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Conceito sobre Taxonomia Taxonomia

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A taxonomia trata da ciência da classificação, porém trata de uma estrutura de organização baseada na hierarquia, ou seja, que vai do geral para o mais específico possível e assim sucessivamente. Taxonomia é um tipo de organização que foca nas em informações muito extensas e que pode ser facilmente adotada por grandes empresas para gestão de seus documentos onde o usuário precisa da ajuda de busca ou de filtros para facilitar na hora de pesquisar por algum documento. Nessa busca deve-se garantir rápido retorno das informações e que essas informações sejam confiáveis.
Em resumo, a organização das informações através da taxonomia permite alocar, recuperar e comunicar informações dentro de um sistema de maneira lógica através da navegação. Em resumo, a organização das informações através da taxonomia permite alocar, recuperar e comunicar informações dentro de um sistema de maneira lógica através da navegação. Para isso existem três princípios básicos de classificação na taxonomia:

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Um exemplo bem claro sobre o que é taxonomia:  "Matriculas 2017 / Matriculas 2017 - Janeiro / Matriculas 2017 - Janeiro - Turma B" 

Qual sua utilização?

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Sua principal utilização é na organização de documentos em empresas muito grandes, no qual o volume de documentos também será é muito extenso. E para que nenhuma informação seja perdida e fique organizada é utilizado o conceito de taxonomia, que organiza essas informações usando a classificação de hierarquiahierárquica. Evitando assim, várias perdas informacionais que acontecem todos os dias em empresas que necessitam de boa informação informações consistentes e acesso rápido à elas.

Existem vários tipos de perdas de informação e alguns deles algumas delas são causados causadas pela dificuldade na hora da de realizar a busca causando dificuldades impactos como a visualização da informação errada, informação desatualizada, falta de informação ou informação incompleta.  

Como perdemos as informações?

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Primeiro: a informação está dispersa em diversas bases de dados. Ninguém sabe o que existe ou onde está, e Há várias maneiras de perder informações, ninguém sabe o que tem dentro de cada pasta e muitas vezes não existe um ponto unificado de acesso e distribuição à informação.

Segundo: Ou os usuários acabam se tornando um “buscador” buscadores de informação, mas sem nenhuma capacitação em pesquisas ou um mapeamento nenhum mapeamento prévio do que está estava procurando no momento. Sem um treinamento adequado, muitas pessoas acabam não sabendo por onde começar a pesquisar a informação ou como pesquisá-la. As respostas de buscas podem ser muito parecidas, a menos que a pessoa buscando as informações , o que causa certa ineficiência no momento da busca. Como também as respostas retornadas pela busca podem ser muito semelhantes, a não ser que a pessoa buscando essa informação compreenda o que é uma informação válida para ela no momento.

Como encontrá-las de forma efetiva? 

Como montar uma estrutura de taxonomia?

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Para organizar melhor os documentos dentro da plataforma de modo que nada seja perdido e facilite a busca, vamos utilizar o conceito acima. Siga os passos a seguirabaixo:

Deck of Cards
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Card id 1 label Passo 1   Primeiro é preciso Lembrando da ordem do maior para o mais específico, o primeiro passo a seguir, é separar os documentos em assuntos macros , por exemplo, Matriculas 2016 - Matriculas 2017.  como separamos no exemplo em Unidade SP e Unidade MG. Pode ser ainda, setores da empresa, turmas etc... Image Added Figura 01 - Taxonomia unidades   Image Removed   Card id 1 label Passo 2 No segundo passo é necessário separar os documentos em assuntos menores como no exemplo, que separamos os assuntos em: Admissão e Desligamento.  Image Added   Apos separá-los por ano, será necessário separar os mesmos por meses. No exemplo abaixo publicamos as matrículas em uma pasta Matrículas 2016 e dentro desta pasta, publicamos subpastas separadas por meses contendo as matrículas correspondentes.   Image Removed                                                               Figura 02 - Taxonomia em assuntos Card id 1 label Passo 3   Após separar estes os documentos por meses em subpastas, ainda poderá ser separado por turmas. Como exemplo abaixo, onde criamos uma pasta por ano, dentro desta pasta separamos em subpasta por meses e dentro destas subpastas publicamos as matrículas por turmas.   Image Removed

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Dessa forma, conseguimos organizar melhor os documentos para que sejam facilmente encontrados nas buscas e evitando assim evitamos a perda de documentos.

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