítem debe permanecer en la papelera de reciclaje antes de que la programación lo elimine.

Ejecutar sólo después de las
Horario a partir del que la tarea debe ser ejecutada.

Frecuencia
Periodicidad en la que la tarea debe ser ejecutada. Las opciones disponibles son:

• Diaria: en esta opción, se puede configurar si la tarea se ejecutará una o más veces al día, incluso si ellas serán ejecutadas con un intervalo de días. Es posible configurarlas de cuatro maneras:
     - cada “X” minutos: en esta opción, la frecuencia será de acuerdo al intervalo de minutos especificado. Observación: los minutos deben ser divisibles por 60 (1, 2, 3, 4, 5, 6, 10, 12, 15, 20 y 30) y sólo es posible configurar la hora en el campo horario estándar; los minutos no pueden ser configurados.
     - cada “X” horas: en esta opción la frecuencia está de acuerdo con las hora especificadas.
     - cada “X” días: en esta opción, la tarea será ejecutada de acuerdo con los días especificados y en el horario estándar informado.
     - todos los días de la semana: en esta opción, la tarea se ejecutará todos los días de la semana en el horario estándar informado. Observación: el cálculo de la frecuencia se basa en el horario estándar informado. Informando 00:00 será calculada la próxima frecuencia válida después de la hora actual.
  
• Mensual: en esta opción se puede configurar si la tarea se ejecutará en una fecha específica del mes. Es posible configurarla de dos formas:
     - día “X” de cada mes: en esta opción la tarea se ejecutará el día especificado de cada mes en el horario estándar informado.
     - en un día de una de las semanas: en esta opción, la tarea se ejecutará el día especificado de una de las semanas del mes y en el horario estándar informado.

Al activar Ejecutar, la tarea se ejecutará manualmente en el horario actual y posteriormente se ejecutará de manera normal en el horario en que se configuró en el programador.
Aún ejecutadas manualmente, las tareas continúan siguiendo sus reglas de configuración. Por ejemplo, en las tareas de “Limpieza de todas las notificaciones” y “Limpieza de notificaciones leídas” la plataforma ejecutará el comando de limpieza de las notificaciones que se ajustan a los horarios previamente definidos en la pantallas de Plataforma ❙ Notificaciones.